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Per ottenere grandi risultati occorrono basi solide. Una casa non può davvero soddisfare le aspettative di accoglienza e calore se non è isolata e le finestre sono a vetro singolo. Lo stesso vale per i vostri team quando si tratta di creare esperienze straordinarie per i clienti. Questo diventa un compito impossibile se non dispongono degli strumenti necessari per avere successo.
Il coinvolgimento dei clienti abbraccia tutti i canali e, sebbene siamo nel 2022, l'e-mail rimane ancora il principale punto di contatto per molte organizzazioni. Ma i vostri team utilizzano un software di gestione della posta elettronica adatto alla vostra azienda? Uno che aumenti l'efficienza e la produttività?
Trovare il software di gestione della posta elettronica giusto può essere piuttosto complicato. La lista dei prodotti tra cui scegliere è infinita. Esaminiamo quindi il valore, i vantaggi e le sei caratteristiche che dovrebbe includere. Così saprai quale casella di posta scegliere!
Che cos'è un software di gestione della posta elettronica?
Il software di gestione della posta elettronica è una soluzione che consente alle aziende di gestire, ordinare, organizzare e inviare e-mail. Il software di gestione giusto e le funzionalità adatte ai flussi di lavoro renderanno la gestione delle e-mail un gioco da ragazzi. Pensa all'automazione, agli strumenti di collaborazione e alle statistiche.
Perché è importante gestire le e-mail?
L'importanza di un software di gestione della posta elettronica è evidente dai vantaggi elencati di seguito. Ma è anche una questione di ciò che abbiamo menzionato in precedenza. I vostri team di assistenza e supporto clienti hanno bisogno di una base solida per garantire un'esperienza cliente eccellente. E non solo i team di assistenza clienti: tutti all'interno dell'azienda trarranno vantaggio da uno strumento di gestione della posta elettronica che riduce i tempi di risposta, aumenta la collaborazione tra i team e automatizza le attività ripetitive. Perché uno strumento di gestione della posta elettronica sarà in definitiva la forza trainante della crescita dei ricavi.
Vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione della posta elettronica
Il software di gestione delle e-mail può fare molte cose, a seconda della soluzione scelta. Ad esempio, può garantire che i team lavorino in modo efficiente. Allo stesso tempo, può fornire informazioni approfondite su tutti i livelli di coinvolgimento e sulle prestazioni. In questo modo avrai tutte le informazioni a portata di mano per creare una migliore esperienza cliente.
Con un software di gestione della posta elettronica è possibile:
Lavora in modo più efficiente
La collaborazione all'interno del team è fondamentale per garantire un buon servizio clienti. Lavorare in modo efficiente sulle e-mail insieme al proprio team in un'unica panoramica può evitare molti malintesi. E quando i membri del team non devono più passare da uno strumento all'altro per gestire i dati dei clienti e gli strumenti di coinvolgimento, possono risparmiare molto tempo prezioso!
Esperienze cliente automatizzate e integrate
Da risposte automatiche a profili cliente approfonditi. Quando il tuo software di coinvolgimento via e-mail combina tutti i tuoi canali, integra il tuo negozio online e offre funzionalità di automazione, i team hanno tutto a portata di mano per interagire con i clienti.
Offri informazioni preziose
Quando gestisci un gran numero di e-mail ogni giorno, puoi trarre grandi vantaggi dalle informazioni raccolte. Quali sono le domande o le sfide ricorrenti che il tuo team deve affrontare? Su cosa devi concentrarti, cosa puoi automatizzare? Le informazioni raccolte ti aiuteranno a semplificare la comunicazione e migliorare le prestazioni!
6 funzionalità essenziali dei software di gestione della posta elettronica
1. Profili dei clienti
Il miglior software di gestione delle e-mail acquisisce i dati dei tuoi clienti in un profilo cliente dettagliato. Il profilo mostra le informazioni di contatto, le informazioni aziendali e i precedenti contatti. In questo modo, hai tutte le informazioni necessarie per offrire al tuo cliente il miglior servizio possibile.
Il tuo team riceve domande sulla consegna di un articolo? Quando hanno il profilo proprio accanto al canale e possono vedere quali articoli ha ordinato il cliente e qual è lo stato della consegna, è facile fornire una risposta pertinente e rapida!
