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Per ottenere grandi risultati hai bisogno di fondamenta solide. Una casa non può soddisfare le aspettative di calore e di intimità se non c'è isolamento e se le finestre sono a un solo vetro. Lo stesso vale per i tuoi team, che devono creare esperienze incredibili per i clienti. Questo diventa un compito impossibile quando non hanno gli strumenti necessari per riuscirci.
Il coinvolgimento dei clienti passa attraverso tutti i canali e, sebbene sia il 2022, l'e-mail è ancora il principale punto di contatto per molte organizzazioni. Ma i tuoi team lavorano con un software di gestione della posta elettronica adatto alla tua azienda? Un software che aumenti l'efficienza e la produttività?
Trovare il giusto software di gestione della posta elettronica può essere un'impresa non da poco. C'è una lista infinita tra cui scegliere. Vediamo quindi quali sono i valori, i vantaggi e le sei caratteristiche che dovrebbe includere. Così saprai quale casella di posta scegliere!
Che cos'è il software di gestione delle e-mail?
Il software di gestione delle e-mail è una soluzione da cui le aziende possono gestire, ordinare, organizzare e inviare le e-mail. Il software di gestione giusto e le funzionalità che si adattano ai flussi di lavoro renderanno la gestione delle e-mail un gioco da ragazzi. Pensa all'automazione, agli strumenti di collaborazione e alle statistiche.
Perché la gestione delle e-mail è importante?
L'importanza di un software di gestione della posta elettronica si evince dai vantaggi elencati di seguito. Ma si tratta anche di ciò che abbiamo detto prima. I team del servizio clienti e dell'assistenza hanno bisogno di una base solida per ottenere un'ottima esperienza con i clienti. E non solo i team di CS, tutti all'interno dell'azienda trarranno beneficio da uno strumento di gestione delle e-mail che riduce i tempi di risposta, aumenta la collaborazione tra i team e automatizza le attività ripetitive. Perché uno strumento di gestione delle e-mail sarà in definitiva la forza trainante dell'aumento dei ricavi.
I vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione della posta elettronica
Il software di gestione della posta elettronica può fare molte cose, a seconda della soluzione che scegli. Ad esempio, può garantire che i team lavorino in modo efficiente. Può anche offrire informazioni approfondite sul coinvolgimento e sulle prestazioni dei clienti. In questo modo avrai tutte le informazioni a portata di mano per creare un'esperienza migliore per i clienti.
Con un software di gestione delle e-mail, puoi:
Lavora in modo più efficiente
La collaborazione tra team è fondamentale per un buon servizio clienti. Lavorare in modo efficiente sulle e-mail insieme al tuo team in un'unica panoramica può evitare molti errori di comunicazione. E quando i membri del team non devono più passare da uno strumento per i dati dei clienti a uno per il coinvolgimento, possono risparmiare molto tempo prezioso!
Esperienze automatizzate e integrate per i clienti
Dalle risposte automatiche ai profili approfonditi dei clienti. Quando il tuo software di email engagement combina tutti i tuoi canali, integra il tuo webshop e offre funzionalità di automazione, i team hanno tutto a portata di mano per coinvolgere i clienti.
Offrire approfondimenti preziosi
Quando gestisci un certo numero di e-mail ogni giorno, puoi trarre molti insegnamenti. Quali sono le domande o le sfide ricorrenti che il tuo team incontra? Su cosa devi concentrarti e cosa puoi automatizzare? Gli approfondimenti ti aiuteranno a ottimizzare la comunicazione e le prestazioni!
6 caratteristiche essenziali del software di gestione della posta elettronica
1. Profili dei clienti
Il miglior software di gestione delle e-mail cattura i tuoi clienti in un profilo approfondito. Il profilo mostra le informazioni di contatto, le informazioni commerciali e i contatti precedenti. In questo modo avrai tutte le informazioni necessarie per offrire al tuo cliente il miglior servizio.
Il tuo team riceve domande sulla consegna di un articolo? Quando hanno il profilo accanto al canale, possono vedere quali articoli ha ordinato il cliente e qual è lo stato di consegna. Una risposta pertinente e veloce è facile da gestire!
