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L'intelligenza artificiale non è solo l'ultima parola d'ordine, ma sta rapidamente diventando il segreto alla base di aziende più intelligenti e veloci. Abbiamo tutti visto come gli strumenti di OpenAI, Google e altri possano creare contenuti in pochi secondi. Ma ecco la vera domanda: cos'altro può fare l'intelligenza artificiale per la tua azienda?
Spoiler alert: è molto più che scrivere blog o rispondere alle e-mail.
Benvenuti nel mondo dell'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale, dove le attività ripetitive scompaiono, l'efficienza aumenta vertiginosamente e il vostro team ha più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta davvero. Che si tratti di accelerare le approvazioni, instradare le attività o prendere decisioni in tempo reale, l'intelligenza artificiale sta trasformando silenziosamente (ma in modo potente) il modo in cui le aziende operano dietro le quinte.
In questo post analizzeremo come è possibile utilizzare l'intelligenza artificiale, non solo come uno strumento sofisticato, ma come un vero e proprio membro del team nelle operazioni aziendali. Approfondiamo l'argomento e vediamo come è possibile automatizzare in modo più intelligente e ottenere risultati più rapidamente.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale?
L'uso dell'intelligenza artificiale per l'automazione dei flussi di lavoro è ormai la nuova norma. Oggi è possibile sfruttare questa tecnologia per automatizzare e semplificare le attività più ripetitive della propria azienda. Ciò non solo contribuirà a migliorare il flusso di lavoro, ma consentirà anche di aumentare l'efficienza e la produttività.
L'implementazione dell'IA consente di gestire i carichi di lavoro e creare un'esperienza fluida per i clienti. Ad esempio, l'utilizzo di chatbot come Trengo consente di gestire automaticamente le richieste ricorrenti dei clienti. È inoltre possibile utilizzare diverse API per creare un flusso di lavoro più fluido per i dipendenti.
Tuttavia, l'automazione tramite IA non significa eliminare il lavoro umano. Si tratta piuttosto di sfruttare le tecnologie più recenti per aiutare i dipendenti a lavorare in modo più rapido e produttivo. Ad esempio, è possibile utilizzare l'IA per svolgere attività come riassumere file lunghi e risparmiare tempo per compiti più importanti.
Perché le aziende stanno optando per l'automazione dei flussi di lavoro tramite l'intelligenza artificiale?
Le aziende ora fanno sempre più affidamento sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico per migliorare l'efficienza e la produttività. Si tratta di una nuova strategia, poiché questa tecnologia ha una memoria migliore e la capacità di eseguire compiti ripetitivi senza affaticarsi.
Inoltre, l'intelligenza artificiale continua a migliorare costantemente in base alle esigenze aziendali. L'IA ora funziona letteralmente come un membro produttivo del team ed è la colonna portante del successo aziendale.
Ad esempio, date un'occhiata alla storia di Hero Bike. Dopo aver implementato un flusso di lavoro automatizzato basato sull'intelligenza artificiale per il proprio servizio di assistenza clienti, l'azienda ha registrato un aumento del 150% nella reattività. Quindi, le aziende che stanno sfruttando questa nuova tendenza sono già un passo avanti rispetto alla concorrenza.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro con l'IA
Cosa succederà quando implementerai un flusso di lavoro di automazione AI per la tua azienda? Beh, otterrai i seguenti vantaggi:
Operazioni senza interruzioni
Le attività ripetitive occupano la maggior parte del tempo del tuo team. Ma ora puoi utilizzare la tecnologia e creare un flusso di lavoro fluido e automatizzato. L'uso dell'intelligenza artificiale garantirà che non ci siano attriti o inefficienze nel tuo flusso di lavoro.
Lo sapevate? Le ricerche dimostrano che l'automazione del flusso di lavoro può aumentare la precisione fino all'88%.
Coordinamento interfunzionale
L'intelligenza artificiale può anche ridurre lo stress causato dallo scambio continuo di e-mail che riduce la produttività. Gli strumenti di intelligenza artificiale come Trengo consentono di rendere più fluida la comunicazione tra i reparti, abbattere le barriere e aiutare a prendere decisioni rapide.
