Trabajo en equipo en cualquier momento y lugar: Herramientas de colaboración para equipos remotos

Cuando llegó la pandemia de 2020, el trabajo a distancia se convirtió en una solución rápida para muchas empresas. Pero, ¿adivinen qué? Resulta que nos gustó, e incluso después de que el virus se calmara, un 91% de los empleados prefiere el trabajo a distancia o híbrido al trabajo en la oficina. Grandes empresas como Apple y Google parecen estar totalmente de acuerdo, y sólo piden a sus empleados que acudan a la oficina tres días a la semana.

Pero, por supuesto, hay preocupaciones. ¿Cómo mantener una cultura organizativa coherente cuando estamos en todas partes? ¿Y colaborar? Una de las mayores preocupaciones de los empresarios en relación con el trabajo a distancia.

Por suerte, contamos con herramientas de colaboración para equipos remotos que nos salvan el día. Estas herramientas facilitan el trabajo en equipo virtual y nos ayudan a mantenernos conectados estemos donde estemos. Así que sí, ya no son solo un privilegio para las empresas: son imprescindibles para cualquier equipo híbrido.

Y eso es lo que nos lleva a la razón por la que estoy escribiendo (y tú estás leyendo) esta entrada del blog. ¿Qué son las herramientas de colaboración? ¿Cuáles son sus tipos y ventajas? Y lo que es más importante, ¿cuáles son las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, especialmente cuando se trabaja para ofrecer el mejor servicio al cliente? 

¡Colaboremos unos minutos para averiguarlo!

La tendencia al trabajo a distancia en sectores clave

¿Cuál es la mejor manera de ahorrar en los precios de los desplazamientos diarios, los alquileres de oficinas, el tiempo perdido y acceder a talentos de todo el mundo? Tener empleados a distancia.

En casi todos los sectores se ha producido un cambio en las tendencias de las estructuras de trabajo en los últimos años. Los equipos pasaron de trabajar en la oficina a hacerlo a distancia en todas las empresas. He aquí un pequeño resumen de nuestras industrias favoritas y el porcentaje de sus empleados que trabajan total o mayoritariamente a distancia:

He aquí algunos ejemplos de cómo algunas de estas industrias se benefician de tener equipos remotos:

Ejemplos de equipos de hostelería a distancia:

1. Agentes de reservas y reservas a distancia: los agentes de reservas y reservas pueden trabajar a distancia para gestionar reservas, atender consultas y ayudar a los huéspedes con sus planes de viaje desde cualquier lugar con conexión a Internet.
2. Planificación virtual de eventos: los planificadores de eventos del sector de la hostelería pueden organizar y coordinar eventos a distancia, como bodas, conferencias y reuniones de empresa, aprovechando las herramientas y plataformas de comunicación virtual.
3. Atención al cliente remota: los equipos de atención al cliente pueden ayudar a los clientes por teléfono, correo electrónico o chat en directo desde ubicaciones remotas, atendiendo consultas, resolviendo problemas y garantizando la satisfacción del cliente.

Ejemplos de equipos de automoción remotos:

1. Equipos de ventas virtuales: las empresas de automoción pueden emplear equipos de ventas remotos o híbridos para relacionarse con los clientes en línea, gestionar consultas y facilitar la venta de vehículos a través de plataformas y canales de comunicación virtuales.
2. Asistencia técnica y resolución de problemas a distancia: los fabricantes de automóviles pueden crear equipos de asistencia técnica a distancia para solucionar problemas de los vehículos, proporcionar actualizaciones de software y ofrecer diagnósticos remotos a clientes y concesionarios.
3. Marketing online y promoción de ventas: los equipos de marketing remotos pueden desarrollar y ejecutar campañas de marketing digital, estrategias en redes sociales y promociones online para generar clientes potenciales, aumentar el conocimiento de la marca e impulsar las ventas de productos y servicios de automoción.

