Strategie di collaborazione via e-mail per caselle di posta condivise

Quando ho iniziato a lavorare presso Trengo, mi sembrava strano non avere un indirizzo e-mail personale ([email protected]) o di squadra ([email protected]). Pensavo che l'azienda e le sue operazioni sarebbero state un disastro completo, soprattutto per quanto riguarda la collaborazione via e-mail.

Come avrei potuto rispondere alle e-mail in modo efficiente, senza dover cercare tra migliaia di messaggi per trovare quelli destinati a me o al mio team?

In realtà, utilizzare un solo indirizzo e-mail per tutta la nostra attività è la migliore presentazione del prodotto che potrei mai fare.

In questo blog spiegherò perché dovresti ripensare il modo in cui opera la tua azienda quando si tratta di collaborazione tramite e-mail.

L'e-mail è qui per restare

Si è parlato molto dei nuovi canali di comunicazione che sostituiscono quelli tradizionali come l'e-mail. Probabilmente avete visto titoli come "WhatsApp sostituirà l'e-mail", "Messenger sostituirà l'e-mail" e successivamente "L'e-mail è qui per restare".

Contraddittorio, vero? Questo perché molti di quei titoli sono scritti semplicemente per attirare i lettori. Alimentati da opinioni che generano un coinvolgimento di massa su ogni post, perché è questo che funziona su Internet.

La velocità delle innovazioni e la disponibilità di nuove tecnologie aumentano man mano che ci avviciniamo al futuro a una velocità mai vista prima. Prima abbiamo avuto l'e-mail nel 1971, poi WhatsApp nel 2009 e ora usiamo entrambe.

Alcune tecnologie sostituiscono altre, altre semplicemente si aggiungono. Se non fate parte della generazione Z, probabilmente l'e-mail non verrà mai sostituita. L'adozione di massa dell'e-mail, che è stato il primo mezzo adeguato e accessibile per comunicare digitalmente tra noi, garantisce che continueremo a utilizzarla fino alla fine dei tempi. O almeno fino alla fine dei nostri tempi.

Probabilmente non arriverà mai il giorno in cui tutti abbandoneranno il proprio indirizzo e-mail e inizieranno improvvisamente a comunicare tramite telepatia. Tuttavia, quando la telepatia diventerà realtà, l'e-mail potrebbe trovarsi in difficoltà.

Fino a quel momento, però, avremo bisogno di una soluzione per utilizzarlo nel miglior modo possibile.

I limiti di Gmail e Outlook

Gmail (di proprietà di Google) e Outlook (di proprietà di Microsoft) sono i client di posta elettronica più utilizzati e conosciuti. Probabilmente anche tu hai registrato un indirizzo e-mail tramite uno di questi provider. Usi ancora Hotmail? È la stessa cosa. Questi strumenti funzionano perfettamente se desideri gestire la tua posta elettronica individuale.

Ma quando si tratta di collaborazione tramite e-mail, questi client sono molto, molto limitati. In realtà, non sono mai stati creati per lavorare in gruppo. L'e-mail è sempre stata pensata per conversazioni individuali.

Ecco alcuni esempi di cosa può andare storto quando si lavora insieme su un'e-mail in Gmail o Outlook:

• Se desideri collaborare con un collega su una richiesta di un cliente, devi inoltrare l'e-mail al tuo collega.
• Non è possibile comunicare internamente all'interno della casella di posta, ma è necessario un altro strumento. Come Slack, ad esempio.
• È quasi impossibile gestire le prestazioni del tuo team, a meno che tu non sia in copia in ogni singola conversazione via e-mail.
• Se un collega va in vacanza, dovresti occuparti delle sue conversazioni, il che significa che dovresti gestire due caselle di posta.

Per risolvere questo problema, le aziende propongono soluzioni di ogni tipo. Da processi complicati per gestire la posta elettronica a software di ogni genere. Ma la soluzione è semplice. È necessario il software giusto per la collaborazione via e-mail.

