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Imagine que trabaja en una agencia de viajes y tiene cuentas de correo electrónico distintas para comentarios, asistencia y confirmaciones de pedidos. O quizás una empresa de automoción o un restaurante. Menudo lío debe de tener montado el equipo de atención al cliente en temporada alta.
Responden a cientos de consultas a través de un millón de canales al tiempo que se aseguran de ser rápidos, precisos y de que no se les escape nada... ¡debe de ser mucho!
¿Cómo puedes ser un buen jefe y quitarles los problemas? La respuesta es tan sencilla como reunir todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada.
Pero, ¿cómo hacerlo y de qué puede servirle a su empresa? En esta entrada del blog lo describimos todo en detalle.
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Desafíos a los que se enfrentan las empresas de servicios al consumidor con la gestión de varias cuentas de Gmail
Según una encuesta, el 56% de la gente tiene al menos tres direcciones de correo electrónico para racionalizar sus mensajes personales y profesionales. La mayoría de las empresas también tienen cuentas de correo separadas para sus distintos departamentos, servicios o sucursales.
La comunicación fluida con los clientes e incluso entre los empleados de una empresa es fundamental para las empresas de servicios al consumidor. Y aunque tener cuentas de Gmail respectivas para diferentes formas de comunicación es útil para mantener las conversaciones separadas, a menudo provocan interrupciones y una comunicación desorganizada.
Estos son algunos de los retos habituales a los que te puedes enfrentar al gestionar varias cuentas de Gmail como empresa de servicios al consumidor:
1. Canales de comunicación fragmentados
Con los correos electrónicos de los clientes repartidos entre varias cuentas, puede ser difícil hacer un seguimiento de todas las comunicaciones y garantizar que todas las consultas de los clientes se atienden con rapidez y eficacia.
Por ejemplo, un cliente quiere preguntar por una habitación en un hotel. Sin embargo, como es temporada baja, el representante de atención al cliente del hotel no está supervisando activamente la cuenta que gestiona las consultas sobre habitaciones.
Ahora, debido al retraso en el tiempo de respuesta, el huésped envía múltiples consultas a varias direcciones de correo electrónico o departamentos de la cadena hotelera. No solo se enfrentarán a un retraso en la asistencia, sino también a respuestas incoherentes en todos los canales, lo que provocará confusión, insatisfacción y, en última instancia, pérdida de oportunidades.
Todo por no tener todas las cuentas de Gmail en una misma bandeja de entrada.
2. Flujo de trabajo ineficaz
Consideremos ahora el caso de una tienda minorista en la que un cliente hace un pedido y pregunta por la fecha de entrega prevista. Dado que el equipo de atención al cliente está ocupado con múltiples cuentas, entrando y saliendo constantemente de diferentes cuentas para acceder y responder a los correos electrónicos, proporcionar atención al cliente en tiempo real puede no ser posible.
3. Dificultad de colaboración
No tener todas las cuentas de Gmail en una misma bandeja de entrada puede dificultar la colaboración entre los agentes de servicio, ya que sólo pueden ver los correos electrónicos de sus respectivas bandejas de entrada. Esta visibilidad limitada dificulta la prestación de una asistencia completa al cliente.
Imagina una agencia de viajes con varias sucursales, pero sólo una especializada en traspasos o escalamientos. Sin un sistema de comunicación centralizado, transferir consultas entre cuentas de Gmail puede provocar retrasos, falta de comunicación o pérdida de contexto, lo que repercute en la experiencia y la satisfacción del cliente.
La solución: Todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada
¿Cómo superar estos retos y mantener una comunicación fluida entre canales?
La respuesta es sencilla: una bandeja de entrada de Gmail centralizada en la que puedes seleccionar todas las cuentas de una bandeja de entrada de Gmail.
Con una única bandeja de entrada para varias cuentas de Gmail, una empresa de servicios al consumidor puede centralizar los canales de comunicación y agilizar los procesos de atención al cliente. He aquí algunas ventajas:
- Mayor eficacia: tener todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada permite a los agentes del servicio de atención al cliente ver, priorizar y responder a las consultas de forma más eficaz sin tener que cambiar entre varias cuentas.
