Come lavorare da casa in modo efficace come azienda

Negli ultimi anni, molte aziende hanno iniziato a lavorare con team remoti. Nei team remoti, tutti i membri di un determinato team lavorano lontano dall'ufficio. Le ricerche dimostrano che questi team ottengono risultati migliori rispetto a quelli che lavorano in ufficio.

Le persone che lavorano da casa, sia che lo facciano un giorno alla settimana o tutto il tempo, hanno molti vantaggi che non si ottengono in ufficio.

I vantaggi di lavorare da casa

Lavorare in pigiama, con il portatile sul divano. Sembra fantastico, certo, ma ci sono molti altri vantaggi importanti che i tuoi team ottengono lavorando a casa.

Nessun pendolarismo

Come sai, i dipendenti devono recarsi al lavoro ogni giorno. Alcuni possono arrivare a viaggiare anche per 3 ore al giorno. Questo tempo può essere utilizzato in modo migliore rispetto allo stare seduti in auto o in treno.

Se permetti ai membri del tuo team di lavorare da casa, eliminerai gli spostamenti, lasciando loro più tempo libero. Questo li renderà più felici e migliorerà la loro dedizione al lavoro.

Maggiore produttività

Le persone che lavorano da casa sono più produttive. Molte volte i datori di lavoro temono che a casa ci siano troppe distrazioni (soprattutto Netflix), ma in realtà i dipendenti tendono a concentrarsi meglio e a subire meno distrazioni fuori dall'ufficio. Pensa a tutti gli enormi uffici pieni di persone che hanno bisogno di cuffie per concentrarsi al meglio. A casa non hai questo problema, giusto?

Spese più basse

Quando il tuo team lavora da casa, avrà meno costi, come ad esempio le spese di viaggio. Ciò significa che non dovrai sostenere queste spese. Inoltre, potrai affittare uffici più piccoli perché non avrai bisogno di tante scrivanie come prima.

Aumenta la fedeltà

Lavorare da casa permette un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, rendendo le persone più felici del proprio lavoro. Questa felicità aumenterà la fedeltà del tuo team e la possibilità che rimanga in azienda più a lungo. Trovare i dipendenti giusti può essere abbastanza difficile e costoso, quindi una volta che li hai trovati, devi fare tutto il possibile per trattenerli.

Come possono i membri del tuo team lavorare da casa in modo efficace?

Quando tutti i membri del tuo team lavorano da sedi diverse, è importante collaborare e comunicare in modo efficiente. Questo è possibile solo con il software giusto. In questo blog ti spiegherò come lo facciamo noi di Trengo.

Creare una forte cultura aziendale

Una delle sfide più grandi quando si parla di lavoro a distanza è quella di mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Se non sei ben preparato, è possibile che il tuo team non lavori per gli stessi obiettivi.

Ecco perché una forte cultura aziendale è fondamentale per tutti i team remoti. Questa cultura assicura che tutti abbiano una base solida da cui partire per lavorare. Queste basi sono costituite da valori e obiettivi chiari. Anche se a volte la comunicazione è carente, i membri del tuo team saranno comunque in grado di tenere duro.

Quando tutti lavorano da remoto, sarà più difficile costruire relazioni. L'aspetto sociale del lavoro non va mai sottovalutato: la felicità dei membri del tuo team dipende molto da questo. Per questo motivo devi assicurarti che ci siano regolari occasioni di incontro nella vita reale. In questo modo tutti si trovano sulla stessa lunghezza d'onda e si crea un legame che continua anche quando si torna al proprio posto di lavoro a distanza.

Gestisci il tuo team in modo efficiente

La gestione dei progetti non deve necessariamente avvenire di persona. Assicurati semplicemente di pianificare in anticipo e che il tuo team possa accedere a questi piani online. Sii sempre disponibile a fare una chiacchierata o una telefonata per permettere al tuo team di fare domande nel frattempo.

Quando tutto è stato pianificato e il tuo team è stato istruito, fidati dei tuoi dipendenti per portare a termine il lavoro. Mantenere una sana distanza è importante per te stesso, ma aiuta anche i membri del tuo team a essere più coinvolti e impegnati. Ecco perché lavorare a distanza è un ottimo modo per stimolare il senso di responsabilità. La fiducia è fondamentale.

In Trengo semplifichiamo la gestione dei progetti gestendo tutte le comunicazioni con i clienti attraverso un'unica casella di posta condivisa. In questo modo, tutti sappiamo chi sta facendo cosa, chi risponde a quale e-mail e quale cliente è in attesa di una risposta. Se abbiamo domande, possiamo chattare internamente all'interno della stessa casella di posta.

