Cómo evitar una bandeja de entrada desorganizada en equipo

Si eres como el típico empleado de oficina, 121 correos electrónicos sin leer deberían estar ahora mismo en tu bandeja de entrada.  

Para cuando termines de leer este post, ese número debería haber aumentado en unos cuantos más...(¡sí, compruébalo!). Y esto solo serán los correos electrónicos que has recibido hoy.

Para hacerlo más trágico, si tu equipo utiliza una bandeja de entrada compartida, tendrás un mayor número de correos electrónicos.

Ahora bien, para estar al día de todos estos correos, probablemente pases 2,5 horas diarias revisando constantemente tu bandeja de entrada. Haz las cuentas un viernes por la noche y habrás pasado 13 horas de trabajo en la bandeja de entrada.

En un mundo en el que se envían 347.000 millones de correos electrónicos al día, 241 millones por minuto y 4,1 millones por segundo, mantenerse al día es casi imposible. De ahí que las posibilidades de llegar a "bandeja de entrada cero " sean literalmente -¡cero!

Sin embargo, si estos correos electrónicos no se gestionan, pronto abarrotarán tu bandeja de entrada. 

Y como dijo Peter Walsh... 

"El desorden no son sólo las cosas que tienes en el suelo: es todo lo que se interpone entre tú y la vida que quieres vivir".

Una bandeja de entrada abarrotada de mensajes estresa a los empleados, aumenta la pérdida de clientes, disminuye la productividad del equipo e impide el crecimiento de la empresa. 

¿Cómo evitar este desorden? ¿Cuáles son las causas? ¿Y qué estrategias se ponen en marcha para asegurarte de que no afecte a tu equipo? Todo esto y mucho más es lo que trataremos de explicarte en este artículo. 

Sin embargo, primero:

¿En qué consiste la desorganización de una bandeja de entrada en un equipo?

El desorden en la bandeja de entrada de un equipo es la acumulación abrumadora de correos electrónicos en una bandeja de entrada compartida utilizada por un equipo. 

Debido a este desorden, a los miembros del equipo a menudo les resulta difícil, por lo que llevan mucho tiempo encontrar información relevante para resolver problemas internos y externos. 

Por ejemplo, una bandeja de entrada de equipo utilizada por su equipo de atención al cliente recibe cientos de correos electrónicos diarios de los clientes. Si los correos electrónicos no se organizan y priorizan adecuadamente, la bandeja de entrada del equipo pronto se saturará. En este caso, su equipo de soporte tendrá una mezcla de problemas resueltos y no resueltos de los clientes y correos electrónicos duplicados. Todo esto puede dar lugar a constantes desacuerdos entre los miembros del equipo, lo que dificultará su eficacia. 

📚 Relacionado → Cómo gestionar una bandeja de entrada compartida como un profesional.

¿Qué causa el desorden en la bandeja de entrada en equipo?

Cuando la bandeja de entrada de tu equipo está desorganizada y con mucha información relevante como irrelevante, el desorden se convierte en el protagonista.  

Sin embargo, una bandeja de entrada del equipo desordenada es sólo una parte de un problema mayor desencadenado por la "sobrecarga de correo electrónico " .

¿Qué es la sobrecarga de correo electrónico?

La sobrecarga de correo electrónico es simplemente la incapacidad abrumadora de gestionar la bandeja de entrada. Esto ocurre cuando tu bandeja de entrada está "demasiado llena" de correos electrónicos que no puedes seguir. 

A continuación se enumeran los signos de sobrecarga en tu correo electrónico: 

• Recibes un exceso de correos electrónicos de seguimiento
• Revisas constantemente tu bandeja de entrada para mantenerte al día
• Tienes un gran volumen de correos electrónicos sin leer
• Te cuesta organizarte y responder a tiempo a los mensajes de entrada 
• Te sientes frustrado cada vez que revisas tu correo electrónico
• Te cuesta encontrar información relevante en su bandeja de entrada

Si notas uno o varios de estos signos, significa que la bandeja de entrada de tu equipo está saturada. Y algunas de las causas son: 

Demasiados correos electrónicos de fuentes externas (spam)

Cuando la bandeja de entrada de tu equipo recibe con frecuencia mensajes de spam, pone en peligro la capacidad de la cuenta, especialmente; si contienen contenido malicioso. Esto dificultará que los colaboradores encuentren información importante, ya que tendrían que diferenciar los correos legítimos del spam. 

