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Pour obtenir de bons résultats, il faut des fondations solides. Une maison ne peut vraiment pas répondre aux attentes d'être accueillante et chaleureuse lorsqu'il n'y a pas d'isolation et que les fenêtres sont à simple vitrage. C'est la même chose lorsqu'il s'agit pour tes équipes de créer des expériences clients extraordinaires. Cela devient une tâche impossible lorsqu'elles n'ont pas les outils dont elles ont besoin pour réussir.
L'engagement client englobe tous les canaux et bien qu'il s'agisse de 2022, l'email reste le principal point de contact pour de nombreuses organisations. Mais tes équipes travaillent-elles à partir d'un logiciel de gestion des emails adapté à ton entreprise ? Un logiciel qui augmente l'efficacité et la productivité ?
Trouver le bon logiciel de gestion des courriels peut être toute une tâche. Il existe une liste infinie de logiciels parmi lesquels choisir. Passons donc en revue la valeur, les avantages et les six caractéristiques qu'il devrait inclure. Ainsi, tu sauras quelle boîte de réception choisir !
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des courriels ?
Le logiciel de gestion des courriels est une solution à partir de laquelle les entreprises peuvent gérer, trier, organiser et envoyer des courriels. Le bon logiciel de gestion et les fonctionnalités qui s'adaptent aux flux de travail feront de la gestion des courriels un jeu d'enfant. Pense à l'automatisation, aux outils de collaboration et aux statistiques.
Pourquoi la gestion des courriels est-elle importante ?
L'importance d'un logiciel de gestion des courriels ressortira des avantages énumérés ci-dessous. Mais c'est aussi un cas de ce que nous avons mentionné plus tôt. Tes équipes de service à la clientèle et d'assistance ont besoin d'une base solide pour recueillir d'excellentes expériences clients. Et pas seulement les équipes du CS, tout le monde au sein de l'entreprise bénéficiera d'un outil de gestion des courriels qui diminue les temps de réponse, augmente la collaboration au sein de l'équipe et automatise les tâches répétitives. Parce qu'un outil de gestion des courriels sera en fin de compte la force motrice de l'augmentation des revenus.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des courriels
Les logiciels de gestion des courriels peuvent faire beaucoup de choses, selon la solution que tu choisis. Il peut par exemple faire en sorte que les équipes travaillent efficacement. Tandis qu'il peut aussi offrir des informations perspicaces sur tout l'engagement et les performances. Ainsi, tu as toutes les informations à portée de main pour créer une meilleure expérience client.
Avec un logiciel de gestion des courriels, tu peux :
Travaille plus efficacement
La collaboration au sein d'une équipe est essentielle à un bon service à la clientèle. Travailler efficacement sur les courriels avec ton équipe dans une vue d'ensemble peut éviter beaucoup d'erreurs de communication. Et lorsque les membres de l'équipe n'ont plus à passer d'un outil de données sur les clients à un outil d'engagement, ils peuvent gagner un temps précieux !
Des expériences client automatisées et intégrées
Des réponses automatiques aux profils de clients perspicaces. Lorsque ton logiciel d'engagement par e-mail combine tous tes canaux, intègre ta boutique en ligne et propose des fonctions d'automatisation, les équipes ont tout à portée de main pour s'engager avec les clients.
Offre des informations précieuses
Lorsque tu traites un certain nombre de courriels quotidiennement, tu peux tirer beaucoup d'enseignements. Quelles sont les questions ou les défis récurrents que ton équipe rencontre ? Sur quoi dois-tu te concentrer, que peux-tu automatiser ? Les insights t'aideront à rationaliser la communication et les performances !
6 fonctions essentielles d'un logiciel de gestion des courriels
1. Profils des clients
Le meilleur logiciel de gestion des emails capture ton client dans un profil client perspicace. Le profil montre les informations de contact, les informations sur l'entreprise et les moments de contact précédents. Ainsi, tu disposes de toutes les informations nécessaires pour offrir à ton client le meilleur service.
Ton équipe reçoit-elle une question sur la livraison d'un article ? Lorsqu'ils ont le profil juste à côté du canal et qu'ils peuvent voir quels articles le client a commandés et quel est l'état de la livraison. Une réponse pertinente et rapide est facile à gérer !
