Comment éviter l'encombrement de la boîte de réception de l'équipe ?

Communication
1er février 2023
10
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Écrit par
Pim
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Si tu es comme un employé de bureau typique, 121 courriels non lus devraient être assis joliment dans ta boîte de réception en ce moment.  

Au moment où tu auras fini de lire ce billet, ce nombre devrait avoir augmenté de quelques (oui, vérifie !). Et cela ne concerne que les courriels que tu as reçus aujourd'hui.

Pour aggraver les choses, si ton équipe utilise une boîte de réception partagée, attends-toi à un nombre plus élevé de courriels.

Maintenant, pour suivre tous ces courriels, tu passes probablement 2,5 heures par jour à consulter constamment ta boîte de réception. Fais le calcul un vendredi soir, et tu auras passé 13 heures de travail dans une boîte de réception.

Dans un monde où 347 milliards de courriels sont envoyés par jour, 241 millions de courriels par minute et 4,1 millions de courriels par seconde, il est presque impossible de suivre tous tes courriels. Par conséquent, tes chances d'avoir une "boîte de réception zéro" sont littéralement nulles !

Cependant, si ces courriels ne sont pas gérés, ils ne tardent pas à encombrer ta boîte de réception. 

Et comme l'a dit Peter Walsh... 

"Le désordre, ce n'est pas seulement les affaires qui se trouvent sur ton sol - c'est tout ce qui se dresse entre toi et la vie que tu veux vivre."

Une boîte de réception encombrée stresse les employés, augmente le taux de désabonnement des clients, diminue la productivité de l'équipe et entrave la croissance de l'entreprise. 

Comment éviter ce désordre ? Quelles en sont les causes ? Et quelles stratégies mets-tu en place pour t'assurer qu'ils ne dérangent plus jamais ton équipe- ? Ce sont toutes ces questions et bien d'autres encore que nous allons aborder dans cet article. 

Mais d'abord :

Qu'est-ce que l'encombrement de la boîte de réception de l'équipe ?

L'encombrement de la boîte de réception de l'équipe est l'accumulation écrasante de courriels dans une boîte de réception partagée utilisée par une équipe. 

En raison de ce désordre, les membres de l'équipe ont souvent du mal à trouver les informations pertinentes pour résoudre les problèmes internes et externes, et cela leur prend beaucoup de temps. 

Par exemple, une boîte de réception d'équipe utilisée par ton équipe d'assistance à la clientèle reçoit chaque jour des centaines de courriels de la part des clients. Si les courriels ne sont pas correctement organisés et classés par ordre de priorité, la boîte de réception de ton équipe sera rapidement encombrée. Dans ce cas, ton équipe d'assistance aura un mélange de problèmes de clients résolus et non résolus et de courriels en double. Tout cela peut entraîner des désaccords constants entre les membres de l'équipe, ce qui les empêche de travailler efficacement. 

📚 Connexe → Comment gérer une boîte de réception partagée comme un pro.

Quelles sont les causes de l'encombrement de la boîte de réception de l'équipe ?

Lorsque la boîte de réception de ton équipe est mal organisée et remplie d'informations à la fois pertinentes et non pertinentes, le désordre devient l'autre du jour. 

Cependant, une boîte de réception d'équipe encombrée n'est qu'une partie d'un problème plus large déclenché par la "surcharge de courriels ".

Qu'est-ce que la surcharge de courriels ?

La surcharge de courriels est tout simplement l'incapacité écrasante de gérer ta boîte de réception. Cela se produit lorsque ta boîte de réception est "trop pleine" de courriels que tu n'arrives pas à suivre. 

Tu trouveras ci-dessous les signes d'une surcharge de courrier électronique : 

  • Tu reçois trop de courriels de suivi
  • Tu vérifies constamment tes courriels pour rester au courant
  • Tu as un grand nombre de courriels non lus
  • Tu as des difficultés à t'organiser et à répondre à temps aux courriels. 
  • Tu te sens frustré à chaque fois que tu consultes tes courriels.
  • Tu as du mal à trouver des informations pertinentes dans ta boîte de réception.

Lorsque tu remarques un ou plusieurs de ces signes, la boîte de réception de ton équipe est encombrée. Parmi les causes de cet encombrement, on peut citer : 

Trop de courriels provenant de sources externes (spam)

Lorsque la boîte de réception de ton équipe reçoit fréquemment des courriels indésirables, tu compromets l'intégrité de cette boîte de réception - surtout s'ils contiennent des contenus malveillants. Les membres de ton équipe auront alors du mal à trouver des informations importantes, car ils devront différencier les courriels légitimes des spams. 

