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En los últimos años, muchas empresas han empezado a trabajar con equipos remotos. En este modelo de trabajo, todos los miembros de un equipo específico trabajan fuera de la oficina. Las investigaciones demuestran que, los trabajadores tienen un mejor desempeño frente a los que trabajan juntos en la oficina.
Las personas que trabajan desde casa, ya sea un día a la semana o todo el tiempo, experimentan muchas ventajas que no se obtienen en la oficina.
Las ventajas de trabajar desde casa
Trabajar en pijama, con el ordenador en el sofá. Suena muy bien, por supuesto, pero hay muchas más ventajas importantes que los equipos obtienen trabajando desde casa.
Sin desplazamientos
Como sabes, los empleados tienen que desplazarse al trabajo todos los días. Algunos, incluso; tienen que viajar hasta 3 horas cada día. Este tiempo se puede aprovechar de manera diferente que estar sentado en el coche o en el tren.
Cuando una empresa permite a sus colaboradores trabajar desde casa, promueve eliminar los desplazamientos, lo que les da una mejor flexibilidad y se verá reflejado en la dedicación y productividad en los esfuerzos del equipo.
Mayor productividad
Las personas que trabajan desde casa son más productivas. Muchas veces, los empresarios temen que haya demasiadas distracciones (sobre todo Netflix) en casa, pero en realidad los empleados tienden a concentrarse más fácilmente y experimentan menos distracciones fuera de la oficina. Piensa en las enormes oficinas abarrotadas de gente, en las que se necesitan auriculares para concentrarse correctamente. Tú no tienes ese problema en casa, ¿verdad?
Gastos más bajos
Cuando tu equipo trabaje desde casa, tendrás menos costes, por ejemplo: los gastos de desplazamiento. Esto significa que, no tienes que pagar estos gastos. Además, tienes la opción de pagar por espacios de oficina más rentables, ya que no necesitas tantos escritorios como antes.
Aumentar la fidelidad
Trabajar desde casa permite conciliar mejor la vida laboral y la privada, lo que hace que la gente esté más contenta con su trabajo. Esta felicidad aumentará el compromiso de tu equipo y la posibilidad de que permanezcan más tiempo en la empresa. A veces, encontrar a los empleados adecuados puede ser bastante difícil y costoso, así que una vez que los tengas, una buena opción es retener al talento en el equipo.
¿Cómo pueden los miembros de su equipo trabajar desde casa de forma eficaz?
Cuando todos los miembros de su equipo trabajan desde distintos lugares, es importante colaborar y comunicarse con eficacia. Esto sólo es posible con el software adecuado. En este blog, te explicaré cómo lo hacemos en Trengo.
Crear una sólida cultura de empresa
Uno de los mayores retos cuando se trata del trabajo a distancia es mantener a todo el mundo en la misma página. Si no estás bien preparado, puede que tu equipo no trabaje con los mismos objetivos.
Por eso, una cultura empresarial sólida es clave para todos los equipos remotos. Esta cultura garantizará que todos tengan una base sólida desde la que puedan trabajar. Estos cimientos consisten en valores y objetivos claros. Aunque a veces falte comunicación, los miembros de tu equipo serán capaces de mantener el fuerte.
Cuando todo el mundo trabaje a distancia, será más difícil entablar relaciones. Nunca hay que subestimar el aspecto social del trabajo, la felicidad de los miembros de tu equipo depende enormemente de ello. Por eso debes asegurarte de que haya oportunidades regulares de reunirse en la vida real. Esto mantiene a todo el mundo en la misma página y establece una conexión que continúa cuando todo el mundo vuelve a su espacio de trabajo remoto.
Gestione su equipo con eficacia
La gestión de proyectos no tiene por qué realizarse necesariamente en persona. Simplemente asegúrate de planificar con antelación y de que tu equipo acceda a estos planes en línea. Esté siempre disponible para una charla rápida o una llamada para que tu equipo realice preguntas mientras tanto.
Cuando todo se encuentra planificado y tu equipo está instruido confía en tus empleados para hacer el trabajo. Mantener una distancia saludable es importante para la empresa, pero también ayuda a que los miembros del equipo estén más implicados y dedicados. Por eso trabajar a distancia es una forma estupenda de estimular el sentido de pertenencia. La confianza es la clave.
En Trengo facilitamos la gestión de proyectos gestionando toda la comunicación con nuestros clientes a través de una bandeja de entrada compartida. De este modo, todos sabemos por boca de todos quién está haciendo qué, quién está recogiendo qué correo electrónico y qué cliente está esperando una respuesta. Si tenemos preguntas, podemos chatear internamente dentro de esa misma bandeja de entrada.