Pongamos un ejemplo rápido: Supones que tu equipo utiliza una bandeja de entrada colaborativa para responder a las consultas de los clientes. Sin embargo, esa misma bandeja de entrada también recibe cientos de mensajes de spam diarios, que contienen varios intentos de phishing. Si tu equipo no está bien equipado para gestionar su bandeja de entrada, podría dar información valiosa de los clientes a un spammer.  

📚 Relacionado → 27 plantillas infalibles de atención al cliente por email

💡ProTip → Utiliza las funciones de conversación de Trengo para marcar una conversación como spam.

Falta de comunicación clara y comunicación dentro del equipo

Cuando los miembros de un equipo no comprenden y comunican plenamente sus funciones y responsabilidades dentro del mismo, la bandeja de entrada del equipo se resiente. Esto provoca duplicación de esfuerzos, correos electrónicos sin respuesta y plazos incumplidos. 

Si esto se prolonga lo suficiente, la bandeja de entrada del equipo se vuelve caótica y se sobrecarga con varios correos electrónicos. 

Considera que diriges un equipo de 100 personas y un miembro del equipo envía un correo electrónico a todo el equipo preguntando por el estado de una tarea. 

Sin embargo, este miembro del equipo no especificó a quién iba dirigido el correo electrónico. Otros colaboradores podrían sentirse obligados a responder al correo con su contribución a la tarea. 

Desafortunadamente, puede que haya una sobrecarga en la bandeja de entrada sin ningún impacto significativo en el progreso de la tarea inicial. 

📚 Relacionado → Cómo formar a los miembros de un equipo en el uso eficaz de la bandeja de entrada del equipo

💡Pro Tip → Al crear un equipo en Trengo, dispones de la función "permisos de personal" para asignar diferentes roles (administrador, supervisor, usuario, usuarios ligeros) a los diferentes miembros del equipo.

Falta de un sistema para organizar y priorizar los correos electrónicos

Cuando se envían y reciben grandes volúmenes de correos electrónicos a diario, la bandeja de entrada se llena rápidamente. Sin un sistema para organizar y priorizar todos los correos entrantes y salientes, llegaría a ser difícil de gestionar todos los mensajes de tus clientes. 

Y cuando esto ocurre, su equipo puede encontrarse con problemas como: 

• Respuestas tardías y/o duplicadas a correos electrónicos internos y externos.
• Disminución de la eficiencia del equipo debido al tiempo dedicado a buscar información relevante en la bandeja de entrada del equipo.
• Retraso en las respuestas a los correos electrónicos debido a un proceso de clasificación deficiente.
• Mayor probabilidad de perder o no recibir mensajes importantes. 

📚 Relacionado → Cómo usar una cuenta de correo con varios usuarios

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Falta de automatización (reglas, respuestas automáticas y respuestas rápidas)

Gestionar manualmente los correos electrónicos entrantes y salientes en una bandeja de entrada compartida es ineficaz, lleva mucho tiempo y suele ser propenso a errores. Hacerlo para todo el equipo puede saturar la bandeja de entrada y provocar una comunicación desorganizada o perdida. 

Supongamos que su equipo de ventas procesa manualmente los clientes potenciales. Sin un sistema de automatización, los clientes potenciales pueden estar mal etiquetados, sin asignar o sin un seguimiento adecuado. Cuando esto sucede, la bandeja de entrada de su equipo se llena de clientes potenciales duplicados e incompletos que son difíciles de gestionar. 

Estrategias para evitar el desorden en la bandeja de entrada del equipo

Establecer directrices claras para la comunicación interna

Implantar directrices y protocolos claros para toda la comunicación interna le ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo son plenamente conscientes de sus funciones y responsabilidades a la hora de comunicarse. 

De este modo, los miembros del equipo saben que deben evitar enviar y recibir correos electrónicos irrelevantes e innecesarios. Esto ayuda a reducir el desorden, ya que todo el mundo sabe qué tipo de información está permitida en la bandeja de entrada del equipo. Además, resulta más fácil gestionar el flujo de información y mantener la bandeja de entrada organizada. 

