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Stell dir vor, du bist in einem Reisebüro und hast getrennte E-Mail-Konten für Feedback, Support und Auftragsbestätigungen. Oder vielleicht ein Autohaus oder ein Restaurant. Was für ein Chaos muss dein Kundendienstteam in der Hochsaison haben!
Sie beantworten Hunderte von Anfragen über unzählige Kanäle und stellen dabei sicher, dass sie schnell und präzise sind und nichts übersehen... Das muss ganz schön viel sein!
Wie kannst du ein guter Chef sein und ihnen die Sorgen abnehmen? Die Antwort ist so einfach wie die Zusammenführung aller Gmail-Konten in einem Posteingang.
Aber wie gehst du dabei vor und was kann es deinem Unternehmen bringen? Wir beschreiben alles im Detail in diesem Blogbeitrag.
Also lies weiter!
Herausforderungen für Verbraucherdienstleister bei der Verwaltung mehrerer Gmail-Konten
Laut einer Umfrage haben 56% der Menschen mindestens drei E-Mail-Adressen, um ihre persönlichen und beruflichen Nachrichten zu bündeln. Die meisten Unternehmen haben auch separate E-Mail-Konten für ihre verschiedenen Abteilungen, Dienste oder Niederlassungen.
Eine nahtlose Kommunikation mit Kunden und sogar zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens ist für Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Auch wenn es sinnvoll ist, verschiedene Gmail-Konten für unterschiedliche Kommunikationsformen einzurichten, führen sie oft zu Unterbrechungen und unorganisierter Kommunikation.
Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, denen du als Verbraucherdienstleister bei der Verwaltung mehrerer Gmail-Konten begegnen kannst:
1. Zersplitterte Kommunikationskanäle
Wenn die Kunden-E-Mails auf mehrere Konten verteilt sind, kann es schwierig sein, den Überblick über jede Kommunikation zu behalten und sicherzustellen, dass jede Kundenanfrage umgehend und effizient bearbeitet wird.
Ein Beispiel: Ein Gast möchte sich nach einem Zimmer in einem Hotel erkundigen. Da aber gerade keine Hochsaison ist, überwacht der Kundenbetreuer des Hotels nicht aktiv das Konto, das die Zimmeranfragen bearbeitet.
Aufgrund der verzögerten Antwortzeit schickt der Gast nun mehrere Anfragen an verschiedene E-Mail-Adressen oder Abteilungen innerhalb der Hotelkette. Der Gast wird nicht nur mit einer Verzögerung des Supports konfrontiert, sondern auch mit uneinheitlichen Antworten auf allen Kanälen, was zu Verwirrung, Unzufriedenheit und letztendlich zu verpassten Chancen führt.
Alles nur, weil nicht alle Gmail-Konten in einem Posteingang sind.
2. Ineffizienter Arbeitsablauf
Stell dir ein Szenario aus einem Einzelhandelsgeschäft vor, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt und sich nun nach dem voraussichtlichen Liefertermin erkundigt. Da das Kundenservice-Team mit mehreren Konten beschäftigt ist und sich ständig ein- und ausloggen muss, um E-Mails abzurufen und zu beantworten, ist ein Kundenservice in Echtzeit möglicherweise nicht möglich.
3. Schwierige Zusammenarbeit
Wenn sich nicht alle Google Mail-Konten in einem Posteingang befinden, kann dies zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit zwischen den Service-Mitarbeitern führen, da sie nur die E-Mails in ihren jeweiligen Posteingängen sehen können. Diese eingeschränkte Sichtbarkeit macht es schwierig, dem Kunden umfassenden Support zu bieten.
Stell dir ein Reisebüro mit mehreren Filialen vor, aber nur einer, die auf Übergaben oder Eskalationen spezialisiert ist. Ohne ein zentrales Kommunikationssystem kann die Weiterleitung von Anfragen zwischen Gmail-Konten zu Verzögerungen, Missverständnissen oder zum Verlust des Kontextes führen, was sich auf das Kundenerlebnis und die Zufriedenheit auswirkt.
Die Lösung: Alle Google Mail-Konten in einem Posteingang
Wie kannst du also die oben genannten Herausforderungen meistern und eine nahtlose Kommunikation zwischen den Kanälen aufrechterhalten?
Die Antwort ist einfach: ein zentraler Gmail-Posteingang, in dem du alle Konten eines Gmail-Posteingangs auswählen kannst.