Voici un exemple rapide, disons que ton équipe utilise une boîte de réception partagée pour répondre aux demandes des clients. Cependant, cette même boîte de réception reçoit également chaque jour des centaines de spams contenant plusieurs tentatives d'hameçonnage. Si ton équipe n'est pas bien équipée pour gérer sa boîte de réception, elle pourrait potentiellement donner des informations précieuses sur les clients à un spammeur.  

📚 Connexe → 27 modèles de service à la clientèle infaillibles pour les courriels.

💡ProTip → Tu peux utiliser les fonctions de conversation de Trengo pour marquer une conversation comme spam.

Manque de communication claire et de communication au sein de l'équipe.

Lorsque les membres de l'équipe ne comprennent pas parfaitement et ne communiquent pas leurs rôles et responsabilités au sein de l'équipe, la boîte de réception de l'équipe en pâtit. Cela entraîne des efforts redondants, des courriels sans réponse et des délais non respectés. 

Si cela dure assez longtemps, la boîte de réception de l'équipe devient chaotique et surchargée de plusieurs courriels. 

Voici un scénario, supposons que tu diriges une équipe de 100 personnes et qu'un membre de l'équipe envoie un courriel à toute l'équipe pour s'enquérir de l'état d'avancement d'une tâche. 

Cependant, ce membre de l'équipe n'a pas précisé à qui le courriel était destiné. D'autres membres de l'équipe pourraient se sentir obligés de répondre à l'e-mail en apportant leur contribution à la tâche. 

Malheureusement, cela peut surcharger la boîte de réception sans avoir d'impact significatif sur l'avancement de la tâche initiale. 

📚 Connexe → Comment former les membres de l'équipe à l'utilisation efficace de la boîte de réception de l'équipe?

💡Pro Tip → Lors de la création d'une équipe dans Trengo, tu peux utiliser la fonction "autorisations du personnel" pour attribuer différents rôles (administrateur, superviseur, utilisateur, utilisateurs légers) aux différents membres de l'équipe.

Absence de système pour organiser et classer les courriels par ordre de priorité.

Lorsque tu envoies et reçois quotidiennement un grand nombre de courriels, ta boîte de réception se remplit rapidement. Sans un système en place pour organiser et prioriser tous les courriels entrants et sortants, cela peut devenir difficile à gérer. 

Et lorsque cela se produit, ton équipe peut rencontrer des problèmes tels que : 

  • Réponses tardives et/ou en double aux courriels internes et externes.
  • Diminution de l'efficacité de l'équipe en raison du temps passé à rechercher des informations pertinentes dans la boîte de réception de l'équipe.
  • Réponses retardées aux courriels en raison d'un mauvais processus de tri.
  • Risque accru de perdre ou de rater des messages importants. 

📚 Connexe → Comment utiliser un compte de messagerie avec plusieurs utilisateurs?

💡Pro Tip → Trengo te donne toutes les fonctionnalités manquantes du courrier électronique dans une puissante boîte de réception partagée - tout en gardant ta boîte de réception organisée. Essaie-le dès maintenant !

Manque d'automatisation (règles, réponses automatiques et réponses rapides).

Gérer manuellement les courriels entrants et sortants dans une boîte de réception partagée est inefficace, prend du temps et est souvent sujet à des erreurs. Faire cela pour toute l'équipe peut submerger ta boîte de réception, ce qui conduit à une communication non organisée ou manquée. 

Voici un exemple : Disons que ton équipe de vente traite manuellement les pistes. Sans système d'automatisation, les prospects peuvent être mal étiquetés, laissés sans affectation ou ne pas faire l'objet d'un suivi approprié. Lorsque cela se produit, la boîte de réception de ton équipe se remplit de pistes en double et incomplètes qui sont difficiles à gérer. 

Stratégies pour éviter l'encombrement de la boîte de réception de l'équipe

Établis des directives claires pour la communication interne.

La mise en place de directives et de protocoles clairs pour toutes les communications internes te permet de t'assurer que tous les membres de l'équipe sont parfaitement conscients de leurs rôles et de leurs responsabilités lorsqu'ils communiquent. 

Grâce à cela, les membres de l'équipe savent qu'ils doivent éviter d'envoyer et de recevoir des courriels non pertinents et inutiles. Cela t'aide à réduire l'encombrement car chacun comprend quel type d'information est autorisé dans la boîte de réception de l'équipe. De plus, il devient plus facile de gérer le flux d'informations et de garder ta boîte de réception organisée. 