- Mayor capacidad de respuesta: con una bandeja de entrada de Gmail centralizada, los agentes pueden acceder rápidamente a las consultas de los clientes y responder a ellas en tiempo real, lo que garantiza una asistencia oportuna y la resolución rápida de los problemas.
- Mejor organización: Las bandejas de entrada consolidadas de Gmail permiten implementar etiquetas, filtros y herramientas de automatización para categorizar los correos electrónicos, realizar un seguimiento del estado de los pedidos y priorizar las solicitudes urgentes de forma eficaz.
- Colaboración sin fisuras: La unificación de la bandeja de entrada de Gmail facilita la colaboración entre los miembros del equipo, permitiéndoles asignar, escalar o delegar tareas según sea necesario, garantizando un enfoque cohesionado de la atención al cliente.
- Interacciones personalizadas: Tener todas las cuentas de Gmail en una bandeja de entrada permite hacer un seguimiento de los datos, las conversaciones y el historial anteriores del cliente. Esto permite acceder al contexto mientras se comunica y utilizar la personalización para mejorar la eficiencia.
- Información exhaustiva: Al centralizar la comunicación con los clientes, la empresa puede recopilar valiosos datos e información sobre sus preferencias, patrones de comportamiento y puntos débiles comunes, lo que permite tomar decisiones informadas y mejorar continuamente.
Aumento de la eficacia y ahorro de tiempo
"El tiempo es oro" es algo más que un tópico cuando se trata de empresas de servicios al consumidor. Cuando se atienden consultas del público, se realizan trámites administrativos, se gestiona la captación de clientes potenciales y se presta el servicio en sí, el tiempo se convierte en el activo más valioso.
Y no puedes malgastar tus activos cambiando entre cinco cuentas de correo electrónico, intentando encontrar un correo que sabes que existe pero no recuerdas dónde.
Tener todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada te ayuda a ahorrar tiempo al reunir todos tus correos importantes en una sola plataforma, sin necesidad de andar trasteando entre cuentas y perderte conversaciones importantes entre ellas.
La colaboración entre agentes de servicio también resulta más eficaz en términos de tiempo, ya que todos tienen acceso a los mismos mensajes en la misma bandeja de entrada.
Reinvertir el tiempo ahorrado en atender mejor a los clientes y proseguir las actividades de captación de clientes potenciales.
El tiempo que se ahorra en la gestión de varias cuentas de Gmail puede reinvertirse en atender mejor a los clientes y realizar actividades de captación de clientes potenciales.
He aquí algunos ejemplos de cómo su equipo puede aprovechar el tiempo que se ahorra de hacer malabarismos entre varias bandejas de entrada:
- Mejor atención al cliente: En lugar de dedicar un tiempo valioso a clasificar correos electrónicos de varias cuentas, los equipos de atención al consumidor pueden dedicar más tiempo a relacionarse con los clientes, atender sus necesidades con prontitud y ofrecer soluciones a medida para aumentar la satisfacción y la fidelidad.
- Generación proactiva de clientes potenciales: Gracias a la gestión optimizada del correo electrónico, los equipos pueden ponerse en contacto de forma proactiva con los clientes potenciales, realizar un seguimiento de las consultas y cultivar las relaciones mediante una comunicación personalizada, lo que impulsa la conversión y el crecimiento de los ingresos.
- Mejora continua: El tiempo que se ahorra en la gestión del correo electrónico puede invertirse en analizar las opiniones de los clientes, identificar los puntos débiles y aplicar mejoras en los procesos para aumentar la eficiencia y la eficacia generales en el servicio a los clientes.
Captación de nuevos clientes
Se espera que el tamaño del mercado del correo electrónico en 2023 alcance casi los 73.000 millones de dólares. Las empresas utilizan el correo electrónico no solo para responder a las consultas de sus clientes, sino también para captar nuevos clientes potenciales.
