De ultieme gids voor succes met WhatsApp Business

WhatsApp Business: de ultieme gids voor bedrijven om WhatsApp zakelijk in te zetten

In de afgelopen jaren is de manier waarop we met elkaar communiceren in rap tempo veranderd. Door de opkomst van internet en social media komen we nu sneller dan ooit met elkaar in contact.

Bedrijven gebruiken daarom ook steeds vaker social messaging om te praten met klanten. WhatsApp, dat inmiddels 2 miljard actieve gebruikers heeft, is daarvoor het belangrijkste kanaal.

Jij kunt ook gebruik maken van de populairste messaging app ter wereld. In deze ultieme WhatsApp zakelijk gids leer je alles over de app, hoe je WhatsApp Business met meerdere gebruikers kunt inzetten, en meer.

Hoofdstuk 1: Een snelle WhatsApp opfrisser

1. De ongeëvenaarde populariteit van WhatsApp
2. De opkomst van WhatsApp Business

Hoofdstuk 2: De voordelen van het gebruik van WhatsApp Business

1. Verhoog de zichtbaarheid van uw bedrijven met een aantrekkelijk profiel
2. Verbeter uw klantervaring met snelle antwoorden
3. Organiseer gesprekken met labels
4. Meer verkopen

Hoofdstuk 3: Aan de slag

1. Wat is de zakelijke toepassing van WhatsApp?
2. De zakelijke WhatsApp-toepassing instellen
3. De app instellen voor desktop

Hoofdstuk 4: Ga samenwerken met uw team

1. Waarom de app niet genoeg is voor teams
2. De WhatsApp Business API-oplossing
3. Vier krachtige API-voordelen
4. De API instellen (voor succes)

Hoofdstuk 5: Verkoop stimuleren met WhatsApp Business

1. Hoeveel meer verkoop kun je bereiken met WhatsApp voor bedrijven?
2. De sleutel tot meer verkoop - het vanaf het begin goed doen
3. Goede dingen komen naar degenen die actie ondernemen
4. Strategieën uitvoeren op basis van de fasen van het klanttraject
5. Mis nooit een grote deal
6. Ontevreden klanten behouden

Hoofdstuk 6: WhatsApp Business gebruiken als de ultieme tool voor klantenondersteuning

1. Klantprofielen aanmaken
2. Beschikbaar zijn, zelfs als je dat niet bent
3. Workflows automatiseren
4. Integratie van externe software

Hoofdstuk 7: Jij kunt dit ook!

Hoofdstuk 1: Een snelle WhatsApp opfrisser

1. De ongeëvenaarde populariteit van WhatsApp

Vraag een sales guru om advies en hij vertelt je vast en zeker onderzoek te doen naar waar je klanten zijn. Want rondhangen op plekken waar geen potentiële klanten zijn is een verspilling van tijd.

Meer dan 25% van de wereldbevolking maakt maandelijks gebruik van WhatsApp. Dus is het zakelijk gebruik maken van WhatsApp ook een no-brainer.

2. De opkomst van WhatsApp Business

Bedrijven mogen geen gebruik maken van de consumentenversie van WhatsApp. Dus de introductie vanWhatsApp Businessin 2018 was een uitkomst. Kleinere ondernemers sprongen er direct bovenop. Met als resultaat dat de app gebruikt wordt door meer dan vijftig miljoen bedrijven.

Bedrijven wereldwijd houden ervan hoe de app hen in staat stelt direct te communiceren met bestaande klanten enerzijds en potentiële klanten anderzijds.

Hoofdstuk 2: De voordelen van WhatsApp Business

De WhatsApp Business applicatie is bedoeld voor kleine bedrijven en heeft vijf functionaliteiten die je niet terugvindt in de consumentenversie.

1. Vergroot de zichtbaarheid van uw bedrijf met een aantrekkelijk profiel

Met de WhatsApp business app kun je een bedrijfsprofiel maken. En dit profiel is openbaar. Je kunt hierin de belangrijkste informatie over je bedrijf delen met klanten:

• Foto omslag
• Werkgebied
• Beschrijving
• Locatie
• Werkuren
• Link naar uw website
• Product catalogus

Met een volledig profiel maak je het zo makkelijk mogelijk voor klanten. Je laat je klanten zien dat je om ze geeft. Met andere woorden: je maakt een goede eerste indruk. En die eerste indruk is goud waard.

2. Verbeter uw klantervaring met snelle antwoorden

Met quick replies (ofwel: vooraf ingestelde antwoorden) beantwoord je snel veelvoorkomende vragen. Deze berichten worden zichtbaar wanneer je begint met typen. En met een simpele klik verzend je deze berichten naar klanten. Hierdoor besparen bedrijven met veel klanten zo uren per week.