Personalizzazione e flessibilità
L'intelligenza artificiale potrebbe non piacerti se non è in linea con i tuoi obiettivi aziendali. Ma non è un grosso problema, poiché puoi addestrare la tua intelligenza artificiale in base alla tua visione, missione e obiettivi. È come assumere un nuovo dipendente e lasciarlo sincronizzare con l'ambiente aziendale. Tuttavia, una volta addestrata, l'intelligenza artificiale non cambierà, ma migliorerà solo in base alle tue istruzioni.
Automazione completa
I potenti strumenti di intelligenza artificiale sono ora in grado di gestire problemi complessi e persino di prendere decisioni in modo autonomo. Possono anche interagire facilmente con i clienti e guidarli come un agente di assistenza. Tuttavia, se le richieste diventano complesse, l'intelligenza artificiale chiederà senza problemi l'aiuto di un essere umano prima che la situazione sfugga di mano.
Flusso di dati unificato
La memoria e le risposte rapide dell'IA le consentono di gestire facilmente i dati. Gli strumenti di IA possono:
- Trasferisci i dati senza soluzione di continuità tra i sistemi
- Assicurarsi che i dati siano aggiornati
- Assicurarsi che i dati siano accurati
Migliora l'analisi dei dati
L'implementazione dell'intelligenza artificiale migliora anche la reportistica e l'analisi dei dati. L'IA è infatti in grado di fornire informazioni più fruibili che possono essere utilizzate per apportare miglioramenti continui. Questi report sono migliori perché non contengono solo numeri, ma anche piani attuabili per migliorare le attuali carenze.
Scalabilità
Gli strumenti di IA possono crescere in base alle esigenze della tua azienda. Ciò significa che, man mano che la tua azienda cresce, non avrai bisogno di trovare un nuovo partner di IA. Un solo strumento di IA potrà accompagnarti costantemente e gestire i tuoi compiti.
Componenti chiave dell'automazione del flusso di lavoro dell'IA
L'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale non è un singolo strumento, ma una combinazione di tecnologie che costituiscono un sistema automatizzato. Questo sistema presenta i seguenti componenti importanti:
Apprendimento automatico (ML)
L'apprendimento automatico è il cervello dell'automazione dei flussi di lavoro dell'IA. Gli algoritmi di ML sono in grado di analizzare enormi quantità di dati, comprenderli e formulare misure predittive. Questi algoritmi continuano a migliorare nel tempo e rendono i flussi di lavoro più intelligenti in base ai dati in entrata e al feedback.
Il ML svolge un ruolo importante nell'esecuzione dei seguenti compiti per te:
- Assegnare priorità alle attività in base ai dati precedenti
- Allocazione intelligente delle risorse
- Rilevamento delle anomalie in tempo reale
Elaborazione del linguaggio naturale (NLP)
L'uso dell'NLP consente alle macchine di comprendere il linguaggio umano e di rispondere di conseguenza. Gli attuali modelli NLP come BERT o GPT-3 consentono alle macchine di avere conversazioni simili a quelle umane. Ciò consente alle automazioni dei flussi di lavoro basate sull'intelligenza artificiale di comprendere i sentimenti umani e fornire una migliore esperienza di chatbot.
L'uso ottimale della PNL aiuta le aziende a semplificare le attività di comunicazione, offrire una migliore esperienza al cliente e ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive.
Automazione robotica dei processi (RPA)
La Robotic Process Automation (RPA) è ottima per gestire attività ripetitive e basate su regole, come rispondere automaticamente alle richieste di localizzazione di centinaia di clienti contemporaneamente. Ma quando si combina la RPA con l'intelligenza artificiale (AI), diventa molto più potente e versatile.
