Comment travailler efficacement à domicile en entreprise ?

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont commencé à travailler avec des équipes à distance. Dans les équipes à distance, tous les membres d'une équipe spécifique travaillent en dehors du bureau. Les recherches montrent que ces équipes sont encore plus performantes que les équipes qui travaillent ensemble au bureau.

Les personnes qui travaillent à domicile, qu'elles le fassent un jour par semaine ou tout le temps, bénéficient de nombreux avantages que tu n'as pas au bureau.

Les avantages du travail à domicile

Travailler en pyjama, avec ton ordinateur portable sur le canapé. Ça a l'air génial, bien sûr, mais il y a beaucoup d'avantages plus importants que tes équipes obtiennent en travaillant à la maison.

Pas de trajet

Comme tu le sais, les employés doivent se rendre au travail tous les jours. Certains doivent même faire jusqu'à trois heures de trajet par jour. Ce temps peut être utilisé bien mieux que d'être assis dans la voiture ou le train.

Lorsque tu permets aux membres de ton équipe de travailler à domicile, tu élimines les déplacements, ce qui leur laisse plus de temps libre. Cela les rendra plus heureux et améliorera leur dévouement au travail qu'ils font.

Une meilleure productivité

Les personnes qui travaillent à domicile sont plus productives. Souvent, les employeurs craignent qu'il y ait trop de distractions (surtout Netflix) à la maison, mais les employés ont en fait tendance à se concentrer plus facilement et à subir moins de distractions en dehors du bureau. Pense à tous ces immenses espaces de bureaux bondés de monde, où les gens ont besoin d'écouteurs pour se concentrer correctement. Tu n'as pas ce problème à la maison, n'est-ce pas ?

Diminution des dépenses

Lorsque ton équipe travaille à domicile, elle aura moins de frais, comme les frais de déplacement. Cela signifie que tu n'as pas à payer ces dépenses. De plus, cela signifie que tu peux louer des espaces de bureau plus petits puisque tu n'as pas besoin d'autant de bureaux qu'auparavant.

Accroître la fidélité

Le travail à domicile permet un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, ce qui rend les gens plus heureux dans leur travail. Ce bonheur augmentera la loyauté de ton équipe et les chances qu'elle reste plus longtemps dans ton entreprise. Trouver les bons employés peut être déjà difficile et coûteux, alors une fois que tu les as, tu dois faire tout ton possible pour les garder.

Comment les membres de ton équipe peuvent-ils travailler efficacement à domicile ?

Lorsque tous les membres de ton équipe travaillent depuis un endroit différent, il est important de collaborer et de communiquer efficacement. Cela n'est possible qu'avec le bon logiciel. Dans ce blog, je vais t'expliquer comment nous procédons chez Trengo.

Créer une culture d'entreprise forte

L'un des plus grands défis lorsqu'il s'agit de travail à distance est de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Si tu n'es pas bien préparé, il se peut que ton équipe ne travaille pas pour atteindre les mêmes objectifs.

C'est pourquoi une culture d'entreprise forte est essentielle pour toutes les équipes à distance. Cette culture permettra à chacun de disposer d'une base solide à partir de laquelle il pourra travailler. Cette base consiste en des valeurs et des objectifs clairs. Même si la communication fait parfois défaut, les membres de ton équipe seront toujours en mesure de tenir le fort.

Lorsque tout le monde travaille à distance, il sera plus difficile de nouer des relations. L'aspect social du travail ne doit jamais être sous-estimé, le bonheur des membres de ton équipe en dépend énormément. C'est pourquoi tu dois veiller à ce qu'il y ait régulièrement des occasions de se rencontrer dans la vie réelle. Cela permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et d'établir une connexion qui perdure lorsque chacun retourne dans son espace de travail à distance.

Gère ton équipe efficacement

La gestion de projet ne doit pas nécessairement se faire en personne. Assure-toi simplement que tu planifies à l'avance et que ton équipe peut accéder à ces plans en ligne. Sois toujours disponible pour un chat ou un appel rapide afin que ton équipe puisse poser des questions pendant ce temps.

Lorsque tout est planifié et que ton équipe reçoit des instructions, fais confiance à tes employés pour faire le travail. Garder une distance saine est important pour toi, mais cela permet aussi aux membres de ton équipe d'être plus impliqués et dévoués. C'est pourquoi le travail à distance est un excellent moyen de stimuler l'appropriation. La confiance est essentielle ici.

Chez Trengo, nous facilitons la gestion de projet en gérant toute la communication avec nos clients via une boîte de réception partagée. De cette façon, nous savons tous les uns des autres qui fait quoi, qui relève quel courriel et quel client attend une réponse. Si nous avons des questions, nous pouvons discuter en interne dans cette même boîte de réception.

Utilise le bon logiciel de communication avec les clients.