Utiliza el software de comunicación con el cliente adecuado
Comunicarse con sus clientes y otras empresas es la mayor carga para muchos equipos remotos. Utilizar el software de tickets adecuado puede ayudarte a ser productivo y a colaborar en todos tus canales de comunicación dentro de una bandeja de entrada compartida.
Colaborar por correo electrónico
Muchos equipos de todo el mundo siguen trabajando en Gmail o Outlook. Es casi imposible colaborar allí, ¿verdad? ¿Cuántas veces has estado escribiendo una respuesta a un correo electrónico que ya ha respondido un compañero? Imagina cuántas veces ocurre eso cuando trabajas a distancia. Por eso deberías considerar un software que permita la colaboración dentro de una misma bandeja de entrada.
Esta bandeja de entrada de equipo te permite asignar fácilmente los correos electrónicos entrantes al colega o departamento adecuado. Cuando un compañero tiene una pregunta sobre un correo electrónico específico, no tiene que llamarte o, peor aún, enviarte un correo electrónico. Simplemente envía un mensaje de chat justo debajo del correo electrónico, sin que el cliente pueda verlo.
Todos los canales en una bandeja de entrada compartida
El correo electrónico no es el único canal que ofrece esta posibilidad. Con la bandeja de entrada de equipo adecuada, también puedes añadir canales como WhatsApp, Facebook Messenger, teléfono, chat en directo, etc.
Una bandeja de entrada de equipo no sólo está pensada para los equipos de atención al cliente. Por eso, otros departamentos de Trengo, como ventas, marketing, RRHH y operaciones también utilizan esta misma bandeja de entrada compartida.
Evita el caos en la bandeja de entrada con equipos y etiquetas
¿Recibes muchos mensajes cada día? Invierte tiempo en organizar tu bandeja de entrada. Puedes hacerlo creando equipos y etiquetando los mensajes entrantes.
Procura de que cada equipo tenga el acceso a la bandeja de entrada correcta y reciba todos los mensajes adecuados. De este modo, los equipos no tendrán que hojear un montón de correos que no son relevantes para su trabajo.
Si añades etiquetas a las conversaciones, evitarás aún más el caos de la bandeja de entrada. Añade etiquetas como "reclamación" o "solicitud" para encontrar rápidamente las conversaciones importantes.
Permite una comunicación interna eficaz
Ahora que hemos abordado la comunicación con los clientes, es hora de abordar la comunicación interna. Envía correos electrónicos internos a los compañeros es muy ineficaz, sobre todo cuando la conversación se prolonga durante mucho tiempo. La comunicación interna puede costar mucho tiempo valioso de esta manera.
En Trengo, lo evitamos utilizando los chats de equipo. Dentro de estos chats de equipo, podemos comunicarnos fácilmente con equipos, departamentos o con toda la empresa.
Asegúrate de haber organizado bien los chats del equipo para que nadie se pierda los mensajes importantes. Evita los chats con demasiados miembros, porque se creará el caos.
Reuniones digitales 1 a 1
Muchas empresas que siguen aferrándose a los métodos tradicionales, con los mismos horarios de 9 a 5 en los que todo el mundo tiene que estar en la oficina en todo momento, deberían plantearse nuevas formas de pensar. Muchos de sus empleados ya se comunican en línea, incluso cuando están sentados uno al lado del otro. Nueve de cada diez reuniones se gestionan también con un correo electrónico o un chat de equipo, mientras que las reuniones verdaderamente importantes hacen a través de un hangout de Google.
Las reuniones digitales 1 a 1 son una solución muy eficaz para cuando realmente necesitas hablar con uno de tus compañeros. A veces, un correo electrónico o un chat no son suficientes.
Muchos directivos valoran mucho este tipo de reuniones. El 94% de los directivos celebran reuniones individuales con regularidad y las consideran las más valiosas. Estas reuniones le permiten establecer vínculos sólidos con su equipo. En estas situaciones hay mucho más espacio para discusiones en profundidad.
¿Cambia algo de esto si estas reuniones se hacen digitalmente? Por supuesto que no. Especialmente con todas las posibilidades modernas como Hangouts y Facetime, no hay obstáculos reales. Al final, lo importante es la conversación, no la distancia.
¿Te convence?
En Trengo, trabajar desde casa nunca es un obstáculo. ¿Quieres probar también nuestra bandeja de entrada compartida para equipos? ¡Pruébala gratis!
