Gestión de la escalada de clientes: proceso, ejemplos y mejores prácticas

Falta de un proceso de escalada coherente

Muchas empresas carecen de un proceso de escalado claramente definido para el servicio de atención al cliente, lo que provoca confusión y retrasos. Sin directrices claras, su equipo puede tener dificultades para determinar cuándo y cómo escalar los problemas, lo que crea una experiencia de cliente incoherente.

Elevados volúmenes de escalada

Un elevado número de escalaciones abrumará a sus equipos de atención al cliente. Esto alarga los tiempos de respuesta y reduce la calidad del servicio. Esto es especialmente difícil en sectores como la hostelería y la automoción, donde las resoluciones rápidas son importantes para mantener la confianza de los clientes.

Recursos limitados o capacitación de los agentes

Si su equipo no tiene autoridad para resolver determinados problemas o acceder a los recursos adecuados, las escalaciones pueden alargarse innecesariamente. Sin la formación y las herramientas adecuadas, el equipo de atención al cliente de primera línea puede tener dificultades para gestionar las escalaciones de forma eficaz, lo que provoca el descontento de los clientes.

Mala comunicación entre equipos

Las escalaciones suelen requerir la colaboración entre varios departamentos. Sin embargo, si la comunicación entre los equipos es lenta o desorganizada, los casos escalados pueden retrasarse, lo que provoca la frustración de los clientes y cuellos de botella en el servicio. Por ejemplo, en un concesionario de automóviles, si una disputa de garantía se intensifica pero el equipo de servicio no está al tanto del problema, el proceso de resolución tarda mucho tiempo y el cliente se estresa más cuanto más tiempo pasa.

Falta de visibilidad en tiempo real de las escaladas

Las empresas que confían en el seguimiento manual a menudo tienen dificultades para controlar las escaladas. Sin un sistema centralizado de seguimiento de casos, las preocupaciones de los clientes pueden perderse o pasarse por alto, lo que aumenta los tiempos de respuesta y provoca el descontento de los clientes. Con una plataforma de atención al cliente que cuente con un seguimiento automatizado de las escaladas, podrá evitar que surjan este tipo de problemas.

1. Crear un marco de escalonamiento claro

Uno de los mayores retos en la gestión de la escalada de clientes es la falta de estructura.
Debes intentar crear un proceso de escalado claro para el servicio de atención al cliente que explique:

• Cuándo debe escalarse un problema
• Quién es responsable en cada nivel de escalada
• El tiempo de resolución previsto para cada etapa

Por ejemplo, en un hotel, una queja menor sobre la limpieza de la habitación puede ir al servicio de limpieza, mientras que un problema grave de seguridad debe elevarse directamente a la dirección. Unas directrices claras evitan confusiones y garantizan que las escaladas se trasladen a la persona adecuada para que puedan resolverse con mayor rapidez.

2. Capacitar al personal de atención al cliente de primera línea para resolver problemas

No todas las escaladas son necesarias. A veces, un miembro de su equipo carece de la autoridad o las herramientas necesarias para resolver un problema que podría haberse resuelto sin necesidad de escalarlo. Si se imparte la formación adecuada y se permite al personal de primera línea tomar algunas decisiones -como emitir reembolsos dentro de unos límites establecidos-, se pueden reducir las escaladas innecesarias que cuestan tiempo y recursos y, a menudo, tienen un impacto negativo en la experiencia del cliente.

Por ejemplo, si el camarero de un restaurante está capacitado para ofrecer un postre gratis por un retraso en la comida, se evita que el problema llegue al director.

3. Utilizar la automatización para gestionar las escaladas

La tecnología puede agilizar los procesos de escalado del servicio de atención al cliente destacando automáticamente los problemas más urgentes. Las empresas pueden:

• Establecer sistemas automatizados de tickets que señalen los problemas no resueltos.
• Utilice chatbots con IA para gestionar consultas sencillas y escalar problemas complejos
• Implemente alertas en tiempo real cuando los acuerdos de nivel de servicio (SLA) estén en peligro

Por ejemplo, una empresa de automoción puede utilizar la automatización para detectar cuándo una reclamación de servicio permanece demasiado tiempo sin resolver y elevarla a un supervisor antes de que se convierta en una disputa más seria.

4. Formar a los equipos para que gestionen eficazmente las escaladas

Las escaladas suelen ser situaciones emocionales en las que los clientes se sienten frustrados o insatisfechos. Formar a los equipos en técnicas de desescalada, escucha activa y comunicación clara puede mejorar la experiencia de los clientes, que se sienten escuchados y valorados.

Los ejercicios de juego de rol, los programas de tutoría y los guiones de atención al cliente pueden ayudar a su equipo a adquirir confianza para gestionar situaciones difíciles antes de que requieran una escalada.

5. Desarrollar vías claras de escalonamiento y una matriz de escalonamiento

No todas las escaladas siguen el mismo camino. Debe crear un proceso estructurado de escalado del servicio de atención al cliente que explique cómo deben tratarse los distintos problemas en los diferentes canales de asistencia, como el teléfono, el correo electrónico y las redes sociales.