A continuación encontrarás algunos ejemplos de directrices claras que podrías aplicar: 

• Todos los correos electrónicos deben ser breves y directos. 
• Las conversaciones cara a cara deben gestionarse a través de otros canales de comunicación. 
• Los miembros del equipo sólo deben enviar mensajes que sean relevantes para el destinatario. 
• No se permite CC en los mensajes, sino etiquetar (por ejemplo, @teammember) al destinatario implicado en los correos electrónicos. Esto les permite comprender el contexto del mensaje.

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Establecer un sistema para organizar los correos electrónicos mediante filtros, carpetas y etiquetas.

Para todo tipo de empresas que tratan con una gran base de clientes, es normal recibir cientos o incluso miles de correos electrónicos al día. 

En este caso, el uso de un sistema clasificará automáticamente los correos electrónicos entrantes en categorías específicas en función de su prioridad, relevancia y otros criterios internos. 

Por ejemplo, puede configurar un sistema para filtrar los correos electrónicos en función del "número de etiqueta del cliente", el "nombre del cliente" y el "asunto", y luego enviarlos a sus respectivas carpetas y etiquetarlos en consecuencia. 

👀 Nota → Las etiquetas son esenciales, especialmente a la hora de categorizar sus correos electrónicos. Por ejemplo, los correos electrónicos etiquetados como "Acción requerida", "Revisar", "Aviso importante" o "Aviso urgente", probablemente deberían priorizarse. 

Formar a los miembros del equipo en técnicas eficaces de gestión del correo electrónico

La mayoría de las veces, establecer un sistema no es suficiente. En algunos casos, es posible que los miembros de su equipo no sigan las directrices o no sepan cómo utilizar el sistema. 

Por lo tanto, tendrás que dotar a todos los colaboradores de las habilidades y conocimientos necesarios para gestionar eficazmente el flujo interno de comunicación. 

He aquí algunas técnicas para formar a los miembros de su equipo: 

• Usar plantillas de correo electrónico o respuestas enlatadas en correos entrantes repetitivos o similares.
• Programar la comprobación, limpieza y organización periódicas del correo electrónico. 
• Evitar conversaciones largas para reducir el número de mensajes redundantes y seguimientos innecesarios. 

Relacionado → Mejora tu servicio de atención al cliente con una gestión del correo electrónico de primer nivel 

Automatización

Automatizar la bandeja de entrada de tu equipo te permite agilizar el flujo de información en todo el equipo. De este modo, tus trabajadores no tienen que perder tiempo en tareas repetitivas. 

Por ejemplo, desde Trengo tienes la oportunidad de automatizar muchos aspectos de tu servicio de atención al cliente. De este modo, su equipo de Soporte a Cliente no tiene que copiar y pegar manualmente los mismos mensajes para clientes con el mismo problema. 

Además, puedes configurar automatizaciones que te ayuden a dirigir o enviar correos electrónicos a los miembros adecuados del equipo en función de los atributos del destinatario. Así te aseguras de que ningún mensaje se pase por alto, se etiquete mal o se pierda. 

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Bandeja de entrada organizada, un trabajo con más eficiencia- con Trengo

No hace falta ser un genio para darse cuenta de que una bandeja de entrada desordenada interrumpe el flujo de trabajo del equipo, afecta a la comunicación y disminuye la productividad. Afortunadamente, todas las estrategias que hemos comentado aquí te ayudarán a reducir el volumen de correo electrónico y a gestionar mejor tu bandeja de entrada. 

Por otro lado, hacer el trabajo pesado de gestionar el flujo de comunicación del equipo es una tarea desalentadora. Por eso, te recomendamos que utilices una herramienta como Trengo para ayudarte a gestionar, mantener e incluso organizar la bandeja de entrada de tu equipo para que puedas dedicar más tiempo a las tareas importantes. 

Por ejemplo, mediante Trengo tienes la oportunidad de añadir etiquetas personalizables a las conversaciones para mantener tu bandeja de entrada sin mensajes  y organizada. Además, puedes crear carpetas para ver rápidamente las conversaciones con etiquetas específicas. 

Con Trengo, se acabaron los reenvíos, las CC, las CCO, los hilos interminables y los correos electrónicos internos.

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