Come evitare il disordine della casella di posta del team

Se sei come un tipico impiegato d'ufficio, 121 email non lette dovrebbero essere già pronte nella tua casella di posta.  

Quando avrai finito di leggere questo post, quel numero dovrebbe essere aumentato di qualche punto (sì, controlla!). E questo solo per le e-mail che hai ricevuto oggi.

Come se non bastasse, se il tuo team utilizza una casella di posta condivisa, aspettati un numero maggiore di e-mail.

Per stare al passo con tutte queste e-mail, probabilmente trascorri 2,5 ore al giorno controllando costantemente la tua casella di posta. Se fai i conti un venerdì sera, avrai trascorso 13 ore lavorative nella casella di posta.

In un mondo in cui vengono inviate 347 miliardi di e-mail al giorno, 241 milioni di e-mail al minuto e 4,1 milioni di e-mail al secondo, tenere il passo con tutte le e-mail è quasi impossibile. Per questo motivo, le tue possibilità di ottenere la "casella di posta zero" sono letteralmente pari a zero!

Tuttavia, se queste e-mail non vengono gestite, presto ingombrano la tua casella di posta. 

E come ha detto Peter Walsh. 

"Il disordine non è solo la roba sul pavimento: è tutto ciò che si frappone tra te e la vita che vuoi vivere".

Una casella di posta elettronica ingombra stressa i dipendenti, aumenta la rinuncia ai clienti, diminuisce la produttività dei team e ostacola la crescita dell'azienda. 

Come si fa a prevenire questo disordine? Quali sono le cause? E quali sono le strategie da mettere in atto per assicurarti che non disturbino mai più il tuo team? Di tutto questo e di altro ancora parleremo in questo articolo. 

Ma prima:

Che cos'è il disordine della casella di posta del team?

Il disordine della casella di posta del team è l'accumulo eccessivo di e-mail in una casella di posta condivisa utilizzata da un team. 

A causa di questo disordine, i membri del team spesso trovano difficile e dispendioso trovare le informazioni rilevanti per risolvere i problemi interni ed esterni. 

Ad esempio, una casella di posta elettronica utilizzata dal team di assistenza clienti riceve centinaia di e-mail al giorno dai clienti. Se le email non sono adeguatamente organizzate e prioritarie, la casella di posta del team diventerà presto ingombra. In questo caso, il team di assistenza avrà un mix di problemi risolti e non risolti dei clienti e di email duplicate. Tutto ciò può portare a continui disaccordi tra i membri del team, rendendo difficile il loro operato. 

📚 Correlati → Come gestire una casella di posta condivisa come un professionista.

Quali sono le cause del disordine della casella di posta del team?

Quando la casella di posta elettronica del tuo team è disorganizzata e piena di informazioni sia rilevanti che irrilevanti, il disordine diventa l'altro aspetto della giornata. 

Tuttavia, una casella di posta elettronica ingombra il team è solo una parte di un problema più ampio, causato dal "sovraccarico di e-mail " .

Che cos'è il sovraccarico di email?

Il sovraccarico di e-mail è semplicemente l'incapacità di gestire la tua casella di posta. Questo accade quando la tua casella di posta è "troppo piena" di email a cui non riesci a stare dietro. 

Di seguito sono riportati i segnali di sovraccarico di email: 

• Stai ricevendo un numero eccessivo di email di follow-up
• Controlli costantemente le tue e-mail solo per stare al passo con i tempi.
• Hai una grande quantità di email non lette
• Hai difficoltà a organizzare e rispondere alle e-mail in tempo 
• Ti senti frustrato ogni volta che controlli le email
• Hai difficoltà a trovare informazioni rilevanti nella tua casella di posta.

Se noti uno o più di questi segnali, significa che la casella di posta del tuo team è ingombra. Alcune delle cause sono: 

Troppe email da fonti esterne (spam)

Quando la casella di posta del tuo team riceve spesso e-mail di spam, comprometti l'integrità della casella di posta, soprattutto se contengono contenuti dannosi. In questo modo i membri del tuo team avranno difficoltà a trovare informazioni importanti, dovendo distinguere le e-mail legittime dallo spam. 

