Come organizzare la tua casella di posta elettronica: 5 consigli

Nonostante l'ascesa delle app di messaggistica, le e-mail sono ancora parte integrante della nostra vita lavorativa. Non riusciamo a farne a meno, ma le infinite email e gli innumerevoli CC possono essere una distrazione. Gestire tutto questo richiede molto tempo che preferiresti dedicare al tuo lavoro.

Questi 5 consigli ti aiuteranno a organizzare la tua casella di posta elettronica e a riprenderti il tempo 💪

1. Usa una casella di posta condivisa

Quando gestisci un indirizzo e-mail con il tuo team o la tua azienda, può essere difficile collaborare in modo efficiente. Soprattutto quando si utilizzano caselle di posta separate. Potresti perdere di vista le e-mail, rispondere due volte senza accorgertene e non avere idea delle responsabilità dei tuoi colleghi.

In una casella di posta condivisa, puoi gestire le e-mail da un unico indirizzo e-mail insieme al tuo team. La casella di posta ti offre una chiara panoramica di tutte le e-mail in entrata e in uscita, senza mai perdere di vista ciò che è stato detto prima.

E se vuoi discutere di un'e-mail specifica, puoi avviare una chat con il tuo collega proprio all'interno della discussione. In questo modo, non dovrai lasciare la casella di posta.

2. Aggiungere etichette ai messaggi

Probabilmente vuoi rispondere alle domande urgenti il prima possibile, ma come fai a trovarle in una pila di 40 email nuove di zecca? Quando ricevi più email al giorno, è importante strutturarle subito. Più aspetti, più diventa difficile organizzare la tua casella di posta elettronica.

La soluzione: aggiungi delle etichette alle tue e-mail. Ti aiuteranno a trovare tutte le e-mail urgenti in un batter d'occhio. Puoi creare etichette per diverse categorie, ad esempio: "Urgenti", "Resi" o "Ordini".

Se non vuoi aggiungere manualmente le etichette alle email, puoi automatizzare questo processo utilizzando delle regole.

Ecco come configurarlo in Trengo:

1. Vai alle impostazioni.
2. Clicca su "Regole".
3. Clicca sull'icona verde + per creare una nuova regola.
4. Scegli "Messaggio in entrata" al momento.
5. Scegli "Il corpo del messaggio contiene" in Condizioni.
6. Decidi quali parole deve contenere un messaggio per essere etichettato.
7. Scegli "Allega etichetta" nelle Azioni.

3. Collaborare in modo efficiente

Se vuoi discutere di un'email con un tuo collega, probabilmente devi aprire uno strumento di chat esterno. O peggio: andare alla loro scrivania.

Certo, funziona. Ma non è efficiente. Perderesti molto tempo a fare avanti e indietro tra la casella di posta e la chat.

Ecco due strumenti di collaborazione che ti aiuteranno a lavorare in modo più efficiente.

Tagga i colleghi nei thread delle email

In Trengo, puoi scrivere commenti interni nel thread dell'e-mail e taggare i tuoi colleghi. Questi ultimi riceveranno una notifica e potranno trovare tutte le menzioni in una pagina separata della casella di posta.

Chattare internamente

Se vuoi discutere di un'e-mail in una conversazione privata con un tuo collega, puoi inviargli una chat nella casella di posta. Nella chat di squadra di Trengo puoi partecipare a conversazioni private e di gruppo.

4. Utilizzare strumenti di automazione

La gestione della posta elettronica comporta l'esecuzione di molte attività ripetitive. Inoltrare le e-mail, rispondere alle stesse domande e così via. Automatizzando queste attività, avrai più tempo per dedicarti alle e-mail.

Ecco alcuni degli strumenti di automazione preferiti che utilizzo nella mia casella di posta.

Regole

Iniziamo con le regole. Con le regole puoi etichettare automaticamente le e-mail, inoltrarle ai colleghi o spostarle nello spam.

Le regole consistono in:

1. Condizioni
2. Azioni

Come puoi vedere nell'esempio precedente, le e-mail con la parola "ordini" saranno automaticamente assegnate ad Anna Davis.

Risposte automatiche

Quando parti per una vacanza rilassante, non vuoi tornare con una casella di posta esplosa e piena di email preoccupate. Utilizzando una risposta automatica, i clienti che ti contattano sapranno che stai sorseggiando un cocktail a Ibiza.

Con Trengo puoi utilizzare un'unica risposta automatica per tutti i tuoi canali di comunicazione. In questo modo puoi informare i clienti anche tramite WhatsApp Business, Facebook Messenger e Instagram Messaging.

Risposte rapide

Rispondere sempre alle stesse domande richiede molto tempo. Soprattutto se fai parte di un team di assistenza clienti, dovrai affrontare spesso questo problema. Potresti riconoscere le seguenti domande:

"Salve, come posso restituire il mio prodotto?".

"Quando tornerà in stock il prodotto X?".

"Quali sono i vostri costi di spedizione?"

Invece di digitare sempre le stesse risposte, puoi utilizzare le risposte rapide. Grazie a questi modelli precompilati, puoi rispondere alle domande più frequenti con un solo clic.

Suggerimento: puoi aggiungere delle etichette alle domande più frequenti e poi far sì che le statistiche mostrino quali sono le risposte rapide migliori da creare.

5. Trova il tuo flusso di lavoro

A parte i consigli tecnologici, è importante prendere accordi con te stesso anche sull'utilizzo della posta elettronica.

Con un computer portatile davanti a te, uno smartphone in mano e un tablet nello zaino, la tua casella di posta elettronica è sempre a portata di mano. Per questo motivo, molte persone sviluppano la FOMO (fear of missing out). Scorriamo la casella di posta per paura di perdere qualcosa di importante o, peggio, per abitudine.

Ovviamente, si tratta di un'enorme perdita di tempo e non va bene per la tua tranquillità. Cerca di adottare una routine regolare. Una che sia in linea con la tua comunicazione interna ma anche con il tuo lavoro.

Ad esempio, puoi programmare tre momenti al giorno in cui controllare la posta elettronica. Al mattino, dopo pranzo e alla fine della giornata lavorativa. Cerca di limitare questi momenti a 5-10 minuti al massimo. In questo modo potrai utilizzare il resto della giornata per concentrarti sul tuo lavoro.

Organizza la tua casella di posta elettronica come un professionista

È ora di dire addio al sovraccarico di e-mail. Con la casella di posta condivisa di Trengo, puoi organizzare la tua casella di posta elettronica di lavoro in modo più efficiente che mai.