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La IA no es sólo la última palabra de moda, sino que se está convirtiendo rápidamente en el secreto de las empresas más inteligentes y rápidas. Todos hemos visto cómo las herramientas de OpenAI, Google y otras pueden crear contenidos en cuestión de segundos. Pero aquí está la verdadera pregunta: ¿qué más puede hacer la IA por su empresa?
Spoiler alert: es mucho más que escribir blogs o responder correos electrónicos.
Bienvenido al mundo de la automatización del flujo de trabajo con IA, donde las tareas repetitivas desaparecen, la eficiencia se dispara y su equipo dispone de más tiempo para centrarse en el trabajo que realmente importa. Ya se trate de acelerar las aprobaciones, enrutar tareas o tomar decisiones en tiempo real, la IA está transformando silenciosa (pero poderosamente) la forma en que las empresas operan entre bastidores.
En este artículo, vamos a explicarte cómo puedes poner la IA a trabajar, no sólo como una herramienta elegante, sino como un verdadero jugador de equipo en las operaciones de tu negocio. Vamos a ver cómo puedes automatizar de forma más inteligente y avanzar más rápido.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo con IA?
Utilizar la IA para automatizar los flujos de trabajo es la nueva norma. Ahora, puede aprovechar la tecnología para automatizar y agilizar las tareas más repetitivas de su empresa. No solo le ayudará a mejorar el flujo de trabajo, sino que también le permitirá aumentar su eficiencia y productividad.
Implementar la IA puede permitirle gestionar sus cargas de trabajo y crear una experiencia fluida para sus clientes. Por ejemplo, el uso de chatbots como Trengo puede permitirle gestionar automáticamente las consultas habituales de sus clientes. También puede utilizar diferentes API para crear un flujo de trabajo más fluido para sus empleados.
Sin embargo, la automatización de la IA no consiste en eliminar los esfuerzos humanos. Se trata de aprovechar la última tecnología para ayudar a sus empleados a ser más rápidos y productivos en el lugar de trabajo. Por ejemplo, puedes aprovechar la IA para gestionar tareas como resumir archivos largos y ahorrar tiempo para tareas importantes.
¿Por qué las empresas apuestan por la IA para automatizar los flujos de trabajo?
Las empresas dependen ahora más de la IA y el aprendizaje automático para mejorar la eficiencia y la productividad. Es la nueva estrategia porque la tecnología tiene mejor memoria y la capacidad de realizar tareas repetitivas sin fatigarse.
Además, la inteligencia artificial sigue mejorando regularmente en función de las necesidades de la empresa. Ahora la IA trabaja literalmente como un miembro productivo del equipo y es la columna vertebral del éxito empresarial.
Como ejemplo, véase la historia de Hero Bike. Consiguieron un 150% más de capacidad de respuesta tras aprovechar el flujo de trabajo de automatización de IA para su servicio de atención al cliente. Así que las empresas que están aprovechando la nueva tendencia ya están por delante de la curva.
Ventajas de la automatización del flujo de trabajo con IA
¿Qué ocurrirá cuando implemente un flujo de trabajo de automatización de IA para su empresa? Pues que obtendrá los siguientes beneficios:
Operaciones fluidas
Las tareas repetitivas habituales ocupan la mayor parte del tiempo de su equipo. Pero ahora puede utilizar la tecnología y crear un flujo de trabajo fluido y automatizado. El uso de la IA garantizará que no haya fricciones ni ineficiencias en tu flujo de trabajo.
¿Lo sabía? Los estudios demuestran que la automatización del flujo de trabajo puede aumentar su precisión hasta un 88%.
Coordinación interfuncional
La IA también puede reducir el estrés de los correos electrónicos de un lado para otro que se comen tu productividad. Las herramientas de IA como Trengo permiten una comunicación más fluida entre departamentos, rompen silos y ayudan a tomar decisiones rápidas.
Personalización y flexibilidad
Puede que no le guste la IA si no se alinea con sus objetivos empresariales. Pero no es un gran problema, ya que puedes entrenar a tu inteligencia artificial de acuerdo con tu visión, misión y objetivos. No es más que contratar a un nuevo empleado y dejar que se sincronice con el entorno de la empresa. Sin embargo, una vez que la IA esté entrenada, no cambiará sino que sólo mejorará según sus instrucciones.