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Ejemplos de equipos minoristas remotos:

1. Gestión remota de inventario y merchandising: las empresas minoristas pueden gestionar el merchandising y el inventario a distancia utilizando herramientas y plataformas digitales para hacer un seguimiento de los niveles de existencias, actualizar los listados de productos y analizar los datos de ventas desde cualquier lugar con conexión a Internet.
2. Compradores personales virtuales: los minoristas pueden ofrecer servicios de compras personales virtuales en los que los clientes pueden consultar a estilistas o asesores remotos para recibir recomendaciones personalizadas de productos, consejos de estilismo y ayuda para elegir atuendo a través de videollamadas o aplicaciones de mensajería.
3. Marketing online y gestión del comercio electrónico: los equipos de marketing híbridos (puede que incluso locales) pueden desarrollar y ejecutar estrategias de marketing digital, campañas en redes sociales e iniciativas de marketing por correo electrónico para promocionar productos minoristas, atraer tráfico al sitio web y aumentar las ventas online.

Tipos de herramientas de colaboración para equipos remotos

Piense en un equipo de marketing interno que trabaja conjuntamente en una campaña de marketing. ¿Cuáles son las pocas cosas que suelen compartir? ¿Es sólo comunicación verbal o también archivos, documentos, ideas e incluso su progreso en el proyecto?

La colaboración entre empleados no sigue un formato único y las herramientas de colaboración tampoco.

He aquí algunos tipos de herramientas de trabajo a distancia para una colaboración eficaz:

1. Herramientas de comunicación

La comunicación eficaz es un reto documentado cuando se trabaja a distancia. Pero soluciones modernas como las reuniones virtuales, las videoconferencias y las videollamadas maximizan la productividad de los equipos distribuidos.  

Según la Abilene Christian University, invertir en herramientas de comunicación es una forma eficaz de mantener conectados a los equipos remotos. Aquí tienes algunas ventajas más de contar con un software de colaboración dedicado a la comunicación remota:

• Mensajería instantánea: estas herramientas mantienen a todos informados, estén donde estén. Puedes chatear, hacer videollamadas o enviar mensajes en tiempo real, para que parezca que trabajáis codo con codo, aunque estéis a kilómetros de distancia.
• Trabajo en equipo sin fisuras: ¡trabajar juntos nunca ha sido tan fácil! Ya sea para aportar ideas, trabajar en proyectos o hacer comentarios, estas herramientas te permiten colaborar a la perfección con tu equipo, fomentando así la creatividad y la innovación.
• Creación de equipos más fuertes: crear un equipo fuerte con miembros repartidos por tres continentes es difícil. Pero no con estas herramientas. Puedes ponerte al día, bromear y celebrar las victorias juntos, creando una cultura de trabajo solidaria e integradora.

Las 3 mejores herramientas de colaboración para la comunicación

Según Statista, casi el 90 % de los empleados estadounidenses que trabajaban de forma totalmente remota en 2023 declararon utilizar una herramienta de videoconferencia.

Estas son las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos que fomentan el trabajo en equipo y la comunicación eficaz:

1. Slack: Cuando grandes nombres como OpenAI Verizon Lyft e IBM utilizan Slack para impulsar su productividad, sabes que la herramienta es buena. La plataforma cuenta con un sistema de canales que mantiene organizadas las conversaciones y permite realizar llamadas de voz y vídeo, compartir imágenes, documentos y archivos, y almacenar el material compartido para acceder a él más tarde.

2. Zoom: Principalmente un servicio de videollamadas, Zoom se ha convertido en un nombre muy conocido gracias a su elegante interfaz. La versión gratuita permite una videollamada de 40 minutos con pantalla compartida, llamadas de grupo y mensajes dentro de la aplicación.

3. Happeo: ¿Quieres conectar la colaboración laboral y las interacciones sociales bajo un mismo techo? Happeo te permite hacerlo. La aplicación permite la integración con tu espacio de trabajo de Google y con todas las herramientas de colaboración que ya estés utilizando, lo que facilita enormemente el trabajo a distancia.

2. Herramientas de gestión de proyectos y tareas

En el sector sanitario, sólo el 18% de los gestores de proyectos trabajan exclusivamente en oficinas físicas, mientras que el 35% opta por el trabajo completamente a distancia, la proporción más alta en comparación con otros sectores.

