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Eine automatische WhatsApp Business-Antwort kann das Leben einfacher machen, da wir nicht immer in der Lage sind, unseren Kunden sofort zu antworten. Um die Schnelligkeit zu gewährleisten, die deine Kunden erwarten, ist eine Automatisierung notwendig. Dies kann durch das Erstellen von WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten oder einer Abwesenheitsnachricht für dein Unternehmen geschehen. In diesem Artikel sprechen wir über Letzteres und zeigen dir die besten Beispiele für automatische WhatsApp-Business-Antwortnachrichten.
Wir werden die folgenden Themen besprechen:
- So richtest du eine automatische Antwort in der WhatsApp Business-Anwendung ein
- Wie du eine automatische Antwort mit der WhatsApp Business API einrichtest
- Was solltest du eine automatische Antwortnachricht in WhatsApp schreiben?
- Die besten Abwesenheitsnachrichten für WhatsApp Business
So richtest du automatische Antworten in der WhatsApp Business App ein
Mit der automatischen WhatsApp-Antwortfunktion kannst du eine "Abwesenheitsnachricht" einrichten, wenn du auf WhatsApp Business nicht erreichbar oder online bist. Auf diese Weise kannst du immer noch mit deiner Zielgruppe in Kontakt treten und Vertrauen aufbauen.
In der offiziellen WhatsApp Business-Anwendung gibt es drei verschiedene Möglichkeiten eine automatische Antwort einzurichten.
- Außerhalb der Geschäftszeiten
- Immer
- Zu bestimmten Zeiten
Du kannst nur dann eine automatische Antwort während der Geschäftszeiten einstellen, wenn du deine Geschäftszeiten in der Anwendung festgelegt hast. Deine Kunden können diese Geschäftszeiten sehen, wenn sie dein Profil besuchen. Du kannst entscheiden, ob du die automatische Antwort an bestimmte Personen in deiner Zielgruppe senden möchtest, z. B. nur an deine Kontakte, oder an alle.
So richten Sie alles ein:
- Klicke zunächst auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke deiner WhatsApp-Anwendung.
- Als Nächstes klickst du auf "Einstellungen", "Geschäftseinstellungen" und "Abwesenheitsnachricht".
- Aktiviere die Schaltfläche "Nachricht wegschicken".
- Gib die Abwesenheitsnachricht ein, die du an deine Kunden schicken möchtest.
- Als Nächstes wählst du die Art des Zeitplans aus, die du auswählen möchtest.
- Schließlich wählst du die Empfänger aus, an die die automatische Antwort gesendet werden soll.
Wie du mit Trengo automatische Antworten auf WhatsApp-Geschäftsnachrichten einrichtest
Die WhatsApp Business-Anwendung wurde für kleine Unternehmen entwickelt. Sie kann nur von einer Person auf einem Gerät zur gleichen Zeit genutzt werden. Für größere Unternehmen, die ihre WhatsApp-Konversationen mit einem Team verwalten wollen, hat WhatsApp die WhatsApp Business API entwickelt. Die API hat keine Schnittstelle, deshalb musst du sie mit einer Kundenservice-Plattform wie Trengo verbinden, um sie zu nutzen.
In Trengo kannst du automatische Antworten für die folgenden Instanzen einstellen:
- Während der Geschäftszeiten
- Außerhalb der Geschäftszeiten
- An bestimmten Tagen (z.B. nur am Wochenende)
Da du in Trengo auch all deine anderen Kommunikationskanäle verwalten kannst, kannst du dieselbe automatische Antwort auch für mehrere andere Kanäle wie den Facebook Messenger oder den Live-Chat einstellen.
So richten Sie alles ein:
- Gehe zu deinen Trengo-Einstellungen >Automatisierung >Automatische Antworten.
- Klicke auf das grüne + Zeichen.
- Wähle WhatsApp als Kanal.
- Lege fest, wann die automatische Antwort gesendet werden soll.
- Gib die Nachricht ein, die du an deine Kunden senden möchtest.
- Vergiss nicht, auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken.
Vereinbare noch heute einen Termin für eine Demo und fange sofort mit der Automatisierung deines Unternehmens über die WhatsApp Business API an.
Was solltest du eine automatische Antwortnachricht in WhatsApp schreiben?
Wenn du eine automatische Antwort in WhatsApp schreibst, sollte dein Hauptziel darin bestehen, eine realistische Erwartung zu formulieren, wann du wieder für den Support zur Verfügung stehen wirst. Kunden schätzen es, wenn sie genau wissen, wann sie eine Antwort von dir erwarten können.
Es ist auch wichtig, ehrlich und transparent zu deinen Kunden zu sein, wenn du eine automatische WhatsApp-Antwort schreibst. Wenn dein Team mit der Menge an Nachrichten an diesem Tag nicht mithalten kann, ist es keine Schande, das zuzugeben. Schreibe einfach wie ein Mensch. Halte deine Nachrichten kurz, knapp und informativ.