Insieme, creano flussi di lavoro dinamici e autonomi che vanno oltre l'automazione di base. Con l'aggiunta dell'intelligenza artificiale, l'RPA è in grado di gestire attività complesse come l'elaborazione dei documenti, l'automazione dell'assistenza clienti e l'integrazione perfetta con i sistemi di back-end.
L'RPA aggiunge i seguenti vantaggi all'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale:
- Automazione completa delle attività
- Intervento manuale minimo
- Maggiore efficienza operativa
Casi d'uso dell'automazione dei flussi di lavoro con l'intelligenza artificiale
L'automazione basata sull'intelligenza artificiale non è riservata a un solo reparto o settore, ma è alla portata di tutti. È possibile utilizzare questa nuova tecnologia sia che si lavori nel reparto risorse umane di un'organizzazione sanitaria, sia che ci si occupi dell'assistenza clienti per un'azienda di software. Ecco alcuni dei casi d'uso più frequenti dell'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale:
Automazione dell'inserimento dei dipendenti
L'inserimento dei dipendenti è un'attività che richiede tempo e che si ripete spesso. Ad esempio, i dipendenti devono compilare moduli, aspettare le risposte e poi l'ufficio risorse umane deve controllare manualmente tutte le candidature che arrivano. Se riesci a automatizzare questa attività, la tua azienda può risparmiare un sacco di tempo.
Il sistema basato sull'intelligenza artificiale è in grado di controllare automaticamente i moduli, compilare i dettagli come le buste paga, gestire lo scambio di e-mail e, infine, informare i nuovi dipendenti sui programmi di formazione. In questo modo, il reparto Risorse Umane potrà concentrarsi sul processo di formazione e sui colloqui, mentre le macchine si occuperanno della comunicazione necessaria.
Elaborazione delle richieste di indennizzo per infortuni sul lavoro
Il processo di compensazione può richiedere un tocco umano, ma può trarre vantaggio da un flusso di lavoro automatizzato basato sull'intelligenza artificiale. Il reparto compensazioni deve comunicare con gli operatori sanitari e gestire una documentazione complessa per completare il processo. In questa situazione, il lavoro manuale può richiedere molto tempo.
Tuttavia, l'automazione può rendere il processo più veloce e migliore. Il bot AI addestrato comunicherà con le parti interessate e genererà rapporti OSHA e di conformità istantanei. Di conseguenza, il tempo complessivo necessario per l'approvazione della retribuzione dei dipendenti sarà ridotto.
Gestione dei congedi
L'ufficio risorse umane deve seguire una serie di passaggi prima di approvare un congedo. Ad esempio, il reparto dovrà verificare l'idoneità del dipendente e controllare e verificare i documenti necessari. Anche in questo caso, il lavoro manuale richiederà più tempo. Tuttavia, l'intelligenza artificiale può rendere questo processo più veloce, poiché l'algoritmo è in grado di controllare rapidamente i congedi rimanenti del dipendente e anche di verificare i documenti necessari a un ritmo più rapido.
Questo caso d'uso sarà più efficiente in una grande azienda, poiché l'ufficio risorse umane può ricevere regolarmente numerose richieste di ferie.
Come implementare l'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale
Sì, l'automazione dei flussi di lavoro tramite IA è adatta a tutti i settori. Tuttavia, non è possibile implementare una nuova tecnologia alla cieca. È necessario seguire un processo prima di finalizzare uno strumento e poi formare il proprio team prima di implementarlo. Ecco cinque passaggi da seguire per implementare flussi di lavoro automatizzati:
Fase 1: Valutare le esigenze aziendali
Il percorso verso l'automazione dovrebbe iniziare con chiarezza. È necessario conoscere le proprie esigenze, le attività che possono essere automatizzate e come sfruttare l'intelligenza artificiale in un settore in crescita.
È possibile verificare i flussi di lavoro attuali per individuare le inefficienze e le attività ripetitive. Dopo aver individuato i punti deboli operativi, è possibile passare alla ricerca dei colli di bottiglia nella comunicazione, nelle approvazioni delle applicazioni e nei processi manuali ripetitivi. Una volta identificati i punti deboli, è possibile creare una lista di controllo delle attività che si desidera automatizzare.