Facciamo un rapido esempio: supponiamo che il tuo team utilizzi una casella di posta condivisa per rispondere alle richieste dei clienti. Tuttavia, quella stessa casella di posta riceve anche centinaia di e-mail di spam al giorno, contenenti diversi tentativi di phishing. Se il tuo team non è ben attrezzato per gestire la casella di posta, potrebbe potenzialmente fornire informazioni preziose sui clienti a uno spammer.  

📚 Correlati → 27 modelli di servizio clienti infallibili per le email

💡ProTip → Puoi utilizzare le funzioni di conversazione di Trengo per contrassegnare una conversazione come spam.

Mancanza di comunicazione chiara e di comunicazione all'interno del team

Quando i membri del team non comprendono e non comunicano pienamente i loro ruoli e le loro responsabilità all'interno del team, la casella di posta elettronica del team ne risente. Questo porta a duplicazioni di sforzi, email senza risposta e scadenze non rispettate. 

Se questa situazione si protrae a lungo, la casella di posta elettronica del team diventa caotica e sovraccarica di numerose e-mail. 

Ecco uno scenario: supponiamo che tu sia a capo di un team di 100 persone e che un membro del team invii un'e-mail a tutto il team per chiedere informazioni sullo stato di un'attività. 

Tuttavia, questo membro del team non ha specificato a chi era destinata l'e-mail. Altri membri del team potrebbero sentirsi obbligati a rispondere all'e-mail con il loro contributo al compito. 

Purtroppo, questo può sovraccaricare la casella di posta elettronica senza alcun impatto significativo sull'avanzamento del compito iniziale. 

📚 Correlato → Come formare i membri del team all'uso efficace della casella di posta elettronica di gruppo

💡Pro Tip → Quando crei un team in Trengo, puoi utilizzare la funzione "permessi del personale" per assegnare ruoli diversi (amministratore, supervisore, utente, utenti leggeri) ai vari membri del team.

Mancanza di un sistema per organizzare e dare priorità alle email

Quando invii e ricevi quotidianamente un gran numero di e-mail, la tua casella di posta si riempie rapidamente. Senza un sistema per organizzare e dare priorità a tutte le email in entrata e in uscita, può diventare difficile da gestire. 

E quando questo accade, il tuo team potrebbe incontrare problemi quali: 

• Risposte tardive e/o doppie alle e-mail interne ed esterne.
• Diminuzione dell'efficienza del team a causa del tempo speso a cercare informazioni pertinenti nella casella di posta elettronica del team.
• Risposte tardive alle e-mail a causa di un processo di smistamento inadeguato.
• Aumenta la possibilità di perdere o smarrire messaggi importanti. 

📚 Correlato → Come utilizzare un account di posta elettronica con più utenti

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Mancanza di automazione (regole, risposte automatiche e risposte rapide)

La gestione manuale delle e-mail in entrata e in uscita in una casella di posta condivisa è inefficace, richiede tempo e spesso è soggetta a errori. Se lo fai per l'intero team puoi sovraccaricare la tua casella di posta, causando comunicazioni non organizzate o mancate. 

Ecco un esempio: supponiamo che il tuo team di vendita elabori manualmente i lead. Senza un sistema di automazione, i contatti potrebbero essere etichettati in modo errato, non assegnati o non seguiti correttamente. Quando questo accade, la casella di posta del tuo team si riempie di lead duplicati e incompleti, difficili da gestire. 

Strategie per evitare il disordine della casella di posta del team

Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione interna

Implementare linee guida e protocolli chiari per tutte le comunicazioni interne ti aiuta a garantire che tutti i membri del team siano pienamente consapevoli dei loro ruoli e delle loro responsabilità quando comunicano. 

