6 unverzichtbare Funktionen der E-Mail-Management-Software

Um großartige Ergebnisse zu erzielen, brauchst du ein solides Fundament. Ein Haus kann nicht die Erwartungen erfüllen, gemütlich und warm zu sein, wenn es nicht isoliert ist und die Fenster einfach verglast sind. Genauso ist es, wenn es darum geht, dass deine Teams tolle Kundenerlebnisse schaffen. Das wird zu einer unmöglichen Aufgabe, wenn sie nicht die nötigen Werkzeuge haben, um erfolgreich zu sein.

Die Kundenansprache umfasst alle Kanäle, und obwohl es 2022 ist, ist die E-Mail für viele Unternehmen immer noch der Hauptkontaktpunkt. Aber arbeiten deine Teams mit einer E-Mail-Management-Software, die zu deinem Unternehmen passt? Eine, die die Effizienz und Produktivität steigert?

Die richtige E-Mail-Verwaltungssoftware zu finden, kann eine ziemliche Aufgabe sein. Es gibt eine unendliche Liste, aus der du wählen kannst. Gehen wir also den Wert, die Vorteile und die sechs Funktionen durch, die sie haben sollte. Damit du weißt, welchen Posteingang du wählen solltest!

Was ist eine E-Mail-Management-Software?

E-Mail-Management-Software ist eine Lösung, mit der Unternehmen E-Mails verwalten, sortieren, organisieren und versenden können. Die richtige Verwaltungssoftware und Funktionen, die zu den Arbeitsabläufen passen, machen die Verwaltung von E-Mails zu einem Kinderspiel. Denke an Automatisierung, Tools zur Zusammenarbeit und Statistiken.

Warum ist E-Mail-Management wichtig?

Wie wichtig eine E-Mail-Verwaltungssoftware ist, zeigt sich an den unten aufgeführten Vorteilen. Aber es geht auch um das, was wir bereits erwähnt haben. Deine Kundendienst- und Support-Teams brauchen eine solide Grundlage, um großartige Kundenerfahrungen zu sammeln. Und nicht nur die Kundendienstteams, sondern jeder im Unternehmen wird von einem E-Mail-Management-Tool profitieren, das die Antwortzeiten verkürzt, die Zusammenarbeit im Team verbessert und sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Denn ein E-Mail-Management-Tool ist letztendlich die treibende Kraft für steigende Umsätze.

Vorteile der Verwendung von E-Mail-Management-Software

Je nachdem, für welche Lösung du dich entscheidest, kann E-Mail-Management-Software eine Menge leisten. Sie kann zum Beispiel sicherstellen, dass Teams effizient arbeiten. Sie kann aber auch aufschlussreiche Informationen über das gesamte Engagement und die Leistung liefern. So hast du alle Informationen zur Hand, um ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen.

Mit der E-Mail-Management-Software kannst du:

Effizienter arbeiten

Die Zusammenarbeit im Team ist der Schlüssel zu einem guten Kundenservice. Wenn du mit deinem Team effizient an E-Mails arbeitest und einen Überblick hast, kannst du viele Missverständnisse vermeiden. Und wenn Teammitglieder nicht mehr zwischen Kundendaten- und Engagement-Tools wechseln müssen, können sie viel wertvolle Zeit sparen!

Automatisierte und integrierte Kundenerlebnisse

Von automatischen Antworten bis hin zu aufschlussreichen Kundenprofilen. Wenn deine E-Mail-Engagement-Software alle deine Kanäle kombiniert, deinen Webshop integriert und Automatisierungsfunktionen bietet, haben Teams alles zur Hand, um mit Kunden in Kontakt zu treten.

Wertvolle Einblicke bieten

Wenn du täglich eine Reihe von E-Mails bearbeitest, kannst du eine Menge Erkenntnisse gewinnen. Was sind die wiederkehrenden Fragen oder Herausforderungen, denen dein Team begegnet? Worauf musst du dich konzentrieren, was kannst du automatisieren? Die Einblicke helfen dir, deine Kommunikation und Leistung zu optimieren!

6 unverzichtbare Funktionen der E-Mail-Management-Software

1. Kundenprofile

Die beste E-Mail-Management-Software erfasst deinen Kunden in einem aufschlussreichen Kundenprofil. Das Profil zeigt Kontaktinformationen, Geschäftsinformationen und frühere Kontaktmomente. Auf diese Weise hast du alle Informationen, die du brauchst, um deinem Kunden den besten Service zu bieten.

Bekommt dein Team eine Frage über die Lieferung eines Artikels? Wenn sie das Profil direkt neben dem Kanal haben und sehen können, welche Artikel der Kunde bestellt hat und wie der Lieferstatus ist. Eine sachdienliche und schnelle Antwort ist leicht zu bewerkstelligen!

