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L'IA n'est pas seulement le dernier mot à la mode, elle devient rapidement le secret des entreprises plus intelligentes et plus rapides. Nous avons tous vu comment les outils d'OpenAI, de Google et d'autres peuvent créer du contenu en quelques secondes. Mais voici la vraie question : qu'est-ce que l'IA peut faire d'autre pour ton entreprise ?
Alerte au spoiler : c'est bien plus que d'écrire des blogs ou de répondre à des courriels.
Bienvenue dans le monde de l'automatisation du flux de travail par l'IA, où les tâches répétitives disparaissent, l'efficacité monte en flèche et ton équipe obtient plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment. Qu'il s'agisse d'accélérer les approbations, d'acheminer les tâches ou de prendre des décisions en temps réel, l'IA transforme discrètement (mais puissamment) la façon dont les entreprises fonctionnent en coulisses.
Dans ce billet, nous décomposons la façon dont tu peux mettre l'IA au travail - pas seulement comme un outil fantaisiste, mais comme un véritable joueur d'équipe dans tes opérations commerciales. Plongeons-y et voyons comment tu peux automatiser plus intelligemment et prendre de l'avance plus rapidement.
Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail par l'IA ?
L'utilisation de l'IA pour l'automatisation des flux de travail est la nouvelle norme. Désormais, tu peux tirer parti de cette technologie pour automatiser et rationaliser les tâches les plus répétitives de ton entreprise. Cela t'aidera non seulement à avoir un meilleur flux de travail, mais te permettra également d'améliorer ton efficacité et ta productivité.
La mise en œuvre de l'IA peut te permettre de gérer ta charge de travail et de créer une expérience fluide pour tes clients. Par exemple, l'utilisation de chatbots comme Trengo peut te permettre de traiter automatiquement les requêtes régulières de tes clients. Tu peux aussi utiliser différentes API pour créer un flux de travail plus fluide pour tes employés.
Cependant, l'automatisation de l'IA ne consiste pas à éliminer les efforts humains. Il s'agit de tirer parti des dernières technologies pour aider tes employés à être plus rapides et plus productifs sur leur lieu de travail. Par exemple, tu peux tirer parti de l'IA pour gérer des tâches telles que le résumé de longs fichiers et gagner du temps pour les tâches importantes.
Pourquoi les entreprises se tournent-elles vers l'IA pour l'automatisation des flux de travail ?
Les entreprises dépendent désormais davantage de l'IA et de l'apprentissage automatique pour améliorer leur efficacité et leur productivité. C'est la nouvelle stratégie car la technologie a une meilleure mémoire et la capacité d'effectuer des tâches répétitives sans se fatiguer.
De plus, l'intelligence artificielle ne cesse de s'améliorer régulièrement en fonction des besoins de l'entreprise. Désormais, l'IA fonctionne littéralement comme un membre productif de l'équipe et constitue l'épine dorsale de la réussite des entreprises.
À titre d'exemple, consulte l'histoire de Hero Bike. Ils sont devenus 150 % plus réactifs après avoir exploité le flux de travail d'automatisation de l'IA pour leur support client. Les entreprises qui tirent parti de cette nouvelle tendance ont donc déjà une longueur d'avance.
Avantages de l'automatisation du flux de travail par l'IA
Que se passera-t-il lorsque tu mettras en place un flux de travail d'automatisation de l'IA pour ton entreprise ? Eh bien, tu obtiendras les avantages suivants :
Des opérations sans faille
Les tâches répétitives régulières prennent la majeure partie du temps de ton équipe. Mais maintenant, tu peux utiliser la technologie et construire un flux de travail fluide et automatisé. L'utilisation de l'IA permettra de s'assurer qu'il n'y a pas de friction ou d'inefficacité dans ton flux de travail.
Le sais-tu ? Les recherches montrent que l'automatisation du flux de travail peut augmenter ta précision jusqu'à 88 %.
Coordination interfonctionnelle
L'IA peut également réduire le stress des courriels aller-retour qui ne font que grignoter ta productivité. Les outils d'IA comme Trengo te permettent de rendre la communication plus fluide entre les départements, de briser les silos et d'aider à prendre des décisions rapides.
Personnalisation et flexibilité
Il se peut que tu n'aimes pas l'IA si elle ne s'aligne pas sur les objectifs de ton entreprise. Mais ce n'est pas un gros problème, car tu peux former ton intelligence artificielle en fonction de ta vision, de ta mission et de tes objectifs. Il s'agit simplement d'embaucher un nouvel employé et de le laisser se synchroniser avec l'environnement de l'entreprise. Cependant, une fois l'IA formée, elle ne changera pas mais s'améliorera seulement en fonction de tes instructions.
