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Trotz der zunehmenden Verbreitung von Messenger-Apps ist die E-Mail immer noch ein fester Bestandteil unseres Arbeitslebens. Wir können scheinbar nicht ohne sie leben, aber die nicht enden wollenden E-Mail-Threads und die unzähligen CCs können eine Ablenkung sein. Sie zu verwalten, nimmt viel Zeit in Anspruch, die du lieber für deine eigentliche Arbeit verwenden würdest.
Diese 5 Tipps helfen dir, deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren und Zeit zurückzugewinnen.💪
1. Verwende einen gemeinsamen Posteingang
Wenn du eine E-Mail-Adresse mit deinem Team oder deinem Unternehmen verwaltest, kann es schwierig sein, effizient zusammenzuarbeiten. Vor allem, wenn ihr getrennte Posteingänge nutzt. Du verlierst E-Mails aus den Augen, beantwortest sie doppelt, ohne es zu wissen, und hast keinen Überblick über die Zuständigkeiten deiner Kollegin oder deines Kollegen.
In einem gemeinsamen Posteingang kannst du E-Mails von einer E-Mail-Adresse aus zusammen mit deinem Team verwalten. Der Posteingang verschafft dir einen klaren Überblick über alle ein- und ausgehenden E-Mails, ohne dass du jemals den Überblick verlierst, was vorher gesagt wurde.
Und wenn du eine bestimmte E-Mail besprechen möchtest, kannst du direkt im Thread einen Chat mit deinem Kollegen starten. Auf diese Weise musst du den Posteingang gar nicht verlassen.
2. Beschriftungen zu Nachrichten hinzufügen
Wahrscheinlich willst du die dringenden Fragen so schnell wie möglich beantworten, aber wie findest du sie in einem Stapel von 40 brandneuen E-Mails? Wenn du mehrere E-Mails pro Tag erhältst, ist es wichtig, sie sofort zu strukturieren. Je länger du wartest, desto schwieriger wird es, deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren.
Die Lösung: Füge Etiketten zu deinen E-Mails hinzu. Sie helfen dir, alle dringenden E-Mails im Handumdrehen zu finden. Du kannst Etiketten für verschiedene Kategorien erstellen, zum Beispiel: "Dringend", "Rücksendungen" oder "Bestellungen".
Wenn du E-Mails nicht manuell beschriften willst, kannst du diesen Prozess mithilfe von Regeln automatisieren.
Hier erfährst du, wie du das in Trengo einrichtest:
- Gehen Sie zu den Einstellungen.
- Klicke auf "Regeln".
- Klicke auf das grüne + Symbol, um eine neue Regel zu erstellen.
- Wähle "Eingehende Nachricht" bei Wenn.
- Wähle "Nachrichtentext enthält" unter Bedingungen.
- Entscheide, welche Wörter eine Nachricht enthalten sollte, um beschriftet zu werden.
- Wähle unter Aktionen die Option "Etikett anhängen".
3. Effizient zusammenarbeiten
Wenn du eine E-Mail mit deiner Kollegin oder deinem Kollegen besprechen willst, musst du wahrscheinlich ein externes Chat-Tool öffnen. Oder noch schlimmer: zu ihrem Schreibtisch gehen.
Klar, das funktioniert. Aber es ist nicht effizient. Du verlierst eine Menge Zeit, wenn du zwischen deinem Posteingang und dem Chat hin und her klickst.
Hier sind zwei Tools für die Zusammenarbeit, die dir helfen werden, effizienter zu arbeiten.
Kollegen in E-Mail-Threads markieren
In Trengo kannst du interne Kommentare in den E-Mail-Thread schreiben und deine Kollegen markieren. Sie werden benachrichtigt und können alle Erwähnungen auf einer separaten Seite im Posteingang finden.
Interner Chat
Wenn du eine E-Mail in einer privaten Unterhaltung mit deinem Kollegen besprechen möchtest, kannst du ihm einen Chat im Posteingang schicken. Im Team-Chat von Trengo kannst du an Privat- und Gruppenunterhaltungen teilnehmen.
