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Imagine que tu sois dans une agence de voyage et que tu aies des comptes de messagerie distincts pour les commentaires, l'assistance et les confirmations de commande. Ou peut-être une entreprise automobile ou un restaurant. Oh, le désordre dans lequel ton équipe de service à la clientèle doit se trouver pendant la période de pointe !
Ils répondent à des centaines de demandes par le biais d'un milliard de canaux tout en s'assurant qu'ils sont rapides, précis et qu'ils n'oublient rien... ça doit être beaucoup !
Comment peux-tu être un bon patron et les débarrasser de leurs problèmes ? La réponse est aussi simple que de réunir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception.
Mais comment faire et quel bien cela peut-il faire à ton entreprise ? Nous te décrivons tout en détail ici dans ce billet de blog.
Alors continue à lire !
Défis rencontrés par les entreprises de services aux consommateurs dans la gestion de plusieurs comptes Gmail.
Selon une enquête, 56 % des gens ont au moins trois adresses électroniques pour rationaliser leurs messages personnels et professionnels. La plupart des entreprises ont également des comptes de messagerie distincts pour leurs différents départements, services ou branches.
Une communication sans faille avec les clients et même entre les employés de l'entreprise est essentielle pour les entreprises de services aux consommateurs. Et si le fait d'avoir des comptes Gmail respectifs pour les différentes formes de communication est utile pour garder les conversations séparées, cela entraîne souvent des perturbations et une communication désorganisée.
Voici quelques défis courants auxquels tu peux être confronté lorsque tu gères plusieurs comptes Gmail en tant qu'entreprise de services aux consommateurs :
1. Des canaux de communication fragmentés
Avec les courriels des clients répartis sur plusieurs comptes, il peut être difficile de garder une trace de chaque communication et de s'assurer que chaque demande des clients est traitée rapidement et efficacement.
Par exemple, un client veut se renseigner sur une chambre dans un hôtel. Cependant, comme c'est une saison creuse, le représentant du service clientèle de l'hôtel ne surveille pas activement le compte qui traite les demandes de renseignements sur les chambres.
Maintenant, en raison du délai de réponse, le client envoie plusieurs demandes à plusieurs adresses électroniques ou services au sein de la chaîne hôtelière. Il sera confronté non seulement à un retard dans l'assistance, mais aussi à des réponses incohérentes sur tous les canaux, ce qui entraînera de la confusion, de l'insatisfaction et, en fin de compte, des occasions manquées.
Tout cela parce que tous les comptes Gmail ne sont pas regroupés dans une seule boîte de réception.
2. Flux de travail inefficace
Considère maintenant le scénario d'un magasin de détail où un client passe une commande et s'enquiert maintenant de la date de livraison prévue. Étant donné que l'équipe du service clientèle est occupée à se démener avec plusieurs comptes, se connectant et se déconnectant constamment de différents comptes pour accéder et répondre aux courriels, fournir un service clientèle en temps réel peut ne pas être possible.
3. Difficultés de collaboration
Le fait de ne pas avoir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception peut entraîner des difficultés de collaboration entre les agents de service, car ils ne peuvent voir que les courriels dans leurs boîtes de réception respectives. Cette visibilité limitée rend difficile la fourniture d'une assistance complète au client.
Imagine une agence de voyage avec plusieurs succursales mais une seule spécialisée dans les transferts ou les escalades. Sans système de communication centralisé, le transfert des demandes entre les comptes Gmail peut entraîner des retards, une mauvaise communication ou une perte de contexte, ce qui a un impact sur l'expérience et la satisfaction du client.
La solution : Tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception
Alors, comment surmonter les défis ci-dessus et maintenir une communication inter-canal sans faille ?
La réponse est simple : une boîte de réception Gmail centralisée où tu peux sélectionner tous les comptes d'un même compte dans la boîte de réception Gmail.