Automatisation complète
Les puissants outils d'IA peuvent désormais gérer des problèmes complexes et même prendre des décisions de manière autonome. Ils peuvent également interagir facilement avec les clients et les guider comme un agent d'assistance. Cependant, si les requêtes deviennent complexes, l'IA demandera en douceur l'aide d'un humain avant que les choses ne deviennent incontrôlables.
Flux de données unifié
La mémoire vive et les réponses de l'IA lui permettent de traiter facilement les données. Les outils d'IA peuvent :
- Déplace les données de manière transparente entre les systèmes.
- S'assurer que les données sont à jour
- S'assurer que les données sont exactes
Améliorer les analyses
La mise en œuvre de l'intelligence artificielle améliore également les rapports et les aperçus de données. Puisque l'IA peut fournir plus d'informations exploitables que tu peux utiliser pour des améliorations continues. Ces rapports sont meilleurs parce qu'ils ne sont pas seulement des chiffres, mais des plans d'action pour améliorer les failles actuelles.
Évolutivité
Les outils d'IA peuvent évoluer en fonction des besoins de ton entreprise. Cela signifie qu'au fur et à mesure que ton entreprise grandit, tu n'auras pas besoin de te procurer un nouveau partenaire en matière d'IA. Un seul outil d'IA peut rester constamment avec toi et s'occuper de tes tâches.
Composants clés de l'automatisation du flux de travail par l'IA
L'automatisation du flux de travail basée sur l'IA n'est pas un outil unique, mais une combinaison de technologies qui construisent un système automatisé. Ce système comporte les éléments importants suivants :
Apprentissage machine (ML)
L'apprentissage automatique est le cerveau de l'automatisation des flux de travail de l'IA. Les algorithmes ML peuvent analyser d'énormes quantités de données, les comprendre et prendre des mesures prédictives. Ces algorithmes ne cessent de s'améliorer avec le temps et rendent tes flux de travail plus intelligents en fonction des données entrantes et des retours d'information.
Le ML joue un rôle important en s'occupant pour toi des tâches suivantes :
- Hiérarchiser les tâches en fonction des données précédentes.
- Attribution intelligente des ressources
- Détection des anomalies en temps réel
Traitement du langage naturel (NLP)
L'utilisation du NLP permet aux machines de comprendre le langage humain et de réagir en conséquence. Les modèles NLP actuels tels que BERT ou GPT-3 permettent aux machines d'avoir des conversations semblables à celles des humains. Cela donne aux automatisations de flux de travail basées sur l'IA les moyens de comprendre les sentiments humains et d'offrir une meilleure expérience au chatbot.
L'utilisation parfaite de la PNL aide les entreprises à rationaliser les tâches de communication, à offrir une meilleure expérience aux clients et à réduire le temps manuel consacré aux tâches répétitives.
Automatisation des processus robotiques (RPA)
L'automatisation des processus robotiques (RPA) est excellente pour gérer les tâches répétitives et basées sur des règles, comme répondre automatiquement aux demandes de localisation de centaines de clients à la fois. Mais lorsque tu combines la RPA avec l'intelligence artificielle (IA), elle devient beaucoup plus puissante et polyvalente.
Ensemble, ils créent des flux de travail dynamiques et autonomes qui vont au-delà de l'automatisation de base. Avec l'IA dans le mix, la RPA peut gérer des tâches complexes telles que le traitement des documents, l'automatisation du support client et l'intégration transparente avec les systèmes dorsaux.
La RPA ajoute les avantages suivants à l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA :
- Automatisation des tâches de bout en bout
- Intervention manuelle minimale
- Une plus grande efficacité opérationnelle
Cas d'utilisation de l'automatisation du flux de travail par l'IA
L'automatisation de l'IA n'est pas réservée à un seul département ou secteur, elle est là pour tout le monde. Tu peux utiliser cette nouvelle technologie, que tu appartiennes au service des ressources humaines d'un organisme de santé ou que tu t'occupes de l'assistance à la clientèle d'un éditeur de logiciels. Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus fréquents de l'automatisation du flux de travail par l'IA :
Automatisation de l'accueil des employés
L'onboarding des employés est une tâche chronophage et répétitive. Par exemple, les employés doivent remplir des formulaires, attendre les réponses, puis les RH doivent examiner manuellement toutes les demandes reçues. Si tu peux automatiser cette tâche, ton entreprise gagnera beaucoup de temps.