Tu trouveras ci-dessous des exemples de directives claires que tu pourrais mettre en œuvre : 

  • Tous les courriels doivent être brefs et aller droit au but. 
  • Les conversations en face à face doivent être traitées par d'autres canaux de communication. 
  • Les membres de l'équipe ne doivent envoyer que des messages pertinents pour le destinataire. 
  • Il n'est pas permis d'envoyer des messages en copie conforme (CC'ing) - il faut plutôt marquer (par exemple, @teammember) le destinataire concerné dans les courriels. Cela leur permet de bien saisir le contexte dudit courriel.
Source : Trengo

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Établir un système d'organisation des courriels à l'aide de filtres, de dossiers et d'étiquettes.

Pour tous les types d'entreprises qui traitent avec une large base de clients, il est normal de recevoir des centaines, voire des milliers de courriels par jour. 

Dans ce cas, l'utilisation d'un système permettra de trier automatiquement les courriels entrants dans des catégories spécifiques en fonction de la priorité, de la pertinence et d'autres critères internes. 

Par exemple, tu peux mettre en place un système pour filtrer les courriels en fonction du " numéro d'étiquette du client ", du " nom du client " et de la " ligne d'objet ", puis les envoyer dans leurs dossiers respectifs et les étiqueter en conséquence. 

👀 Remarque → Les étiquettes sont essentielles, notamment pour classer tes courriels par catégories. Par exemple, les courriels étiquetés "Action requise", "Révision", "Avis important" ou "Avis urgent", devraient probablement être classés par ordre de priorité. 

Former les membres de l'équipe aux techniques de gestion efficace des courriels.

La plupart du temps, la mise en place d'un système ne suffit pas. Dans certains cas, les membres de ton équipe ne suivent pas les directives ou ne savent pas comment utiliser le système. 

Par conséquent, tu devras doter tous les membres de l'équipe des compétences et des connaissances nécessaires pour gérer efficacement le flux de communication interne. 

Voici quelques techniques pour former les membres de ton équipe : 

  • Utiliser des modèles de courriels ou des réponses toutes faites sur des courriels entrants répétitifs ou similaires.
  • Planifier des vérifications régulières par courriel, le nettoyage et l'organisation. 
  • Évite les longues conversations pour réduire le nombre de messages redondants et de suivis inutiles. 

Related → Améliore ton service à la clientèle avec une gestion des courriels de premier ordre. 

Mettre en place l'automatisation

L'automatisation de la boîte de réception de ton équipe t'aide à rationaliser le flux d'informations dans l'ensemble de l'équipe. Ainsi, les membres de l'équipe n'ont pas à perdre de temps à effectuer des tâches répétitives. 

Par exemple, avec Trengo, tu peux automatiser de nombreux aspects de ton service à la clientèle. Ainsi, tes agents d'assistance n'ont pas à copier et coller manuellement les mêmes messages pour les clients ayant le même problème. 

Tu peux également mettre en place une automatisation qui t 'aidera à acheminer les courriels vers les membres de l'équipe appropriés en fonction des attributs du destinataire. Cela permet de s'assurer qu'aucun message n'est négligé, mal étiqueté ou manqué. 

https://www.youtube.com/watch?v=oyOEuJ8QbXk&ab_channel=Trengo

Boîte de réception propre, esprit propre - avec Trengo

Il ne faut pas être un génie pour comprendre qu'une boîte de réception encombrée perturbe le flux de travail de l'équipe, affecte la communication et diminue la productivité. Heureusement, toutes les stratégies dont nous avons parlé ici t'aideraient à réduire le volume de tes courriels et te donneraient un meilleur sens de la gestion de ta boîte de réception. 

D'un autre côté, faire le gros du travail de gestion du flux de communication de l'équipe est une tâche décourageante. C'est pourquoi nous recommandons d'utiliser un outil comme Trengo pour t'aider à gérer, maintenir - et même organiser la boîte de réception de ton équipe afin que tu puisses consacrer plus de temps aux tâches importantes. 

Par exemple, avec Trengo, tu peux ajouter des étiquettes personnalisables aux conversations pour que ta boîte de réception soit claire et organisée. Tu peux aussi créer des dossiers pour voir rapidement les conversations avec des étiquettes spécifiques. 

Avec Trengo, plus de transfert, de CC, de BCC, de fils de discussion interminables ou de courriels internes.

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