Gestion de l'escalade client : processus, exemples et meilleures pratiques.

Absence d'un processus d'escalade cohérent

De nombreuses entreprises n'ont pas de processus d'escalade clairement défini pour le service à la clientèle, ce qui entraîne de la confusion et des retards. Sans directives claires, ton équipe peut avoir du mal à déterminer quand et comment faire remonter les problèmes, ce qui crée une expérience client incohérente.

Volumes élevés d'escalade

Un nombre élevé d'escalades submergera les équipes de ton service clientèle. Cela entraîne alors des temps de réponse plus longs et une baisse de la qualité du service. C'est particulièrement difficile pour des secteurs comme l'hôtellerie et l'automobile, où les résolutions rapides sont importantes pour maintenir la confiance des clients.

Ressources limitées ou autonomisation des agents

Si ton équipe n'a pas l'autorité nécessaire pour résoudre certains problèmes ou accéder aux bonnes ressources, les escalades peuvent s'éterniser inutilement. Sans la formation et les outils appropriés, ton équipe de service à la clientèle de première ligne peut avoir du mal à gérer efficacement les escalades, ce qui conduit à des clients mécontents.

Mauvaise communication entre les équipes

Les escalades nécessitent souvent une collaboration entre plusieurs services. Cependant, si la communication entre les équipes est lente ou désorganisée, les cas escaladés peuvent être retardés, ce qui entraîne des clients frustrés et des goulots d'étranglement dans le service. Par exemple, dans une concession automobile, si un litige relatif à la garantie remonte mais que l'équipe de service n'est pas au courant du problème, le processus de résolution prend beaucoup de temps et le client est d'autant plus stressé que le temps passe.

Manque de visibilité en temps réel sur les escalades

Les entreprises qui s'appuient sur un suivi manuel ont souvent du mal à surveiller les escalades. Sans un système centralisé pour suivre les cas, les préoccupations des clients peuvent se perdre ou être négligées, ce qui augmente les temps de réponse et conduit à des clients mécontents. Avec une plateforme d'assistance à la clientèle qui dispose d'un suivi automatisé des escalades, tu peux éviter que ce type de problème ne se présente.

1. Crée un cadre d'escalade clair

L'un des plus grands défis de la gestion de l'escalade des clients est le manque de structure.
Tu dois essayer de créer un processus d'escalade clair pour le service clientèle qui explique :

• Quand un problème doit-il être transmis à un échelon supérieur ?
• Qui est responsable à chaque niveau d'escalade
• Le temps de résolution prévu pour chaque étape

Par exemple, dans un hôtel, une plainte mineure concernant la propreté de la chambre peut être transmise au service d'entretien ménager, alors qu'un problème de sécurité grave doit être transmis directement à la direction. Des directives claires évitent la confusion et garantissent que les escalades sont transmises à la bonne personne afin qu'elles soient résolues plus rapidement.

2. Donner au personnel du service clientèle de première ligne les moyens de résoudre les problèmes.

Toutes les escalades ne sont pas nécessaires. Parfois, un membre de ton équipe n'a pas l'autorité ou les outils nécessaires pour résoudre un problème qui aurait pu être traité sans escalade. En fournissant une formation adéquate et en permettant au personnel de première ligne de prendre certaines décisions - telles que l'émission de remboursements dans les limites fixées - tu peux réduire les escalades inutiles qui coûtent du temps, des ressources et qui ont souvent un impact négatif sur l'expérience des clients.

Par exemple, un serveur de restaurant habilité à offrir un dessert gratuit pour un repas retardé évite que le problème ne remonte jusqu'au directeur.

3. Utilise l'automatisation pour gérer les escalades

La technologie peut rationaliser les processus d'escalade du service client en mettant automatiquement en évidence les problèmes plus urgents. Les entreprises peuvent :

• Mettre en place des systèmes de billetterie automatisés qui signalent les problèmes non résolus.
• Utilise des chatbots alimentés par l'IA pour traiter les demandes simples et faire remonter les problèmes complexes.
• Mettre en place des alertes en temps réel lorsque les accords de niveau de service (SLA) sont menacés.

Par exemple, une entreprise automobile peut utiliser l'automatisation pour détecter lorsqu'une plainte de service reste non résolue pendant trop longtemps et la transmettre à un superviseur avant qu'elle ne se transforme en un litige plus sérieux.

4. Former les équipes à gérer efficacement les escalades

Les escalades sont souvent des situations émotionnelles où les clients sont frustrés ou mécontents. La formation des équipes aux techniques de désescalade, à l'écoute active et à la communication claire peut créer de meilleures expériences pour les clients, qui se sentent écoutés et valorisés.

Les exercices de jeux de rôle, les programmes de mentorat et les scripts de service à la clientèle peuvent aider ton équipe à prendre confiance en elle pour gérer les situations difficiles avant qu'elles ne nécessitent une escalade.

5. Élaborer des voies d'escalade claires et une matrice d'escalade.

Toutes les escalades ne suivent pas le même chemin. Tu dois créer un processus structuré d'escalade du service client qui explique comment les différents problèmes doivent être traités sur les différents canaux d'assistance, tels que le téléphone, le courrier électronique et les médias sociaux.