Le système piloté par l'IA peut automatiquement vérifier les formulaires, remplir les détails comme la paie, gérer les courriels de va-et-vient et enfin informer les nouveaux employés sur les programmes de formation. Ainsi, les RH pourront se concentrer sur la formation proprement dite et le processus d'entretien, tandis que les machines se chargeront de la communication nécessaire.
Traitement des demandes d'indemnisation des travailleurs
Le processus de compensation peut nécessiter une touche humaine, mais il peut bénéficier d'un flux de travail automatisé par l'IA. Le service de compensation doit communiquer avec les prestataires de soins de santé et gérer une documentation complexe pour mener à bien le processus. Dans cette situation, le travail manuel peut prendre beaucoup de temps.
Cependant, l'automatisation peut rendre le processus plus rapide et meilleur. Le bot d'IA formé communiquera avec les parties prenantes et générera des rapports OSHA et de conformité instantanés. Par conséquent, le temps global d'approbation de la rémunération des employés sera réduit.
Gestion des congés
Le service des ressources humaines doit passer par une série d'étapes avant d'approuver un congé. Par exemple, le service devra vérifier l'éligibilité de l'employé et également passer en revue et vérifier les documents nécessaires. Une fois de plus, le travail manuel prendra plus de temps. Cependant, l'IA peut rendre ce processus plus rapide, car l'algorithme peut rapidement vérifier les congés restants de l'employé et également vérifier les documents nécessaires à un rythme plus rapide.
Ce cas d'utilisation sera plus efficace dans une grande entreprise, car les RH peuvent recevoir régulièrement de nombreuses demandes de congé.
Défis et considérations liés à l'automatisation du flux de travail par l'IA
Investir dans des tâches isolées est une bonne chose car cela permet de stimuler la productivité et l'efficacité. C'est la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises investissent dans des flux de travail automatisés par l'IA. Selon les statistiques, les entreprises investissent 36 % de plus dans l'IA dans le département informatique et 12 % de plus pour le côté fabrication. Le changement est une bonne chose, mais il s'accompagne aussi de ses propres défis. Ces défis ne sont pas une menace mais un avertissement que tu peux surmonter facilement.
Voici quelques-uns des principaux défis associés aux automatisations de flux de travail par l'IA :
- Tes frais de maintenance informatique peuvent être un peu plus élevés
- Il se peut que tu doives embaucher un nouvel informaticien ou investir dans la formation des employés précédents.
- Il se peut que ton équipe doive devenir plus compétente sur le plan technique pour comprendre les intégrations et les API.
- La mise à jour technologique peut entraîner des conflits avec différents logiciels
- Une mauvaise gestion et une formation à l'IA peuvent aller à l'encontre de ton entreprise.
Comme nous l'avons déjà mentionné, ces défis ne constituent pas une menace pour l'automatisation. Tu peux facilement les relever en allouant correctement les ressources et en recherchant les bons outils.
Conseil de pro : pendant tes recherches, essaie d'opter pour des outils qui proposent des essais gratuits. Ces essais t'aideront à savoir si l'outil convient ou non à ton entreprise.
Avancées en matière d'automatisation du flux de travail par l'IA
Synergie IA + RPA
La RPA ne peut traiter que des tâches fixes basées sur des règles. Tandis que l'IA peut comprendre les requêtes entrantes et prendre des décisions complexes. Mais lorsque tu combines les deux, elle devient suffisamment puissante pour gérer des tâches autonomes et également engager une conversation avec tes employés ou tes clients.
Puisque le système est désormais non seulement automatisé mais aussi intelligent grâce aux algorithmes de l'IA. Cette combinaison facilite la gestion des tâches complexes et permet même à l'intelligence artificielle de prendre des décisions autonomes sans trop d'intervention humaine.
Une prise de décision transparente
À un moment donné, l'IA peut commencer à prendre des décisions autonomes. Mais ces décisions ne peuvent pas rester cachées pour toi. Les outils que tu utilises doivent donc être transparents et te tenir informés concernant toutes les activités de tes flux de travail automatisés.
De plus, les choses s'améliorent encore avec l'essor de l'IA explicable. Ces algorithmes offrent plus de clarté et des rapports approfondis. Cela signifie que tu peux garder un œil sur toutes les tâches automatisées facilement sans compromettre tes activités régulières.
IA conversationnelle avancée
Avec l'amélioration du traitement du langage naturel (NLP), les conversations d'IA s'améliorent. Les nouveaux robots d'IA peuvent communiquer avec tes employés et tes clients en traitant les requêtes de la base de connaissances ainsi que les demandes de service complexes. Cette avancée améliore l'expérience des utilisateurs dans les domaines de l'informatique, des ressources humaines et de l'assistance à la clientèle.
