So verhinderst du, dass der Posteingang deines Teams überfüllt ist

Wenn du wie ein typischer Büroangestellter bist, sollten jetzt 121 ungelesene E-Mails in deinem Posteingang liegen.  

Wenn du diesen Beitrag zu Ende liest, sollte die Zahl schon um einige gestiegen sein (ja, überprüfe es!). Und das gilt nur für die E-Mails, die du heute erhalten hast.

Wenn dein Team einen gemeinsamen Posteingang verwendet, musst du mit einer höheren Anzahl von E-Mails rechnen.

Um mit all diesen E-Mails Schritt zu halten, verbringst du wahrscheinlich 2,5 Stunden täglich damit, ständig deinen Posteingang zu überprüfen. Wenn du das an einem Freitagabend nachrechnest, hast du 13 Arbeitsstunden in deinem Posteingang verbracht.

In einer Welt, in der 347 Milliarden E-Mails pro Tag, 241 Millionen E-Mails pro Minute und 4,1 Millionen E-Mails pro Sekunde verschickt werden, ist es fast unmöglich, den Überblick über alle deine E-Mails zu behalten. Die Wahrscheinlichkeit, dass du einen "leeren Posteingang" hast, ist also buchstäblich gleich null!

Wenn diese E-Mails jedoch nicht verwaltet werden, verstopfen sie bald deinen Posteingang. 

Und wie Peter Walsh sagte. 

"Unordnung ist nicht nur das Zeug auf deinem Boden - es ist alles, was zwischen dir und dem Leben steht, das du leben willst."

Ein überfüllter Posteingang stresst die Mitarbeiter, erhöht die Kundenabwanderung, senkt die Produktivität des Teams und hemmt das Wachstum des Unternehmens. 

Wie kannst du dieses Durcheinander verhindern? Was sind die Ursachen? Und welche Strategien setzt du ein, um sicherzustellen, dass sie dein Team nie wieder belästigen? Auf all diese Fragen und mehr gehen wir in diesem Artikel ein. 

Aber zuerst:

Was ist ein überfüllter Posteingang im Team?

Ein überfüllter Posteingang ist die überwältigende Ansammlung von E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang eines Teams. 

Aufgrund dieser Unübersichtlichkeit ist es für Teammitglieder oft schwierig und zeitaufwändig, relevante Informationen zu finden, um interne und externe Probleme zu lösen. 

Der Posteingang deines Kundenserviceteams zum Beispiel erhält täglich Hunderte von E-Mails von Kunden. Wenn die E-Mails nicht angemessen organisiert und nach Prioritäten geordnet sind, wird der Posteingang deines Teams bald überfüllt sein. In diesem Fall hat dein Supportteam eine Mischung aus gelösten und ungelösten Kundenproblemen und doppelten E-Mails. All das kann zu ständigen Unstimmigkeiten zwischen den Teammitgliedern führen, was es ihnen erschwert, effektiv zu arbeiten. 

📚 Verwandte Themen → Wie du einen gemeinsamen Posteingang wie ein Profi verwaltest.

Was sind die Ursachen für einen überfüllten Posteingang?

Wenn der Posteingang deines Teams unorganisiert ist und sowohl mit relevanten als auch mit irrelevanten Informationen gefüllt ist, wird das Durcheinander zum anderen des Tages. 

Ein überfüllter Posteingang ist jedoch nur ein Teil eines größeren Problems, das durch "E-Mail-Überlastung " ausgelöst wird .

Was ist E-Mail-Überlastung?

E-Mail-Überlastung ist einfach die überwältigende Unfähigkeit, deinen Posteingang zu verwalten. Das passiert, wenn dein Posteingang "zu voll" ist mit E-Mails, die du nicht mehr bewältigen kannst. 

Im Folgenden findest du Anzeichen für eine E-Mail-Überlastung: 

• Du erhältst zu viele Folge-E-Mails
• Du checkst ständig deine E-Mails, nur um auf dem Laufenden zu bleiben
• Du hast eine große Menge an ungelesenen E-Mails
• Du hast Schwierigkeiten, deine E-Mails zu organisieren und rechtzeitig zu beantworten 
• Du fühlst dich jedes Mal frustriert, wenn du deine E-Mails abrufst
• Du hast Schwierigkeiten, relevante Informationen in deinem Posteingang zu finden

Wenn du eines oder mehrere dieser Anzeichen bemerkst, ist der Posteingang deines Teams überfüllt. Und einige der Ursachen sind: 

Zu viele E-Mails von externen Quellen (Spam)

Wenn der Posteingang deines Teams häufig Spam-E-Mails erhält, gefährdest du die Integrität des Posteingangs - vor allem, wenn sie bösartige Inhalte enthalten. Das macht es deinen Teammitgliedern schwer, wichtige Informationen zu finden, da sie legitime E-Mails von Spam unterscheiden müssen. 