30 Beispiele für automatische WhatsApp Business-Antwortnachrichten
Jetzt, wo du weißt, wie du eine automatische Antwort einrichtest, ist es Zeit für ein paar Inspirationen.
Allgemeine automatische Antwortnachrichten
1. "Danke für deine Nachricht! Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Unternehmen] Team."
2. "Hallo! Willkommen bei [deinem Unternehmen]. Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden. In der Zwischenzeit kannst du in unserem Hilfecenter weitere Informationen finden: [Link]. Wir haben uns sehr viel Mühe gegeben, vielleicht steht die Antwort auf deine Frage schon drin!"
3. "Hallo! Wir haben deine Nachricht erhalten und werden uns melden, bevor wir um [Uhrzeit] schließen.
4. "Danke, dass du uns über WhatsApp kontaktiert hast. Wir werden uns in Kürze bei dir melden. In der Zwischenzeit kannst du dir unsere FAQ-Seite hier [Link] ansehen."
5. "Hallo! Schön, dich zu sehen. Wusstest du schon, dass wir derzeit einen Rabatt von 50% auf alle unsere Produkte anbieten? Der Code lautet XXXX. Bitte lass uns wissen, wenn du Fragen hast und wir melden uns so schnell wie möglich bei dir!"
6. "Hallo! Willkommen bei [Ihrem Unternehmen]. Wir haben deine Nachricht erhalten und werden uns innerhalb von [geschätzter Zeitrahmen] bei dir melden."
7. "Hey! Tut uns leid, wir können deine Nachricht momentan nicht beantworten. Bitte hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail-Adresse und wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. [Ihr Unternehmen] Team."
8. "Hallo! Danke, dass du uns kontaktiert hast. Unser Team wird sich innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. Wenn du sofort Hilfe brauchst, zögere nicht, uns über unseren Live-Chat auf der Website zu kontaktieren.[Link] Danke, [dein Unternehmen] Team."
9. "Hallo, wir haben deine Anfrage erhalten und arbeiten gerade daran, die beste Lösung zu finden. Es kann bis zu 8 Stunden dauern, aber wir werden unser Bestes tun, um uns so schnell wie möglich bei dir zu melden."
10. "Hallo zusammen! Vielen Dank für deine Nachricht! Unser Team von fantastischen Support-Mitarbeitern ist hier, um dir zu helfen. Bitte gib uns den Grund für deine Anfrage an, damit wir dich an die richtige Person weiterleiten können.
1) Rückgabe und Umtausch
2) Stornierung der Bestellung
3) Zahlungsabwicklung
4) Sonstiges
Du kannst innerhalb von 24 Stunden eine Antwort erwarten."
Ereignisbasierte Nachrichten
11. "Ho ho ho! Fröhliche Weihnachten! Bitte lassen uns wissen, wenn Du weitere Fragen hast. Unsere Elfen sind gerade fleißig beschäftigt, alle Geschenke zu verpacken. Daher kann es sein, dass wir nicht so schnell antworten, wie du es von uns gewohnt bist.🎁"
12. "Ich wünsche dir ein frohes Weihnachtsfest und ein tolles neues Jahr. Bitte lass mich wissen, wenn du Fragen hast, und ich werde mich in kürzester Zeit bei dir melden.
13. "Frohe Ostern! Danke, dass du dich gemeldet hast. Wir sind ein bisschen mehr beschäftigt als sonst, aber wir melden uns so schnell wie möglich bei dir."
14. "Hey [Kundenname]! Alles Gute zum Valentinstag💘 Um diesen besonderen Tag zu feiern, bieten wir dir einen Rabatt von 20% auf alle unsere Produkte. Wenn du Fragen hast, kannst du sie uns gerne stellen und wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden.
15. "Hallo [Kundenname]! Wegen der Urlaubszeit bekommen wir viele Nachrichten, aber wir möchten, dass du weißt, dass wir uns um deine Nachricht kümmern und dir so schnell wie möglich antworten werden."
Technische Fragen und Probleme
16. "Hallo, wir haben im Moment technische Probleme mit unserer Website. Unser Team arbeitet bereits daran und wir werden dich informieren, sobald das Problem behoben ist. Danke für dein Verständnis. 🙏🏻"
17. "Aufgrund von Problemen mit unserem Spediteur kann es sein, dass einige Bestellungen später als geplant ausgeliefert werden. Bitte informiere dich auf [Website-Link] über diese Angelegenheit oder lass uns wissen, wenn du weitere Fragen hast. Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden."
18. "Vielen Dank für deine Nachricht! Wir haben technische Probleme mit [Produktname]. Wir tun alles, was wir können, um das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Wenn wir noch etwas für dich tun können, lass es uns wissen, indem du uns unten eine Nachricht hinterlässt. Wir werden uns innerhalb der nächsten 24 Stunden bei dir melden."
