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Se sei un tipico impiegato d'ufficio, in questo momento dovresti avere 121 e-mail non lette nella tua casella di posta.
Quando avrai finito di leggere questo post, quel numero dovrebbe essere aumentato di qualche unità (sì, controlla!). E questo vale solo per le e-mail che hai ricevuto oggi.
A peggiorare le cose, se il tuo team utilizza una casella di posta condivisa, aspettati un numero maggiore di email.
Per stare al passo con tutte queste e-mail, probabilmente passi 2,5 ore al giorno a controllare costantemente la tua casella di posta. Fai i conti il venerdì sera e ti accorgerai di aver trascorso 13 ore lavorative nella tua casella di posta.
In un mondo in cui vengono inviati 347 miliardi di e-mail al giorno, 241 milioni al minuto e 4,1 milioni al secondo, stare al passo con tutte le tue e-mail è quasi impossibile. Quindi, le tue possibilità di arrivare a "inbox zero" sono letteralmente... zero!
Tuttavia, se queste e-mail non vengono gestite, finiscono presto per ingombrare la tua casella di posta.
E come ha detto Peter Walsh...
"Il disordine non è solo quello che si trova sul pavimento, ma tutto ciò che si frappone tra te e la vita che desideri vivere."
Una casella di posta ingombra stressa i dipendenti, aumenta il tasso di abbandono dei clienti, riduce la produttività del team e ostacola la crescita dell'azienda.
Come prevenire questo disordine? Quali sono le cause? E quali strategie adottare per garantire che non disturbino mai più il tuo team? Di tutto questo e molto altro parleremo in questo articolo.
Ma prima:
Che cos'è il disordine nella casella di posta del team?
Il disordine nella casella di posta del team è l'accumulo eccessivo di e-mail in una casella di posta condivisa utilizzata da un team.
A causa di questo disordine, i membri del team spesso trovano difficile e dispendioso in termini di tempo trovare le informazioni rilevanti per risolvere questioni interne ed esterne.
Ad esempio, una casella di posta condivisa utilizzata dal team di assistenza clienti riceve ogni giorno centinaia di e-mail dai clienti. Se le e-mail non sono organizzate e classificate in modo adeguato, la casella di posta condivisa del team si riempirà rapidamente. In questo caso, il team di assistenza si troverà di fronte a un mix di problemi dei clienti risolti e irrisolti e a e-mail duplicate. Tutto ciò può portare a continui disaccordi tra i membri del team, rendendo difficile per loro lavorare in modo efficace.
📚 Correlato → Come gestire una casella di posta condivisa come un professionista.
Cosa causa il disordine nella casella di posta del team?
Quando la casella di posta del tuo team è disorganizzata e piena di informazioni rilevanti e irrilevanti, il disordine diventa all'ordine del giorno.
Tuttavia, una casella di posta elettronica di gruppo ingombra è solo una parte di un problema più ampio causato dal "sovraccarico di e-mail".
Che cos'è il sovraccarico di e-mail?
Il sovraccarico di email è semplicemente l'incapacità schiacciante di gestire la propria casella di posta. Ciò accade quando la casella di posta è "troppo piena" di email che non si riesce a gestire.
Di seguito sono riportati alcuni segnali che indicano un sovraccarico di e-mail:
- Stai ricevendo troppe email di follow-up
- Controlli costantemente le tue e-mail solo per stare al passo
- Hai un grande volume di email non lette
- Hai difficoltà a organizzare e rispondere alle e-mail in tempo
- Ti senti frustrato ogni volta che controlli le tue e-mail
- Hai difficoltà a trovare informazioni rilevanti nella tua casella di posta elettronica
Quando noti uno o più di questi segnali, significa che la casella di posta del tuo team è ingombra. Alcune delle cause possono essere:
Troppe e-mail provenienti da fonti esterne (spam)
Quando la casella di posta del tuo team riceve spesso email di spam, comprometti l'integrità di quella casella, specialmente se contengono contenuti dannosi. Questo renderà difficile ai membri del tuo team trovare informazioni importanti, poiché dovranno distinguere le email legittime dallo spam.