Automatización integral
Las potentes herramientas de IA pueden ahora gestionar problemas complejos e incluso tomar decisiones de forma autónoma. También pueden interactuar fácilmente con los clientes y guiarlos como un agente de asistencia. Sin embargo, si las consultas se vuelven complejas, la IA pedirá ayuda humana antes de que las cosas se descontrolen.
Flujo de datos unificado
La aguda memoria y las respuestas de la IA le permiten tratar los datos con facilidad. Las herramientas de IA pueden:
- Transfiera datos entre sistemas sin problemas
- Garantizar la actualización de los datos
- Garantizar la exactitud de los datos
Mejorar los análisis
La implantación de la inteligencia artificial también mejora la elaboración de informes y el conocimiento de los datos. Dado que la IA puede proporcionar más información procesable que puede utilizar para mejoras continuas. Estos informes son mejores porque no son solo números, sino planes procesables para mejorar los defectos actuales.
Escalabilidad
Las herramientas de IA pueden crecer en función de las necesidades de su empresa. Esto significa que a medida que su empresa crezca, no necesitará conseguir un nuevo socio de IA. Solo una herramienta de IA puede acompañarte y encargarse de tus tareas.
Componentes clave de la automatización del flujo de trabajo con IA
La automatización del flujo de trabajo basada en IA no es una única herramienta, sino una combinación de tecnologías que construyen un sistema automatizado. Este sistema tiene los siguientes componentes importantes:
Aprendizaje automático (ML)
El aprendizaje automático es el cerebro de la automatización del flujo de trabajo de la IA. Los algoritmos de ML pueden analizar grandes cantidades de datos, comprenderlos y tomar medidas predictivas. Estos algoritmos mejoran con el tiempo y hacen que sus flujos de trabajo sean más inteligentes en función de los datos entrantes y la retroalimentación.
El ML desempeña un papel importante en la gestión de las siguientes tareas para usted:
- Priorización de tareas en función de los datos anteriores
- Asignación inteligente de recursos
- Detección de anomalías en tiempo real
Procesamiento del lenguaje natural (PLN)
El uso de la PNL permite a las máquinas entender el lenguaje humano y responder en consecuencia. Los modelos de PLN actuales, como BERT o GPT-3, permiten a las máquinas mantener conversaciones similares a las humanas. Esto permite a las automatizaciones de flujos de trabajo basadas en IA comprender los sentimientos humanos y ofrecer una mejor experiencia de chatbot.
El uso perfecto de la PNL ayuda a las empresas a agilizar las tareas de comunicación, ofrecer una mejor experiencia al cliente y reducir el tiempo manual dedicado a tareas repetitivas.
Automatización robótica de procesos (RPA)
La automatización robótica de procesos (RPA) es excelente para gestionar tareas repetitivas basadas en reglas, como responder automáticamente a las consultas de localización de cientos de clientes a la vez. Pero cuando se combina con la inteligencia artificial (IA), se vuelve mucho más potente y versátil.
Juntos, crean flujos de trabajo dinámicos y autónomos que van más allá de la automatización básica. Con la IA de por medio, la RPA puede gestionar tareas complejas como el procesamiento de documentos, la automatización de la atención al cliente y la integración perfecta con sistemas backend.
La RPA añade las siguientes ventajas a la automatización del flujo de trabajo basada en IA:
- Automatización integral de tareas
- Intervención manual mínima
- Mayor eficacia operativa
Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo con IA
La automatización de la IA no es sólo para un departamento o sector, sino para todos. Puede utilizar la nueva tecnología tanto si pertenece al departamento de RRHH de una organización sanitaria como si se encarga de la atención al cliente de una empresa de software. Estos son algunos de los casos de uso más frecuentes de la automatización del flujo de trabajo con IA:
Automatización de la incorporación de empleados
La incorporación de empleados es una tarea larga y repetitiva. Por ejemplo, los empleados tienen que rellenar formularios, esperar respuestas y, a continuación, Recursos Humanos tiene que examinar manualmente todas las solicitudes recibidas. Si puede automatizar esta tarea, su empresa ahorrará mucho tiempo.
El sistema basado en IA puede comprobar automáticamente los formularios, rellenar datos como las nóminas, gestionar los correos electrónicos de ida y vuelta y, por último, informar a los nuevos empleados sobre los programas de formación. De este modo, RRHH podrá centrarse en el proceso de formación y entrevistas, mientras que las máquinas se encargarán de la comunicación necesaria.