Avec une seule boîte de réception pour plusieurs comptes Gmail, une entreprise de services aux consommateurs peut centraliser les canaux de communication et rationaliser les processus d'assistance à la clientèle. Voici quelques avantages :
- Efficacité accrue : le fait d'avoir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception permet aux agents du service clientèle d'afficher, de hiérarchiser et de répondre aux demandes plus efficacement sans passer d'un compte à l'autre.
- Amélioration de la réactivité : avec une boîte de réception Gmail centralisée, les agents peuvent rapidement accéder aux demandes des clients et y répondre en temps réel, ce qui garantit une assistance rapide et une résolution rapide des problèmes.
- Une meilleure organisation : Les boîtes de réception Gmail consolidées permettent de mettre en place des étiquettes, des filtres et des outils d'automatisation pour classer les courriels, suivre les statuts des commandes et hiérarchiser les demandes urgentes de manière efficace.
- Collaboration transparente : L'unification de la boîte de réception Gmail facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, ce qui leur permet d'attribuer, d'escalader ou de déléguer des tâches selon les besoins, garantissant ainsi une approche cohésive de l'assistance à la clientèle.
- Interactions personnalisées : Le fait d'avoir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception te permet de garder une trace des données précédentes, des conversations et de l'historique du client. Cela permet d'accéder au contexte tout en communiquant et en utilisant la personnalisation pour améliorer l'efficacité.
- Des informations complètes : En centralisant la communication avec les clients, l'entreprise peut recueillir des données et des informations précieuses sur les préférences des clients, les modèles de comportement et les points de douleur communs, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et de s'améliorer en permanence.
Gains d'efficacité et économies de temps
"Le temps, c'est de l'argent" est plus qu'un simple cliché lorsqu'il s'agit d'entreprises de services aux consommateurs. Lorsque tu dois répondre aux demandes du public, effectuer des démarches administratives, t'occuper de la génération de prospects et fournir le service proprement dit, le temps devient en effet le bien le plus précieux.
Et tu ne peux pas gaspiller tes atouts en basculant entre cinq comptes de messagerie, en essayant de trouver un email dont tu sais qu'il existe mais dont tu ne te souviens plus où.
Le fait d'avoir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception te permet de gagner du temps en regroupant tous tes courriels importants sur une seule plateforme - plus besoin de passer d'un compte à l'autre et de rater des conversations importantes entre les deux.
La collaboration entre les agents de service devient également plus efficace en termes de temps, car tout le monde a accès aux mêmes messages dans la même boîte de réception.
Réinvestir le temps gagné pour mieux servir les clients et poursuivre les activités de génération de leads.
Le temps gagné sur la gestion de plusieurs comptes Gmail peut être réinvesti pour mieux servir les clients et poursuivre les activités de génération de leads.
Voici quelques exemples de la façon dont ton équipe peut utiliser le temps qu'elle a gagné en jonglant entre plusieurs boîtes de réception :
- Amélioration de l'assistance à la clientèle : Au lieu de passer un temps précieux à trier des courriels provenant de plusieurs comptes, les équipes du service consommateurs peuvent allouer plus de temps à l'engagement avec les clients, à la prise en compte rapide de leurs besoins et à la fourniture de solutions sur mesure pour améliorer la satisfaction et la fidélité.
- Génération proactive de prospects : Grâce à la gestion rationalisée des courriels, les équipes peuvent atteindre les prospects de manière proactive, suivre les demandes de renseignements et entretenir les relations par le biais d'une communication personnalisée, ce qui favorise la conversion et la croissance du chiffre d'affaires.
- Amélioration continue : Le temps gagné sur la gestion des courriels peut être investi dans l'analyse des commentaires des clients, l'identification des points douloureux et la mise en œuvre d'améliorations des processus afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience globales dans le service aux clients.
Attirer de nouveaux clients
En 2023, la taille du marché de l'email devrait atteindre près de 73 milliards de dollars. Les entreprises utilisent les courriels non seulement pour répondre aux demandes de leurs clients, mais aussi pour acquérir de nouveaux prospects.
