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Cuando se consiguen grandes resultados es necesario unos buenos cimientos sólidos. Una casa no cumple las expectativas de ser acogedora o cálida cuando no hay aislamiento y las ventanas son de un solo cristal. Lo mismo ocurre cuando tus equipos crean experiencias increíbles para los clientes. Esto se convierte en una tarea imposible cuando no tienen las herramientas que necesitan para tener éxito.
La captación de clientes abarca todos los canales y, aunque estamos en 2022, el correo electrónico sigue siendo el principal punto de contacto para muchas organizaciones. Pero, ¿trabajan sus equipos con un software de gestión del correo electrónico que se adapte a su empresa? ¿Uno que aumente la eficiencia y la productividad?
Por eso, encontrar el software de gestión de correo electrónico adecuado es toda una tarea, ya que existe una lista infinita donde elegir. Como consecuencia, vamos a repasar el valor, los beneficios y las seis características que debe incluir, así sabrás qué bandeja de entrada elegir para tu negocio.
¿Qué es un software de gestión del correo electrónico?
El software de gestión del correo electrónico es una solución desde la que las empresas pueden gestionar, clasificar, organizar y enviar correos electrónicos. El software de gestión adecuado y las funciones que se adaptan a los flujos de trabajo harán que gestionar los correos electrónicos sea pan comido. Piensa en la automatización, las herramientas de colaboración y las estadísticas.
¿Por qué es importante la gestión del correo electrónico?
La importancia de un software de gestión del correo electrónico se desprende de las ventajas que enumeramos a continuación. También por lo que hemos mencionado antes. Los equipos de atención al cliente y de soporte necesitan una base sólida para obtener excelentes experiencias de los clientes. Asimismo, sólo los equipos de CS, todos dentro de la empresa se beneficiarán de una herramienta de gestión de correo electrónico que disminuye los tiempos de respuesta, aumenta la colaboración en equipo y automatiza las tareas repetitivas. <br>Una herramienta de gestión del correo electrónico será, en última instancia, la fuerza impulsora del aumento de los ingresos.
Ventajas de utilizar un software de gestión de mensajes
El software de gestión del correo electrónico hace muchas cosas, y eso dependerá de la solución que elija. Por ejemplo, garantiza que los equipos trabajen de forma eficiente. También ofrece información detallada sobre el compromiso y el rendimiento. De hecho, tendrás toda la información a mano para crear una mejor experiencia del cliente.
Con un software de gestión del correo electrónico dispones:
Trabajar más eficazmente
La colaboración en equipo es fundamental para un buen servicio al cliente. Trabajar eficientemente en los correos electrónicos junto con tu equipo desde una sola plataforma de gestión de mensajería te ahorra muchos errores de comunicación. Además, cuando los miembros del equipo ya no tienen que cambiar entre las herramientas de datos para el cliente y las herramientas de compromiso, ¡Ahorrarás mucho tiempo valioso!
Experiencias del cliente automatizadas e integradas
Desde respuestas automáticas hasta perfiles de clientes detallados. Cuando el software de interacción por correo electrónico combina todos los canales, integra la tienda web y ofrece automatización, los equipos tienen todo a mano para interactuar con los clientes.
Ofrecer información valiosa
Cuando se gestiona un gran número de correos electrónicos a diario, se saca mucho provecho de la información. ¿Cuáles son las preguntas o los retos recurrentes a los que se enfrenta tu equipo? ¿En qué aspectos debes centrarte y qué automatizar? Toda esta información te ayudará a optimizar la comunicación y el rendimiento.
6 funciones esenciales del software de gestión de mensajería
1. Perfiles de clientes
El mejor software de gestión de mensajería captura a su cliente en un perfil de cliente perspicaz. El perfil muestra información de contacto, información empresarial y momentos de contacto anteriores. De este modo, dispondrá de toda la información necesaria para ofrecer a su cliente el mejor servicio.
¿Tu equipo recibe preguntas sobre la entrega de un artículo? Cuando tienen el perfil justo al lado del canal y pueden ver artículos ha pedido el cliente y cuál es el estado de la entrega. Una respuesta pertinente y rápida es fácil de gestionar.