Tramitación de siniestros laborales
El proceso de compensación puede requerir un toque humano, pero puede beneficiarse de un flujo de trabajo automatizado con IA. El departamento de indemnizaciones debe comunicarse con los proveedores sanitarios y gestionar documentación compleja para completar el proceso. En esta situación, el trabajo manual puede llevar mucho tiempo.
Sin embargo, la automatización puede hacer que el proceso sea más rápido y mejor. El bot de IA entrenado se comunicará con las partes interesadas y generará informes instantáneos de OSHA y de cumplimiento. Como resultado, se reducirá el tiempo total para aprobar la indemnización de los empleados.
Gestión de excedencias
El departamento de RRHH tiene que seguir una serie de pasos antes de aprobar una baja. Por ejemplo, el departamento tendrá que comprobar la elegibilidad del empleado y también revisar y verificar los documentos necesarios. Una vez más, el trabajo manual llevará más tiempo. Sin embargo, la IA puede agilizar este proceso, ya que el algoritmo puede comprobar rápidamente los permisos restantes del empleado y también verificar los documentos necesarios a un ritmo más rápido.
Este caso de uso será más eficiente en una empresa grande, ya que RRHH puede recibir numerosas solicitudes de baja con regularidad.
Cómo implantar la automatización del flujo de trabajo con IA
Sí, la automatización del flujo de trabajo con IA es para todos los sectores. Sin embargo, no se puede implantar una nueva tecnología a ciegas. Deberá seguir un proceso antes de elegir una herramienta y, a continuación, formar a su equipo antes de implantarla. Aquí tienes cinco pasos que puedes seguir para implementar flujos de trabajo automatizados:
Paso 1: Evalúe las necesidades de su empresa
El camino hacia la automatización debe empezar por la claridad. Debe conocer sus necesidades, las tareas que pueden automatizarse y cómo puede aprovechar la IA en el sector en crecimiento.
Puede auditar sus flujos de trabajo actuales para localizar ineficiencias y tareas repetitivas. Una vez encontrados los puntos débiles operativos, puede pasar a buscar cuellos de botella en la comunicación, la aprobación de solicitudes y los procesos manuales repetitivos. Una vez identificados los puntos débiles, puede hacer una lista de comprobación de las tareas que desea automatizar.
Consejo profesional: Defina casos de uso de gran impacto para centrar los esfuerzos
Paso 2: Seleccionar las herramientas de IA adecuadas
La herramienta adecuada gestionará sus tareas de la forma correcta y le ayudará a mejorar la eficacia y la productividad. Por lo tanto, debes dedicar el tiempo adecuado a encontrar la herramienta adecuada para tu sector específico. Puedes empezar comparando diferentes herramientas disponibles como Trengo, Copy.ai, UiPath, Zapier, etc.
Antes de elegir la herramienta perfecta, debe tener en cuenta las siguientes cuestiones:
- ¿Es fácil utilizar la herramienta?
- ¿Puede aprenderlo fácilmente su equipo?
- ¿Se integra la herramienta con sus herramientas actuales, como el CMS?
- ¿Es la herramienta escalable en función de las crecientes necesidades?
- ¿Proporciona la empresa un buen servicio posventa?
Lo ideal es incorporar una herramienta de IA que ofrezca orientación y contenidos de formación adecuados. Esta consideración le ayudará a introducir cambios con facilidad.
Paso 3: Integrar la IA en los sistemas existentes
Su herramienta de IA no servirá de nada si no puede integrarse con sus sistemas actuales. Así que asegúrese de que la herramienta seleccionada se conecta fácilmente con su flujo de trabajo actual sin dañar su rutina diaria.
Tenga en cuenta los siguientes puntos para garantizar una transición fluida del flujo de trabajo:
- Utilizar API para vincular la nueva herramienta con otros programas informáticos
- Colaborar con el departamento informático para una implantación sin problemas
- Pruebe a fondo la herramienta de IA antes de empezar a utilizarla oficialmente.
Recuerde que siempre es mejor invertir en una herramienta que ofrezca un buen servicio posventa para que su empresa no se enfrente a obstáculos innecesarios.
Paso 4: Formar e incorporar a su equipo
Todas las herramientas pretenden ser fáciles de usar. Pero aun así, tendrá que ofrecer una formación adecuada a sus empleados para que no se sientan bloqueados durante las horas de trabajo. La formación puede incluir documentación y breves vídeos explicativos. Durante la formación, fomente los comentarios y aclare todas las dudas de sus empleados.
