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Immagina di lavorare in un'agenzia di viaggi e di avere account e-mail separati per i feedback, l'assistenza e le conferme degli ordini. Oppure un'azienda automobilistica o un ristorante. Oh, che confusione per il tuo team di assistenza clienti durante la stagione di punta!
Rispondono a centinaia di richieste attraverso una miriade di canali, assicurandosi di essere veloci, precisi e di non tralasciare nulla... deve essere un bel po'!
Come puoi essere un buon capo e togliergli i problemi? La risposta è semplice: riunisci tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta.
Ma come si fa e quali vantaggi può apportare alla tua azienda? In questo post ti descriviamo tutto nel dettaglio.
Quindi continua a leggere!
Le sfide affrontate dalle aziende di servizi ai consumatori nella gestione di più account Gmail
Secondo un sondaggio, il 56% delle persone ha almeno tre indirizzi e-mail per ottimizzare i messaggi personali e professionali. La maggior parte delle aziende ha anche account e-mail separati per i diversi dipartimenti, servizi o filiali.
Una comunicazione fluida con i clienti e anche tra i dipendenti dell'azienda è fondamentale per le aziende di servizi al consumatore. Sebbene avere i rispettivi account Gmail per le diverse forme di comunicazione sia utile per tenere separate le conversazioni, spesso porta a interruzioni e a una comunicazione disorganizzata.
Ecco alcune sfide comuni che potresti incontrare quando gestisci più account Gmail come azienda di servizi al consumatore:
1. Canali di comunicazione frammentati
Con le e-mail dei clienti distribuite su più account, può essere difficile tenere traccia di ogni comunicazione e assicurarsi che ogni richiesta dei clienti venga affrontata in modo tempestivo ed efficiente.
Ad esempio, un cliente vuole chiedere informazioni su una camera in un hotel. Tuttavia, poiché è una stagione fiacca, il rappresentante del servizio clienti dell'hotel non sta monitorando attivamente l'account che gestisce le richieste di camere.
Ora, a causa del ritardo nei tempi di risposta, l'ospite invia più richieste a diversi indirizzi e-mail o reparti della catena alberghiera. Il cliente si troverà di fronte non solo a un ritardo nell'assistenza, ma anche a risposte incoerenti su tutti i canali, con conseguente confusione, insoddisfazione e, in ultima analisi, opportunità mancate.
Tutto ciò a causa dell'impossibilità di avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta.
2. Flusso di lavoro inefficiente
Consideriamo ora lo scenario di un negozio al dettaglio in cui un cliente effettua un ordine e si informa sulla data di consegna prevista. Dato che il team del servizio clienti è impegnato a gestire più account, accedendo e uscendo continuamente da diversi account per accedere e rispondere alle e-mail, potrebbe non essere possibile fornire un servizio clienti in tempo reale.
3. Difficoltà di collaborazione
Non avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta può comportare difficoltà nella collaborazione tra gli agenti dell'assistenza, perché possono vedere solo le e-mail nelle rispettive caselle di posta. Questa visibilità limitata rende difficile fornire un'assistenza completa al cliente.
Immagina un'agenzia di viaggi con più filiali ma solo una specializzata in trasferimenti o escalation. Senza un sistema di comunicazione centralizzato, il trasferimento delle richieste tra gli account Gmail può causare ritardi, errori di comunicazione o perdita di contesto, con un impatto sull'esperienza e sulla soddisfazione del cliente.
La soluzione: Tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta
Quindi, come si fa a superare le sfide di cui sopra e a mantenere una comunicazione inter-canale senza soluzione di continuità?
La risposta è semplice: una casella di posta Gmail centralizzata in cui puoi selezionare tutti gli account nella casella di posta Gmail.