Collaborazione via e-mail: il metodo moderno

Come ho già detto, gestiamo la nostra attività con un solo indirizzo e-mail ([email protected]) per tutto il nostro team. Il nostro team è composto attualmente da più di 50 persone. Sono più che sufficienti per lavorare con lo stesso indirizzo e-mail, tanto che se avessimo utilizzato un normale client di posta elettronica probabilmente ci saremmo uccisi a vicenda nel giro di una settimana.

Tuttavia, grazie alla nostra casella di posta condivisa, non dobbiamo mai inoltrare un'e-mail, leggere le conversazioni in CC, passare continuamente da un portale all'altro o andare dai nostri colleghi per chiedere aiuto.

Delegazione: assegnare le e-mail ai colleghi o ai team

Quando arriva un'e-mail, possiamo facilmente prenderla in carico noi stessi o assegnarla a un altro collega o team. Questo impedisce che si verifichino due cose:

1. Un'e-mail viene ignorata.
2. A un'e-mail viene data più di una risposta.

Abbiamo persino automatizzato questo processo impostando delle regole nel nostro strumento. Ad esempio, se arriva un'e-mail con la parola "fattura" nell'oggetto, viene immediatamente assegnata al nostro team finanziario.

Collaborazione: lavorare insieme alla formulazione delle risposte

Hai bisogno di aiuto per rispondere a un'e-mail? Basta taggare i tuoi colleghi nella conversazione e iniziare a chattare internamente. Senza che il cliente se ne accorga, ovviamente.

Se ti è mai capitato di mettere qualcuno in CC invece che in BCC, o di dimenticare di rimuovere un destinatario prima di parlare di lui in una conversazione via e-mail, probabilmente provi ancora ansia quando ricevi un'e-mail. Credimi, ci sono passato anch'io. Di notte ho ancora dei flashback.

Tuttavia, grazie a questa funzione di collaborazione interna, è possibile intrattenere facilmente conversazioni private senza complicate e soggette a errori operazioni di CC.

Ciò consente inoltre di archiviare tutte le e-mail e tutto ciò che è stato discusso internamente su un caso in un unico thread. In questo modo è facile cercare le vecchie conversazioni nel loro contesto completo.

Organizzazione: aggiunta di etichette alle e-mail

Se collabori via e-mail con team numerosi, avrai bisogno di un modo per mantenere ordinata la tua casella di posta. Se hai una giornata impegnativa, vorrai assicurarti che sia facile stabilire le priorità.

Ad esempio, se un cliente presenta un reclamo, è necessario assicurarsi che riceva una risposta tempestiva.

Leggere tutte le e-mail richiede però molto tempo. Ecco perché la nostra soluzione offre la possibilità di aggiungere etichette. In questo modo, solo una persona deve leggere un'e-mail e allegare un'etichetta, in modo che il resto del team sappia a quale categoria appartiene.

Abbiamo anche automatizzato questo processo con delle regole, in modo che un'e-mail con "reclamo" nell'oggetto venga immediatamente contrassegnata come "urgente".

Non tornerò mai più indietro

Dopo aver lavorato insieme con un unico indirizzo e-mail per mesi, posso affermare con certezza che non tornerò mai più indietro.

Se lo desideri, puoi aggiungere altri indirizzi e-mail alla casella di posta in arrivo, ma apprezzo molto il fatto che dobbiamo comunicare con un unico referente. Preferiamo la chiarezza in questo senso. Ma ovviamente, scegli tu ciò che preferisci.

A proposito, utilizziamo questa casella di posta anche per gestire in modo collaborativo un numero WhatsApp Business, un numero SMS, un numero WeChat, un numero Telegram, un account Twitter e così via. Il tutto senza perdere una chiara visione d'insieme di tutte le nostre conversazioni. 

Ora chiudi gli occhi e immagina di collaborare con i tuoi colleghi da una casella di posta condivisa senza affogare nella confusione. Tutti i problemi risolti in un colpo solo. Le tue frustrazioni che si sciolgono come neve nel Sahara.

Ti interessa? Prova tu stesso la nostra casella di posta condivisa. Ti prometto che non te ne pentirai.