Come visualizzare e combinare tutti gli account Gmail in un unico posto

Immagina di lavorare in un'agenzia di viaggi e di avere account e-mail separati per feedback, assistenza e conferme degli ordini. Oppure immagina un'azienda automobilistica o un ristorante. Oh, che confusione deve regnare nel tuo team di assistenza clienti durante l'alta stagione! 

Rispondono a centinaia di richieste attraverso un'infinità di canali, assicurandosi di essere rapidi, precisi e di non tralasciare nulla... deve essere davvero molto impegnativo!

Come puoi essere un buon capo e risolvere i loro problemi? La risposta è semplice: basta riunire tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta.

Ma come si fa e quali vantaggi può portare alla tua azienda? Te lo spieghiamo in dettaglio in questo post del blog.

Quindi continua a leggere!

Sfide affrontate dalle aziende di servizi al consumatore nella gestione di più account Gmail

Secondo un sondaggio, il 56% delle persone possiede almeno tre indirizzi e-mail per semplificare la gestione dei messaggi personali e professionali. Anche la maggior parte delle aziende dispone di account e-mail separati per i diversi reparti, servizi o filiali.

Una comunicazione fluida con i clienti e anche tra i dipendenti dell'azienda è fondamentale per le attività di assistenza ai consumatori. E sebbene avere account Gmail distinti per le diverse forme di comunicazione sia utile per mantenere separate le conversazioni, spesso ciò porta a interruzioni e a una comunicazione disorganizzata.

Ecco alcune sfide comuni che potresti dover affrontare nella gestione di più account Gmail come azienda di servizi al consumatore:

1. Canali di comunicazione frammentati

Con le e-mail dei clienti distribuite su più account, può essere difficile tenere traccia di ogni comunicazione e garantire che ogni richiesta dei clienti venga gestita in modo tempestivo ed efficiente.

Ad esempio, un ospite desidera richiedere informazioni su una camera in un hotel. Tuttavia, poiché è bassa stagione, l'addetto al servizio clienti dell'hotel non sta monitorando attivamente l'account che gestisce le richieste relative alle camere. 

Ora, a causa del ritardo nella risposta, l'ospite invia più richieste a più indirizzi e-mail o reparti all'interno della catena alberghiera. Non solo dovrà affrontare un ritardo nell'assistenza, ma anche risposte incoerenti su tutti i canali, con conseguente confusione, insoddisfazione e, in ultima analisi, opportunità perse.

Tutto perché non ho tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta.

2. Flusso di lavoro inefficiente

Consideriamo ora uno scenario in un negozio al dettaglio in cui un cliente effettua un ordine e ora chiede informazioni sulla data di consegna prevista. Poiché il team del servizio clienti è impegnato a gestire più account, effettuando continuamente il login e il logout da account diversi per accedere e rispondere alle e-mail, potrebbe non essere possibile fornire un servizio clienti in tempo reale.

3. Difficoltà nella collaborazione

Non avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta può rendere difficile la collaborazione tra gli agenti dell'assistenza, poiché questi possono vedere solo le e-mail presenti nelle rispettive caselle di posta. Questa visibilità limitata rende difficile fornire un'assistenza completa al cliente.

Immaginate un'agenzia di viaggi con più filiali, ma solo una specializzata nei passaggi di consegne o nelle escalation. Senza un sistema di comunicazione centralizzato, il trasferimento delle richieste tra account Gmail può causare ritardi, incomprensioni o perdita di contesto, con ripercussioni sull'esperienza e sulla soddisfazione del cliente.

La soluzione: tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta

Come superare le sfide sopra descritte e mantenere una comunicazione fluida tra i vari canali?

La risposta è semplice: una casella di posta Gmail centralizzata in cui è possibile selezionare tutti i messaggi di un account nella casella di posta Gmail.

Con un'unica casella di posta in arrivo per più account Gmail, un'azienda che offre servizi ai consumatori può centralizzare i canali di comunicazione e semplificare i processi di assistenza clienti. Ecco alcuni vantaggi:

1. Maggiore efficienza: avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta consente agli addetti al servizio clienti di visualizzare, dare priorità e rispondere alle richieste in modo più efficiente senza dover passare da un account all'altro.