Con un'unica casella di posta per più account Gmail, un'azienda di servizi al consumatore può centralizzare i canali di comunicazione e snellire i processi di assistenza ai clienti. Ecco alcuni vantaggi:
- Maggiore efficienza: avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta permette agli agenti del servizio clienti di visualizzare, dare priorità e rispondere alle richieste in modo più efficiente senza dover passare da un account all'altro.
- Migliore reattività: con una casella di posta Gmail centralizzata, gli agenti possono accedere rapidamente e rispondere alle richieste dei clienti in tempo reale, garantendo un'assistenza tempestiva e risolvendo i problemi con prontezza.
- Migliore organizzazione: Le caselle di posta consolidate di Gmail consentono di implementare etichette, filtri e strumenti di automazione per classificare le e-mail, tenere traccia dello stato degli ordini e dare priorità alle richieste urgenti in modo efficace.
- Collaborazione perfetta: L'unificazione della casella di posta elettronica di Gmail facilita la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di assegnare, assegnare o delegare compiti a seconda delle necessità, garantendo un approccio coeso all'assistenza clienti.
- Interazioni personalizzate: Avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta ti permette di tenere traccia dei dati, delle conversazioni e della storia precedente del cliente. Ciò consente di accedere al contesto durante la comunicazione e di utilizzare la personalizzazione per migliorare l'efficienza.
- Approfondimenti completi: Centralizzando la comunicazione con i clienti, l'azienda può raccogliere dati e informazioni preziose sulle preferenze dei clienti, sui modelli di comportamento e sui punti dolenti comuni, consentendo un processo decisionale informato e un miglioramento continuo.
Aumento dell'efficienza e risparmio di tempo
"Il tempo è denaro" è più di un semplice luogo comune quando si parla di aziende di servizi al consumatore. Quando si ha a che fare con le richieste del pubblico, le procedure amministrative, la generazione di contatti e la fornitura del servizio vero e proprio, il tempo diventa davvero il bene più prezioso.
E non puoi sprecare le tue risorse passando da un account di posta elettronica all'altro, cercando di trovare un'email che sai esistere ma non ricordi dove.
Avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta ti aiuta a risparmiare tempo, riunendo tutte le email più importanti in un'unica piattaforma: non c'è bisogno di passare da un account all'altro e perdere conversazioni importanti.
La collaborazione tra gli agenti dell'assistenza diventa anche efficiente in termini di tempo perché tutti hanno accesso agli stessi messaggi nella stessa casella di posta.
Reinvestire il tempo risparmiato per servire meglio i clienti e perseguire attività di lead-generation
Il tempo risparmiato dalla gestione di più account Gmail può essere reinvestito per servire meglio i clienti e perseguire attività di lead-generation.
Ecco alcuni esempi di come il tuo team può utilizzare il tempo risparmiato per destreggiarsi tra più caselle di posta:
- Assistenza clienti migliorata: Invece di passare tempo prezioso a smistare le e-mail provenienti da più account, i team del servizio clienti possono dedicare più tempo a coinvolgere i clienti, a rispondere prontamente alle loro esigenze e a fornire soluzioni su misura per migliorare la soddisfazione e la fedeltà.
- Generazione proattiva di lead: Grazie alla gestione ottimizzata delle e-mail, i team possono raggiungere in modo proattivo i lead, seguire le richieste e coltivare le relazioni attraverso una comunicazione personalizzata, favorendo la conversione e la crescita dei ricavi.
- Miglioramento continuo: Il tempo risparmiato dalla gestione delle e-mail può essere investito nell'analisi dei feedback dei clienti, nell'identificazione dei punti dolenti e nell'implementazione di miglioramenti dei processi per migliorare l'efficienza e l'efficacia complessiva nel servire i clienti.
Attirare nuovi clienti
Si prevede che nel 2023 il mercato delle e-mail raggiungerà quasi 73 miliardi di dollari. Le aziende utilizzano le e-mail non solo per rispondere alle domande dei clienti, ma anche per acquisire nuovi contatti.