- Mejora de la capacidad de respuesta y de la reputación del servicio al cliente
Tener todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada permite a las empresas responder a las consultas de los clientes con rapidez y eficacia. Los tiempos de respuesta rápidos demuestran capacidad de respuesta y atención a los clientes potenciales, lo que deja una impresión positiva y genera confianza en la reputación del servicio de atención al cliente de la marca.
Esta dedicación a ofrecer un servicio al cliente excepcional puede diferenciar a su empresa de la competencia y atraer a nuevos clientes.
- Impacto positivo en las recomendaciones de boca a boca y las reseñas en línea
Una gestión eficaz del correo electrónico contribuye a las recomendaciones positivas de boca en boca y a las reseñas en línea, que son potentes impulsores de la captación de clientes. Los clientes satisfechos que reciben respuestas puntuales y útiles a sus consultas son más propensos a compartir sus experiencias positivas con otras personas y a recomendar su empresa a amigos, familiares y comunidades en línea.
Estos avales atraen a nuevos clientes, que confían en las recomendaciones de sus compañeros y en las reseñas positivas en línea.
¿Lo sabías?
Según Neilson, el 88% de los consumidores confían más en las recomendaciones de sus amigos y familiares que en cualquier otro tipo de mensaje de marketing.
- Importancia de la primera impresión para convertir clientes potenciales en clientes
La primera impresión es crucial para convertir clientes potenciales en clientes, y una gestión eficaz del correo electrónico desempeña un papel vital en la creación de interacciones iniciales positivas. Al centralizar la comunicación por correo electrónico y garantizar respuestas rápidas a las consultas, las empresas pueden causar una primera impresión favorable a los clientes potenciales.
Un proceso de comunicación fluido y receptivo refleja profesionalidad, fiabilidad y dedicación a la satisfacción del cliente, lo que aumenta la probabilidad de convertir clientes potenciales en clientes fieles.
Aumentar la generación de clientes potenciales
La centralización de todas las cuentas de Gmail en una bandeja de entrada ofrece a las empresas una ventaja estratégica en los esfuerzos de generación de prospectos al permitir una gestión racionalizada del correo electrónico.
He aquí cómo:
- Seguimiento puntual: La gestión centralizada del correo electrónico permite a los equipos rastrear y priorizar las consultas entrantes, lo que facilita las respuestas oportunas y el contacto proactivo con clientes potenciales. Al responder con prontitud a las consultas y demostrar capacidad de respuesta, las empresas pueden establecer una buena relación con los clientes potenciales y aumentar la probabilidad de convertirlos en clientes.
- Respuestas personalizadas: Al tener todos los correos electrónicos en un solo lugar, las empresas pueden aprovechar la información de interacciones anteriores y del historial de compras para personalizar la comunicación con los clientes potenciales, abordando sus intereses, preocupaciones y puntos débiles específicos. Las respuestas personalizadas mejoran el compromiso y demuestran la voluntad de comprender y satisfacer las necesidades de los clientes potenciales, lo que fomenta la confianza y la fidelidad a la marca.
- Generación de clientes potenciales: Mediante el análisis de las interacciones por correo electrónico, las empresas pueden identificar patrones, comportamientos y desencadenantes indicativos del interés o la intención de compra de los clientes potenciales. Esta información permite elaborar estrategias de captación de clientes potenciales específicas, como seguimientos personalizados, recomendaciones de contenidos y ofertas promocionales, adaptadas a las preferencias de los clientes potenciales y a la fase del recorrido del comprador.
¿Cómo combino todas mis cuentas de Gmail en una sola?
Combinar todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada es pan comido una vez que conozcas los pasos adecuados. Una forma de hacerlo es activando la función "Vinculación de cuentas".
Aquí tienes un procedimiento simplificado paso a paso para hacerlo:
- Empiece por la cuenta principal que haya elegido.
- Vaya a la esquina superior derecha de su navegador y haga clic en el icono "Configuración".
- En el menú desplegable, seleccione "Ver todos los ajustes" en la sección "Ajustes rápidos".
