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Quando ho iniziato a lavorare in Trengo, ho pensato che fosse strano che non avessi un indirizzo e-mail personale(luuk@trengo.com) o di squadra(marketing@trengo.com). Pensavo che l'azienda e le sue operazioni fossero un vero disastro, soprattutto per quanto riguarda la collaborazione via e-mail.
Come potevo rispondere alle e-mail in modo efficiente, senza dover cercare tra migliaia di e-mail per trovare quelle destinate a me o al mio team?
In realtà, l'utilizzo di un solo indirizzo e-mail per tutta la nostra attività è il miglior prodotto che potrei mai offrire.
In questo blog ti spiego perché dovresti ripensare il modo in cui la tua azienda opera quando si tratta di collaborazione via e-mail.
L'e-mail è qui per restare
Si è parlato molto dei nuovi canali di comunicazione che sostituiscono quelli tradizionali come l'e-mail. Probabilmente avrai visto i titoli dei giornali che gridano "WhatsApp sostituirà l'email", "Messenger sostituirà l'email" e poi "L'email è qui per restare".
Contraddittorio, vero? Questo perché molti di questi titoli sono scritti semplicemente per attirare i lettori. Alimentati da opinioni per ottenere un coinvolgimento di massa su ogni post, perché è questo che funziona su internet.
La velocità delle innovazioni e la disponibilità di nuove tecnologie aumentano, mentre ci proiettiamo nel futuro a una velocità mai vista prima. Prima c'era l'e-mail nel 1971, poi c'è stato WhatsApp nel 2009 e ora si usano entrambi.
Alcune tecnologie ne sostituiscono altre, altre ancora si aggiungono ad esse. Se non sei della generazione Z, probabilmente l'e-mail non verrà mai sostituita. L'adozione di massa dell'e-mail, che è stato il primo modo corretto e accessibile di comunicare digitalmente tra di noi, fa sì che utilizzeremo l'e-mail fino alla fine dei tempi. O almeno del nostro tempo.
Molto probabilmente non arriverà un giorno in cui tutti abbandoneranno il proprio indirizzo e-mail e utilizzeranno improvvisamente la telepatia per comunicare. Tuttavia, quando la telepatia diventerà una realtà, le e-mail potrebbero essere in difficoltà.
Fino a quel momento, però, avremo bisogno di una soluzione per utilizzarlo al meglio.
I limiti di Gmail e Outlook
Gmail (di proprietà di Google) e Outlook (di proprietà di Microsoft) sono i client di posta elettronica più utilizzati e conosciuti. Probabilmente anche tu hai registrato un indirizzo e-mail tramite uno di questi provider. Utilizzi ancora Hotmail? Stessa storia. Questi strumenti vanno benissimo se vuoi gestire la tua posta elettronica individuale.
Ma per quanto riguarda la collaborazione via e-mail, questi client sono molto, molto limitati. In effetti, non sono mai stati creati per lavorare insieme. L'e-mail è sempre stata pensata per le conversazioni 1-a-1.
Ecco alcuni esempi di ciò che può andare storto quando si lavora insieme su un'email in Gmail o Outlook:
- Se vuoi lavorare insieme su una richiesta di informazioni da parte di un cliente, devi inoltrare l'e-mail al tuo collega.
- Non puoi comunicare internamente alla casella di posta, ma hai bisogno di un altro strumento. Come Slack, ad esempio.
- È quasi impossibile gestire le prestazioni del tuo team, a meno che tu non sia in CC in ogni singola conversazione via e-mail.
- Se un collega va in vacanza, dovrai occuparti delle sue conversazioni, il che significa che dovrai gestire due caselle di posta.
Per risolvere questo problema, le aziende propongono soluzioni di ogni tipo. Da complicati processi per gestire le e-mail a diversi tipi di software. Ma la soluzione è semplice. Hai bisogno del giusto software di collaborazione per le e-mail.