3. Organiseer gesprekken met labels

WhatsApp Business geeft je de mogelijkheid om inkomende berichten toe te wijzen aan een vooraf bepaalde categorie. Je gebruikt labels om bijvoorbeeld vast te leggen in welke fase van de klantreis je klant zich bevindt. Of je labelt een specifiek bericht als 'urgent'. Bijvoorbeeld bij een klacht of een grote klant. Dit maakt het managen van je klantrelaties eenvoudiger.

4. Meer verkoop

Voor veel ondernemers is de belangrijkste reden om WhatsApp Business te gebruiken het stimuleren van hun verkoop en het laten groeien van hun bedrijf. Maar daar komen we later in dit artikel op terug.

Hoofdstuk 3: Aan de slag

1. Wat is de applicatie WhatsApp Business?

De WhatsApp Business applicatie is een gratis app. Voor zowel Android als iOS. De app deelt gelijkenissen met de consumentenapp. Waaronder de mogelijkheden om Web WhatsApp te gebruiken, video- en voice calls te maken en berichten te sturen.

2. De applicatie WhatsApp Business instellen

Nu bespreken we hoe je een WhatsApp Business-account instelt.

Stap 1: Download de app op uw iPhone of Android-toestel in de App Store of Google Play Store.

Stap 2: Lees de algemene voorwaarden en klik op accepteren & doorgaan.

Stap 3: WhatsApp controleert of je nummer al is gekoppeld aan een regulier WhatsApp-account. Als dit het geval is, kun je de chatgeschiedenis overbrengen naar de app WhatsApp Business. OPMERKING: je kunt dit proces niet op de omgekeerde manier doen.

Stap 4: Klik op 'gebruik een ander nummer' als u het huidige telefoonnummer niet wilt gebruiken.

Stap 5: Na het invoeren van het gewenste telefoonnummer ontvangt u een bevestigingscode. Het is ook mogelijk om een vaste lijn te gebruiken. In dat geval ontvangt u een geautomatiseerd telefoontje met de code.

Stap 6: Voer de naam van je bedrijf in. Als de bedrijfsnaam niet voldoet aan de richtlijnen van WhatsApp, krijg je een melding.

Stap 7: Voeg een profielfoto van uw bedrijf toe.

Stap 8: Gefeliciteerd! Je hebt nu een WhatsApp Business-account aangemaakt.

Pro tip:

Met een geverifieerd account kun je aantonen dat je een officieel account hebt. Zo voorkom je twijfel aan de legitimiteit van je WhatsApp Business account.

3. De app instellen voor desktop

Als je WhatsApp Business regelmatig gebruikt om met klanten te praten, wil je het waarschijnlijk ook op je pc gebruiken. Maar voortdurend heen en weer gaan tussen je telefoon en je laptop is inefficiënt en vervelend.

Hoofdstuk 4: Ga samenwerken met uw team

1. Waarom de app niet genoeg is voor teams

Als je WhatsApp Business met je team wilt gaan gebruiken, is het downloaden van alleen de app niet voldoende. Je hebt ook een WhatsApp Business API nodig om samen te werken aan WhatsApp-gesprekken met meerdere gebruikers en apparaten.

2. De API-oplossing

Oké, eerst het belangrijkste. Wat doet een API? API' is een acroniem voor Application Programming Interface. Eenvoudig gezegd is het software waarmee twee toepassingen met elkaar kunnen communiceren.

De WhatsApp Business API is zo'n stukje software en stelt gebruikers in staat WhatsApp professioneel in te zetten voor klantcontact. Bijvoorbeeld in een klantenservice platform als Trengo.

Met behulp van de API kan het klantenservice platform alle WhatsApp Business gesprekken verzamelen in één overzicht. Hier kun je samenwerken met teamleden. Pak gesprekken op, wijs ze toe aan een collega en chat intern om klantvragen te bespreken.

3. Vier krachtige API-voordelen

Dus wat zijn die ruime mogelijkheden van het gebruik van de WhatsApp Business API? Laten we erin duiken.

#1 Meerdere gebruikers

De mogelijkheid om WhatsApp Business te gebruiken met meerdere gebruikers is veruit de belangrijkste reden waarom bedrijfseigenaren en marketeers de WhatsApp Business API gebruiken in plaats van de WhatsApp Business-app. Door gebruik te maken van de WhatsApp Business API kunnen meerdere agenten tegelijkertijd via WhatsApp met klanten communiceren.