Mit einem einzigen Posteingang für mehrere Gmail-Konten kann ein Verbraucherserviceunternehmen die Kommunikationskanäle zentralisieren und die Kundensupportprozesse optimieren. Hier sind ein paar Vorteile:
- Verbesserte Effizienz: Wenn alle Gmail-Konten in einem Posteingang liegen, können Kundendienstmitarbeiter/innen Anfragen effizienter anzeigen, priorisieren und beantworten, ohne zwischen mehreren Konten wechseln zu müssen.
- Bessere Reaktionsfähigkeit: Mit einem zentralen Gmail-Posteingang können Agenten schnell auf Kundenanfragen zugreifen und diese in Echtzeit beantworten, was eine zeitnahe Unterstützung und Problemlösung gewährleistet.
- Bessere Organisation: Konsolidierte Gmail-Postfächer ermöglichen die Implementierung von Etiketten, Filtern und Automatisierungstools, um E-Mails zu kategorisieren, den Auftragsstatus zu verfolgen und dringende Anfragen effektiv zu priorisieren.
- Nahtlose Zusammenarbeit: Die Vereinheitlichung des Posteingangs in Google Mail erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und ermöglicht es ihnen, Aufgaben je nach Bedarf zuzuweisen, zu eskalieren oder zu delegieren und so einen einheitlichen Ansatz für den Kundensupport sicherzustellen.
- Personalisierte Interaktionen: Wenn du alle Gmail-Konten in einem Posteingang hast, kannst du die früheren Daten, Gespräche und den Verlauf des Kunden verfolgen. So kannst du bei der Kommunikation auf den Kontext zugreifen und die Personalisierung zur Verbesserung der Effizienz nutzen.
- Umfassende Einblicke: Durch die Zentralisierung der Kundenkommunikation kann das Unternehmen wertvolle Daten und Erkenntnisse über Kundenpräferenzen, Verhaltensmuster und häufige Probleme sammeln, was fundierte Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
"Zeit ist Geld" ist mehr als nur ein Klischee, wenn es um Dienstleistungsunternehmen für Verbraucher geht. Wenn du öffentliche Anfragen bearbeitest, Verwaltungsvorgänge durchführst, Leads generierst und die eigentliche Dienstleistung erbringst, wird Zeit tatsächlich zum wertvollsten Gut.
Und du kannst deine Ressourcen nicht damit verschwenden, zwischen fünf E-Mail-Konten zu wechseln, um eine E-Mail zu finden, von der du weißt, dass sie existiert, aber nicht mehr weißt, wo sie ist.
Wenn du alle Gmail-Konten in einem Posteingang hast, sparst du Zeit, weil du alle wichtigen E-Mails auf einer Plattform hast - du musst nicht mehr zwischen den Konten hin- und herwechseln und verpasst zwischendurch wichtige Konversationen.
Die Zusammenarbeit zwischen den Servicemitarbeitern wird außerdem zeitsparend, da alle auf dieselben Nachrichten im selben Posteingang zugreifen können.
Die eingesparte Zeit wird in eine bessere Kundenbetreuung und in Aktivitäten zur Lead-Generierung reinvestiert
Die Zeit, die du durch die Verwaltung mehrerer Gmail-Konten sparst, kannst du in einen besseren Kundenservice und in Aktivitäten zur Lead-Generierung investieren.
Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie dein Team die Zeit nutzen kann, die es durch das Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Posteingängen gespart hat:
- Bessere Kundenbetreuung: Anstatt wertvolle Zeit damit zu verbringen, E-Mails von mehreren Konten zu sortieren, können die Kundendienstteams mehr Zeit aufwenden, um mit den Kunden in Kontakt zu treten, ihre Bedürfnisse zeitnah zu erfüllen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, um die Zufriedenheit und Loyalität zu erhöhen.
- Proaktive Lead-Generierung: Mit einer optimierten E-Mail-Verwaltung können Teams proaktiv Leads ansprechen, Anfragen nachverfolgen und Beziehungen durch personalisierte Kommunikation pflegen, was die Konversion und das Umsatzwachstum fördert.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Zeit, die bei der E-Mail-Verwaltung eingespart wird, kann in die Analyse des Kundenfeedbacks, die Identifizierung von Problemen und die Umsetzung von Prozessverbesserungen investiert werden, um die Gesamteffizienz und Effektivität bei der Kundenbetreuung zu erhöhen.
Neue Kunden anlocken
Es wird erwartet, dass der E-Mail-Markt im Jahr 2023 ein Volumen von fast 73 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Unternehmen nutzen E-Mails nicht nur, um die Fragen ihrer Kunden zu beantworten, sondern auch, um neue Kunden zu gewinnen.