2. Integrazioni
Immagina di ricevere un'e-mail da un cliente che ti chiede lo stato del suo ordine. Devi chiudere la scheda dell'e-mail, aprire un'altra applicazione, copiare le informazioni e poi tornare alla casella di posta.
Mi sono stancato di scrivere solo questo.
Diventerà molto più facile se il tuo software di gestione della posta elettronica aziendale potrà integrarsi con le app utilizzate dal tuo team. Non dovrai più fare clic avanti e indietro: potrai fare tutto su un'unica piattaforma. E non stiamo parlando solo di connessioni con altre app per il flusso di lavoro, ma anche di integrazioni con i negozi web tramite Shopify, Lightspeed ecc.
Leggi come Volero utilizza Trengo per integrare Lightspeed e Picqer con le proprie e-mail.
3. Segnalazione
Se vuoi tenere traccia dell'utilizzo delle tue email, hai bisogno di un software di gestione delle email che mostri report approfonditi. Pensa a dati come i tassi di risposta, i tassi di chiusura, il numero di email e la soddisfazione dei clienti.
Come detto, questi dati possono essere il ponte tra il lavoro e l'efficienza. Inoltre, l'implementazione di pratiche di arricchimento dei dati di contatto nella tua strategia ti garantirà di non perdere mai nessun dato. Se sai che il 70% dei clienti chiede le stesse cose in un determinato momento del customer journey, puoi agire di conseguenza. Pensa a impostare risposte automatiche, risposte rapide e altri utili automatismi (vedi la prossima funzione).
4. Risposte rapide e risposte automatiche
Un'altra domanda sulla vostra politica di restituzione... e un'altra... e... È ora di digitare la stessa risposta per la ventiquattresima volta oggi.
Per fortuna c'è!
Con le risposte rapide, i team possono rispondere a un'e-mail con un solo clic. Puoi stilare un elenco di risposte alle domande più frequenti, salvarle come risposte rapide in Trengo e il gioco è fatto.
Sei fuori ufficio? Con le risposte automatiche puoi sempre fornire ai clienti una risposta rapida. Il messaggio verrà inviato automaticamente in risposta a un'e-mail.
5. Flussi di lavoro automatizzati
I flussi di lavoro automatizzati ti permettono di automatizzare le attività nella tua casella di posta. In questo modo, puoi organizzare automaticamente la tua casella di posta e inoltrare le e-mail ai colleghi o al team con cui vuoi che il cliente si metta in contatto. Ciò significa che le e-mail non dovranno più essere etichettate, assegnate o trascinate manualmente.
I flussi di lavoro automatizzati ridurranno di molto la confusione (se mai ce ne sarà) e nessuno perderà tempo in attività ripetitive.
6. Collaborazione
Se vuoi collaborare in modo efficiente via e-mail, una casella di posta condivisa è fondamentale. Con Trengo, ad esempio, puoi gestire un unico indirizzo e-mail insieme al tuo team. E se ci sono domande di clienti in arrivo che i membri del team desiderano discutere internamente, possono @tagare i colleghi nel thread dell'e-mail. Puoi anche utilizzare la chat di squadra per avviare una conversazione privata o di gruppo.
E non è tutto con una casella di posta condivisa! Anche tutti i canali e le integrazioni sono presenti nella casella di posta. In questo modo è più facile per i team avere una panoramica completa delle informazioni e discutere internamente, risolvere e chiudere i ticket.
Il tuo prossimo software di gestione della posta elettronica
Dopo aver esaminato queste sei caratteristiche. È chiaro cosa stai cercando in un software di gestione della posta elettronica?
Stai cercando una soluzione piccola? Oppure vuoi ottimizzare la comunicazione con i clienti attraverso un'unica piattaforma di customer engagement? Una piattaforma che offra una casella di posta condivisa, integrazioni con canali come WhatsApp (accanto all'e-mail) e il tuo negozio web, funzioni di automazione come le risposte automatiche e rapide e molto altro ancora!
Se vuoi ottenere un'ottima esperienza con i clienti, devi aumentare la produttività e l'efficienza grazie a una solida base. Prova Trengo e inizia una prova gratuita di 14 giorni qui.
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