Communiquer avec tes clients et d'autres entreprises est le plus gros fardeau pour beaucoup d'équipes à distance. L'utilisation du bon logiciel de billetterie peut t'aider à rester productif et à collaborer sur tous tes canaux de communication au sein d'une boîte de réception partagée. 

Collaborer par courriel

Beaucoup d'équipes dans le monde entier travaillent encore avec Gmail ou Outlook. Il est presque impossible de collaborer là-dedans, n'est-ce pas ? Combien de fois as-tu tapé une réponse à un courriel auquel un collègue venait déjà de répondre ? Imagine le nombre de fois où cela se produit réellement lorsque tu travailles à distance. C'est pourquoi tu devrais envisager un logiciel qui permet de collaborer au sein d'une même boîte de réception.

Cette boîte de réception d'équipe te permet d'attribuer facilement les courriels entrants au bon collègue ou au bon service. Lorsqu'un collègue a une question sur un courriel spécifique, il n'a pas besoin de t'appeler ou, pire encore, de t'envoyer un courriel. Il peut simplement envoyer un message de chat juste en dessous de l'email, sans que le client ne puisse le voir.

Tous les canaux dans une boîte de réception partagée

L'email n'est pas le seul canal qui offre cette possibilité. Avec la bonne boîte de réception d'équipe, tu peux aussi ajouter des canaux tels que WhatsApp, Facebook Messenger, le téléphone, le chat en direct et plus encore.

Une boîte de réception d'équipe n'est pas seulement destinée aux équipes du service client. C'est pourquoi d'autres départements de Trengo, tels que les ventes, le marketing, les RH et les opérations, utilisent également cette même boîte de réception partagée.

Prévenir le chaos dans la boîte de réception grâce aux équipes et aux étiquettes

Tu reçois beaucoup de messages chaque jour ? Assure-toi d'investir du temps dans l'organisation de ta boîte de réception. Tu peux le faire en créant des équipes et en étiquetant les messages entrants.

Assure-toi que chaque équipe a accès à la bonne boîte de réception et reçoit tous les messages qu'elle doit recevoir. De cette façon, les équipes n'auront pas à parcourir un grand nombre de courriels qui ne sont pas pertinents pour leur travail.

En ajoutant des étiquettes aux conversations, tu peux éviter encore plus tout chaos dans la boîte de réception. Ajoute des étiquettes telles que "plainte" ou "demande" pour retrouver rapidement les conversations importantes.

Permettre une communication interne efficace

Maintenant que nous avons abordé la communication avec les clients, il est temps de s'attaquer à la communication interne. Envoyer des courriels internes à des collègues est très inefficace, surtout lorsque la conversation se poursuit pendant longtemps. La communication interne peut coûter beaucoup de temps précieux de cette façon.

Chez Trengo, nous évitons cela en utilisant des chats d'équipe. Dans ces chats d'équipe, nous pouvons facilement communiquer avec les équipes, les départements ou l'ensemble de l'entreprise.

Assure-toi d'avoir bien organisé les chats de l'équipe pour que personne ne rate les messages importants. Évite les chats avec trop de membres, car cela créera le chaos.

Réunions numériques 1 à 1

Beaucoup d'entreprises qui s'accrochent encore aux méthodes traditionnelles, avec les mêmes horaires de 9 heures à 17 heures où tout le monde doit être au bureau à tout moment, devraient envisager de nouvelles façons de penser. Beaucoup de leurs employés communiquent déjà en ligne, même lorsqu'ils sont assis l'un à côté de l'autre. Neuf réunions sur dix peuvent également être gérées par un e-mail ou un chat d'équipe, tandis que les réunions vraiment importantes peuvent se faire par le biais d'un Google hangout.

Les réunions numériques 1 contre 1 sont une solution super efficace lorsque tu as vraiment besoin de parler à l'un de tes collègues. Parce que parfois, un courriel ou un chat ne suffit tout simplement pas à faire le travail.

Beaucoup de chefs d'entreprise accordent une grande importance à ce type de réunions. 94 % des chefs d'entreprise organisent régulièrement des réunions individuelles et les considèrent comme les réunions les plus précieuses qu'ils aient. Ces réunions te permettent d'établir des liens solides avec ton équipe. Il y a beaucoup plus de place pour des discussions approfondies dans ces situations.

Est-ce que tout cela change si ces réunions se font de manière numérique ? Bien sûr que non. Surtout avec toutes les possibilités modernes telles que Hangouts et Facetime, il n'y a pas vraiment d'obstacles. En fin de compte, ce qui compte, c'est la conversation, pas la distance.

Tu es convaincu ?

Chez Trengo, le travail à domicile n'est jamais un obstacle. Tu veux aussi essayer notre boîte de réception partagée ? Essaie-la gratuitement !