Si las cosas se complican un poco, puedes pedir a los que aprenden rápido que ayuden a los demás, lo que fomentará el aprendizaje entre iguales.
Paso 5: Supervisar y optimizar los flujos de trabajo
Ha sido capaz de encontrar y desplegar la IA en la automatización del flujo de trabajo, y está funcionando perfectamente para su negocio. Es algo positivo, pero no puede dejarlo así como así. Como empresa en crecimiento, debe vigilar la herramienta y asegurarse de que sigue funcionando de acuerdo con las reglas definidas.
Tendrá que hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de finalización de las tareas, el ahorro de costes o la tasa de errores. También puede solicitar la opinión de sus empleados para asegurarse de que la herramienta funciona a la perfección.
Retos y consideraciones sobre la automatización del flujo de trabajo con IA
Invertir en tareas aisladas es bueno, ya que ayuda a aumentar la productividad y la eficiencia. Esta es la razón principal por la que muchas empresas están invirtiendo en flujos de trabajo automatizados por IA. Según las estadísticas, las empresas están invirtiendo un 36% más en IA en el departamento de TI y un 12% más en el de fabricación. El cambio es bueno, pero también conlleva sus propios retos. Estos retos no son una amenaza, sino una advertencia que se puede superar fácilmente.
Algunos de los principales retos asociados a las automatizaciones del flujo de trabajo con IA son:
- Su coste de mantenimiento informático puede subir un poco
- Puede que tenga que contratar a un nuevo informático o invertir en formación para los empleados anteriores.
- Es posible que su equipo necesite más conocimientos técnicos para entender las integraciones y las API.
- La actualización tecnológica puede provocar conflictos con distintos programas informáticos
- Una mala gestión y la formación en IA pueden ir en contra de su empresa
Como ya se ha mencionado, estos retos no son una amenaza para la automatización. Puede afrontarlos fácilmente con una asignación adecuada de recursos y la búsqueda de las herramientas adecuadas.
Consejo profesional: Durante la investigación, intente optar por herramientas que ofrezcan pruebas gratuitas. Estas pruebas le ayudarán a saber si la herramienta es la adecuada para su empresa o no.
Avances en la automatización del flujo de trabajo mediante IA
Sinergia IA + RPA
RPA sólo puede gestionar tareas fijas basadas en reglas. Mientras que la IA puede entender las consultas entrantes y tomar decisiones complejas. Pero cuando se combinan ambas, adquieren la potencia suficiente para gestionar tareas autónomas y entablar conversaciones con empleados o clientes.
Ahora el sistema no sólo está automatizado, sino que también es inteligente gracias a los algoritmos de IA. Esta combinación facilita la gestión de tareas complejas e incluso permite a la inteligencia artificial tomar decisiones autónomas sin mucha intervención humana.
Transparencia en la toma de decisiones
En un momento dado, la IA puede empezar a tomar decisiones autónomas. Pero estas decisiones no pueden permanecer ocultas para usted. Así que las herramientas que utilices deben ser transparentes y mantenerte informado de todas las actividades de tus flujos de trabajo automatizados.
Además, las cosas están mejorando aún más con el auge de la IA explicable. Estos algoritmos ofrecen más claridad e informes detallados. Esto significa que puedes controlar fácilmente todas las tareas automatizadas sin comprometer tus actividades habituales.
IA conversacional avanzada
Con la mejora del procesamiento del lenguaje natural (PLN), las conversaciones de IA son cada vez mejores. Los nuevos bots de IA pueden comunicarse con sus empleados y clientes gestionando consultas de la base de conocimientos junto con solicitudes de servicio complejas. Este avance está mejorando la experiencia del usuario en TI, RRHH y atención al cliente.
Lo mejor de todo es que estos chatbots están activos 24 horas al día, 7 días a la semana. Así que uno puede obtener la información relevante rápidamente sin esperar una respuesta manual.
Impulso de la ciberseguridad
Con el crecimiento de la tecnología en las empresas, también aumenta la necesidad de mejorar la seguridad. Este es otro sector en el que la IA puede desempeñar su papel. Seguirá necesitando un experto para gestionar los problemas de ciberseguridad. Pero la IA puede encargarse de tareas como la detección de vulnerabilidades, la identificación de phishing y la validación del control de acceso. Un experto en ciberseguridad puede utilizar estos datos para tomar rápidamente las medidas necesarias y garantizar la seguridad de su organización.