- Verbesserte Reaktionsfähigkeit und Reputation im Kundenservice
Alle Google Mail-Konten in einem Posteingang zu haben, ermöglicht es Unternehmen, auf Kundenanfragen schnell und effektiv zu reagieren. Schnelle Antwortzeiten zeigen, dass das Unternehmen auf potenzielle Kunden eingeht, einen positiven Eindruck hinterlässt und das Vertrauen in den Kundenservice der Marke stärkt.
Dieses Engagement für einen außergewöhnlichen Kundenservice kann dein Unternehmen von der Konkurrenz abheben und neue Kunden anziehen.
- Positive Auswirkungen auf Mund-zu-Mund-Propaganda und Online-Bewertungen
Ein effizientes E-Mail-Management trägt zu positiven Mund-zu-Mund-Propaganda-Empfehlungen und Online-Rezensionen bei, die ein wichtiger Faktor für die Kundengewinnung sind. Zufriedene Kunden, die zeitnahe und hilfreiche Antworten auf ihre Anfragen erhalten, sind eher bereit, ihre positiven Erfahrungen mit anderen zu teilen und dein Unternehmen an Freunde, Familie und Online-Communities weiterzuempfehlen.
Diese Empfehlungen ziehen neue Kunden an, die sich auf Empfehlungen von Kollegen und positive Online-Bewertungen verlassen.
💡Wusstestdu das?
Laut Neilson vertrauen 88% der Verbraucher den Empfehlungen ihrer Freunde und Familie mehr als allen anderen Formen von Marketingbotschaften.
- Die Bedeutung des ersten Eindrucks bei der Umwandlung von Leads in Kunden
Der erste Eindruck ist entscheidend, wenn es darum geht, Leads in Kunden umzuwandeln, und ein effizientes E-Mail-Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung positiver erster Interaktionen. Durch die Zentralisierung der E-Mail-Kommunikation und die prompte Beantwortung von Anfragen können Unternehmen einen positiven ersten Eindruck bei potenziellen Kunden hinterlassen.
Ein nahtloser und reaktionsschneller Kommunikationsprozess spiegelt Professionalität, Zuverlässigkeit und Engagement für die Kundenzufriedenheit wider und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Leads in treue Kunden umgewandelt werden.
Erhöhung der Lead-Generierung
Die Zentralisierung aller Gmail-Konten in einem Posteingang bietet Unternehmen einen strategischen Vorteil bei der Lead-Generierung, indem sie ein optimiertes E-Mail-Management ermöglicht.
Und so geht's:
- Prompte Nachfassaktionen: Eine zentrale E-Mail-Verwaltung ermöglicht es den Teams, eingehende Anfragen zu verfolgen und zu priorisieren, um zeitnahe Antworten zu erhalten und potenzielle Interessenten proaktiv anzusprechen. Indem sie Anfragen zeitnah beantworten und Reaktionsfähigkeit zeigen, können Unternehmen eine Beziehung zu potenziellen Kunden aufbauen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie Leads in Kunden umwandeln.
- Maßgeschneiderte Antworten: Da alle E-Mails an einem Ort gesammelt werden, können Unternehmen die Erkenntnisse aus früheren Interaktionen und der Kaufhistorie nutzen, um die Kommunikation mit potenziellen Kunden zu personalisieren und auf ihre spezifischen Interessen, Anliegen und Probleme einzugehen. Maßgeschneiderte Antworten erhöhen das Engagement und zeigen, dass sie die Bedürfnisse der Kunden verstehen und erfüllen wollen, was das Vertrauen und die Loyalität gegenüber der Marke fördert.
- Lead-Generierung: Durch die Analyse von E-Mail-Interaktionen können Unternehmen Muster, Verhaltensweisen und Auslöser erkennen, die auf das Interesse oder die Kaufabsicht von Interessenten hinweisen. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Lead-Pflege-Strategien, wie z. B. personalisierte Nachfassaktionen, Inhaltsempfehlungen und Werbeangebote, die auf die Präferenzen der Interessenten und die Phase der Buyer's Journey zugeschnitten sind.
Wie kann ich alle meine Gmail-Konten zu einem einzigen zusammenfassen?
Alle Gmail-Konten in einem Posteingang zu vereinen ist ein Kinderspiel, wenn du die richtigen Schritte kennst. Eine Möglichkeit dazu ist die Aktivierung der Funktion "Kontenverknüpfung".
Hier ist eine vereinfachte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du vorgehen kannst:
- Beginne mit deinem gewählten Hauptkonto.
- Navigiere zur oberen rechten Ecke deines Browsers und klicke auf das Symbol "Einstellungen".
- Wähle im Dropdown-Menü unter dem Abschnitt "Schnelleinstellungen" die Option "Alle Einstellungen anzeigen".