2. Maggiore reattività: grazie a una casella di posta Gmail centralizzata, gli agenti possono accedere rapidamente alle richieste dei clienti e rispondere in tempo reale, garantendo un'assistenza tempestiva e risolvendo prontamente i problemi.

3. Migliore organizzazione: le caselle di posta Gmail consolidate consentono l'implementazione di etichette, filtri e strumenti di automazione per classificare le e-mail, monitorare lo stato degli ordini e dare priorità alle richieste urgenti in modo efficace.

4. Collaborazione senza soluzione di continuità: l'unificazione della casella di posta Gmail facilita la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di assegnare, inoltrare o delegare le attività in base alle necessità, garantendo un approccio coerente all'assistenza clienti.

5. Interazioni personalizzate: avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta ti consente di tenere traccia dei dati precedenti, delle conversazioni e della cronologia del cliente. Ciò consente di accedere al contesto durante la comunicazione e di utilizzare la personalizzazione per migliorare l'efficienza.

6. Informazioni complete: centralizzando la comunicazione con i clienti, l'azienda può raccogliere dati e informazioni preziose sulle preferenze dei clienti, sui modelli di comportamento e sui punti critici comuni, consentendo un processo decisionale informato e un miglioramento continuo.

Aumento dell'efficienza e risparmio di tempo

"Il tempo è denaro" è più di un semplice cliché quando si parla di aziende che offrono servizi ai consumatori. Quando si gestiscono richieste di informazioni da parte del pubblico, si eseguono procedure amministrative, si gestiscono le lead generation e si fornisce il servizio vero e proprio, il tempo diventa davvero la risorsa più preziosa.

E non puoi sprecare le tue risorse passando da un account e-mail all'altro, cercando di trovare un'e-mail che sai esistere ma non ricordi dove si trova.

Avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta ti aiuta a risparmiare tempo riunendo tutte le tue e-mail importanti su un'unica piattaforma, senza dover passare da un account all'altro e rischiare di perdere conversazioni importanti. 

Anche la collaborazione tra gli agenti dell'assistenza diventa più efficiente in termini di tempo, poiché tutti hanno accesso agli stessi messaggi nella stessa casella di posta.

Reinvestire il tempo risparmiato per servire meglio i clienti e perseguire attività di generazione di lead

Il tempo risparmiato dalla gestione di più account Gmail può essere reinvestito per servire meglio i clienti e perseguire attività di generazione di lead. 

Ecco alcuni esempi di come il tuo team può sfruttare il tempo risparmiato evitando di destreggiarsi tra diverse caselle di posta elettronica:

1. Assistenza clienti potenziata: invece di dedicare tempo prezioso alla selezione delle e-mail provenienti da più account, i team del servizio clienti possono dedicare più tempo all'interazione con i clienti, rispondere prontamente alle loro esigenze e fornire soluzioni personalizzate per migliorare la soddisfazione e la fedeltà.

2. Generazione proattiva di lead: grazie a una gestione semplificata delle e-mail, i team possono contattare in modo proattivo i potenziali clienti, dare seguito alle richieste e coltivare le relazioni attraverso una comunicazione personalizzata, favorendo la conversione e la crescita dei ricavi.

3. Miglioramento continuo: il tempo risparmiato nella gestione delle e-mail può essere investito nell'analisi del feedback dei clienti, nell'identificazione dei punti critici e nell'implementazione di miglioramenti dei processi per aumentare l'efficienza e l'efficacia complessive nel servizio ai clienti.

Attrarre nuovi clienti

Si prevedeva che nel 2023 il mercato delle e-mail avrebbe raggiunto un valore di quasi 73 miliardi di dollari. Le aziende utilizzano le e-mail non solo per rispondere alle domande dei propri clienti, ma anche per acquisire nuovi contatti.