Ecco un rapido esempio: supponiamo che il tuo team utilizzi una casella di posta condivisa per rispondere alle richieste dei clienti. Tuttavia, quella stessa casella di posta riceve ogni giorno centinaia di email di spam contenenti diversi tentativi di phishing. Se il tuo team non è adeguatamente attrezzato per gestire la propria casella di posta, potrebbe potenzialmente fornire preziose informazioni sui clienti a uno spammer.
📚 Correlati → 27 modelli infallibili per il servizio clienti via e-mail
💡Suggerimento professionale → È possibile utilizzare le funzioni di conversazione di Trengo per contrassegnare una conversazione come spam.
Mancanza di comunicazione chiara e comunicazione all'interno del team
Quando i membri del team non comprendono appieno e non comunicano i propri ruoli e responsabilità all'interno del team, la casella di posta del team ne risente. Ciò porta a duplicazione degli sforzi, e-mail senza risposta e scadenze non rispettate.
Se questa situazione si protrae abbastanza a lungo, la casella di posta del team diventa caotica e sovraccarica di e-mail.
Ecco uno scenario: supponiamo che tu sia a capo di un team di 100 persone e che un membro del team invii un'e-mail a tutto il team per chiedere informazioni sullo stato di un'attività.
Tuttavia, questo membro del team non ha specificato a chi fosse destinata l'e-mail. Gli altri membri del team potrebbero sentirsi in dovere di rispondere all'e-mail con il loro contributo all'attività.
Sfortunatamente, questo può sovraccaricare la casella di posta senza alcun impatto significativo sullo stato di avanzamento dell'attività iniziale.
📚 Correlato → Come formare i membri del team sull'uso efficace della casella di posta del team
💡Suggerimento professionale → Quando crei un team in Trengo, puoi utilizzare la funzione "autorizzazioni del personale" per assegnare ruoli diversi (amministratore, supervisore, utente, utenti occasionali) ai diversi membri del team.
Mancanza di un sistema per organizzare e dare priorità alle e-mail
Quando si inviano e ricevono grandi volumi di e-mail ogni giorno, la casella di posta si riempie rapidamente. Senza un sistema per organizzare e dare priorità a tutte le e-mail in entrata e in uscita, può diventare difficile gestirle.
E quando ciò accade, il tuo team potrebbe incontrare problemi quali:
- Risposte tardive e/o duplicate alle e-mail interne ed esterne.
- Diminuzione dell'efficienza del team dovuta al tempo impiegato per cercare informazioni rilevanti nella casella di posta del team.
- Risposte alle e-mail ritardate a causa di un processo di smistamento inadeguato.
- Aumento della probabilità di perdere o non ricevere messaggi importanti.
📚 Correlato → Come utilizzare un unico account e-mail con più utenti
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Mancanza di automazione (regole, risposte automatiche e risposte rapide)
Gestire manualmente le e-mail in entrata e in uscita in una casella di posta condivisa è inefficace, richiede tempo e spesso è soggetto a errori. Farlo per l'intero team può sovraccaricare la tua casella di posta, causando comunicazioni disorganizzate o perse.
Ecco un esempio: supponiamo che il tuo team di vendita elabori manualmente i lead. Senza un sistema di automazione, i lead potrebbero essere etichettati in modo errato, lasciati senza assegnazione o non seguiti in modo adeguato. Quando ciò accade, la casella di posta del tuo team si riempie di lead duplicati e incompleti difficili da gestire.
Strategie per evitare il sovraffollamento della casella di posta del team
Stabilire linee guida chiare per la comunicazione interna
L'implementazione di linee guida e protocolli chiari per tutte le comunicazioni interne consente di garantire che tutti i membri del team siano pienamente consapevoli dei propri ruoli e responsabilità durante la comunicazione.
In questo modo, i membri del team sanno che devono evitare di inviare e ricevere email irrilevanti e non necessarie. Ciò consente di ridurre il disordine, poiché tutti comprendono quale tipo di informazioni è consentito inserire nella casella di posta del team. Inoltre, diventa più facile gestire il flusso di informazioni e mantenere organizzata la casella di posta.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di linee guida chiare che potresti implementare:
- Tutte le e-mail devono essere brevi e andare dritte al punto.