2. Integrationen

Stell dir vor: Du erhältst eine E-Mail von einem Kunden, der nach dem Status seiner Bestellung fragt. Du musst deinen E-Mail-Tab schließen, eine andere App öffnen, die Informationen kopieren und dann zurück zu deinem Posteingang gehen.

Ich war es leid, das einfach nur zu schreiben.

Es wird viel einfacher, wenn deine E-Mail-Verwaltungssoftware für Unternehmen mit den Apps integriert werden kann, die dein Team nutzt. Kein Hin- und Herklicken mehr - du kannst alles auf einer Plattform erledigen. Und wir schreiben hier nicht nur über die Verbindung zu anderen Workflow-Apps, sondern auch über die Integration in Webshops wie Shopify oder Lightspeed.

Lies, wie Volero Trengo nutzt, um Lightspeed und Picqer in seine E-Mails zu integrieren.

3. Berichterstattung

Wenn du den Überblick über deine E-Mail-Nutzung behalten willst, brauchst du eine E-Mail-Verwaltungssoftware, die aufschlussreiche Berichte anzeigt. Denk an Daten wie Antwortquoten, Abschlussquoten, Anzahl der E-Mails und Kundenzufriedenheit.

Wie gesagt, können diese Daten die Brücke zwischen Arbeit und effizienter Arbeit sein. Wenn du die Anreicherung von Kontaktdaten in deine Strategie aufnimmst, kannst du sicher sein, dass dir kein Datenpunkt entgeht. Wenn du weißt, dass 70 % der Kunden an einem bestimmten Punkt der Customer Journey die gleichen Dinge fragen, kannst du darauf reagieren. Denke darüber nach, automatische Antworten, Schnellantworten und andere nützliche Automatisierungen einzurichten (siehe nächstes Feature).

4. Schnelle Antworten und Auto-Antworten

Noch eine Frage zu deinem Rückgaberecht... und noch eine... und... Zeit, die gleiche Antwort zum 24. Mal heute zu tippen.

Zum Glück gibt es das!

Mit Schnellantworten können Teams mit nur einem Klick auf eine E-Mail antworten. Du kannst eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen erstellen, sie als Schnellantworten in Trengo speichern und schon bist du startklar.

Bist du nicht im Büro? Mit automatischen Antworten kannst du deinen Kunden immer eine schnelle Antwort geben. Die Nachricht wird automatisch als Antwort auf eine E-Mail gesendet.

5. Automatisierte Arbeitsabläufe

Automatisierte Workflows ermöglichen es dir, Aufgaben in deinem Posteingang zu automatisieren. So kannst du deinen Posteingang automatisch organisieren und E-Mails an Kollegen oder das Team weiterleiten, mit dem sich dein Kunde in Verbindung setzen soll. Das bedeutet, dass du E-Mails nicht mehr manuell markieren, zuweisen oder verschieben musst.

Automatisierte Arbeitsabläufe bedeuten viel weniger Verwirrung (wenn überhaupt) und niemand verschwendet Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben.

6. Zusammenarbeit

Wenn ihr effizient per E-Mail zusammenarbeiten wollt, ist ein gemeinsamer Posteingang für das Team unerlässlich. Mit Trengo zum Beispiel kannst du zusammen mit deinem Team eine E-Mail-Adresse verwalten. Und wenn du eingehende Kundenfragen hast, die die Teammitglieder intern besprechen möchten, können sie ihre Kollegen im E-Mail-Thread mit einem @tag versehen. Du kannst auch den Team-Chat nutzen, um eine private oder Gruppenunterhaltung zu starten.

Und das ist noch nicht alles bei einem gemeinsamen Posteingang! Alle Kanäle und Integrationen sind auch im Posteingang zu finden. Das macht es für Teams einfacher, einen Gesamtüberblick über Informationen zu haben und Tickets intern zu diskutieren, zu lösen und zu schließen.

Deine nächste E-Mail-Management-Software

Nachdem du dir diese sechs Funktionen angesehen hast. Ist dir klar, was du von einer E-Mail-Management-Software erwartest?

Bist du auf der Suche nach einer kleinen Lösung? Oder möchtest du die Kommunikation mit deinen Kunden über eine einzige Plattform für die Kundenkommunikation optimieren? Eine, die einen gemeinsamen Posteingang, Integrationen mit Kanälen wie WhatsApp (neben E-Mail) und deinem Webshop, Automatisierungsfunktionen wie Auto- und Schnellantworten und mehr bietet!

Wenn du ein großartiges Kundenerlebnis anstrebst, musst du deine Produktivität und Effizienz steigern, indem du eine solide Grundlage schaffst. Probiere Trengo aus und starte hier eine 14-tägige kostenlose Testversion.