• Miglioramento della reattività e della reputazione del servizio clienti

Avere tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta consente alle aziende di rispondere alle richieste dei clienti in modo tempestivo ed efficace. Tempi di risposta rapidi dimostrano reattività e attenzione nei confronti dei potenziali clienti, lasciando un'impressione positiva e rafforzando la fiducia nella reputazione del servizio clienti del marchio. 

Questa dedizione nel fornire un servizio clienti eccezionale può differenziare la tua attività dalla concorrenza e attirare nuovi clienti.

• Impatto positivo sul passaparola e sulle recensioni online

Una gestione efficiente delle e-mail contribuisce a generare passaparola positivi e recensioni online, che sono potenti motori di acquisizione dei clienti. I clienti soddisfatti che ricevono risposte tempestive e utili alle loro richieste sono più propensi a condividere le loro esperienze positive con altri e a raccomandare la tua attività ad amici, familiari e comunità online. 

Queste recensioni positive attraggono nuovi clienti, che ripongono fiducia nei consigli dei propri pari e nelle recensioni positive online.

💡Lo sapevate?

Secondo Neilson, l'88% dei consumatori si fida maggiormente dei consigli di amici e familiari rispetto a qualsiasi altra forma di comunicazione di marketing.

• L'importanza della prima impressione nel convertire i potenziali clienti in clienti effettivi

La prima impressione è fondamentale per convertire i potenziali clienti in clienti effettivi, e una gestione efficiente delle e-mail gioca un ruolo fondamentale nel creare interazioni iniziali positive. Centralizzando la comunicazione via e-mail e garantendo risposte tempestive alle richieste, le aziende possono fare una buona prima impressione sui potenziali clienti. 

Un processo di comunicazione fluido e reattivo riflette professionalità, affidabilità e dedizione alla soddisfazione del cliente, aumentando la probabilità di convertire i potenziali clienti in clienti fedeli.

Aumento della generazione di lead

Centralizzare tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta offre alle aziende un vantaggio strategico nelle attività di generazione di lead, consentendo una gestione semplificata delle e-mail.

Ecco come fare:

1. Follow-up tempestivi: la gestione centralizzata delle e-mail consente ai team di monitorare e dare priorità alle richieste in arrivo, facilitando risposte tempestive e un approccio proattivo ai potenziali clienti. Rispondendo prontamente alle richieste e dimostrando reattività, le aziende possono instaurare un rapporto con i potenziali clienti e aumentare la probabilità di convertire i lead in clienti. 

2. Risposte personalizzate: avendo tutte le e-mail in un unico posto, le aziende possono sfruttare le informazioni ricavate dalle interazioni precedenti e dalla cronologia degli acquisti per personalizzare la comunicazione con i potenziali clienti, rispondendo ai loro interessi specifici, alle loro preoccupazioni e ai loro punti deboli. Le risposte personalizzate migliorano il coinvolgimento e dimostrano l'impegno a comprendere e soddisfare le esigenze dei potenziali clienti, favorendo la fiducia e la fedeltà al marchio.

3. Generazione di lead: analizzando le interazioni via e-mail, le aziende possono identificare modelli, comportamenti e fattori scatenanti indicativi dell'interesse o dell'intenzione di acquisto dei potenziali clienti. Queste informazioni consentono di attuare strategie mirate di lead nurturing, come follow-up personalizzati, consigli sui contenuti e offerte promozionali, su misura per le preferenze dei potenziali clienti e la fase del percorso di acquisto.

Come posso unire tutti i miei account Gmail in uno solo?

Unire tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta è semplicissimo una volta che si conoscono i passaggi giusti. Un modo per farlo è attivare la funzione "Collegamento account".

Ecco una procedura semplificata passo dopo passo per procedere:

1. Inizia con l'account principale che hai scelto.
2. Vai nell'angolo in alto a destra del browser e clicca sull'icona "Impostazioni".
3. Dal menu a tendina, seleziona "Vedi tutte le impostazioni" nella sezione "Impostazioni rapide".