- Als Nächstes klickst du auf die vierte Registerkarte mit der Bezeichnung "Konten".
- Klicke im Abschnitt "E-Mail senden als:" auf "Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen".
- Gib die entsprechende E-Mail-Adresse ein und fahre mit dem nächsten Schritt fort.
- Klicke auf die Schaltfläche "Verifizierung senden", um den Verifizierungsprozess zu starten.
- Wechsle zu deinem zweiten E-Mail-Konto und öffne die E-Mail vom Gmail-Team.
- Finde den Link in der E-Mail und klicke ihn an.
- Du siehst nun eine Bestätigungsmeldung mit der Schaltfläche "Bestätigen".
- Klicke auf die Schaltfläche, um zu bestätigen, dass du dein sekundäres Google Mail-Konto erfolgreich mit deinem primären Konto zusammengeführt hast.
Willst du neue Kunden gewinnen und Leads generieren?
Dann wird Gmail nicht ausreichen. Die Vorteile von Zusammenarbeit, Personalisierung, Dateneinblicken und mehr lassen sich nicht nur durch die Kombination deiner Kanäle in Gmail erzielen. Was du brauchst, ist eine Plattform zur Kundenansprache, die alle deine Kanäle für einen Multichannel-Ansatz kombiniert.
Denn für die meisten Unternehmen ist ihr Gmail-Konto heute nicht mehr die einzige Quelle der Kundenkommunikation. Wahrscheinlich empfängst und versendest du Nachrichten über WhatsApp, soziale Medien, Website-Live-Chat, SMS und vielleicht sogar noch mehr.
Wenn du alle deine Kommunikationskanäle über eine Kundenserviceplattform wie Trengo bündelst, kannst du alle Formen der Kommunikation optimieren und das Beste aus deinem Kundenservice-Team herausholen.
Hier erfährst du, wie du Gmail mit deinem Trengo-Posteingang integrieren kannst:
1. Navigiere zu Einstellungen > Kanäle > E-Mail und klicke auf das "Plus"-Symbol oder "E-Mail verbinden";
2. Wähle "Gmail-Konto verbinden";
3. Klicke auf "Mit Google anmelden";
4. Melde dich mit den Anmeldedaten des Gmail-Postfachs an, das du mit Trengo verbinden möchtest, und integriere dein Postfach.
Alle Google Mail-Konten in einem Posteingang: Ein Beispiel aus der Praxis
Solar Concept bewältigt mit Trengo 10.000 Gespräche pro Monat
Solar Concept ist ein niederländisches Unternehmen, das in 196 Gemeinden Solarmodule installiert und Wartungsarbeiten durchführt. Ihr Arbeitsablauf umfasst mehrere Abteilungen und unzählige Gespräche zwischen ihren Kunden und dem Serviceteam.
Das Marketingteam von Solar Concept war auf der Suche nach einer Möglichkeit, alle ihre Kommunikationskanäle auf einer einzigen Plattform zu vereinen. Dabei stießen sie auf Trengo.
Mit dem zentralisierten Ansatz von Trengo konnte Solar Concept nicht nur alle Gmail-Konten in einem Posteingang zusammenfassen, sondern auch ihre anderen Kommunikationskanäle in denselben Posteingang bringen. Schon bald konnte das Kundenservice-Team eine Kundenzufriedenheit von 8,9/10 erreichen, weil es nicht mehr zwischen Hunderten von Postfächern hin- und herwechseln musste und zwischendurch wichtige Nachrichten verpasste.
Gewinnt neue Kunden und generiert Leads, kombiniert eure Kanäle
Die Konsolidierung aller Gmail-Konten in einem Posteingang bietet zahlreiche Vorteile für Verbraucherdienstleister, die ihre Kommunikationsprozesse rationalisieren und ihren Kundenservice verbessern wollen. Durch die Zentralisierung der E-Mail-Verwaltung können Unternehmen die Reaktionsfähigkeit, die Effizienz und die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führt.
Trengo ermutigt Unternehmen dazu, einen Omnichannel-Ansatz zu verfolgen und die Möglichkeiten eines einheitlichen E-Mail-Managements für einen außergewöhnlichen Kundenservice zu nutzen.
Ganz gleich, ob du die integrierten Funktionen von Google Mail nutzt oder eine Anwendung eines Drittanbieters wie Trengo, die eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen bietet, die Investition in ein einheitliches E-Mail-Management wird sich zweifellos auszahlen, um deinen Kundenservice zu verbessern und deinen Geschäftserfolg zu steigern.
Bist du also bereit, das volle Potenzial deiner Gmail-Konten auszuschöpfen und deinen Kundenservice auf ein neues Level zu heben?