Suggerimento professionale: individuare casi d'uso ad alto impatto per concentrare gli sforzi
Passaggio 2: selezionare gli strumenti di IA adeguati
Lo strumento giusto gestirà i tuoi compiti nel modo corretto e ti aiuterà a migliorare l'efficacia e la produttività. Pertanto, è necessario dedicare il tempo necessario alla ricerca dello strumento più adatto al proprio settore specifico. Puoi iniziare confrontando i diversi strumenti disponibili, come Trengo, Copy.ai, UiPath, Zapier, ecc.
Prima di scegliere lo strumento perfetto, dovresti considerare le seguenti domande:
- Lo strumento è facile da usare?
- Il tuo team può impararlo facilmente?
- Lo strumento si integra con gli strumenti che usi adesso, tipo il CMS?
- Lo strumento è scalabile in base alle crescenti esigenze?
- L'azienda offre un buon servizio di assistenza post-vendita?
L'ideale è adottare uno strumento di IA che fornisca una guida adeguata e contenuti formativi. Tale considerazione ti aiuterà ad apportare cambiamenti con facilità.
Fase 3: integrare l'IA con i sistemi esistenti
Il tuo strumento di IA non servirà a nulla se non è in grado di integrarsi con i tuoi sistemi esistenti. Assicurati quindi che lo strumento che scegli si colleghi facilmente al tuo flusso di lavoro attuale senza compromettere la tua routine lavorativa quotidiana.
Per garantire una transizione fluida del flusso di lavoro, considera i seguenti punti:
- Utilizza le API per collegare il nuovo strumento ad altri software
- Collaborare con il reparto IT per una distribuzione senza intoppi
- Prova accuratamente lo strumento AI prima di iniziare a utilizzarlo ufficialmente.
Ricorda che è sempre meglio investire in uno strumento che offra un buon servizio di assistenza post-vendita, in modo che la tua azienda non debba affrontare ostacoli inutili.
Fase 4: Formare e inserire il proprio team
Tutti gli strumenti dichiarano di essere facili da usare. Tuttavia, sarà necessario fornire una formazione adeguata ai propri dipendenti affinché non si sentano in difficoltà durante l'orario di lavoro. La formazione può includere documentazione e brevi video tutorial. Durante la formazione, incoraggiare il feedback e chiarire tutte le domande poste dai dipendenti.
Se le cose si complicano un po', puoi chiedere a chi impara velocemente di aiutare gli altri, favorendo così l'apprendimento tra pari.
Fase 5: Monitorare e ottimizzare i flussi di lavoro
Sei riuscito a trovare e implementare l'IA nell'automazione del flusso di lavoro e funziona perfettamente per la tua attività. È una cosa positiva, ma non puoi semplicemente lasciarla così com'è. Essendo un'azienda in crescita, devi tenere d'occhio lo strumento e assicurarti che continui a funzionare secondo le regole definite.
Dovrai tenere traccia di indicatori chiave di prestazione (KPI) quali il tempo di completamento delle attività, i risparmi sui costi o il tasso di errore. Puoi anche chiedere un feedback ai tuoi dipendenti per assicurarti che lo strumento funzioni perfettamente.
Sfide e considerazioni relative all'automazione del flusso di lavoro con l'IA
Investire in attività isolate è positivo perché contribuisce ad aumentare la produttività e l'efficienza. Questo è il motivo principale per cui molte aziende stanno investendo in flussi di lavoro automatizzati dall'intelligenza artificiale. Secondo le statistiche, le aziende stanno investendo il 36% in più nell'intelligenza artificiale nel reparto IT e il 12% in più nel reparto produzione. Il cambiamento è positivo, ma comporta anche delle sfide. Queste sfide non sono una minaccia, ma un avvertimento che è possibile superare facilmente.
Alcune delle principali sfide associate all'automazione dei flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale includono:
- I costi di manutenzione IT potrebbero aumentare leggermente
- Potrebbe essere necessario assumere un nuovo tecnico informatico o investire nella formazione dei dipendenti precedenti.