2. Intégrations
Imagine : tu reçois un email d'un client qui te demande l'état de sa commande. Tu dois fermer ton onglet de messagerie, ouvrir une autre appli, copier les informations, puis retourner dans ta boîte de réception.
J'en ai eu assez d'écrire ce texte.
Cela deviendra beaucoup plus facile lorsque ton logiciel de gestion des courriels professionnels pourra s'intégrer aux applis que ton équipe utilise. Plus besoin de cliquer dans un sens ou dans l'autre - tu peux tout faire sur une seule plateforme. Et nous n'écrivons pas seulement sur la connexion à d'autres apps de flux de travail, mais aussi sur les intégrations aux boutiques en ligne via Shopify, Lightspeed, etc.
Lis comment Volero utilise Trengo pour intégrer Lightspeed et Picqer à leur courrier électronique.
3. Rapports
Si tu veux suivre l'utilisation de tes courriels, tu as besoin d'un logiciel de gestion des courriels qui affiche des rapports perspicaces. Pense à des données telles que les taux de réponse, les taux de clôture, le nombre d'e-mails et la satisfaction des clients.
Comme on l'a dit, ces données peuvent être le pont entre le travail et l'efficacité. De plus, la mise en place de pratiques d'enrichissement des données de contact dans ta stratégie te permettra de ne jamais passer à côté d'un point de données. Lorsque tu sais que 70 % des clients demandent les mêmes choses à un certain moment du parcours client, tu peux agir en conséquence. Pense à mettre en place des réponses automatiques, des réponses rapides et d'autres automatisations utiles (voir la fonctionnalité suivante).
4. Réponses rapides et réponses automatiques
Une autre question sur votre politique de retour... et une autre... et... Il est temps de taper la même réponse pour la 24e fois aujourd'hui.
Heureusement, il y en a un !
Avec les réponses rapides, les équipes peuvent répondre à un courriel en un seul clic. Tu peux dresser une liste de réponses aux questions fréquemment posées, les enregistrer en tant que réponses rapides dans Trengo, et le tour est joué.
Tu n'es pas au bureau ? Avec les réponses automatiques, tu peux toujours fournir aux clients une réponse rapide. Le message sera automatiquement envoyé en réponse à un courriel.
5. Flux de travail automatisés
Les flux de travail automatisés te permettent d'automatiser des tâches dans ta boîte de réception. Ainsi, tu peux organiser automatiquement ta boîte de réception et transférer des courriels à des collègues ou à l'équipe avec laquelle tu veux que ton client se connecte. Cela signifie que les courriels n'auront plus besoin d'être étiquetés, attribués ou glissés manuellement.
Les flux de travail automatisés signifieront beaucoup moins de confusion (s'il y en a) et personne ne perdra de temps à effectuer des tâches répétitives.
6. Collaboration
Si tu souhaites collaborer efficacement par e-mail, une boîte de réception d'équipe partagée est cruciale. Avec Trengo par exemple, tu peux gérer une seule adresse e-mail avec ton équipe. Et si tu as des questions de clients entrantes dont les membres de l'équipe aimeraient discuter en interne, ils peuvent @taguer leurs collègues dans le fil de discussion de l'e-mail. Tu peux aussi utiliser le chat de l'équipe pour démarrer une conversation privée ou de groupe.
Et ce n'est pas tout avec une boîte de réception partagée ! Tous les canaux et intégrations sont également présentés dans la boîte de réception. Il est ainsi plus facile pour les équipes d'avoir une vue d'ensemble des informations et de discuter en interne, de résoudre et de fermer les tickets.
Ton prochain logiciel de gestion des courriels
Après avoir parcouru ces six caractéristiques. Est-ce que ce que tu cherches dans un logiciel de gestion des courriels est clair ?
Es-tu à la recherche d'une petite solution ? Ou aimerais-tu rationaliser la communication avec les clients via une seule plateforme d'engagement client ? Une qui propose une boîte de réception partagée, des intégrations avec des canaux tels que WhatsApp (à côté de l'email) et ta boutique en ligne, des fonctions d'automatisation telles que les réponses automatiques et rapides et bien plus encore !
Si tu veux offrir de superbes expériences aux clients, tu dois augmenter la productivité et stimuler l'efficacité en ayant des bases solides. Essaie Trengo et démarre un essai gratuit de 14 jours ici.
