Hoe Arthur & Brent 7x sneller leads opvolgen dan voorheen

Als dynamisch marketing- en reclamebureau werkt Arthur & Brent samen met vele organisaties - van de digitale recruitmentbranche tot musea, tandartspraktijken en nog veel meer - door heel Nederland om krachtige positionering en employer branding te creëren. Daarbij zetten we een extra stap door beide via online marketing onder de aandacht te brengen.

Als agentschap zijn leads en prospects van cruciaal belang om het bedrijf draaiende te houden. Maar tot voor kort verliep het genereren van leads grotendeels handmatig.

Uitdaging: afvallende leads

Als ze zich op zichzelf richten, promoot het bureau Arthur & Brent hun merk via verschillende social media-kanalen, zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Waarna ze leads doorverwijzen naar een landingspagina. Waar als een van de vele stappen leads vervolgens moesten reageren op pre-screening vragen.

Het lange leadintake-proces onderbrak vaak de soepele ervaring en zorgde ervoor dat potentiële leads afhaakten.

Hun team besteedde veel tijd aan pre-screening, waarbij leads soms meerdere dagen moesten wachten op screeningsvragen. Naarmate ze bekender werden op de markt, besteedden ze nog meer tijd aan het sorteren en doorsturen van leads.

In dit soort snelle agentuuromgevingen verwachten potentiële klanten snelle service, elke minuut telt. Daarom waren ze op een missie om het leadtraject vanaf het begin te stroomlijnen en te automatiseren. Ze hadden behoefte aan een soepelere, snellere en efficiëntere wervingservaring.

Oplossingen: geautomatiseerde leadgeneratie

Toen ze Trengo voor het eerst ontdekten, stonden ze te popelen om in de automatisering te duiken. Hun enige doel was om zoveel mogelijk te automatiseren via Trengo en alle informatie op één plek te hebben.

Zo ziet hun automatisering eruit:

1. Een lead/sollicitant komt een advertentie tegen met een kandidatenformulier en vult de vragen in.

2. Ze ontvangen onmiddellijk een WhatsApp-bericht en worden gevraagd een paar korte screeningsvragen te beantwoorden.

En zodra ze reageren, belanden de leads al in de multichannel inbox van Trengo. Trengo wijst de conversatie automatisch toe aan het juiste teamlid om het gesprek voort te zetten.

Met Trengo hebben ze een 100% geautomatiseerde leadscreening bereikt, een 7x snellere leadverwerkingstijd en de mogelijkheid om 5x zoveel leads te verwerken.

Resultaat: snelle opvolging van een gevulde pijplijn

Door WhatsApp met meerdere gebruikers te integreren en te koppelen aan de multichannel inbox van Trengo, is hun responstijd aanzienlijk verbeterd. Conversaties die dagen duurden, zijn dankzij automatisering teruggebracht tot minuten. Zodra leads hun gegevens invoeren, ontvangen ze direct screeningsvragen. In wezen hebben ze de wachttijd volledig geëlimineerd.

"Onze pre-screening of lead intake follow-up gaat nu 7x sneller dankzij automatisering. We zijn van een week naar 12 uur gegaan. Onze responstijd is van 16 uur naar 25 minuten gegaan."

Directe screeningsvragen betekenen snellere reacties en het sneller sorteren van leads, allemaal met Trengo. Er glippen geen leads meer door de mazen van het net en het team is blij dat het zich kan richten op taken met een grotere impact in plaats van op administratief werk. De intake van hun lead kandidaten neemt gemiddeld 10 minuten in beslag.

"75% van onze leads zijn nu gekwalificeerd, automatisering kwalificeert niet alleen snel maar ook goed."

Met geautomatiseerde workflows hebben ze een kleiner team kunnen behouden zonder de groei van hun leads te beperken. Alles verloopt soepel met minimaal toezicht, waardoor hun proces zowel efficiënt als schaalbaar is.