- Il tuo team potrebbe aver bisogno di acquisire maggiori competenze tecniche per comprendere le integrazioni e le API.
- L'aggiornamento tecnologico può causare conflitti con diversi software.
- Una gestione inadeguata e una formazione insufficiente in materia di IA possono danneggiare la tua azienda.
Come accennato in precedenza, queste sfide non rappresentano una minaccia per l'automazione. È possibile affrontarle facilmente con un'adeguata allocazione delle risorse e la ricerca degli strumenti giusti.
Consiglio dell'esperto: durante la ricerca, cerca di optare per strumenti che offrono prove gratuite. Queste prove ti aiuteranno a capire se lo strumento è adatto alla tua azienda o meno.
Progressi nell'automazione dei flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale
Sinergia tra IA e RPA
L'RPA è in grado di gestire solo attività fisse basate su regole. L'IA, invece, è in grado di comprendere le richieste in arrivo e prendere decisioni complesse. Ma quando si combinano entrambe, si ottiene una potenza tale da poter gestire attività autonome e anche interagire con i dipendenti o i clienti.
Poiché il sistema ora non è solo automatizzato, ma anche intelligente grazie agli algoritmi di intelligenza artificiale. Questa combinazione semplifica la gestione di attività complesse e consente persino all'intelligenza artificiale di prendere decisioni autonome senza un intervento umano significativo.
Processo decisionale trasparente
Ad un certo punto, l'intelligenza artificiale può iniziare a prendere decisioni autonome. Ma queste decisioni non possono rimanere nascoste all'utente. Pertanto, gli strumenti utilizzati devono essere trasparenti e tenere informato l'utente su tutte le attività dei flussi di lavoro automatizzati.
Inoltre, le cose stanno migliorando ulteriormente con l'avvento dell'IA spiegabile. Questi algoritmi offrono maggiore chiarezza e report approfonditi. Ciò significa che è possibile tenere facilmente sotto controllo tutte le attività automatizzate senza compromettere le normali attività.
IA conversazionale avanzata
Grazie ai progressi nell'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), le conversazioni basate sull'intelligenza artificiale stanno migliorando. I nuovi bot AI sono in grado di comunicare con i dipendenti e i clienti gestendo le richieste di informazioni contenute nella knowledge base e le richieste di assistenza complesse. Questo progresso sta migliorando l'esperienza utente nei settori IT, risorse umane e assistenza clienti.
La parte migliore è che questi chatbot sono attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo modo è possibile ottenere rapidamente le informazioni rilevanti senza dover attendere una risposta manuale.
Potenziamento della sicurezza informatica
Con la crescita della tecnologia nelle aziende, aumenta anche la necessità di una maggiore sicurezza. Questo è un altro settore in cui l'IA può svolgere un ruolo importante. Sarà comunque necessario un esperto per gestire le questioni relative alla sicurezza informatica. Tuttavia, l'IA può occuparsi di compiti quali il rilevamento delle vulnerabilità, l'identificazione del phishing e la convalida del controllo degli accessi. Un esperto di sicurezza informatica può utilizzare questi dati per intraprendere rapidamente le azioni necessarie e garantire la sicurezza della vostra organizzazione.
5 best practice per l'automazione del flusso di lavoro
Quando si tratta di implementare una nuova tecnologia, non è possibile acquistare un nuovo strumento alla cieca. È necessario seguire una strategia adeguata prima di apportare un cambiamento nella propria organizzazione. Ecco cinque best practice che è possibile utilizzare per implementare l'automazione del flusso di lavoro con l'IA:
Comprendi i tuoi attuali flussi di lavoro
Prima di investire in un nuovo software, è necessario comprendere appieno le proprie esigenze IT e i processi aziendali che possono essere automatizzati. Maggiore è la comprensione dei processi, migliori saranno le decisioni che si potranno prendere.
