Comment organiser ta boîte de réception d'emails : 5 conseils

Malgré l'essor des applications de messagerie, le courrier électronique fait toujours partie intégrante de notre vie professionnelle. Nous ne pouvons pas nous en passer, mais les fils de discussion interminables et les innombrables CC peuvent être une source de distraction. Gérer cela prend beaucoup de temps que tu préfèrerais consacrer à ton véritable travail.

Ces 5 conseils t'aideront à organiser ta boîte de réception de courriels et à reprendre du temps.💪

1. Utilise une boîte de réception partagée

Lorsque tu gères une seule adresse électronique avec ton équipe ou ton entreprise, il peut être difficile de coopérer de manière efficace. Surtout lorsque tu utilises des boîtes de réception séparées. Tu perdras de vue des courriels, tu répondras deux fois à des courriels sans le savoir et tu n'auras aucune idée des responsabilités de ton collègue.

Dans une boîte de réception partagée, tu peux gérer les courriels à partir d'une seule adresse électronique avec ton équipe. La boîte de réception te donne un aperçu clair de tous les courriels entrants et sortants sans jamais perdre de vue ce qui a été dit auparavant.

Et si tu souhaites discuter d'un e-mail spécifique, tu peux démarrer une discussion avec ton collègue directement dans le fil de discussion. De cette façon, tu n'as pas besoin de quitter la boîte de réception.

2. Ajoute des étiquettes aux messages

Tu veux probablement répondre aux questions urgentes dès que possible, mais comment les trouver dans une pile de 40 courriels tout neufs ? Lorsque tu reçois plusieurs courriels par jour, il est important de les structurer tout de suite. Plus tu attends, plus il est difficile d'organiser ta boîte aux lettres électronique.

La solution : ajoute des étiquettes à tes courriels. Ils t'aideront à retrouver tous les courriels urgents en un clin d'œil. Tu peux créer des étiquettes pour différentes catégories, par exemple : "Urgent", "Retours" ou "Commandes".

Si tu ne veux pas ajouter manuellement des étiquettes aux courriels, tu peux automatiser ce processus à l'aide de règles.

Voici comment mettre cela en place dans Trengo :

1. Va dans les paramètres.
2. Clique sur "Règles".
3. Clique sur l'icône verte + pour créer une nouvelle règle.
4. Choisis 'Message entrant' à Quand.
5. Choisis "Le corps du message contient" dans Conditions.
6. Décide des mots qu'un message doit contenir pour être étiqueté.
7. Choisis 'Attacher une étiquette' dans Actions.

3. Collaborer efficacement

Si tu veux discuter d'un e-mail avec ton collègue, tu dois probablement ouvrir un outil de chat externe. Ou pire : te rendre à leur bureau.

Bien sûr, cela fonctionne. Mais ce n'est pas efficace. Tu perdras beaucoup de temps en faisant des allers-retours entre ta boîte de réception et le chat.

Voici deux outils de collaboration qui t'aideront à travailler plus efficacement.

Marquer les collègues dans les fils de discussion des courriels

Dans Trengo, tu peux écrire des commentaires internes dans le fil du courriel et marquer tes collègues. Ils recevront une notification et pourront trouver toutes les mentions sur une page séparée dans la boîte de réception.

Chat en interne

Si tu veux discuter d'un e-mail en privé avec ton collègue, tu peux lui envoyer un chat dans la boîte de réception. Dans le chat d'équipe de Trengo, tu peux participer à des conversations privées et à des conversations de groupe.

4. Utilise des outils d'automatisation

La gestion du courrier électronique comprend l'exécution de nombreuses tâches répétitives. Transférer des courriels, répondre aux mêmes questions, et ainsi de suite. En automatisant ces tâches, tu auras plus de temps à consacrer à un courriel.

Voici quelques-uns des outils d'automatisation préférés que j'utilise dans ma boîte de réception.

Règles

Commençons par les règles. Avec les règles, tu peux automatiquement étiqueter les courriels, les transférer à des collègues ou les déplacer dans tes spams.

Les règles consistent à :

1. Conditions
2. Actions

Comme tu peux le voir dans l'exemple ci-dessus, les courriels contenant le mot "commandes" seront automatiquement attribués à Anna Davis.

Réponses automatiques

Lorsque tu pars pour des vacances relaxantes, tu n'as pas envie de revenir dans une boîte de réception explosée et pleine de courriels inquiets. En utilisant une réponse automatique, les clients qui te contacteront sauront que tu es actuellement en train de siroter des cocktails à Ibiza.

Dans Trengo, tu peux utiliser une seule réponse automatique pour tous tes canaux de communication. De cette façon, tu peux aussi informer les clients via WhatsApp Business, Facebook Messenger et Instagram Messaging.

Réponses rapides

Répondre aux mêmes questions encore et encore est chronophage. Surtout quand tu fais partie d'une équipe de service à la clientèle, tu devras souvent y faire face. Tu reconnaîtras peut-être les questions suivantes :

"Bonjour, comment puis-je retourner mon produit ?"

"Quand le produit X sera-t-il de nouveau en stock ?"

"Quels sont tes frais de port ?"

Au lieu de taper les mêmes réponses encore et encore, tu peux utiliser les réponses rapides. Grâce à ces modèles pré-remplis, tu peux répondre aux questions les plus fréquentes en un seul clic.

Astuce : tu peux ajouter des étiquettes aux questions les plus fréquemment posées et ensuite avoir des statistiques qui montrent les réponses rapides qu'il est préférable de créer.

5. Trouve ton flux de travail

Tous les conseils technologiques mis à part, il est important de conclure des accords avec toi-même sur l'utilisation du courrier électronique.

Avec un ordinateur portable devant toi, un smartphone dans la main et une tablette dans ton sac à dos, ta boîte de réception est toujours à portée de main. À cause de cela, beaucoup de gens développent la FOMO (peur de manquer) des courriels. Nous faisons défiler notre boîte de réception de peur de manquer quelque chose d'important, ou pire, par habitude.

Bien sûr, c'est une énorme perte de temps et ce n'est pas bon pour ta tranquillité d'esprit. Essaie d'adopter une routine régulière. Une qui corresponde à ta communication interne mais aussi à ton travail.

Par exemple, tu peux programmer trois moments par jour au cours desquels tu consulteras ton courrier électronique. Le matin, après le déjeuner et à la fin de ta journée de travail. Essaie de limiter ces moments à 5-10 minutes maximum. Ainsi, tu pourras utiliser le reste de ta journée pour te concentrer sur ton travail.

Organise ta boîte de réception de courriels comme un pro

Il est temps de dire adieu à la surcharge de courriels. Avec la boîte de réception partagée de Trengo, tu peux organiser ta boîte de réception professionnelle plus efficacement que jamais.