5 mejores prácticas para la automatización del flujo de trabajo
Cuando se trata de implantar una nueva tecnología, no se puede comprar una nueva herramienta a ciegas. Debe seguir una estrategia adecuada antes de introducir un cambio en su organización. Aquí tienes cinco buenas prácticas que puedes utilizar para implementar la automatización de flujos de trabajo con IA:
Conozca sus flujos de trabajo actuales
Antes de invertir en un nuevo software, debe conocer a fondo sus necesidades informáticas y los procesos empresariales que pueden automatizarse. Cuanto mejor conozca los procesos, mejores decisiones podrá tomar.
Su observación de los flujos de trabajo actuales puede ayudarle a poner de relieve redundancias e ineficiencias. Entrevistar a directivos o empleados de primera línea también puede sacar a la luz puntos de fricción ocultos. También puede utilizar software como la minería de procesos para analizar los flujos de trabajo en tiempo real.
Una vez que disponga de todos los datos pertinentes, podrá planificar mejor la automatización del flujo de trabajo.
Integre los datos en todos sus flujos de trabajo
Integrar los datos actuales en las nuevas herramientas es esencial. Si no lo haces, la automatización puede empezar a ir en contra de tu negocio.
Es importante porque los datos integrados ayudarán a la IA a tomar decisiones precisas sin fisuras. Puede dividir grandes conjuntos de datos en otros más pequeños y facilitar la transferencia.
Además, asegúrese de que entrena a la IA con los últimos datos actualizados para obtener precisión y confianza.
Utilice las herramientas de automatización adecuadas en los lugares adecuados
Sus tareas repetitivas pueden automatizarse, pero puede que no necesiten una automatización compleja. Por ejemplo, para consultas como precios o ubicación, no es necesario desplegar un NLP, ya que un RPA puede hacer el trabajo. Por lo tanto, tendrá que entender bien sus procesos e invertir sus recursos de forma inteligente.
Consejo profesional: dé prioridad a la automatización de las tareas que puedan aportarle rentabilidad, por ejemplo, el procesamiento de documentos.
Cree sus flujos de trabajo teniendo en cuenta a las partes interesadas externas
El flujo de trabajo no se limita a su empresa. Implica a todas las partes interesadas, como clientes, socios, proveedores y contratistas. Así que tendrás que tenerlos en cuenta a todos antes de invertir en una nueva tecnología.
Como propietario de una empresa, tendrá que asegurarse de que sus usuarios externos también disfruten del impacto de un mejor flujo de trabajo. Por ejemplo, puede utilizar el flujo de trabajo de IA para mejorar la experiencia de atención al cliente. Al final, su objetivo debe ser garantizar que su flujo de trabajo automatizado incluya a todas las partes interesadas.
Piense más allá del flujo de trabajo
En el vertiginoso mundo de la tecnología, el cambio es constante. Para mantenerse en cabeza, debe estar preparado para reconocer los cambios a tiempo y adaptarse con rapidez. No se trata solo de mantenerse al día con las tecnologías en evolución, sino también de responder a las demandas cambiantes y mejorar continuamente sus operaciones.
Para mejorar continuamente su automatización del flujo de trabajo basada en IA, debe estar atento:
- Duración del ciclo
- Tasas de error
- Informes y análisis detallados
Estas métricas le ayudarán a seguir mejorando su herramienta de IA y a mantener un flujo de trabajo fluido.
Palabras finales
La automatización del flujo de trabajo mediante IA es la combinación de tres componentes: inteligencia artificial, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural. Esta automatización es similar a las estrategias anteriores, pero el poder de la IA establece nuevos estándares para la automatización. El flujo de trabajo de IA ahorrará tiempo y dinero a su empresa y eliminará las tareas manuales que tanto tiempo consumen.
El software de automatización de flujos de trabajo de Trengo lo soporta todo, incluida la automatización de la gestión y un sistema de atención al cliente. La interfaz sin código garantiza que cualquiera pueda utilizar nuestras herramientas sin ser un experto en tecnología ni invertir tiempo en aprender una interfaz de usuario compleja. Lo mejor es que las reglas personalizadas le permiten controlar mejor cada proceso automatizado.
Puede reservar una demostración gratuita hoy mismo o suscribirse a una prueba gratuita para ver cómo Trengo se integrará en sus flujos de trabajo actuales y los mejorará.
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