Usa il giusto software di comunicazione con i clienti

Comunicare con i tuoi clienti e con le altre aziende è l'onere maggiore per molti team remoti. L'uso del giusto software di ticketing può aiutarti a rimanere produttivo e a collaborare su tutti i canali di comunicazione all'interno di un'unica casella di posta condivisa. 

Collaborare via e-mail

Molti team in tutto il mondo lavorano ancora con Gmail o Outlook. È quasi impossibile collaborare lì dentro, vero? Quante volte ti è capitato di scrivere una risposta a un'e-mail a cui un collega aveva già risposto? Immagina quante volte questo accade quando lavori da remoto. Ecco perché dovresti prendere in considerazione un software che permetta la collaborazione all'interno di un'unica casella di posta.

Questa casella di posta elettronica di squadra ti permette di assegnare facilmente le e-mail in arrivo al collega o al reparto giusto. Quando un collega ha una domanda su un'email specifica, non deve chiamarti o, peggio ancora, inviarti un'email. Può semplicemente inviare un messaggio di chat proprio sotto l'e-mail, senza che il cliente possa vederlo.

Tutti i canali in una casella di posta condivisa

L'e-mail non è l'unico canale che offre questa possibilità. Con la giusta casella di posta del team, puoi aggiungere anche canali come WhatsApp, Facebook Messenger, telefono, chat dal vivo e altro ancora.

La casella di posta elettronica del team non è destinata solo ai team del servizio clienti. È per questo che anche altri reparti di Trengo, come le vendite, il marketing, le risorse umane e le operazioni, utilizzano la stessa casella di posta condivisa.

Evita il caos della posta in arrivo con i team e le etichette

Ricevi molti messaggi in arrivo ogni giorno? Assicurati di investire del tempo per organizzare la tua casella di posta. Puoi farlo creando dei gruppi di lavoro ed etichettando i messaggi in arrivo.

Assicurati che ogni team abbia accesso alla casella di posta giusta e che riceva tutti i messaggi che deve ricevere. In questo modo, i team non dovranno scorrere molte e-mail che non sono rilevanti per il loro lavoro.

Aggiungendo delle etichette alle conversazioni, puoi evitare ancora di più il caos della posta in arrivo. Aggiungi etichette come "reclamo" o "applicazione" per trovare rapidamente le conversazioni importanti.

Consentire una comunicazione interna efficace

Ora che abbiamo affrontato la comunicazione con i clienti, è il momento di affrontare la comunicazione interna. Inviare email interne ai colleghi è molto inefficiente, soprattutto se la conversazione si protrae a lungo. La comunicazione interna può costare molto tempo prezioso in questo modo.

Noi di Trengo lo evitiamo utilizzando le chat di squadra. All'interno di queste chat di squadra, possiamo comunicare facilmente con i team, i reparti o l'intera azienda.

Assicurati di aver organizzato bene le chat del team in modo che nessuno si perda i messaggi importanti. Evita le chat con un numero eccessivo di membri, perché si creerebbe il caos.

Incontri digitali 1 a 1

Molte aziende che si attengono ancora ai metodi tradizionali, con gli stessi orari dalle 9 alle 5 in cui tutti devono essere sempre in ufficio, dovrebbero prendere in considerazione nuovi modi di pensare. Molti dipendenti comunicano già online, anche quando sono seduti l'uno accanto all'altro. Nove riunioni su dieci possono essere gestite anche con un'e-mail o una chat di squadra, mentre le riunioni veramente importanti possono essere fatte tramite un hangout di Google.

Gli incontri digitali 1 a 1 sono una soluzione super efficace per quando hai davvero bisogno di parlare con uno dei tuoi colleghi. Perché a volte un'e-mail o una chat non bastano a risolvere il problema.

Molti leader aziendali apprezzano molto questo tipo di incontri. Il 94% dei dirigenti aziendali organizza regolarmente riunioni one-to-one e le definisce le riunioni più preziose. Queste riunioni ti permettono di creare un forte legame con il tuo team. In queste situazioni c'è molto più spazio per discussioni approfondite.

Cambia qualcosa se queste riunioni si svolgono in modo digitale? Ovviamente no. Soprattutto con tutte le possibilità moderne come Hangouts e Facetime, non ci sono ostacoli reali. Alla fine, l'importante è la conversazione, non la distanza.

Sei convinto?

In Trengo, lavorare da casa non è mai un ostacolo. Vuoi provare anche tu la nostra casella di posta condivisa? Provala gratuitamente!