Collaborazione via e-mail: il modo moderno
Come ho detto, gestiamo la nostra attività con un solo indirizzo e-mail(team@trengo.com) per tutto il nostro team. Attualmente il nostro team è composto da più di 50 persone. Si tratta di un numero sufficiente di esseri umani che lavorano dallo stesso indirizzo e-mail, tanto che se dovessimo utilizzare un normale client di posta elettronica, probabilmente ci saremmo uccisi a vicenda nel giro di una settimana.
Tuttavia, con la nostra casella di posta condivisa, non dobbiamo mai inoltrare un'e-mail, leggere le discussioni in CC, cambiare continuamente portale o andare dai nostri colleghi per chiedere aiuto.
Delega: Assegna le email ai colleghi o ai team.
Quando arriva un'e-mail, possiamo facilmente prenderla noi stessi o assegnarla a un altro collega o a un altro team. In questo modo si evitano due cose:
- Un'e-mail viene ignorata.
- Un'e-mail riceve risposta più di una volta.
Abbiamo persino automatizzato questo processo impostando delle regole nel nostro strumento. Ad esempio, se arriva un'e-mail con "fattura" nell'oggetto, viene immediatamente assegnata al nostro team finanziario.
Collaborazione: Lavorare insieme alla formulazione delle risposte
Hai bisogno di aiuto per rispondere a un'e-mail? Basta taggare i tuoi colleghi nel thread di conversazione e iniziare a chiacchierare internamente. Senza che il tuo cliente si accorga di nulla, ovviamente.
Se ti è mai capitato di mandare per sbaglio qualcuno in CC invece che in BCC, o di dimenticare di rimuovere un destinatario prima di parlare di lui in un thread di posta elettronica, probabilmente le e-mail ti mettono ancora ansia. Fidati, ci sono passato anch'io. Ho ancora dei flashback durante la notte.
Tuttavia, grazie a questa funzione di collaborazione interna, puoi facilmente avere conversazioni private senza dover ricorrere a un CC complicato e sensibile agli errori.
Questo ti permette anche di archiviare tutte le tue e-mail e tutto ciò che è stato discusso internamente su un caso in un unico thread. In questo modo è facile consultare le vecchie conversazioni in un contesto completo.
Organizzazione: aggiunta di etichette alle e-mail
Se collabori alle e-mail con grandi team, ti serve un modo per tenere in ordine la casella di posta. Se hai una giornata piena di impegni, vuoi assicurarti che sia facile stabilire le priorità.
Ad esempio, se un cliente ha un reclamo, devi assicurarti che riceva una risposta tempestiva.
Tuttavia, dover leggere tutte le e-mail richiede molto tempo. Ecco perché la nostra soluzione offre la possibilità di aggiungere delle etichette. In questo modo, solo una persona deve leggere un'e-mail e aggiungere un'etichetta, in modo che il resto del team sappia a quale categoria appartiene.
Abbiamo anche automatizzato questo processo con delle regole, in modo che un'email con "reclamo" nell'oggetto venga immediatamente etichettata come "urgente".
Non tornerò mai indietro
Dopo aver lavorato per mesi con un unico indirizzo e-mail, posso dire con certezza che non tornerò mai indietro.
Se vuoi, puoi aggiungere altri indirizzi e-mail alla casella di posta, ma apprezzo molto il fatto che dobbiamo comunicare un solo punto di contatto. In questo modo siamo più chiari. Ma, naturalmente, è meglio che sia così per te.
Inoltre, utilizziamo questa casella di posta per gestire in modo collaborativo un numero WhatsApp Business, un numero SMS, un numero WeChat, un numero Telegram, un account Twitter e così via. Il tutto senza perdere una chiara visione d'insieme di tutte le nostre conversazioni.
Ora chiudi gli occhi e immagina di collaborare con i tuoi colleghi da una casella di posta condivisa senza annegare nella confusione. Tutti i problemi risolti in un colpo solo. Le tue frustrazioni che si sciolgono come neve nel Sahara.
Sei interessato? Prova tu stesso la nostra casella di posta condivisa. Ti assicuro che non te ne pentirai.
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