2. Integrazioni
Immagina: ricevi un'e-mail da un cliente che ti chiede lo stato del suo ordine. Devi chiudere la scheda dell'e-mail, aprire un'altra app, copiare le informazioni e poi tornare alla tua casella di posta.
Mi sono stancato di scrivere solo questo.
Sarà molto più semplice quando il software di gestione della posta elettronica aziendale potrà integrarsi con le app utilizzate dal tuo team. Non dovrai più cliccare avanti e indietro: potrai fare tutto su un'unica piattaforma. E non stiamo parlando solo della connessione ad altre app di workflow, ma anche dell'integrazione con negozi online tramite Shopify, Lightspeed ecc.
3. Segnalazione
Se desideri tenere traccia dell'utilizzo della tua posta elettronica, hai bisogno di un software di gestione della posta elettronica che mostri report approfonditi. Pensa a dati quali tassi di risposta, tassi di chiusura, numero di e-mail e soddisfazione dei clienti.
Come già detto, questi dati possono fare la differenza tra lavorare e lavorare in modo efficiente. Inoltre, implementare pratiche di arricchimento dei dati di contatto nella vostra strategia vi garantirà di non perdere mai nessun dato. Sapendo che il 70% dei clienti pone le stesse domande in un determinato momento del percorso di acquisto, potrete agire di conseguenza. Valutate la possibilità di impostare risposte automatiche, risposte rapide e altre utili automazioni (vedere la funzione successiva).
4. Risposte rapide e risposte automatiche
Un'altra domanda sulla vostra politica di restituzione... e un'altra ancora... e... È ora di scrivere la stessa risposta per la ventiquattresima volta oggi.
Per fortuna sì!
Grazie alle risposte rapide, i team possono rispondere a un'e-mail con un solo clic. È possibile creare un elenco di risposte alle domande più frequenti, salvarle come risposte rapide in Trengo e il gioco è fatto.
Sei fuori ufficio? Con le risposte automatiche puoi sempre fornire ai clienti una risposta rapida. Il messaggio verrà inviato automaticamente in risposta a un'e-mail.
5. Flussi di lavoro automatizzati
I flussi di lavoro automatizzati consentono di automatizzare le attività nella tua casella di posta in arrivo. In questo modo, puoi organizzare automaticamente la tua casella di posta in arrivo e inoltrare le e-mail ai colleghi o al team con cui desideri che il tuo cliente entri in contatto. Ciò significa che le e-mail non richiederanno più l'assegnazione manuale di tag, l'assegnazione o il trascinamento.
I flussi di lavoro automatizzati ridurranno notevolmente la confusione (se presente) e nessuno perderà tempo in attività ripetitive.
6. Collaborazione
Se desideri collaborare in modo efficiente tramite e-mail, è fondamentale disporre di una casella di posta condivisa dal team. Con Trengo, ad esempio, puoi gestire un unico indirizzo e-mail insieme al tuo team. E se ricevi domande dai clienti che i membri del team desiderano discutere internamente, possono taggare i colleghi nella conversazione e-mail. Puoi anche utilizzare la chat di gruppo per avviare una conversazione privata o di gruppo.
E questo non è tutto con una casella di posta condivisa! Tutti i canali e le integrazioni sono presenti anche nella casella di posta. In questo modo è più facile per i team avere una panoramica completa delle informazioni e discutere, risolvere e chiudere i ticket internamente.
Il tuo prossimo software di gestione della posta elettronica
Dopo aver esaminato queste sei caratteristiche, ti è chiaro cosa stai cercando in un software di gestione della posta elettronica?
Stai cercando una soluzione di piccole dimensioni? Oppure desideri semplificare la comunicazione con i clienti tramite un'unica piattaforma di customer engagement? Una piattaforma che offra una casella di posta condivisa, integrazioni con canali come WhatsApp (oltre all'e-mail) e il tuo negozio online, funzioni di automazione come risposte automatiche e rapide e molto altro ancora!
Se desideri offrire ai tuoi clienti un'esperienza eccellente, devi aumentare la produttività e migliorare l'efficienza creando una base solida. Prova Trengo e avvia una prova gratuita di 14 giorni qui.