Cualquiera que haya dirigido un equipo a distancia sabe lo rápido que las cosas pueden ir cuesta abajo ante el más mínimo descuido. Es difícil mantener la motivación, frenar los fallos de comunicación e incorporar la retroalimentación adecuada para que el equipo siga avanzando en la dirección correcta.

Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los PMP y a los gestores tener todo bajo control incluso cuando trabajan a distancia o con un equipo remoto. Estas son algunas de las formas en que las herramientas de colaboración para equipos remotos pueden ser útiles a la hora de gestionar un proyecto:

• Todo el mundo en la misma página: las cadenas de correos electrónicos y las hojas de cálculo pueden ser confusas y desordenadas. Con las herramientas de gestión de proyectos, todo el mundo puede ver lo que hay que hacer, quién está trabajando en qué y cuándo hay que hacerlo, lo que mantiene al equipo organizado y al día.
• Controlar el progreso es muy fácil: las herramientas de colaboración te ayudan a controlar el progreso de las tareas y los proyectos cuando trabajas con varios equipos. Puedes ver lo que se ha hecho, lo que queda pendiente y lo que viene a continuación, lo que te da una idea clara de cómo están las cosas.
• Comunicación fluida: ¿necesitas hacer una pregunta rápida o ponerte al día? No hay problema. Algunas herramientas de gestión de proyectos te permiten chatear, enviar mensajes o hacer videollamadas a tu equipo en un instante, manteniéndote conectado 24 horas al día, 7 días a la semana, incluso si trabajas desde distintos rincones del mundo.

Las 3 mejores herramientas de gestión de proyectos

¿Busca las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos como gestor de proyectos? Estas son nuestras mejores opciones:

1. Trello: Trello es una cómoda alternativa a las pizarras de oficina y las confusas hojas de cálculo. La herramienta desglosa las tareas en categorías "por hacer", "haciendo" y "realizadas" para facilitar la organización y el seguimiento.

2. Proyectos ProProfs: Con diagramas de Gantt y tableros Kanban, ProProfs es una herramienta de gestión todo en uno que muestra actualizaciones en tiempo real, realiza un seguimiento del tiempo, genera facturas, organiza los proyectos en función de la prioridad y calcula las horas facturables.

3. Asana: Nos encanta Asana por lo detallada que es. Puedes tener tableros individuales y de proyectos, además de descripciones sobre lo que hay que hacer. Envía notificaciones para las tareas y recordatorios semanales y diarios para que las realices.

3. Herramientas para compartir documentos y archivos

Trabajar a distancia no sería posible sin estas herramientas de colaboración en la nube para compartir documentos y archivos. Estas aplicaciones de colaboración mantienen a todo el equipo informado compartiendo archivos y documentos de trabajo.

Estas son algunas de las ventajas de utilizar herramientas de intercambio de documentos y archivos para la colaboración a distancia:

• Compartir fácilmente: con las herramientas para compartir documentos y archivos, ¡compartir archivos es pan comido! Se acabaron las interminables cadenas de correos electrónicos y las dificultades para encontrar la versión correcta de un documento. Tu equipo puede acceder a los archivos en cualquier momento y lugar.
• Colaboración sin fisuras: las herramientas de colaboración te permiten colaborar en tiempo real, tanto si estás aportando ideas como editando documentos o haciendo comentarios. Permiten comentarios, conversaciones dentro del documento, ediciones y sugerencias.
• Seguridad y tranquilidad: estas herramientas vienen con funciones de seguridad integradas, como cifrado, controles de acceso y permisos de usuario, para que puedas compartir archivos con confianza, sabiendo que están sanos y salvos.

Según TechJury, las aplicaciones para compartir documentos en la nube han mejorado la seguridad en línea de las empresas en un 94%.

Las 3 mejores herramientas para compartir documentos y archivos

Estas son nuestras 3 mejores herramientas de colaboración para equipos remotos que permiten compartir documentos y archivos:

1. Suite G: Si hablamos de comodidad y funcionalidad, no hay nada mejor que el viejo G Suite. Con múltiples aplicaciones de colaboración como Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, etc., Google Workplace tiene lo que hace falta para estar en el centro de tus operaciones.