- Amélioration de la réactivité et de la réputation du service à la clientèle
Le fait d'avoir tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception permet aux entreprises de répondre rapidement et efficacement aux demandes des clients. Des temps de réponse rapides démontrent la réactivité et l'attention portée aux clients potentiels, ce qui laisse une impression positive et renforce la confiance dans la réputation du service client de la marque.
Ce dévouement à fournir un service à la clientèle exceptionnel peut différencier ton entreprise de ses concurrents et attirer de nouveaux clients.
- Impact positif sur les recommandations de bouche à oreille et les critiques en ligne.
Une gestion efficace des courriels contribue à un bouche-à-oreille positif et à l'obtention d'avis en ligne, qui sont de puissants moteurs d'acquisition de clients. Les clients satisfaits qui reçoivent des réponses rapides et utiles à leurs demandes sont plus susceptibles de partager leurs expériences positives avec d'autres et de recommander ton entreprise à leurs amis, à leur famille et aux communautés en ligne.
Ces mentions attirent de nouveaux clients, qui font confiance aux recommandations de leurs pairs et aux avis positifs en ligne.
💡Tule sais ?
Selon Neilson, 88 % des consommateurs font davantage confiance aux recommandations de leurs amis et de leur famille qu'à toutes les autres formes de messages marketing.
- Importance de la première impression pour convertir les prospects en clients
La première impression est cruciale pour convertir les prospects en clients, et une gestion efficace des courriels joue un rôle essentiel dans la création d'interactions initiales positives. En centralisant la communication par courriel et en veillant à répondre rapidement aux demandes de renseignements, les entreprises peuvent faire une première impression favorable aux clients potentiels.
Un processus de communication transparent et réactif reflète le professionnalisme, la fiabilité et le dévouement à la satisfaction des clients, ce qui augmente la probabilité de convertir les prospects en clients fidèles.
Augmenter la génération de prospects
La centralisation de tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception offre aux entreprises un avantage stratégique dans leurs efforts de génération de prospects en permettant une gestion rationalisée des courriels.
Voici comment procéder :
- Suivi rapide : La gestion centralisée des courriels permet aux équipes de suivre et de classer par ordre de priorité les demandes entrantes, ce qui facilite les réponses rapides et la prise de contact proactive avec les prospects potentiels. En répondant rapidement aux demandes et en faisant preuve de réactivité, les entreprises peuvent établir un rapport avec les prospects et augmenter la probabilité de convertir les prospects en clients.
- Réponses personnalisées : En ayant tous les courriels en un seul endroit, les entreprises peuvent exploiter les informations tirées des interactions précédentes et de l'historique des achats pour personnaliser la communication avec les prospects, en répondant à leurs intérêts spécifiques, à leurs préoccupations et à leurs points douloureux. Les réponses personnalisées renforcent l'engagement et démontrent la volonté de comprendre et de répondre aux besoins des prospects, ce qui favorise la confiance et la fidélité à la marque.
- Génération de leads : En analysant les interactions par courriel, les entreprises peuvent identifier des modèles, des comportements et des déclencheurs indiquant l'intérêt ou l'intention d'achat des prospects. Ces informations permettent de mettre en place des stratégies ciblées de maturation des prospects, telles que des suivis personnalisés, des recommandations de contenu et des offres promotionnelles, adaptées aux préférences des prospects et à l'étape du parcours de l'acheteur.
Comment regrouper tous mes comptes Gmail en un seul ?
Combiner tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception est un jeu d'enfant une fois que tu connais les bonnes étapes. L'une des façons d'y parvenir est d'activer la fonction "Liaison de comptes".
Voici une procédure simplifiée, étape par étape, pour y parvenir :
- Commence par le compte principal que tu as choisi.
- Navigue dans le coin supérieur droit de ton navigateur et clique sur l'icône "Paramètres".
- Dans le menu déroulant, sélectionne "Voir tous les paramètres" dans la section "Paramètres rapides".
- Ensuite, clique sur le quatrième onglet intitulé "Comptes".
- Dans la section "Envoyer le courrier en tant que :", clique sur "Ajouter une autre adresse électronique".