2. Integraciones
Imagínate: recibes un correo electrónico de un cliente preguntándote por el estado de tu pedido. Tienes que cerrar la pestaña del correo, abrir otra aplicación, copiar la información y volver a la bandeja de entrada.
¡Es muy cansado todo ese proceso!
Será mucho más fácil cuando el software de gestión del correo electrónico empresarial se integra con las aplicaciones que utiliza tu equipo. Se acabaron los clics de un lado a otro: puedes hacerlo todo en una sola plataforma. Y no nos referimos solo a la conexión con otras aplicaciones de flujo de trabajo, sino también a las integraciones con tiendas web a través de Shopify, Lightspeed, etc.
Lee cómo Volero utiliza Trengo para integrar Lightspeed y Picqer con tu correo electrónico.
3. Informes
Si quieres hacer un seguimiento de su uso del correo electrónico, necesitarás un software de gestión del correo electrónico que muestre informes perspicaces. Piensa en datos como las tasas de respuesta, las tasas de cierre, el número de correos electrónicos y la satisfacción del cliente.
Como se ha dicho, estos datos pueden ser el puente entre el trabajo y la eficiencia. Además, la aplicación de prácticas de enriquecimiento de datos de contacto en su estrategia garantizará que nunca se le escape ningún punto de datos. Cuando sabes que el 70% de los clientes preguntan lo mismo en un momento determinado del recorrido del cliente, puedes actuar en consecuencia. Piense en configurar respuestas automáticas, respuestas rápidas y otras automatizaciones útiles (véase la siguiente función).
4. Respuestas rápidas y respuestas automáticas
Otra pregunta sobre su política de devoluciones... y otra... y... Es hora de escribir la misma respuesta por 24ª vez hoy.
Por suerte, ¡lo hay!
Con las respuestas rápidas, los equipos tendrán que responder a un correo electrónico con un solo clic. Haz una lista de respuestas a preguntas frecuentes, guardarlas como respuestas rápidas en Trengo y listo.
¿Estás fuera de la oficina? Con las respuestas automáticas, siempre podrás ofrecer a los clientes una respuesta rápida. El mensaje se enviará automáticamente en respuesta a un correo electrónico.
5. Flujos de trabajo automatizados
Los flujos de trabajo automatizados le permiten automatizar tareas en su bandeja de entrada. De este modo, organiza automáticamente tu bandeja de entrada y reenvía correos electrónicos a compañeros o al equipo con el que deseas que se conecte tu cliente. Esto significa que, ya no será necesario etiquetar, asignar o arrastrar manualmente los correos electrónicos.
Los flujos de trabajo automatizados supondrán mucha menos confusión (si es que la hay) y nadie perderá tiempo ni realizará tareas repetitivas.
6. Colaboración
Si quieres colaborar eficazmente a través del correo electrónico, una bandeja de entrada compartida será crucial. Con Trengo, por ejemplo, gestionas una dirección de correo electrónico junto con tu equipo. Además, si tienes preguntas de clientes que los miembros del equipo quieren discutir internamente, pueden @etiquetar a sus colegas en el hilo del correo electrónico. También tienes la posibilidad de usar el chat de equipo para iniciar una conversación privada o en grupo.
Y esto no es todo con la bandeja de entrada compartida. Todos los canales e integraciones aparecen también en la bandeja de entrada. Esto facilita que los equipos tengan una visión general de la información y que puedan debatir, resolver y cerrar tickets internamente.
Su próximo software de gestión de correo electrónico
Después de repasar estas seis características. ¿Está claro lo que buscas en un software de gestión de correo electrónico?
¿Buscas una solución pequeña? ¿O le gustaría agilizar la comunicación con sus clientes a través de una única plataforma de atención al cliente? Una que ofrezca una bandeja de entrada compartida, integraciones con canales como WhatsApp (junto al correo electrónico) y una tienda web, funciones de automatización como respuestas automáticas y rápidas, ¡y mucho más!
Si quieres ofrecer una gran experiencia a sus clientes, necesitas aumentar la productividad y mejorar la eficiencia con una base sólida. Prueba Trengo e inicia una prueba gratuita de 14 días aquí.