Une matrice d'escalade aidera tes équipes à identifier les étapes appropriées pour les différents types d'escalade. Cette approche structurée permet de s'assurer que les problèmes urgents sont traités rapidement tout en évitant que des préoccupations mineures ne parviennent inutilement à la direction générale.

Les éléments clés d'une matrice d'escalade comprennent :

• Catégorisation des problèmes : Identifier si une escalade est fonctionnelle (nécessitant une expertise technique) ou hiérarchique (nécessitant une autorité).
• Niveaux de priorité : Définir les cas qui nécessitent une attention immédiate et ceux qui peuvent être traités dans les délais de réponse standard.
• Directives d'acheminement : Décrire les membres de l'équipe ou les services qui doivent s'occuper de chaque type d'escalade.

6. Évite les escalades inutiles

Bien que les escalades soient parfois nécessaires, l'escalade excessive de problèmes mineurs peut ralentir les résolutions et frustrer à la fois les clients et les équipes d'assistance. Encourager les employés à explorer pleinement toutes les solutions disponibles avant d'escalader les problèmes peut réduire la charge de travail du personnel d'encadrement.

Par exemple, un client qui se renseigne sur une simple clarification de politique ne devrait pas avoir à attendre un responsable si un agent formé peut lui donner les informations dont il a besoin. Les entreprises peuvent réduire les escalades inutiles en :

• Fournir une formation complète sur les techniques de résolution des problèmes.
• Permettre aux agents d'offrir des gestes de bonne volonté dans des limites déterminées.
• Encourager la collaboration entre les membres de l'équipe pour résoudre les problèmes aux niveaux inférieurs.

7. Surveiller et analyser les escalades en vue d'une amélioration continue.

Le suivi et l'examen des escalades aideront ton entreprise à identifier les problèmes récurrents, les lacunes en matière de formation et les améliorations potentielles du service. L'examen régulier des cas remontés peut révéler :

• Les raisons les plus courantes des escalades
• Si certaines escalades auraient pu être résolues à un niveau inférieur.
• Des schémas qui indiquent des problèmes systémiques plus importants, tels que des défauts de produits ou des politiques peu claires.

Par exemple, si une entreprise de vente au détail remarque des escalades fréquentes liées à des annulations de commandes, elle devra peut-être simplifier sa politique de remboursement ou améliorer ses options de libre-service. Les entreprises peuvent utiliser les données relatives aux escalades pour affiner les processus, mettre à jour les supports de formation et améliorer l'efficacité globale du service.

8. Améliorer les options d'assistance en libre-service

De nombreuses escalades se produisent parce que les clients ont du mal à trouver des réponses par eux-mêmes. Le renforcement des options de libre-service peut contribuer à réduire le besoin d'assistance directe tout en donnant aux clients les moyens de résoudre eux-mêmes les problèmes mineurs. Les outils de libre-service efficaces comprennent :

• Une page FAQ bien organisée qui répond aux questions les plus fréquentes
• Une base de connaissances consultable avec des guides étape par étape.
• Des chatbots d'IA qui peuvent répondre à des questions simples et escalader des problèmes complexes si nécessaire.

Par exemple, une entreprise automobile peut fournir un guide de dépannage interactif pour les problèmes courants des véhicules, afin d'aider les clients à diagnostiquer les problèmes avant de contacter l'assistance. En rendant le libre-service facile à utiliser et informatif, tu peux réduire le nombre d'escalades qui se produisent tout en améliorant l'expérience des clients.

1. Billink : Répondre aux attentes élevées des clients en matière de temps de réponse

Billink, une entreprise qui achète maintenant, paie plus tard, donne la priorité à un support client rapide et efficace pour maintenir la confiance. Compte tenu de l'urgence des questions liées aux paiements, ils avaient besoin d'un processus d'escalade du service client rationalisé pour gérer des volumes élevés d'interactions avec les clients tout en garantissant des résolutions rapides.

En utilisant les outils d'automatisation de Trengo, Billink a mis en place un flowbot qui recueille les détails clés des clients avant d'acheminer les escalades vers l'équipe appropriée. Cette approche garantit que l'assistance de première ligne peut résoudre rapidement les problèmes courants tandis que les cas plus complexes sont transmis à des spécialistes sans délais inutiles.

Résultats :

• Plus de 200 questions de clients traitées par le flowbot chaque semaine.
• Temps de réponse de WhatsApp inférieur à cinq minutes
• Réponses au chat en direct en seulement trois minutes

2. Marques instantanées : Escalade transparente entre les équipes

Instant Brands, la société mère de marques d'ustensiles de cuisine bien connues comme Pyrex et Instant Pot, s'appuie sur une collaboration sans faille entre ses équipes de marketing et de service à la clientèle pour gérer efficacement les escalades.

Étant donné que les médias sociaux constituent un canal principal de service à la clientèle pour leur marque, Instant Brands s'assure que les cas d'assistance provenant de plateformes telles que X (anciennement Twitter) sont automatiquement transmis à Salesforce. Cela permet à l'équipe du service client de suivre et de résoudre efficacement les demandes de remplacement de produits ou les plaintes concernant les défauts.