Abwesenheitsnachrichten automatisch beantworten
19. "Hallo zusammen! Wir haben zurzeit geschlossen, aber wir melden uns am [Uhrzeit] wieder bei dir. In der Zwischenzeit kannst du unseren neuen Blogbeitrag [Titel] lesen, indem du hier klickst: [Link]"
20. "Hallo zusammen. Danke, dass du dich gemeldet hast. Ich bin derzeit vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro, aber ich werde mich bei dir melden, sobald ich zurück bin. In der Zwischenzeit kannst du dich auf unserer Website informieren: [Link]"
21. "Hallo [Kundenname]! Danke für deine Nachricht. Wir wollten dich nur wissen lassen, dass wir wegen [Feiertag] eine kleine Pause einlegen, aber wir werden in [Zeit] wieder in Aktion sein. Wir hoffen, du hast eine schöne Weihnachtszeit!"
22. "Sehr geehrter [Name des Kunden], danke, dass Sie sich gemeldet haben. Wir sind derzeit von [Datum] bis [Datum] nicht im Büro. Hattest du eine Frage zu [deinen Produkten oder Dienstleistungen]? Prima! Sieh dir an, was unsere Kunden sagen: [Link]
Wenn du weitere Fragen hast, hinterlasse uns bitte eine Nachricht und wir melden uns am [Datum] bei dir.
Automatische Antwortnachricht bei Besetzt
23. "Hallo! Danke, dass du dich gemeldet hast. Wir haben zurzeit etwas mehr zu tun als sonst, deshalb kann es sein, dass wir etwas mehr Zeit brauchen, um dir zu antworten. In der Zwischenzeit kannst du dir unsere neueste Kollektion hier ansehen: [Website-Link]. Wir melden uns so schnell wie möglich wieder bei dir!"
24. "Hallo zusammen! Alle unsere Agenten sind derzeit beschäftigt. Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden."
25. "Hallo zusammen! Es tut mir leid, dass unsere Support-Mitarbeiter zurzeit alle beschäftigt sind. Wir erwarten, dass wir uns innerhalb von [Zeit] bei dir melden. Vielen Dank für Ihre Geduld!"
26. "Hallo zusammen! Zu dieser Jahreszeit sind wir ein bisschen beschäftigt, aber keine Sorge. Wir werden uns innerhalb von [geschätzter Zeitrahmen] bei dir melden. Vielen Dank für dein Verständnis und bis bald."
Zur Homepage verweisen
27. "Vielen Dank für deine Nachricht! Wir sind zurzeit nicht im Büro, aber wir werden uns gleich morgen früh bei dir melden.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.trengo.com
Beispiele für Nachrichten zu den Geschäftszeiten
28. "Hallo zusammen! Wir haben zurzeit geschlossen, aber wir melden uns während unserer Bürozeiten bei dir: [Uhrzeit]. In der Zwischenzeit kannst du dich auf unserer Website [Link] über unsere Produkte und Dienstleistungen informieren."
29. "Hallo [Kundenname]! Leider haben Sie uns außerhalb unserer Geschäftszeiten erreicht und alle unsere Supportmitarbeiter sind zurzeit nicht da. Unser Team wird dir während der Geschäftszeiten von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit], zwischen [Stunde] und [Stunde] antworten. In der Zwischenzeit kannst du dir unsere FAQ-Seite hier [Link] ansehen."
30. "Danke, dass du Trengo kontaktiert hast!
Wir würden dir gerne helfen, aber wir haben zurzeit geschlossen 🕦 (Siehe unseren Zeitplan unter trengo.com/businesshours). Wir melden uns am nächsten Werktag wieder bei dir ⏰.
Wusstest du in der Zwischenzeit, dass wir ein Help Center haben unter help.trengo.com das die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet? Vielleicht findest du deine Antwort ja auch ohne die Hilfe unserer Agenten.
Vielen Dank,
Trengo Team"
📚 Auch interessant: 21 WhatsApp Business Grußbotschaften für einen guten ersten Eindruck
Erste Schritte mit automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten
Ich bin sicher, dass du jetzt genug Inspiration hast, um die effektivste automatische Antwort für deinen WhatsApp Business Account zu erstellen. Du kannst auch einfach eines der obigen Beispiele für automatische Antworten in WhatsApp Business kopieren und einfügen.
Mit Trengo, unserer intelligenten Customer Engagement Plattform, kannst du das bestmögliche Kundenerlebnis über WhatsApp Business bieten. Du kannst WhatsApp-Nachrichten zusammen mit all deinen anderen Kanälen (wie E-Mail, Voice und Live-Chat) in einem Posteingang empfangen, WhatsApp Business mit mehreren Nutzern verwenden deinen eigenen WhatsApp Chatbot und vieles mehr.
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