Hier ein kurzes Beispiel: Angenommen, dein Team nutzt einen gemeinsamen Posteingang, um Kundenanfragen zu beantworten. In diesem Posteingang landen aber auch täglich Hunderte von Spam-E-Mails mit verschiedenen Phishing-Versuchen. Wenn dein Team seinen Posteingang nicht richtig verwaltet, könnte es wertvolle Kundeninformationen an Spammer weitergeben.  

📚 Verwandte → 27 narrensichere Kundenservice-Vorlagen für E-Mails

💡Pro-Tipp → Du kannst die Konversationsfunktionen von Trengo nutzen, um eine Unterhaltung als Spam zu markieren.

Mangel an klarer Kommunikation und Verständigung innerhalb des Teams

Wenn Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams nicht vollständig verstehen und kommunizieren, leidet der Posteingang des Teams. Das führt zu doppelter Arbeit, unbeantworteten E-Mails und verpassten Terminen. 

Wenn das lange genug anhält, wird der Posteingang des Teams chaotisch und überfüllt mit verschiedenen E-Mails. 

Folgendes Szenario: Angenommen, du leitest ein 100-köpfiges Team und ein Teammitglied sendet eine E-Mail an das gesamte Team, um sich nach dem Status einer Aufgabe zu erkundigen. 

Dieses Teammitglied hat jedoch nicht angegeben, für wen die E-Mail bestimmt war. Andere Teammitglieder könnten sich verpflichtet fühlen, auf die E-Mail zu antworten und ihren Beitrag zur Aufgabe zu leisten. 

Leider kann dies den Posteingang überlasten, ohne dass dies einen Einfluss auf den Fortschritt der ursprünglichen Aufgabe hat. 

📚 Verwandt → Wie man Teammitglieder in der effektiven Nutzung der Team-Inbox schult

💡Pro-Tipp → Wenn du ein Team in Trengo erstellst, kannst du mit der Funktion "Mitarbeiterberechtigungen" den verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Rollen (Admin, Supervisor, Benutzer, Light User) zuweisen.

Fehlen eines Systems für die Organisation und Priorisierung von E-Mails

Wenn du täglich große Mengen an E-Mails sendest und empfängst, ist dein Posteingang schnell voll. Ohne ein System zur Organisation und Priorisierung aller ein- und ausgehenden E-Mails kann das schwer zu bewältigen sein. 

Und wenn das passiert, kann dein Team auf Probleme stoßen, wie zum Beispiel: 

• Verspätete und/oder doppelte Antworten auf interne und externe E-Mails.
• Geringere Teameffizienz aufgrund von Zeitaufwand für die Suche nach relevanten Informationen im Posteingang des Teams.
• Verspätete Antworten auf E-Mails aufgrund schlechter Sortierverfahren.
• Das Risiko, wichtige Nachrichten zu verlieren oder zu verpassen, steigt. 

📚 Verwandtes → Wie man ein E-Mail-Konto mit mehreren Benutzern verwendet

💡Pro-Tipp → Trengo bietet dir alle fehlenden Funktionen von E-Mails in einem leistungsstarken gemeinsamen Posteingang - und sorgt gleichzeitig für Ordnung in deinem Posteingang. Probiere es jetzt aus!

Fehlende Automatisierung (Regeln, Auto-Antworten und Schnellantworten)

Die manuelle Verwaltung eingehender und ausgehender E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang ist ineffektiv, zeitaufwändig und oft fehleranfällig. Wenn du dies für das ganze Team machst, kann dein Posteingang überfüllt sein, was zu unorganisierter oder verpasster Kommunikation führt. 

Hier ein Beispiel: Angenommen, dein Vertriebsteam bearbeitet Leads manuell. Ohne ein Automatisierungssystem werden Leads möglicherweise falsch beschriftet, nicht zugewiesen oder nicht richtig weiterverfolgt. Wenn das passiert, füllt sich der Posteingang deines Teams mit doppelten und unvollständigen Leads, die schwer zu verwalten sind. 

Strategien zur Vermeidung von Posteingangswirrwarr im Team

Klare Richtlinien für die interne Kommunikation aufstellen

Durch die Einführung klarer Richtlinien und Protokolle für die gesamte interne Kommunikation kannst du sicherstellen, dass sich alle Teammitglieder über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei der Kommunikation im Klaren sind. 

Auf diese Weise wissen die Teammitglieder, dass sie keine irrelevanten und unnötigen E-Mails senden und empfangen sollen. Das hilft dir, das Durcheinander zu reduzieren, da jeder weiß, welche Art von Informationen im Posteingang des Teams erlaubt sind. Außerdem wird es einfacher, den Informationsfluss zu steuern und den Posteingang zu organisieren. 