4. Automatisierungswerkzeuge verwenden
Die Verwaltung von E-Mails beinhaltet eine Menge sich wiederholender Aufgaben. E-Mails weiterleiten, die gleichen Fragen beantworten und so weiter. Wenn du diese Aufgaben automatisierst, hast du mehr Zeit, um dir mehr Zeit für eine E-Mail zu nehmen.
Hier sind einige der beliebtesten Automatisierungstools, die ich in meinem Posteingang verwende.
Regelbasierte Antworten
Beginnen wir mit Regeln. Mit Regeln kannst du E-Mails automatisch kennzeichnen, an Kollegen weiterleiten oder in den Spam verschieben.
Die Regeln bestehen aus:
- Bedingungen
- Aktionen
Wie du im obigen Beispiel sehen kannst, werden E-Mails mit dem Wort "Bestellungen" automatisch Anna Davis zugewiesen.
Auto-Antworten
Wenn du in einen erholsamen Urlaub fährst, willst du nicht mit einem explodierten Posteingang voller besorgter E-Mails zurückkommen. Mit einer automatischen Antwort wissen die Kunden, die dich kontaktieren, dass du gerade Cocktails auf Ibiza schlürfst.
In Trengo kannst du eine einzige Auto-Antwort für alle deine Kommunikationskanäle verwenden. Auf diese Weise kannst du auch Kunden über WhatsApp Business, Facebook Messenger und Instagram Messaging informieren.
Schnelle Antworten
Immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten, ist zeitraubend. Vor allem, wenn du zu einem Kundenservice-Team gehörst, wirst du oft damit konfrontiert werden. Vielleicht kennst du die folgenden Fragen:
"Hallo, wie kann ich mein Produkt zurückgeben?"
"Wann ist Produkt X wieder auf Lager?"
"Wie hoch sind deine Versandkosten?"
Anstatt die gleichen Antworten immer und immer wieder zu tippen, kannst du Schnellantworten verwenden. Mit diesen vorausgefüllten Vorlagen kannst du häufig gestellte Fragen mit einem Klick beantworten.
Tipp: Du kannst die am häufigsten gestellten Fragen mit Labels versehen und dann Statistiken erstellen lassen, die zeigen, welche Schnellantworten am besten zu erstellen sind.
5. Finde deinen Arbeitsablauf
Abgesehen von allen technischen Tipps ist es wichtig, dass du auch mit dir selbst Vereinbarungen über die E-Mail-Nutzung triffst.
Mit einem Laptop vor dir, einem Smartphone in deiner Hand und einem Tablet in deinem Rucksack ist dein Posteingang immer in Reichweite. Aus diesem Grund entwickeln viele Menschen E-Mail-FOMO (Angst, etwas zu verpassen). Wir scrollen durch unseren Posteingang aus Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, oder schlimmer noch, aus Gewohnheit.
Das ist natürlich eine enorme Zeitverschwendung und nicht gut für deinen Seelenfrieden. Versuche, dir eine regelmäßige Routine zuzulegen. Eine, die zu deiner internen Kommunikation, aber auch zu deinem Job passt.
Du kannst zum Beispiel drei Zeitpunkte am Tag festlegen, an denen du deine E-Mails abrufst. Am Morgen, nach dem Mittagessen und am Ende deines Arbeitstages. Versuche, diese Momente auf maximal 5-10 Minuten zu begrenzen. Auf diese Weise kannst du den Rest des Tages nutzen, um dich auf deine Arbeit zu konzentrieren.
Organisiere deinen E-Mail-Posteingang wie ein Profi
Es ist an der Zeit, der E-Mail-Überlastung Lebewohl zu sagen. Mit dem geteilten Posteingang von Trengo kannst du deinen Posteingang auf der Arbeit effizienter denn je organisieren.