2. Microsoft Office 365: Office 365 ofrece funciones de colaboración sin fisuras, como la coautoría en tiempo real y el almacenamiento en la nube. Gracias a su interfaz fácil de usar y a sus sólidas medidas de seguridad, a los equipos remotos les resulta sencillo colaborar eficazmente desde cualquier lugar, lo que garantiza la productividad y la protección de los datos en entornos de trabajo remotos.

3. Dropbox Business: Dropbox Business es una herramienta líder de uso compartido de archivos y documentos para el trabajo remoto, que ofrece almacenamiento seguro en la nube, funciones de colaboración y una integración perfecta con aplicaciones de terceros. 

3. Herramientas de captación de clientes

Sí, sus equipos remotos comparten documentos, se comunican y gestionan proyectos para trabajar juntos. Si es para colaborar en la captación de clientes, prestar servicios u ofrecer asistencia, su equipo necesitará una herramienta de captación de clientes.

Las herramientas de captación de clientes desempeñan un papel fundamental en las estrategias empresariales modernas, ya que fomentan interacciones y relaciones significativas entre las empresas y sus clientes. Estas herramientas ofrecen varias ventajas a las empresas que buscan mejorar la experiencia de sus clientes y fidelizarlos.

Estas son algunas de las ventajas de utilizar herramientas de captación de clientes para la colaboración a distancia:

• Comunicación personalizada: permite a las empresas adaptar sus mensajes e interacciones en función de las preferencias y comportamientos de los clientes. Este enfoque personalizado no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también aumenta las tasas de conversión y las ventas.
• Compromiso omnicanal: las herramientas de compromiso con el cliente facilitan la comunicación omnicanal, permitiendo interacciones fluidas a través de varios puntos de contacto, incluidas las redes sociales, el correo electrónico y el chat en directo. Esto garantiza que los clientes puedan ponerse en contacto con las empresas a través de sus canales preferidos, mejorando la accesibilidad y la comodidad.
• Informes: estas herramientas proporcionan valiosos datos y análisis que permiten a las empresas realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, recabar opiniones y medir la eficacia de sus estrategias de interacción. Al aprovechar esta información, las empresas pueden perfeccionar continuamente su enfoque y ofrecer experiencias de cliente más específicas e impactantes.
• Integraciones: la relación con el cliente abarca canales, herramientas, sistemas y mucho más. Por tanto, necesitarás una herramienta que ofrezca todas las integraciones necesarias para que tu equipo ofrezca las mejores respuestas posibles a los clientes.

Las 3 mejores herramientas para compartir documentos y archivos

1. Trengo: Trengo destaca por ser una plataforma integral de atención al cliente que integra varios canales de comunicación en una bandeja de entrada unificada, agilizando las interacciones con los clientes y la colaboración en equipo. Con funciones como las bandejas de entrada compartidas, la eficiencia de la IA, los flujos de trabajo automatizados y el etiquetado de conversaciones, Trengo permite a las empresas de servicios gestionar las consultas de los clientes de forma eficiente, ofrecer respuestas oportunas y aumentar la personalización y la calidad en todos los canales. Su panel de análisis proporciona información valiosa sobre las métricas de interacción con el cliente, lo que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento del rendimiento e impulsar la satisfacción y retención del cliente. Además, ofrece todas las integraciones necesarias para que su equipo se ponga en marcha. Es la mejor opción para cualquier equipo remoto. 

1. Intercom: Intercom es una plataforma de mensajería para clientes que ofrece soluciones de chat en directo, marketing por correo electrónico y atención al cliente. Su interfaz y sus chatbots personalizables permiten a las empresas interactuar con los clientes en tiempo real, automatizar tareas repetitivas y ofrecer asistencia personalizada a gran escala. El sistema CRM integrado de Intercom y las herramientas de generación de informes permiten a las empresas segmentar su audiencia, seguir el comportamiento de los usuarios y medir el impacto de sus esfuerzos de comunicación.