- Le conversazioni faccia a faccia dovrebbero essere gestite attraverso altri canali di comunicazione.
- I membri del team devono inviare solo messaggi pertinenti al destinatario.
- Non è consentito mettere in CC i messaggi, ma è necessario taggare (ad esempio @teammember) il destinatario interessato nelle e-mail. Ciò consente loro di comprendere appieno il contesto di tale e-mail.
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Creare un sistema per organizzare le e-mail utilizzando filtri, cartelle ed etichette
Per tutti i tipi di aziende che hanno a che fare con un'ampia base di clienti, è normale ricevere centinaia o addirittura migliaia di e-mail al giorno.
In questo caso, l'utilizzo di un sistema consentirà di ordinare automaticamente le e-mail in arrivo in categorie specifiche in base alla priorità, alla rilevanza e ad altri criteri interni.
Ad esempio, è possibile impostare un sistema per filtrare le e-mail in base al "numero di tag del cliente", al "nome del cliente" e all' "oggetto", quindi inviarle alle rispettive cartelle e contrassegnarle di conseguenza.
👀 Nota → Le etichette sono fondamentali, soprattutto per classificare le e-mail. Ad esempio, le e-mail contrassegnate con "Azione richiesta", "Revisione", "Avviso importante" o "Avviso urgente" dovrebbero probabilmente avere la priorità.
Formare i membri del team sulle tecniche efficaci di gestione delle e-mail
Il più delle volte, non è sufficiente configurare un sistema. In alcuni casi, i membri del team potrebbero non seguire le linee guida o non sapere come utilizzare il sistema.
Pertanto, sarà necessario dotare tutti i membri del team delle competenze e delle conoscenze necessarie per gestire efficacemente il flusso interno di comunicazione.
Ecco alcune tecniche per formare i membri del tuo team:
- Utilizzo di modelli di email o risposte predefinite per email in arrivo ripetitive o simili
- Pianificazione di controlli regolari delle e-mail, pulizia e organizzazione.
- Evitare conversazioni lunghe per ridurre il numero di messaggi ridondanti e follow-up non necessari.
Correlati → Migliora il tuo servizio clienti con una gestione delle e-mail di prim'ordine
Configurare l'automazione
L'automazione della casella di posta del tuo team ti aiuta a semplificare il flusso di informazioni all'interno dell'intero team. In questo modo, i membri del team non devono perdere tempo in attività ripetitive.
Ad esempio, con Trengo è possibile automatizzare molti aspetti del servizio clienti. In questo modo, gli addetti all'assistenza non devono copiare e incollare manualmente gli stessi messaggi per i clienti con lo stesso problema.
Inoltre, è possibile impostare l'automazione per aiutarti a inoltrare o "pingare" le e-mail ai membri del team appropriati in base alle caratteristiche del destinatario. Questo per garantire che nessun messaggio venga trascurato, etichettato in modo errato o perso.
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Casella di posta pulita, mente pulita — con Trengo
Non occorre essere dei geni per capire che una casella di posta ingombra disturba il flusso di lavoro del team, influisce sulla comunicazione e riduce la produttività. Fortunatamente, tutte le strategie che abbiamo discusso qui ti aiuteranno a ridurre il volume delle tue e-mail e ti daranno una migliore percezione della gestione della tua casella di posta.
D'altro canto, gestire il flusso di comunicazioni del team è un compito arduo. Ecco perché consigliamo di utilizzare uno strumento come Trengo per aiutarti a gestire, mantenere e persino organizzare la casella di posta del tuo team, in modo da poter dedicare più tempo alle attività importanti.
Ad esempio, con Trengo puoi aggiungere etichette personalizzabili alle conversazioni per mantenere la tua casella di posta pulita e organizzata. Puoi anche creare cartelle per visualizzare rapidamente le conversazioni con etichette specifiche.
Con Trengo, niente più inoltri, CC, CCN, thread infiniti o email interne.
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