In questo modo, i membri del team sanno che devono evitare di inviare e ricevere e-mail non pertinenti e non necessarie. Questo ti aiuta a ridurre il disordine perché tutti capiscono che tipo di informazioni sono consentite nella casella di posta del team. Inoltre, diventa più facile gestire il flusso di informazioni e mantenere organizzata la casella di posta. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi di linee guida chiare che potresti implementare: 

• Tutte le e-mail devono essere brevi e dirette al punto. 
• Le conversazioni faccia a faccia dovrebbero essere gestite attraverso altri canali di comunicazione. 
• I membri del team devono inviare solo messaggi rilevanti per il destinatario. 
• Non è consentito l'invio di messaggi in CC, ma è necessario inserire nelle e-mail un tag (ad esempio, @teammember) con il destinatario coinvolto. In questo modo, i destinatari potranno comprendere appieno il contesto dell'e-mail.

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Stabilisci un sistema per organizzare le email utilizzando filtri, cartelle ed etichette.

Per tutti i tipi di aziende che hanno a che fare con un'ampia base di clienti, è normale ricevere centinaia o addirittura migliaia di e-mail al giorno. 

In questo caso, l'utilizzo di un sistema smista automaticamente le e-mail in arrivo in categorie specifiche in base alla priorità, alla rilevanza e ad altri criteri interni. 

Ad esempio, puoi impostare un sistema per filtrare le e-mail in base a "numero di etichetta del cliente", "nome del cliente" e "oggetto", quindi inviarle alle rispettive cartelle ed etichettarle di conseguenza. 

👀 Nota → Le etichette sono essenziali, soprattutto per classificare le tue email. Ad esempio, le email etichettate come "Azione richiesta", "Revisione", "Avviso importante" o "Avviso urgente" dovrebbero avere una priorità. 

Formare i membri del team su tecniche efficaci di gestione delle e-mail

Il più delle volte, la creazione di un sistema non è sufficiente. In alcuni casi, i membri del tuo team potrebbero non seguire le linee guida o non sapere come usare il sistema. 

Pertanto, dovrai dotare tutti i membri del team delle competenze e delle conoscenze necessarie per gestire in modo efficace il flusso di comunicazione interno. 

Ecco alcune tecniche per formare i membri del tuo team: 

• Utilizza modelli di email o risposte in scatola per le email in arrivo ripetitive o simili.
• Programmare regolarmente il check-in, la pulizia e l'organizzazione delle e-mail. 
• Evitare le conversazioni lunghe per ridurre il numero di messaggi ridondanti e di follow-up inutili. 

Correlati → Migliora il tuo servizio clienti con una gestione della posta elettronica di alto livello 

Imposta l'automazione

Automatizzare la casella di posta del tuo team ti aiuta a ottimizzare il flusso di informazioni in tutto il team. In questo modo, i membri del team non dovranno perdere tempo in attività ripetitive. 

Ad esempio, con Trengo puoi automatizzare molti aspetti del tuo servizio clienti. In questo modo, i tuoi agenti di supporto non dovranno copiare e incollare manualmente gli stessi messaggi per clienti con lo stesso problema. 

Inoltre, puoi impostare un'automazione che ti aiuti a indirizzare o "pingare" le e-mail ai membri del team appropriati in base alle caratteristiche del destinatario. Questo per garantire che nessun messaggio venga trascurato, etichettato male o perso. 

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Posta in arrivo pulita, mente pulita - con Trengo

Non ci vuole un genio per capire che una casella di posta elettronica ingombra il flusso di lavoro del team, influisce sulla comunicazione e diminuisce la produttività. Fortunatamente, tutte le strategie di cui abbiamo parlato qui ti aiuteranno a ridurre il volume delle email e a gestire meglio la tua casella di posta. 

D'altra parte, gestire il flusso di comunicazioni del team è un compito arduo. Ecco perché ti consigliamo di utilizzare uno strumento come Trengo per aiutarti a gestire, mantenere e persino organizzare la casella di posta del tuo team in modo da poter dedicare più tempo alle attività importanti. 

Ad esempio, con Trengo puoi aggiungere etichette personalizzabili alle conversazioni per mantenere la tua casella di posta chiara e organizzata. Puoi anche creare delle cartelle per visualizzare rapidamente le conversazioni con etichette specifiche. 

Con Trengo, niente più inoltri, CC, BCC, thread infiniti o email interne.

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