Una matriz de escalado ayudará a sus equipos a identificar los pasos adecuados para los distintos tipos de escalado. Este enfoque estructurado garantiza que los problemas urgentes se traten con rapidez, al tiempo que evita que las preocupaciones menores lleguen innecesariamente a la alta dirección.

Los elementos clave de una matriz de escalada incluyen:

• Clasificación de los problemas: Identificar si una escalada es funcional (requiere conocimientos técnicos) o jerárquica (requiere autoridad).
• Niveles de prioridad: Definir qué casos requieren atención inmediata y cuáles pueden tratarse dentro de los tiempos de respuesta estándar.
• Directrices de enrutamiento: Esbozar qué miembros del equipo o departamentos deben gestionar cada tipo de escalada.

6. Evitar escaladas innecesarias

Aunque a veces es necesario escalar, escalar en exceso problemas menores puede ralentizar las resoluciones y frustrar tanto a los clientes como a los equipos de asistencia. Animar a los empleados a explorar a fondo todas las soluciones disponibles antes de escalar puede reducir la carga de trabajo del personal superior.

Por ejemplo, un cliente que pregunta por una simple aclaración sobre una póliza no debería tener que esperar a un gestor si un agente formado puede darle la información que necesita. Las empresas pueden reducir las escaladas innecesarias:

• Impartir formación completa sobre técnicas de resolución de problemas
• Permitir a los agentes ofrecer gestos de buena voluntad dentro de unos límites establecidos
• Fomentar la colaboración entre los miembros del equipo para resolver problemas a niveles inferiores.

7. Supervisar y analizar las escaladas para una mejora continua

El seguimiento y la revisión de las escalaciones ayudarán a su empresa a identificar problemas recurrentes, lagunas de formación y posibles mejoras del servicio. La revisión periódica de los casos escalados puede revelar:

• Las razones más comunes de las escaladas
• Si determinadas escaladas podrían haberse resuelto a un nivel inferior.
• Patrones que indican problemas sistémicos de mayor envergadura, como fallos en los productos o políticas poco claras.

Por ejemplo, si una empresa minorista observa escaladas frecuentes relacionadas con cancelaciones de pedidos, puede que necesite simplificar su política de reembolsos o mejorar sus opciones de autoservicio. Las empresas pueden utilizar los datos de escalación para perfeccionar los procesos, actualizar los materiales de formación y mejorar la eficiencia general del servicio.

8. Mejorar las opciones de autoservicio

Muchas escaladas se producen porque los clientes tienen dificultades para encontrar respuestas por sí mismos. Reforzar las opciones de autoservicio puede ayudar a reducir la necesidad de asistencia directa y, al mismo tiempo, capacitar a los clientes para resolver problemas menores por sí mismos. Algunas herramientas de autoservicio eficaces son:

• Una página de preguntas frecuentes bien organizada que cubre las preocupaciones más comunes
• Una base de conocimientos con búsquedas y guías paso a paso
• Chatbots de inteligencia artificial capaces de responder a preguntas sencillas y escalar cuestiones complejas cuando sea necesario.

Por ejemplo, una empresa de automoción puede ofrecer una guía interactiva de solución de problemas comunes de los vehículos, ayudando a los clientes a diagnosticar los problemas antes de ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Al hacer que el autoservicio sea fácil de usar e informativo, puede reducir el número de escaladas que se producen al tiempo que mejora la experiencia del cliente.

1. Billink: Cumplir las altas expectativas de tiempo de respuesta de los clientes

Billink, una empresa que compra ahora y paga después, da prioridad a una atención al cliente rápida y eficaz para mantener la confianza. Dada la urgencia de las consultas relacionadas con los pagos, necesitaban un proceso de escalado del servicio de atención al cliente ágil para gestionar grandes volúmenes de interacciones de los clientes y, al mismo tiempo, garantizar resoluciones rápidas.

Gracias a las herramientas de automatización de Trengo, Billink implementó un flowbot que recopila los datos clave del cliente antes de derivar los casos al equipo adecuado. Este enfoque garantiza que el soporte de primera línea pueda resolver rápidamente los problemas comunes, mientras que los casos más complejos se derivan a especialistas sin retrasos innecesarios.

Resultados:

• Más de 200 consultas de clientes atendidas por flowbot cada semana
• Tiempo de respuesta de WhatsApp inferior a cinco minutos
• Respuestas de chat en directo en sólo tres minutos

2. Marcas instantáneas: Escalada sin fisuras entre equipos

Instant Brands, la empresa matriz de conocidas marcas de utensilios de cocina como Pyrex e Instant Pot, confía en la perfecta colaboración entre sus equipos de marketing y atención al cliente para gestionar las escaladas de forma eficaz.

Dado que las redes sociales son un canal principal de atención al cliente para su marca, Instant Brands se asegura de que los casos de asistencia de plataformas como X (anteriormente Twitter) se deriven automáticamente a Salesforce. Esto permite al equipo de atención al cliente realizar un seguimiento y resolver solicitudes de sustitución de productos o reclamaciones por defectos de forma eficaz.