Le plus intéressant, c'est que ces chatbots sont en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. On peut donc obtenir rapidement les informations pertinentes sans attendre une réponse manuelle.
Coup de pouce à la cybersécurité
Avec la croissance de la technologie dans les entreprises, le besoin d'une meilleure sécurité augmente également. C'est un autre secteur où l'IA peut jouer son rôle. Tu auras toujours besoin d'un expert pour gérer les problèmes de cybersécurité. Mais l'IA peut s'occuper de tâches telles que la détection des vulnérabilités, l'identification du phishing et la validation des contrôles d'accès. Un expert en cybersécurité peut utiliser ces données pour prendre rapidement les mesures nécessaires et assurer la sécurité de ton organisation.
5 bonnes pratiques pour l'automatisation du flux de travail
Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre une nouvelle technologie, tu ne peux pas te contenter d'acheter un nouvel outil à l'aveuglette. Tu dois suivre une stratégie appropriée avant d'apporter un changement dans ton organisation. Voici cinq bonnes pratiques que tu peux utiliser pour déployer l'automatisation du flux de travail par l'IA :
Comprends tes flux de travail actuels
Avant d'investir dans un nouveau logiciel, tu dois bien comprendre tes besoins informatiques et les processus commerciaux qui peuvent être automatisés. Plus tu comprendras les processus, meilleures seront les décisions que tu pourras prendre.
Ton observation sur les flux de travail actuels peut t'aider à mettre en évidence les redondances et les inefficacités. Interroger les responsables de première ligne ou les employés peut également faire ressortir les points de friction cachés. Tu peux aussi utiliser des logiciels comme le process mining pour analyser les flux de travail en temps réel.
Une fois que tu disposes de toutes les données pertinentes, tu peux facilement faire de meilleurs plans pour l'automatisation du flux de travail.
Intègre les données dans l'ensemble de tes flux de travail
Intégrer les données actuelles sur les nouveaux outils est essentiel. Si tu n'y parviens pas, l'automatisation peut commencer à aller à l'encontre de ton entreprise.
C'est important car les données intégrées aideront l'IA à prendre des décisions transparentes et précises. Tu peux décomposer de grands ensembles de données en plus petits et faciliter le transfert.
De plus, veille à former l'IA sur les dernières données actualisées pour obtenir précision et confiance.
Utilise les bons outils d'automatisation aux bons endroits.
Tes tâches répétitives peuvent être automatisées, mais elles n'ont pas forcément besoin d'une automatisation complexe. Par exemple, pour des requêtes comme le prix ou l'emplacement, tu n'as pas besoin de déployer un NLP car une RPA peut faire le travail. Il te faudra donc bien comprendre tes processus et investir tes ressources à bon escient.
Conseil de pro : donne la priorité à l'automatisation sur les tâches qui peuvent t'apporter un retour sur investissement, par exemple le traitement des documents.
Construis tes flux de travail en pensant aux parties prenantes externes.
Le flux de travail ne se limite pas à ton entreprise. Il implique toutes tes parties prenantes, comme les clients, les partenaires, les vendeurs et les entrepreneurs. Tu devras donc tous les prendre en compte avant d'investir dans une nouvelle technologie.
En tant que chef d'entreprise, tu devras t'assurer que tes utilisateurs externes puissent également profiter de l'impact d'un meilleur flux de travail. Par exemple, tu peux utiliser le workflow AI pour améliorer l'expérience du support client. Au final, ton objectif devrait faire en sorte que ton flux de travail automatisé inclue toutes tes parties prenantes.
Sors des sentiers battus en matière de flux de travail
Dans le monde de la technologie, qui évolue rapidement, le changement est constant. Pour garder une longueur d'avance, tu dois être prêt à reconnaître les changements à temps et à t'adapter rapidement. Il ne s'agit pas seulement de suivre l'évolution des technologies, mais aussi de répondre aux demandes changeantes et d'améliorer continuellement tes opérations.
Pour améliorer en permanence ton automatisation du flux de travail basée sur l'IA, tu dois garder un œil sur :
- Durée du cycle
- Taux d'erreur
- Rapports détaillés et analyses
Ces mesures t'aideront à continuer d'améliorer ton outil d'IA et à maintenir un flux de travail fluide.