- Saisis l'adresse électronique correspondante et passe à l'étape suivante.
- Clique sur le bouton "Envoyer la vérification" pour lancer le processus de vérification.
- Passe à ton compte de messagerie secondaire et ouvre l'email de l'équipe Gmail.
- Localise le lien dans le courriel et clique dessus.
- Tu verras maintenant un message de confirmation avec le bouton "Confirmer".
- Clique sur le bouton pour confirmer que tu as bien fusionné ton compte Gmail secondaire avec ton compte principal.
Veux-tu attirer de nouveaux clients et générer des prospects ?
Dans ce cas, Gmail ne suffira pas. Les avantages de la collaboration, de la personnalisation, de la connaissance des données et plus encore ne viendront pas simplement de la combinaison de tes canaux au sein de ton Gmail. Ce qu'il faut, c'est une plateforme d'engagement client qui combinera tous tes canaux pour une approche multicanal.
Parce qu'aujourd'hui, la plupart des entreprises ne font pas de leur compte Gmail leur unique source de communication avec les consommateurs. Il est probable que tu reçoives et envoies des messages via WhatsApp, les médias sociaux, le chat en direct sur le site Web, les SMS, et peut-être même plus encore.
Le fait de combiner tous tes canaux de communication par le biais d'une plateforme de service à la clientèle, telle que Trengo, rationalise toutes les formes de communication et t'aide également à tirer le meilleur parti de ton équipe de service à la clientèle.
Voici comment tu peux intégrer Gmail à ta boîte de réception Trengo :
1. Va dans Paramètres > Canaux > Courriel et clique sur l'icône "plus" ou "Connecter le courriel" ;
2. Sélectionne "Connecter le compte Gmail" ;
3. Clique sur "Se connecter avec Google" ;
4. Connecte-toi avec les identifiants de la boîte de réception Gmail que tu souhaites connecter à Trengo et intègre ta boîte de réception.
Tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception : Exemple concret
Solar Concept aborde 10 000 conversations par mois avec Trengo
Solar Concept est une entreprise néerlandaise qui fournit des services d'installation et d'entretien de panneaux solaires dans 196 municipalités. Leur flux de travail implique plusieurs départements et d'innombrables conversations entre leurs clients et l'équipe de service.
L'équipe marketing de Solar Concept était à la recherche d'un moyen de combiner tous ses canaux de communication sur une seule plateforme. C'est alors qu'elle a découvert Trengo.
Grâce à l'approche centralisée de Trengo, Solar Concept a non seulement regroupé tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception, mais a également intégré ses autres canaux de communication dans la même boîte de réception. Rapidement, l'équipe du service client a pu obtenir une note de satisfaction client de 8,9/10 en éliminant le besoin de basculer entre des centaines de boîtes de réception et de rater des messages cruciaux entre temps.
Attire de nouveaux clients et génère des prospects, combine tes canaux
La consolidation de tous les comptes Gmail dans une seule boîte de réception offre de nombreux avantages aux entreprises de services aux consommateurs qui cherchent à rationaliser les processus de communication et à améliorer les capacités de service à la clientèle. En centralisant la gestion des courriels, les entreprises peuvent améliorer la réactivité, l'efficacité et la collaboration au sein des équipes, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction et une meilleure fidélisation des clients.
Trengo encourage les entreprises à adopter une approche omnicanale et à tirer parti de la puissance de la gestion unifiée des courriels pour offrir un service à la clientèle exceptionnel.
Qu'il s'agisse des fonctions intégrées à Gmail ou de l'utilisation d'une application tierce comme Trengo, qui offre tout un monde de fonctions supplémentaires, l'investissement dans la gestion unifiée des courriels rapportera sans aucun doute des dividendes en améliorant tes capacités de service à la clientèle et en assurant la réussite de ton entreprise.
Alors, es-tu prêt à débloquer dès aujourd'hui tout le potentiel de tes comptes Gmail et à porter ton service client vers de nouveaux sommets ?