La tua osservazione sui flussi di lavoro attuali può aiutarti a evidenziare ridondanze e inefficienze. Intervistare i manager o i dipendenti in prima linea può anche far emergere punti di attrito nascosti. Puoi anche utilizzare software come il process mining per analizzare i flussi di lavoro in tempo reale.
Una volta raccolti tutti i dati rilevanti, potrai facilmente elaborare piani migliori per l'automazione del flusso di lavoro.
Integra i dati in tutti i tuoi flussi di lavoro
È fondamentale integrare i dati attuali nei nuovi strumenti. Se non lo fai, l'automazione potrebbe iniziare a danneggiare la tua attività.
È importante perché i dati integrati aiuteranno l'IA a prendere decisioni accurate e senza soluzione di continuità. È possibile suddividere grandi set di dati in set più piccoli e facilitare il trasferimento.
Inoltre, assicurati di addestrare l'IA con i dati più recenti e aggiornati per ottenere accuratezza e affidabilità.
Utilizza gli strumenti di automazione giusti nei posti giusti
Le attività ripetitive possono essere automatizzate, ma potrebbero non richiedere un'automazione complessa. Ad esempio, per richieste relative a prezzi o ubicazioni, non è necessario implementare un NLP, poiché un RPA può svolgere il lavoro. Pertanto, è necessario comprendere correttamente i propri processi e investire le risorse in modo oculato.
Consiglio dell'esperto: dai la priorità all'automazione delle attività che possono generare un ritorno sull'investimento, ad esempio l'elaborazione dei documenti.
Crea i tuoi flussi di lavoro tenendo conto degli stakeholder esterni
Il flusso di lavoro non è limitato alla tua azienda. Coinvolge tutti i tuoi stakeholder, come clienti, partner, fornitori e appaltatori. Quindi dovrai considerarli tutti prima di investire in una nuova tecnologia.
In qualità di imprenditore, dovrai garantire che anche i tuoi utenti esterni possano beneficiare dei vantaggi di un flusso di lavoro ottimizzato. Ad esempio, puoi utilizzare il flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale per migliorare l'esperienza dell'assistenza clienti. Il tuo obiettivo finale dovrebbe essere quello di garantire che il flusso di lavoro automatizzato includa tutti i tuoi stakeholder.
Pensare fuori dagli schemi del flusso di lavoro
Nel frenetico mondo della tecnologia, il cambiamento è costante. Per rimanere all'avanguardia, è necessario essere pronti a riconoscere tempestivamente i cambiamenti e ad adattarsi rapidamente. Non si tratta solo di stare al passo con l'evoluzione delle tecnologie, ma anche di rispondere alle mutevoli esigenze e migliorare continuamente le proprie operazioni.
Per migliorare continuamente l'automazione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale, è necessario tenere d'occhio:
- Tempo di ciclo
- Tassi di errore
- Rapporti dettagliati e analisi
Questi parametri ti aiuteranno a migliorare continuamente il tuo strumento di IA e a mantenere un flusso di lavoro fluido.
Conclusioni finali
L'automazione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale è la combinazione di tre componenti: intelligenza artificiale, apprendimento automatico ed elaborazione del linguaggio naturale. Questa automazione è simile alle strategie precedenti, ma la potenza dell'intelligenza artificiale stabilisce nuovi standard in materia di automazione. Il flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale consentirà alla vostra azienda di risparmiare tempo e denaro ed eliminare le attività manuali che richiedono molto tempo.
Il software di automazione del flusso di lavoro di Trengo supporta tutto, compresa l'automazione dal punto di vista gestionale e un sistema di assistenza clienti. L'interfaccia senza codice garantisce che chiunque possa utilizzare i nostri strumenti senza essere esperto di tecnologia o investire tempo nell'apprendimento di interfacce utente complesse. La parte migliore è che le regole personalizzate consentono un controllo migliore su ogni processo automatizzato.
Puoi prenotare oggi stesso una demo gratuita o registrarti per una prova gratuita per vedere come Trengo si integrerà con i tuoi attuali flussi di lavoro e li migliorerà.