In een klantenservice platform als Trengo kun je WhatsApp gesprekken eenvoudig toewijzen aan het juiste team of de juiste gebruiker. Door een collega te @taggen, kun je intern commentaar achterlaten en gemakkelijk samenwerken om een probleem op te lossen. Met één klik schakel je over naar je teamchat voor 1-op-1 of groepscommunicatie.

#2 Meer tijd om te reageren

Wanneer een klant een gesprek begint op WhatsApp, heeft het bedrijf 24 uur de tijd om te antwoorden. Berichten die binnen deze tijdslimiet worden verzonden, worden sessieberichten genoemd.

WhatsApp heeft dit 24-uursvenster ingevoerd omdat ze bedrijven niet in staat willen stellen spam te versturen. De enige optie om een bericht te versturen buiten dit 24-uursvenster (of met een officiële opt-in van je klant) is het gebruik van WhatsApp Business Message Templates. Je kunt deze sjablonen alleen gebruiken door met de API te werken.

#3 Chatbots

Wil je je leven wat makkelijker maken? Met een klantenservice platform kun je zelf een WhatsApp chatbot maken die veelgestelde vragen beantwoordt en leads verzamelt.

Uw chatbot en nieuwe beste vriend komt in twee opties:

1. De gewone Chatbot

De gewone Chatbot simuleert een gesprek tussen u en uw klant. De Chatbot kan vragen beantwoorden door trefwoorden te herkennen en vooraf ingevulde antwoorden te sturen. Een bot kan bijvoorbeeld een trefwoord als 'verzendkosten' herkennen en binnen enkele seconden reageren met de best beschikbare informatie.

Leer hoe je een WhatsApp chatbot opzet

2. De Flowbot

In plaats van te antwoorden op open vragen, stuurt een Flowbot klanten door naar het juiste team of geeft hij informatie door vragen te stellen via meerkeuzeopties. Een flowbot is doorgaans eenvoudiger op te zetten dan een gewone chatbot omdat hij minder ruimte laat voor verwarring.

Lees meer over de verschillen tussen een chatbot en een flowbot

Leer hoe je een flowbot opzet in Trengo

#4 Leren van inzichten

Wanneer je je API koppelt aan een klantenservice platform zoals Trengo, krijg je waardevolle inzichten in je WhatsApp gesprekken. Deze inzichten omvatten:

• De hoeveelheid WhatsApp-gesprekken die je team dagelijks voert
• De reactietijd van je team bij het beantwoorden van inkomende WhatsApp berichten
• De meest besproken onderwerpen via WhatsApp
• De populairste producten die je via WhatsApp verkoopt.

Deze cijfers kunnen worden gebruikt als Key Performance Indicators en kunnen zeer motiverend zijn voor alle teamleden.

Lees voordat je begint meer over de prijzen van WhatsApp Business.

4. De WhatsApp Business API instellen (voor succes)

Om de WhatsApp Business API te gaan gebruiken, heb je eerst een klantenserviceplatform zoals Trengo nodig dat verbinding maakt met de API. Je kunt eenvoudig je gratis Trengo-proefversie starten door de volgende gegevens in te vullen:

• Voornaam
• Achternaam
• Naam van het bedrijf
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Wachtwoord

Vanaf hier kunt u onmiddellijk de API aanvragen, zoals uitgelegd in de onderstaande video.

Hoofdstuk 5: Verkoop stimuleren met WhatsApp

1. Hoeveel meer verkoop kun je bereiken met WhatsApp voor bedrijven?

Bedrijven delen dat het gebruik van de zakelijke WhatsApp-app hen in staat stelt om:

• Laat 20% van de klantinteracties via WhatsApp resulteren in verkoop
• 10% meer klanten
• 15% omzetstijging
• 40% toename van nieuwe klantcontacten

2. De sleutel tot meer verkoop - het vanaf het begin goed doen

De zakenwereld kan vaak uitdagend en ingewikkeld aanvoelen. Maar als je het opdeelt is het eigenlijk doodsimpel. Het verschil tussen het falen of het succes van uw bedrijf wordt bepaald door de mate waarin u erin slaagt uw verkoop te verhogen.

U kunt de grote, gedurfde doelen voor uw bedrijf alleen bereiken als u meer klanten aantrekt en manieren vindt om meer te verkopen. Zonder een ijzersterke eerste indruk maken u en uw team zich op voor een zware strijd.