1. Zendesk: Zendesk es un software versátil de servicio al cliente que ofrece un conjunto de herramientas para la gestión de tickets, soporte de autoservicio y participación del cliente. Con funciones como el soporte omnicanal, la gestión de la base de conocimientos y los foros de la comunidad, Zendesk ayuda a los negocios a proporcionar experiencias de soporte fluidas y coherentes en todos los canales. Sus funciones de análisis e informes basados en IA permiten a los negocios identificar tendencias, prever las necesidades de los clientes y optimizar sus operaciones de soporte para lograr la máxima eficiencia y eficacia.

Factores a tener en cuenta al elegir herramientas de colaboración para equipos remotos

A la hora de elegir la herramienta de colaboración perfecta para su equipo remoto, hay que tener en cuenta algunos aspectos clave. 

1. Caso de uso: piense qué funciones son esenciales para su equipo, ya sea la mensajería en tiempo real, el intercambio de archivos o las videoconferencias. 
2. Facilidad de uso: quieres una herramienta intuitiva y fácil de usar, para que todo el mundo pueda utilizarla sin problemas. 
3. Seguridad de los datos: asegúrate de que la herramienta que elijas cuente con sólidas medidas de seguridad para mantener a salvo los datos de tu equipo.
4. Presupuesto: opte por una solución que ofrezca el equilibrio adecuado de prestaciones a un precio que se adapte a sus necesidades.
5. Integración: querrá una plataforma que se integre perfectamente con su pila de software existente para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad.
6. Escalabilidad: elija una herramienta que pueda crecer con su equipo y adaptarse a la evolución de las necesidades a lo largo del tiempo.

💡 Trengo se integra con tus herramientas empresariales favoritas, como Salesforce, Zoho, Wix, etc., para que las operaciones empresariales sean fluidas y la productividad máxima. 

Cars Commerce x Slack: Estudio de caso de éxito en la colaboración de equipos remotos 

Cars Commerce está revolucionando el sector del automóvil con su misión de simplificar la compraventa de coches. 

El reto: Cars Commerce, centrada en operaciones minoristas fluidas y experiencias atractivas para el consumidor, buscaba mejorar la colaboración entre equipos. 

La solución: Slack se integró a la perfección en el flujo de trabajo de Cars Commerce, proporcionando una plataforma en la que los equipos pudieran colaborar con precisión y rapidez, permitiéndoles en última instancia trabajar de forma más eficiente y eficaz hacia su objetivo de transformar el panorama minorista de la automoción.

Hubo x Trengo: Estudio de caso de éxito en la colaboración de equipos remotos 

Al implantar la plataforma de comunicación unificada de Trengo, Hubo transformó sus operaciones remotas, permitiendo a los miembros del equipo colaborar eficazmente independientemente de su ubicación. Con las bandejas de entrada compartidas y las funciones de asignación de tareas de Trengo, los equipos de Hubo pudieron agilizar la comunicación, delegar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos con facilidad. Como resultado, Hubo experimentó una mejora de la productividad, tiempos de respuesta más rápidos a las consultas de los clientes y una mayor cohesión del equipo, impulsando en última instancia el crecimiento y el éxito en el competitivo panorama del comercio electrónico.

Esté siempre al tanto de las tareas de su equipo

Las herramientas de colaboración son los héroes olvidados del trabajo a distancia, ya que salvan las distancias entre los equipos y les permiten trabajar juntos sin problemas, estén donde estén. 

De cara al futuro, está claro que el trabajo y la colaboración a distancia han llegado para quedarse. Con los avances tecnológicos y el creciente énfasis en la flexibilidad y la conciliación de la vida laboral y personal, es de esperar que surjan estrategias y herramientas de colaboración aún más innovadoras para el trabajo a distancia, que mejoren aún más la forma de trabajar desde casa en los próximos años. 

Brindemos por el brillante futuro del trabajo a distancia: aprovechemos las posibilidades y sigamos colaborando, conectándonos y prosperando juntos.