- A continuación, haga clic en la cuarta pestaña, "Cuentas".
- En la sección "Enviar correo como:", haz clic en "Añadir otra dirección de correo electrónico".
- Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente y continúe con el siguiente paso.
- Pulse el botón "Enviar verificación" para iniciar el proceso de verificación.
- Cambia a tu cuenta de correo electrónico secundaria y abre el correo del equipo de Gmail.
- Localice el enlace en el correo electrónico y haga clic en él.
- Ahora verás un mensaje de confirmación con el botón "Confirmar".
- Haz clic en el botón para confirmar que has fusionado correctamente tu cuenta de Gmail secundaria con la principal.
¿Quiere atraer a nuevos clientes y generar clientes potenciales?
Entonces Gmail no será suficiente. Las ventajas de la colaboración, la personalización, el conocimiento de los datos y mucho más no se obtendrán simplemente combinando los canales dentro de Gmail. Lo que se necesita es una plataforma de captación de clientes que combine todos los canales para un enfoque multicanal.
Porque la mayoría de las empresas de hoy en día no tienen sus cuentas de Gmail como única fuente de comunicación con el consumidor. Es probable que reciban y envíen mensajes a través de WhatsApp, las redes sociales, el chat en directo del sitio web, los SMS y quizás incluso más.
Combinar todos sus canales de comunicación a través de una plataforma de atención al cliente, como Trengo, agiliza todas las formas de comunicación y también le ayuda a sacar el máximo partido de su equipo de atención al cliente.
A continuación te explicamos cómo puedes integrar Gmail con tu bandeja de entrada de Trengo:
1. Accede a Configuración > Canales > Correo electrónico y haz clic en el icono "más" o "Conectar correo electrónico";
2. Seleccione "Conectar cuenta de Gmail";
3. Haz clic en "Iniciar sesión con Google";
4. Inicia sesión con las credenciales de la bandeja de entrada de Gmail que deseas conectar con Trengo e integra tu bandeja de entrada.
Todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada: Ejemplo real
Solar Concept aborda 10.000 conversaciones al mes con Trengo
Solar Concept es una empresa holandesa que presta servicios de instalación y mantenimiento de paneles solares en 196 municipios. Su flujo de trabajo implica múltiples departamentos e innumerables conversaciones entre sus clientes y el equipo de servicio.
El equipo de marketing de Solar Concept buscaba una forma de combinar todos sus canales de comunicación en una única plataforma. Fue entonces cuando encontraron Trengo.
Con el enfoque centralizado de Trengo, Solar Concept no sólo combinó todas las cuentas de Gmail en una bandeja de entrada, sino que también unió sus otros canales de comunicación en la misma bandeja de entrada. En poco tiempo, su equipo de atención al cliente pudo alcanzar una puntuación de satisfacción del cliente de 8,9/10 al eliminar la necesidad de cambiar entre cientos de bandejas de entrada y perder mensajes cruciales entre ellas.
Atraiga nuevos clientes y genere clientes potenciales, combine sus canales
Consolidar todas las cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada ofrece numerosas ventajas a las empresas de servicios al consumidor que buscan agilizar los procesos de comunicación y mejorar las capacidades de atención al cliente. Al centralizar la gestión del correo electrónico, las empresas pueden mejorar la capacidad de respuesta, la eficiencia y la colaboración entre equipos, lo que se traduce en una mayor satisfacción y fidelidad de los clientes.
Trengo anima a las empresas a adoptar un enfoque omnicanal y aprovechar el poder de la gestión unificada del correo electrónico para ofrecer un servicio al cliente excepcional.
Tanto si se trata de funciones integradas en Gmail como si se utiliza una aplicación de terceros como Trengo, que ofrece todo un mundo de funciones adicionales, invertir en la gestión unificada del correo electrónico sin duda reportará beneficios a la hora de mejorar la capacidad de atención al cliente y alcanzar el éxito empresarial.
¿Estás preparado para liberar hoy mismo todo el potencial de tus cuentas de Gmail y llevar tu servicio de atención al cliente a nuevas cotas?