Bedrijven die zich goed presenteren hebben meer kans om deals te sluiten en klanten binnen te houden. Met uw bedrijfsprofiel kunt u die gewenste eerste indruk maken. Wanneer u een bedrijfsprofiel aanmaakt met nuttige informatie voor uw klanten, zoals uw adres, bedrijfsomschrijving, e-mailadres en website, laat u uw klanten zien dat u om hen geeft. Bovendien neemt u alle barrières weg voor uw potentiële klanten om contact met u op te nemen.

Pro tips om een ijzersterke eerste indruk te maken:

1. Bekijk deze tien WhatsApp Zakelijke groetberichten die je kunt kopiëren met je bedrijf.
2. Met deze tips laat u uw bedrijfsomschrijving opvallen en trekt u leads aan

3. Goede dingen komen toe aan hen die actie ondernemen.

Denk eens aan de laatste bezoeker van uw website. Hoe denkt u dat zijn websitebezoek is verlopen? In een ideale wereld zou hij meteen naar uw productpagina zijn gegaan, een paar van uw duurste producten in zijn mandje hebben gelegd en vervolgens meteen naar de kassa zijn gegaan.

In werkelijkheid is het echter net zo waarschijnlijk dat deze bezoeker wat rondneusde, niet helemaal overtuigd was dat uw producten of diensten de perfecte oplossing voor zijn probleem waren, en vervolgens wat kattenvideo's op YouTube ging bekijken.

Stel nu dat u een meer proactieve aanpak had gevolgd en dit bericht actief had laten verschijnen terwijl hij uw website bezocht:

"Hallo! Goed je te zien. Wist u al dat we elke vraag die u heeft binnen 15 minuten kunnen beantwoorden? Weet ook dat we een 30 dagen geld-terug garantie bieden op alle aankopen. Geen vragen!"

In het tweede scenario is de kans veel groter dat u de verkoop sluit of op zijn minst een gesprek begint met deze potentiële klant.

Op zoek naar de ultieme manier om de bezoekers op je website te begroeten? Bekijk deze 10 begroetingsberichten voor inspiratie.

4. Strategieën uitvoeren op basis van de fasen van het klanttraject

Als u hebt gekeken naar mogelijkheden om het rendement van uw marketinginspanningen te verhogen, hebt u waarschijnlijk veel gehoord over het doorlopen van een klant- of kooptraject door klanten. Dat komt erop neer dat u uw berichtgeving aanpast aan het kennisniveau van de prospect over uw product. Een eerste bezoeker ziet andere boodschappen dan iemand die al meer dan honderd herhaalde bestellingen heeft gedaan.

Het enige probleem is dat het moeilijk is om vast te stellen in welke fase een bepaalde persoon zich bevindt. Door uw prospect op de juiste manier te labelen, maakt u het uw teamleden zo gemakkelijk mogelijk om hem in één oogopslag te herkennen en hem te benaderen met een relevante boodschap.

Je kunt WhatsApp ook toevoegen aan verschillende fasen van het klanttraject op je website. Je kunt WhatsApp als chat op je website zetten door het toe te voegen aan je live chat widget. Vervolgens kun je bepalen op welke pagina's de chat wel of niet beschikbaar moet zijn.

5. Mis nooit een grote deal

De wereld van zakelijke communicatie zit vol uitdagingen: efficiënt werken, overweldiging vermijden en voldoen aan hoge verwachtingen van klanten. Daardoor kunnen er momenten zijn waarop u niet binnen enkele minuten of uren kunt reageren. U wilt niet dat dit gebeurt met iemand die de grootste partij ooit wil bestellen. Met Trengo kunt u deze aanvragen als "urgent" bestempelen, zodat u de deal van uw leven niet mist.

6. Het behouden van ontevreden klanten

Als bedrijfseigenaar of marketeer werkt u elke dag hard om meer klanten te vinden en aan te trekken. Na al dat harde werk wilt u niet dat ze geen klant meer zijn zodra ze een slechte ervaring hebben met uw merk. Daarom is het van cruciaal belang om bovenop alle klachten te zitten die u zou kunnen krijgen.

Vaker wel dan niet heeft een klagende klant de intentie om zaken met u te blijven doen. Waarom zou hij anders de moeite nemen om te klagen en niet gewoon weglopen? Daarom zien goede klantenservice professionals klagende klanten als een enorme kans voor hun bedrijf. Als u de klacht serieus neemt en er op de juiste manier naar handelt, kunt u de klagende klant zich gewaardeerd laten voelen en hem voor de rest van zijn (klanten)leven in een fan veranderen.

