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Cuando empecé a trabajar en Trengo, me pareció extraño que no tuviera una dirección de correo electrónico personal(luuk@trengo.com) ni de equipo(marketing@trengo.com). Supuse que la empresa y sus operaciones serían un completo caos, sobre todo en lo referente a la colaboración por correo electrónico.
¿Cómo iba a responder a los correos electrónicos de forma eficaz, sin tener que buscar entre miles de correos para encontrar los que me correspondían a mí o a mi equipo?
En realidad, el uso una sola dirección de correo electrónico con toda nuestra empresa es la mejor propuesta de producto que he probado.
En este blog, te explicaré por qué deberías replantearte el funcionamiento de tu empresa en lo que respecta la gestión por correo electrónico en un equipo.
El correo electrónico está aquí para quedarse
Se ha hablado mucho de los nuevos canales de comunicación que sustituyen a los tradicionales, como el correo electrónico. Probablemente hayas visto los titulares gritando "WhatsApp sustituirá al correo electrónico", "Messenger sustituirá al correo electrónico" y más tarde..."El correo electrónico está aquí para quedarse".
Contradictorio, ¿verdad? Eso es porque muchos de esos titulares están simplemente escritos para atraer lectores. Alimentados con opiniones para liberar engagement masivo en cada post, porque eso es lo que funciona en internet.
La velocidad de las innovaciones y la disponibilidad de las nuevas tecnologías aumenta a medida que nos adentramos en el futuro a mayor velocidad que nunca. Primero tuvimos el correo electrónico en 1971, luego WhatsApp en 2009 y ahora utilizas ambos.
Algunas tecnologías sustituyen a otras, otras simplemente las complementan. Si no perteneces a la generación Z, es probable que el correo electrónico nunca te sustituya. La adopción masiva del correo electrónico y, de hecho, la primera forma adecuada y accesible de comunicarnos digitalmente entre nosotros, garantiza que lo utilizaremos hasta el fin de los tiempos. O, al menos, nuestro tiempo.
Lo más probable es que llegue un día en que todo el mundo se deshaga de su dirección de correo electrónico, y de repente, use la telepatía para comunicarse. Sin embargo, cuando ésta se convierta en una realidad, el correo electrónico tendrá problemas.
Pero hasta que llegue ese momento, necesitaremos una solución para utilizarlo de la mejor manera posible.
Las limitaciones de Gmail y Outlook
Gmail (propiedad de Google) y Outlook (propiedad de Microsoft) son los clientes de correo electrónico más utilizados y conocidos. Es probable que tú mismo hayas registrado una dirección de correo electrónico a través de alguno de estos proveedores. ¿Sigues utilizando Hotmail? Lo mismo. Estas herramientas funcionan muy bien si quieres gestionar tu correo electrónico individual.
Pero cuando se trata de colaborar por correo electrónico, estos clientes son muy, muy limitados. De hecho, nunca se crearon para trabajar juntos. El correo electrónico siempre estuvo pensado para conversaciones 1 a 1.
Aquí tienes algunos ejemplos de lo que resulta atroz cuando se trabaja en el mismo correo electrónico de Gmail o Outlook:
- Si deseas colaborar en una consulta de un cliente, debes reenviar el correo electrónico a tu compañero.
- Es imposible comunicarte internamente dentro de la bandeja de entrada, por lo que necesitas otra herramienta. Como Slack, por ejemplo.
- Es necesario que te incluyan en todas las conversaciones por correo electrónico para poder gestionar eficazmente el rendimiento de tu equipo.<br>
- Si un compañero se va de vacaciones, tendrías que hacerte cargo de sus conversaciones, lo que significa que tendrías que gestionar dos bandejas de entrada.
Para solucionarlo, las empresas idean todo tipo de soluciones. Desde complicados procesos para gestionar el correo electrónico hasta todo tipo de software. Pero la solución es sencilla. Necesitas el software de colaboración de correo electrónico adecuado.
