Cómo organizar la bandeja de entrada del correo electrónico: 5 consejos

A pesar del auge de las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico sigue siendo una parte integral de nuestra vida laboral. Parece que no podemos vivir sin él, pero los interminables hilos de correo electrónico y los innumerables CC suelen ser una distracción. Por eso, gestionarlo nos quita mucho tiempo que preferiríamos dedicar a nuestro trabajo.

Estos 5 consejos te ayudarán a cómo organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico.💪

1. Utilizar una bandeja de entrada compartida

Cuando gestionas una dirección de correo electrónico con tu equipo o empresa, puede resultar difícil cooperar de forma eficaz. Sobre todo cuando utilizas bandejas de entrada separadas. Perderás de vista correos electrónicos, responderás dos veces sin saberlo y no tendrás ni idea de las responsabilidades de tus compañeros.

En una bandeja de entrada compartida, puedes gestionar los correos electrónicos desde una dirección de correo electrónico junto con tu equipo. La bandeja de entrada te ofrece una visión clara de todos los correos entrantes y salientes sin perder nunca de vista lo que se dijo antes.

Y si quieres hablar sobre un mensaje concreto, puedes iniciar un chat con tu colega dentro de la conversación. De este modo, no tendrás que salir de la bandeja de entrada.

2. Añadir etiquetas a los mensajes

Probablemente, quiera responder a las preguntas urgentes lo antes posible, pero ¿cómo encontrarlas en un montón de 40 correos nuevos? Cuando recibes varios correos al día, es importante estructurarlos de inmediato. Cuanto más esperes, más difícil te resultará organizar tu bandeja de entrada.

La solución: añade etiquetas a tus correos electrónicos. Le ayudarán a encontrar todos los correos urgentes en un abrir y cerrar de ojos. Puedes crear etiquetas para distintas categorías, por ejemplo: "Urgente", "Devoluciones" o "Pedidos".

Si no deseas añadir etiquetas a los mensajes de correo electrónico manualmente, tienes la opción de automatizar este proceso mediante reglas.

A continuación te explicamos cómo configurarlo en Trengo:

1. Ir a la configuración.
2. Haz clic en "Normas".
3. Selecciona el icono verde + para crear una nueva regla.
4. Elige "Mensaje de entrada" en "Cuándo".
5. Selecciona "El cuerpo del mensaje contiene" en Condiciones.
6. Decide qué palabras debe contener un mensaje para ser etiquetado.
7. Selecciona "Adjuntar etiqueta" en Acciones.

3. Colaborar eficazmente

Si quieres discutir un correo electrónico con tu colega, probablemente tengas que abrir una herramienta de chat externa. O peor aún: acercarte a su mesa.

Claro que funciona. Pero no es eficaz. Perderás mucho tiempo yendo y viniendo entre la bandeja de entrada y el chat.

Aquí tienes dos herramientas de colaboración que te ayudarán a trabajar de forma más eficiente.

Etiquetar a compañeros en cadenas de correo electrónico

Desde Trengo es posible escribir comentarios internos en el hilo del correo electrónico, además, etiquetar a tus compañeros. Ellos recibirán una notificación y podrán encontrar todas las menciones en una página aparte en la bandeja de entrada.

Chat interno

Si quieres discutir un correo electrónico en una conversación privada con tu compañero, puedes enviarle un chat en la bandeja de entrada. En el chat de equipo de Trengo, puedes participar en conversaciones privadas y de grupo.

4. Utilizar herramientas de automatización

Gestionar el correo electrónico incluye realizar un montón de tareas repetitivas. Reenviar correos, responder a las mismas preguntas, etc. Si automatizas estas tareas, tendrás más tiempo para dedicar más tiempo al correo electrónico.

Estas son algunas de las herramientas de automatización favoritas que utilizo en mi bandeja de entrada.

Reglas

Empecemos por las reglas. Con ellas tendrás la opción de etiquetar automáticamente los correos electrónicos, reenviarlos a tus compañeros o moverlos al spam.

Las normas consisten en:

1. Condiciones
2. Acciones

Como puede ver en el ejemplo anterior, los correos electrónicos con la palabra "pedidos" se asignarán automáticamente a Anna Davis.

Respuestas automáticas

Cuando te vas de vacaciones, no quieres volver con la bandeja de entrada llena de correos electrónicos preocupados. Con una respuesta automática, los clientes que se pongan en contacto contigo sabrán que estás tomando cócteles en Ibiza.

En Trengo se utiliza respuesta automáticas para todos tus canales de comunicación. De esta forma, también puedes informar a los clientes a través de WhatsApp Business, Facebook Messenger e Instagram Messaging.

Respuestas rápidas

Responder a las mismas preguntas una y otra vez lleva mucho tiempo. Sobre todo si formas parte de un equipo de atención al cliente, tendrás que lidiar con esto a menudo. Es posible que reconozcas las siguientes preguntas:

"Hola, ¿cómo puedo devolver mi producto?"

"¿Cuándo volverán a sacar X producto?"

"¿Cuáles son los gastos de envío?"

En lugar de escribir las mismas respuestas una y otra vez, envía respuestas rápidas. Con estas plantillas precargadas, responderás a las preguntas más frecuentes con un solo clic.

Consejo: Añale etiquetas a las preguntas más frecuentes y luego hacer que las estadísticas muestren qué respuestas rápidas deben ser creadas.

5. Encontrar un flujo de trabajo

Dejando a un lado todos los consejos tecnológicos, también es importante llegar a acuerdos con uno mismo sobre el uso del correo electrónico.

Con un portátil delante, un smartphone en la mano y una tableta en la mochila, la bandeja de entrada está siempre al alcance de la mano. Por eso, mucha gente tiene miedo a perderse el correo electrónico. Nos desplazamos por la bandeja de entrada por miedo a perdernos algo importante o, peor aún, por costumbre.

Por supuesto, esto es una enorme pérdida de tiempo y no está bien para tu tranquilidad. Intenta seguir una rutina regular. Una que se ajuste a tu comunicación interna pero también a tu trabajo.

Por ejemplo, tienes opción de programar tres momentos al día para consultar tu correo electrónico. Por la mañana, después de comer y al final de la jornada laboral. Intenta limitar estos momentos a 5-10 minutos como máximo. De esta forma, aprovecharás el resto del día para centrarte en tu trabajo.

Organiza tu bandeja de entrada como un profesional

Es hora de decir adiós a la sobrecarga de correos electrónicos Con la bandeja de entrada colaborativa de Trengo, organiza tu bandeja de entrada del trabajo de forma más eficiente que nunca.