Mot de la fin
L'automatisation du flux de travail par l'IA est la combinaison de trois composants : l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel. Cette automatisation est similaire aux stratégies précédentes, mais la puissance de l'IA établit de nouvelles normes en matière d'automatisation. Le flux de travail AI permettra à ton entreprise d'économiser du temps et de l'argent et de supprimer les tâches manuelles chronophages.
Le logiciel d'automatisation des flux de travail de Trengo prend tout en charge, y compris l'automatisation du côté de la gestion et un système d'assistance à la clientèle. L'interface sans code garantit que tout le monde peut utiliser nos outils sans avoir de connaissances techniques ou investir du temps dans l'apprentissage d'une interface utilisateur complexe. Le mieux, c'est que les règles personnalisées te permettent de mieux contrôler chaque processus automatisé.
Tu peux réserver une démo gratuite dès aujourd'hui ou t'inscrire à un essai gratuit pour voir comment Trengo s'intégrera à tes flux de travail actuels et les améliorera.
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Comment mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail par l'IA ?
Oui, l'automatisation du flux de travail par l'IA s'adresse à tous les secteurs d'activité. Cependant, tu ne peux pas déployer une nouvelle technologie à l'aveuglette. Tu devras passer par un processus avant de finaliser un outil, puis former ton équipe avant de le déployer. Voici cinq étapes que tu peux suivre pour mettre en place des flux de travail automatisés :
Étape 1 : évaluer les besoins de ton entreprise
Le chemin vers l'automatisation doit commencer par la clarté. Tu dois connaître tes besoins, les tâches qui peuvent être automatisées et la façon dont tu peux tirer parti de l'IA dans ce secteur en pleine croissance.
Tu peux faire un audit de tes flux de travail actuels pour localiser les inefficacités et les tâches répétitives. Après avoir trouvé les points faibles opérationnels, tu peux passer à la recherche des goulots d'étranglement dans la communication, l'approbation des demandes et les processus manuels répétitifs. Une fois que tu as identifié les maillons faibles, tu peux établir une liste de contrôle des tâches que tu veux automatiser.
Conseil de pro : Établis des cas d'utilisation à fort impact pour concentrer tes efforts.
Étape 2 : sélectionner les bons outils d'IA
Le bon outil traitera tes tâches de la bonne façon et t'aidera à améliorer ton efficacité et ta productivité. Tu dois donc consacrer le temps nécessaire à la recherche du bon outil pour ton secteur d'activité spécifique. Tu peux commencer par comparer les différents outils disponibles comme Trengo, Copy.ai, UiPath, Zapier, etc.
Tu devrais réfléchir aux questions suivantes avant de choisir l'outil idéal :
L'idéal est d'embarquer un outil d'IA qui fournit des conseils et un contenu de formation adéquats. Une telle prise en compte t'aidera à apporter le changement en toute simplicité.
Étape 3 : intégrer l'IA aux systèmes existants
Ton outil d'IA ne sera d'aucune utilité s'il ne peut pas s'intégrer à tes systèmes existants. Assure-toi donc que ton outil de sélection se connecte facilement à ton flux de travail actuel sans nuire à ta routine de travail quotidienne.
Prends en compte les points suivants pour assurer une transition en douceur du flux de travail :
N'oublie pas qu'il est toujours préférable d'investir dans un outil qui offre un bon service après-vente afin que ton entreprise ne soit pas confrontée à des obstacles inutiles.
Étape 4 : former et intégrer ton équipe
Tous les outils prétendent être conviviaux. Mais tu devras tout de même fournir une formation adéquate à tes employés pour qu'ils ne se sentent pas bloqués pendant les heures de travail. Ta formation peut inclure de la documentation et de courtes vidéos de présentation. Pendant la formation, encourage le retour d'information et réponds à toutes les questions de tes employés.
Si les choses se compliquent un peu, tu peux demander aux personnes qui apprennent rapidement d'aider les autres, ce qui favorisera l'apprentissage par les pairs.
Étape 5 : surveiller et optimiser les flux de travail
Tu as réussi à trouver et à déployer l'IA dans l'automatisation des flux de travail, et elle fonctionne parfaitement pour ton entreprise. C'est une bonne chose, mais tu ne peux pas te contenter de laisser faire. En tant qu'entreprise en pleine croissance, tu dois garder un œil sur l'outil et t'assurer qu'il continue à fonctionner selon les règles définies.
Tu devras suivre les indicateurs clés de performance comme le temps d'exécution des tâches, les économies de coûts ou le taux d'erreur. Tu peux aussi t'enquérir des commentaires de tes employés pour t'assurer que l'outil fonctionne parfaitement.