Bedenk nu wie van uw teamleden het unieke vermogen heeft om naar deze klachten te luisteren en hun negativiteit om te zetten in positiviteit. Met Trengo kun je ervoor zorgen dat deze persoon deze berichten snel ziet (pro tip: label ze als 'urgent' en routeer ze automatisch naar de juiste persoon!).

Hoofdstuk 6: WhatsApp Business gebruiken als de ultieme tool voor klantenondersteuning

Door je WhatsApp Business-account te koppelen aan Trengo kun je WhatsApp gaan gebruiken als CRM-tool. Door dit te doen kan je team meer verkopen en klanten beter helpen. Ontdek de vier meest impactvolle methoden om het meeste uit je nieuwe klantenservice platform te halen.

1. Klantprofielen aanmaken

Als u echt om uw klanten geeft, wilt u voorkomen dat zij telkens opnieuw hun unieke situatie moeten uitleggen wanneer zij contact hebben met een van uw medewerkers. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat al uw medewerkers alle ins en outs van deze specifieke klant kennen?

Klantprofielen schieten te hulp.

In Trengo kunt u klantprofielen aanmaken die alle correspondentie combineren die ooit met deze klant heeft plaatsgevonden. Deze transparantie van informatie stelt uw teamleden in staat om alle gesprekken uit het verleden in één keer te zien. Met de juiste context hoeven uw medewerkers geen tientallen vragen te stellen en zijn ze beter in staat om oplossingen voor uw klanten te vinden.

2. Beschikbaar zijn, zelfs als je dat niet bent

Wij weten dat u niet elke minuut van de dag een mens beschikbaar kunt hebben. Automatische antwoorden komen van pas wanneer uw team om welke reden dan ook niet beschikbaar is. Als uw bedrijf bijvoorbeeld gesloten is, kunt u klanten toch informeren over openingstijden en de verwachte reactietijd.

In Trengo kunt u auto-replies instellen voor de volgende instanties:

• Tijdens kantooruren
• Buiten kantooruren
• Op specifieke dagen (bijvoorbeeld alleen in het weekend)

Sommige van onze klanten, zoals Bas Trucks, gebruiken Trengo zelfs om hun website bezoekers in elke gewenste taal antwoord te geven. Nou, ze hebben dertien talen om uit te kiezen. Door dit systeem ontvangen ze nu 57 bestellingen per maand.

Heb je inspiratie nodig?

Bekijk deze 18 WhatsApp Business auto replies en vind een communicatiestijl die past bij jouw unieke bedrijf.

3. Workflows automatiseren

Een WhatsApp Business klantenservicetool verwijdert repetitieve taken van je takenlijst. Door workflows te automatiseren - zoals het toewijzen van inkomende gesprekken aan specifieke gebruikers en het labelen van gesprekken - heeft je team meer tijd om zich te richten op wat belangrijk is: de klant.

"Sinds we Trengo gebruiken, zijn we veel efficiënter en kunnen we onze klanten sneller helpen dan voorheen." Bryan Reinders van Betersport

4. Integratie van externe software

U kunt eenvoudig externe software integreren in Trengo. U kunt bijvoorbeeld uw team toegang geven tot gegevens uit uw magazijn-, marketing-, supply chain-, of elk ander type bedrijfssoftware direct in de inbox. Het is tijd om het heen en weer klikken voorgoed vaarwel te zeggen. Alle informatie die u nodig hebt om uw klanten te helpen, is binnen handbereik van u en uw teamleden.

Lees hier meer over hoe je WhatsApp kunt gebruiken als hulpmiddel voor klantenondersteuning.

Hoofdstuk 7: Jij kunt dit ook

We weten dat dit artikel kan aanvoelen als een overdaad aan informatie, en het laatste wat we willen is u achterlaten met een gevoel van overweldiging. Laat ons nog één keer de belangrijkste punten voor u samenvatten:

• WhatsApp is de populairste berichtenapp ter wereld.
• Met WhatsApp Business kun je WhatsApp gaan gebruiken om meer klanten aan te trekken.
• Door een klantenservice platform zoals Trengo en de WhatsApp for Business API te gebruiken, kun je actief potentiële klanten bereiken, relevantere berichten sturen, je workflow versnellen, meer klanten behouden, je reactietijd versnellen en je klantervaring verbeteren.
• Als je WhatsApp Business eenmaal hebt ingesteld in een klantenserviceplatform, kun je zelfs communiceren vanuit andere kanalen zoals Instagram, Facebook Messenger, e-mail en sms, allemaal vanuit hetzelfde venster.

Ons doel is om bedrijven zoals het uwe te inspireren en te helpen hun uitdagingen te overwinnen door hun communicatie te beheersen.