4. Quindi, clicca sulla quarta scheda denominata "Account".
5. Nella sezione "Invia posta come:", clicca su "Aggiungi un altro indirizzo e-mail".

6. Inserisci l'indirizzo e-mail corrispondente e procedi al passaggio successivo.

7. Clicca sul pulsante "Invia verifica" per avviare il processo di verifica.

8. Passa al tuo account email secondario e apri l'email inviata dal team di Gmail.

9. Individua il link nell'e-mail e cliccaci sopra.
10. Ora vedrai un messaggio di conferma con il pulsante "Conferma".

11. Clicca sul pulsante per confermare che hai unito con successo il tuo account Gmail secondario con quello principale.

Vuoi attirare nuovi clienti e generare contatti?

Allora Gmail non sarà sufficiente. I vantaggi della collaborazione, della personalizzazione, delle informazioni sui dati e altro ancora non derivano solo dalla combinazione dei tuoi canali all'interno di Gmail. Ciò che serve è una piattaforma di coinvolgimento dei clienti che combini tutti i tuoi canali per un approccio multicanale. 

Perché oggi la maggior parte delle aziende non utilizza i propri account Gmail come unica fonte di comunicazione con i consumatori. Probabilmente riceverete e invierete messaggi tramite WhatsApp, social media, chat live sui siti web, SMS e forse anche altri canali. 

Combinare tutti i tuoi canali di comunicazione attraverso una piattaforma di assistenza clienti, come Trengo, semplifica tutte le forme di comunicazione e ti aiuta anche a ottenere il massimo dal tuo team di assistenza clienti.

Ecco come integrare Gmail con la tua casella di posta Trengo:

1. Vai su Impostazioni > Canali > Email e clicca sull'icona "più" o su "Collega email";

2. Seleziona "Collega account Gmail";

3. Clicca su "Accedi con Google";

4. Accedi con le credenziali dell'account Gmail che desideri collegare a Trengo e integra la tua casella di posta.

Tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta: esempio reale 

Solar Concept gestisce 10.000 conversazioni al mese con Trengo

Solar Concept è un'azienda olandese che fornisce servizi di installazione e manutenzione di pannelli solari in 196 comuni. Il loro flusso di lavoro coinvolge diversi reparti e innumerevoli conversazioni tra i clienti e il team di assistenza.

Il team marketing di Solar Concept era alla ricerca di un modo per riunire tutti i propri canali di comunicazione su un'unica piattaforma. È stato allora che ha scoperto Trengo.

Grazie all'approccio centralizzato di Trengo, Solar Concept non solo ha riunito tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta, ma ha anche integrato gli altri canali di comunicazione nella stessa casella di posta. In breve tempo, il team del servizio clienti è riuscito a ottenere un punteggio di soddisfazione dei clienti pari a 8,9/10, eliminando la necessità di passare da una casella di posta all'altra e di perdere messaggi importanti.

Attira nuovi clienti e genera lead, combina i tuoi canali

Il consolidamento di tutti gli account Gmail in un'unica casella di posta offre numerosi vantaggi alle aziende che operano nel settore dei servizi al consumatore e che desiderano semplificare i processi di comunicazione e migliorare le capacità di assistenza clienti. Centralizzando la gestione delle e-mail, le aziende possono migliorare la reattività, l'efficienza e la collaborazione tra i team, ottenendo una maggiore soddisfazione e fedeltà dei clienti.

Trengo incoraggia le aziende ad adottare un approccio omnicanale e a sfruttare la potenza della gestione unificata delle e-mail per offrire un servizio clienti eccezionale.

Che si tratti delle funzionalità integrate in Gmail o dell'utilizzo di un'applicazione di terze parti come Trengo, che offre una vasta gamma di funzionalità aggiuntive, investire nella gestione unificata della posta elettronica porterà indubbiamente dei vantaggi in termini di miglioramento delle capacità di assistenza clienti e di successo aziendale.

Allora, sei pronto a sfruttare tutto il potenziale dei tuoi account Gmail e portare il tuo servizio clienti a nuovi livelli?

Esplora Trengo oggi stesso