Colaboración por correo electrónico: la forma moderna
Como mencioné, dirigimos nuestra empresa con una sola dirección de correo electrónico(team@trengo.com) para todo nuestro equipo. Actualmente, todo el equipo está formado por más de 50 personas. Son más que suficientes seres humanos trabajando desde la misma dirección de correo electrónico, que si usáramos un cliente de correo electrónico normal, probablemente, nos habríamos matado unos a otros en una semana...¡Broma!
Sin embargo, con nuestra bandeja de entrada colaborativa, nunca tenemos que reenviar un correo electrónico, leer hilos de CC, cambiar constantemente de plataforma o acercarnos a nuestros compañeros para pedirles ayuda.
Delegar: Asigna correos electrónicos a compañeros de trabajo o equipos
Cuando llega un correo electrónico, podemos recogerlo fácilmente nosotros mismos o asignarlo a otro compañero o equipo. Esto evita que ocurran dos cosas:
- Se ignora un correo electrónico.
- Un correo electrónico recibe más de una respuesta.
Incluso hemos automatizado este proceso estableciendo reglas en nuestra herramienta. Por ejemplo, si llega un correo electrónico con el asunto "factura", se asigna inmediatamente a nuestro equipo financiero.
Colaboración: Colaborar en la formulación de respuestas
¿Necesitas ayuda para responder a un correo electrónico? No tiene más que etiquetar a tus compañeros en el hilo de conversación y empezar a charlar internamente. Por supuesto, sin que el cliente se dé cuenta.
Si alguna vez has escrito accidentalmente CC en lugar de CCO a alguien, o te has olvidado de eliminar a un destinatario antes de hablar de él en un hilo de correo electrónico, es probable que el correo electrónico te siga provocando ansiedad. Créeme, he pasado por eso. Todavía me vienen recuerdos por la noche.
Sin embargo, con esta función de colaboración interna, mantienes fácilmente conversaciones privadas sin necesidad de complicadas CC.
Esto también te permite almacenar todos tus correos electrónicos y todo lo que se discutió internamente sobre un caso en un hilo. Esto facilita la búsqueda de conversaciones antiguas en todo su contexto.
Organización: añadir etiquetas a los correos electrónicos
Si colaboras en el correo electrónico con equipos grandes, necesitarás una forma de mantener ordenada la bandeja de entrada. Si tienes un día ajetreado, querrás asegurarte de que es fácil establecer prioridades.
Por ejemplo, si un cliente tiene una queja, hay que asegurarse de que recibe una respuesta a tiempo.
Sin embargo, tener que leer todos los correos electrónicos lleva mucho tiempo. Por eso, nuestra solución ofrece la opción de añadir etiquetas. De este modo, solo una persona tiene que leer un correo electrónico y adjuntarle una etiqueta, para que el resto del equipo sepa a qué categoría pertenece.
También hemos automatizado este proceso con reglas, de modo que un correo electrónico con "queja" en el asunto se etiqueta inmediatamente como "urgente".
Nunca volveré hacia atrás
Después de trabajar juntos con una dirección de correo electrónico durante meses, puedo decir con confianza que nunca volveré atrás.
Podrías añadir más direcciones de correo electrónico a la bandeja de entrada si quisieras, pero realmente aprecio el hecho de que sólo tengamos que comunicar un punto de contacto. Así somos más claros. Pero lo que te venga bien, claro.
Por cierto, también utilizamos esta bandeja de entrada para gestionar de forma colaborativa un número de WhatsApp Business, un número de SMS, un número de WeChat, un número de Telegram, una cuenta de Twitter, etc. Todo ello sin perder ninguna de todas nuestras conversaciones.
Ahora, cierra los ojos e imagina colaborar con tus compañeros desde una bandeja de entrada compartida sin ahogarte en la confusión. Todos los problemas resueltos a la vez. Tus frustraciones derritiéndose como la nieve en el Sáhara.
¿Te interesa? Prueba hoy mismo nuestra bandeja de entrada compartida. Te prometo que no te arrepentirás.