- Miglioramento della reattività e della reputazione del servizio clienti
Avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta consente alle aziende di rispondere alle richieste dei clienti in modo tempestivo ed efficace. Tempi di risposta rapidi dimostrano reattività e attenzione ai potenziali clienti, lasciando un'impressione positiva e creando fiducia nella reputazione del servizio clienti del marchio.
Questo impegno nel fornire un servizio clienti eccezionale può differenziare la tua attività dalla concorrenza e attirare nuovi clienti.
- Impatto positivo sul passaparola e sulle recensioni online
Una gestione efficiente delle e-mail contribuisce a creare un passaparola positivo e recensioni online, che sono un potente motore di acquisizione dei clienti. I clienti soddisfatti che ricevono risposte tempestive e utili alle loro richieste sono più propensi a condividere le loro esperienze positive con altri e a consigliare la tua azienda ad amici, parenti e comunità online.
Questi consensi attirano nuovi clienti, che si fidano delle raccomandazioni dei colleghi e delle recensioni positive online.
💡 Losapevi?
Secondo Neilson, l'88% dei consumatori si fida di più delle raccomandazioni di amici e familiari che di tutte le altre forme di marketing.
- L'importanza della prima impressione per convertire i contatti in clienti
La prima impressione è fondamentale per convertire i contatti in clienti e una gestione efficiente delle e-mail gioca un ruolo fondamentale nel creare interazioni iniziali positive. Centralizzando la comunicazione via e-mail e assicurando risposte tempestive alle richieste, le aziende possono dare una prima impressione favorevole ai potenziali clienti.
Un processo di comunicazione continuo e reattivo riflette professionalità, affidabilità e dedizione alla soddisfazione del cliente, aumentando la probabilità di convertire i contatti in clienti fedeli.
Aumentare la generazione di contatti
La centralizzazione di tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta offre alle aziende un vantaggio strategico nelle attività di lead generation, consentendo una gestione semplificata delle e-mail.
Ecco come fare:
- Follow-up tempestivi: La gestione centralizzata delle e-mail consente ai team di tenere traccia delle richieste in arrivo e di stabilirne l'ordine di priorità, facilitando le risposte tempestive e il contatto proattivo con i potenziali clienti. Rispondendo prontamente alle richieste e dimostrando reattività, le aziende possono costruire un rapporto con i potenziali clienti e aumentare le probabilità di convertire i contatti in clienti.
- Risposte personalizzate: Avendo tutte le email in un unico posto, le aziende possono sfruttare gli insight delle interazioni precedenti e lo storico degli acquisti per personalizzare la comunicazione con i clienti potenziali, rispondendo ai loro interessi specifici, alle loro preoccupazioni e ai loro punti dolenti. Le risposte personalizzate aumentano il coinvolgimento e dimostrano l'impegno a comprendere e soddisfare le esigenze dei clienti, favorendo la fiducia e la fedeltà al marchio.
- Generazione di lead: Analizzando le interazioni via e-mail, le aziende possono identificare modelli, comportamenti e fattori indicativi dell'interesse o dell'intenzione di acquisto dei clienti. Queste informazioni consentono di mettere in atto strategie di lead nurturing mirate, come follow-up personalizzati, raccomandazioni di contenuti e offerte promozionali, in base alle preferenze dei clienti e alla fase del percorso dell'acquirente.
Come posso unire tutti i miei account Gmail in uno solo?
Unire tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta è un gioco da ragazzi se conosci i passaggi giusti. Un modo per farlo è attivare la funzione "Collegamento account".
Ecco una procedura semplificata passo dopo passo per procedere:
- Inizia con l'account principale scelto.
- Vai nell'angolo in alto a destra del browser e clicca sull'icona "Impostazioni".
- Dal menu a tendina, seleziona "Vedi tutte le impostazioni" nella sezione "Impostazioni rapide".
- Successivamente, clicca sulla quarta scheda denominata "Account".