Im Folgenden findest du Beispiele für klare Richtlinien, die du umsetzen kannst: 

• Alle E-Mails sollten kurz sein und direkt auf den Punkt kommen. 
• Gespräche von Angesicht zu Angesicht sollten über andere Kommunikationskanäle abgewickelt werden. 
• Teammitglieder sollten nur Nachrichten senden, die für den Empfänger relevant sind. 
• Es ist nicht erlaubt, Nachrichten mit CC zu versehen - stattdessen musst du den betreffenden Empfänger in den E-Mails markieren (z. B. @Teammitglied). So können sie den Kontext der E-Mail vollständig erfassen.

💡Pro-Tipp → Trengo hilft dir, alle Unterhaltungen aus Kanälen wie WhatsApp Business, SMS, Instagram DMs, Google Business Messages, E-Mail usw. zu integrieren - alles in einem intelligenten Posteingang. Probiere Trengo noch heute aus!

Ein System für die Organisation von E-Mails mit Filtern, Ordnern und Etiketten einrichten

Für alle Unternehmen, die mit einem großen Kundenstamm zu tun haben, ist es normal, täglich Hunderte oder sogar Tausende von E-Mails zu erhalten. 

In diesem Fall sortiert ein System eingehende E-Mails automatisch nach Priorität, Relevanz und anderen internen Kriterien in bestimmte Kategorien. 

Du kannst zum Beispiel ein System einrichten, das E-Mails nach "Kundennummer", "Kundenname" und "Betreffzeile" filtert , sie in die entsprechenden Ordner schickt und sie entsprechend kennzeichnet. 

👀 Hinweis → Beschriftungen sind wichtig, vor allem um deine E-Mails zu kategorisieren. Zum Beispiel sollten E-Mails mit der Aufschrift "Handlungsbedarf", "Überprüfung", "Wichtige Mitteilung" oder "Dringende Mitteilung" vorrangig behandelt werden. 

Schulung der Teammitglieder in effektiver E-Mail-Verwaltungstechnik

Meistens reicht es nicht aus, ein System einzurichten. In manchen Fällen halten sich deine Teammitglieder entweder nicht an die Richtlinien oder wissen nicht, wie sie das System nutzen können. 

Deshalb musst du alle Teammitglieder mit den nötigen Fähigkeiten und Kenntnissen ausstatten, um den internen Kommunikationsfluss effektiv zu gestalten. 

Hier sind ein paar Techniken, um deine Teammitglieder zu schulen: 

• Verwendung von E-Mail-Vorlagen oder vorgefertigten Antworten auf sich wiederholende oder ähnliche eingehende E-Mails
• Regelmäßiges Einchecken, Aufräumen und Organisieren von E-Mails. 
• Vermeide langwierige Gespräche, um die Anzahl der überflüssigen Nachrichten und unnötigen Nachfragen zu reduzieren. 

Verwandte → Verbessere deinen Kundenservice mit erstklassigem E-Mail-Management 

Automatisierung einrichten

Wenn du den Posteingang deines Teams automatisierst, kannst du den Informationsfluss im gesamten Team rationalisieren. Auf diese Weise müssen die Teammitglieder keine Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verschwenden. 

Mit Trengo kannst du zum Beispiel viele Aspekte deines Kundenservices automatisieren. Auf diese Weise müssen deine Kundendienstmitarbeiter/innen nicht mehr manuell dieselben Nachrichten für Kunden mit demselben Problem kopieren und einfügen. 

Außerdem kannst du Automatisierungen einrichten, die dich dabei unterstützen, E-Mails anhand der Eigenschaften des Empfängers an die richtigen Teammitglieder weiterzuleiten oder zu pingen. So stellst du sicher, dass keine Nachricht übersehen, falsch beschriftet oder übersehen wird. 

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Sauberer Posteingang, sauberer Verstand - mit Trengo

Man muss kein Genie sein, um herauszufinden, dass ein überfüllter Posteingang den Arbeitsablauf im Team stört, die Kommunikation beeinträchtigt und die Produktivität verringert. Zum Glück helfen dir die hier vorgestellten Strategien dabei, dein E-Mail-Aufkommen zu reduzieren und deinen Posteingang besser zu verwalten. 

Auf der anderen Seite ist es eine gewaltige Aufgabe, den Kommunikationsfluss im Team zu verwalten. Deshalb empfehlen wir ein Tool wie Trengo, das dir hilft, deinen Posteingang zu verwalten, zu pflegen und sogar zu organisieren, damit du mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben hast. 

Mit Trengo kannst du zum Beispiel anpassbare Etiketten zu Unterhaltungen hinzufügen, um deinen Posteingang übersichtlich zu halten. Du kannst auch Ordner erstellen, um Unterhaltungen mit bestimmten Labels schnell zu sehen. 

Mit Trengo gibt es nie wieder Weiterleitungen, CCs, BCCs, endlose Threads oder interne E-Mails.

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