- Nella sezione "Invia la posta come:", clicca su "Aggiungi un altro indirizzo e-mail".
- Inserisci l'indirizzo e-mail corrispondente e passa alla fase successiva.
- Clicca sul pulsante "Invia verifica" per avviare il processo di verifica.
- Passa al tuo account di posta elettronica secondario e apri l'e-mail del team Gmail.
- Individua il link nell'e-mail e cliccalo.
- Ora vedrai un messaggio di conferma con il pulsante "Conferma".
- Clicca sul pulsante per confermare l'avvenuta fusione dell'account Gmail secondario con quello principale.
Vuoi attirare nuovi clienti e generare lead?
Allora Gmail non sarà sufficiente. I vantaggi della collaborazione, della personalizzazione, dell'analisi dei dati e altro ancora non deriveranno solo dalla combinazione dei canali all'interno di Gmail. È necessaria una piattaforma di customer engagement che combini tutti i tuoi canali per un approccio multicanale.
Perché la maggior parte delle aziende oggi non ha l'account Gmail come unica fonte di comunicazione con i consumatori. È probabile che tu riceva e invii messaggi attraverso WhatsApp, i social media, la live chat del sito web, gli SMS e forse anche altro.
Combinare tutti i canali di comunicazione attraverso una piattaforma di assistenza clienti, come Trengo, ottimizza tutte le forme di comunicazione e ti aiuta a sfruttare al meglio il tuo team di assistenza clienti.
Ecco come integrare Gmail con la tua casella di posta Trengo:
1. Vai su Impostazioni > Canali > Email e clicca sull'icona "più" o "Connetti email";
2. Seleziona "Collega l'account Gmail";
3. Clicca su "Accedi con Google";
4. Accedi con le credenziali della casella di posta Gmail che vuoi collegare a Trengo e integra la tua casella di posta.
Tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta: Esempio di mondo reale
Solar Concept affronta 10.000 conversazioni al mese con Trengo
Solar Concept è un'azienda olandese che fornisce servizi di installazione e manutenzione di pannelli solari in 196 comuni. Il loro flusso di lavoro coinvolge diversi reparti e innumerevoli conversazioni tra i clienti e il team di assistenza.
Il team di marketing di Solar Concept era alla ricerca di un modo per combinare tutti i canali di comunicazione su un'unica piattaforma. È stato allora che hanno trovato Trengo.
Grazie all'approccio centralizzato di Trengo, Solar Concept non solo ha riunito tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta, ma ha anche portato gli altri canali di comunicazione nella stessa casella di posta. In breve tempo il loro team di assistenza clienti è stato in grado di raggiungere un punteggio di soddisfazione dei clienti pari a 8,9/10, eliminando la necessità di passare da una casella di posta all'altra e di perdere messaggi cruciali nel mezzo.
Attira nuovi clienti e genera contatti, combina i tuoi canali
Il consolidamento di tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta offre numerosi vantaggi alle aziende che si occupano di servizi ai consumatori e che vogliono snellire i processi di comunicazione e migliorare le capacità di assistenza ai clienti. Centralizzando la gestione della posta elettronica, le aziende possono migliorare la reattività, l'efficienza e la collaborazione tra i team, portando a una maggiore soddisfazione e fedeltà dei clienti.
Trengo incoraggia le aziende ad adottare un approccio omnicanale e a sfruttare la potenza della gestione unificata delle e-mail per un servizio clienti eccezionale.
Che si tratti delle funzioni integrate in Gmail o dell'utilizzo di un'applicazione di terze parti come Trengo, che offre un intero mondo di funzioni aggiuntive, investire nella gestione unificata delle e-mail darà senza dubbio i suoi frutti per migliorare le capacità del tuo servizio clienti e raggiungere il successo aziendale.
Allora, sei pronto a sbloccare il pieno potenziale dei tuoi account Gmail oggi stesso e a portare il tuo servizio clienti a nuovi livelli?
