Wie man als Unternehmen effektiv von zu Hause aus arbeitet

In den letzten Jahren sind viele Unternehmen dazu übergegangen, mit Remote-Teams zu arbeiten. In Remote-Teams arbeiten alle Mitglieder eines bestimmten Teams außerhalb des Büros. Untersuchungen zeigen, dass diese Teams sogar besser arbeiten als Teams, die im Büro zusammenarbeiten.

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, egal ob sie es einen Tag pro Woche oder die ganze Zeit tun, erfahren viele Vorteile, die du im Büro nicht hast.

Die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus

Im Schlafanzug und mit dem Laptop auf der Couch arbeiten. Das hört sich natürlich toll an, aber es gibt noch viele weitere Vorteile, die deine Teams von der Arbeit zu Hause haben.

Kein Pendeln

Wie du weißt, müssen Arbeitnehmer jeden Tag zur Arbeit pendeln. Manche müssen sogar bis zu 3 Stunden pro Tag fahren. Diese Zeit kann viel besser genutzt werden, als im Auto oder in der Bahn zu sitzen.

Wenn du deinen Teammitgliedern die Möglichkeit gibst, von zu Hause aus zu arbeiten, entfällt die Reisetätigkeit und sie haben mehr freie Zeit. Das macht sie glücklicher und steigert ihr Engagement für die Arbeit, die sie tun.

Höhere Produktivität

Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, sind produktiver. Oft haben Arbeitgeber Angst, dass es zu Hause zu viele Ablenkungen gibt (vor allem Netflix), aber tatsächlich können sich die Mitarbeiter außerhalb des Büros besser konzentrieren und werden weniger abgelenkt. Denk an all die riesigen Büroräume voller Menschen, in denen man Kopfhörer braucht, um sich richtig konzentrieren zu können. Dieses Problem hast du zu Hause nicht, richtig?

Niedrigere Kosten

Wenn dein Team von zu Hause aus arbeitet, fallen weniger Kosten an, zum Beispiel Reisekosten. Das bedeutet, dass du für diese Kosten nicht aufkommen musst. Außerdem kannst du kleinere Büroräume anmieten, da du nicht mehr so viele Schreibtische brauchst wie früher.

Loyalität erhöhen

Die Arbeit von zu Hause aus sorgt für ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben und macht die Menschen zufriedener mit ihrem Job. Diese Zufriedenheit erhöht die Loyalität deines Teams und die Chance, dass sie länger in deinem Unternehmen bleiben. Die richtigen Mitarbeiter/innen zu finden, kann schon schwierig und kostspielig genug sein. Wenn du sie dann hast, solltest du alles tun, um sie zu halten.

Wie können deine Teammitglieder effektiv von zu Hause aus arbeiten?

Wenn alle deine Teammitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ist es wichtig, dass sie effizient zusammenarbeiten und kommunizieren. Das ist nur mit der richtigen Software möglich. In diesem Blog erkläre ich, wie wir das bei Trengo machen.

Eine starke Unternehmenskultur schaffen

Eine der größten Herausforderungen bei der Fernarbeit ist es, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Wenn du nicht gut vorbereitet bist, kann es sein, dass dein Team nicht auf dieselben Ziele hinarbeitet.

Deshalb ist eine starke Unternehmenskultur der Schlüssel für alle Remote-Teams. Diese Kultur stellt sicher, dass jeder ein starkes Fundament hat, auf dem er arbeiten kann. Dieses Fundament besteht aus klaren Werten und Zielen. Auch wenn es manchmal an Kommunikation mangelt, werden deine Teammitglieder in der Lage sein, die Stellung zu halten.

Wenn alle aus der Ferne arbeiten, ist es schwieriger, Beziehungen aufzubauen. Der soziale Aspekt der Arbeit sollte nie unterschätzt werden, denn das Glück deiner Teammitglieder hängt stark davon ab. Deshalb solltest du dafür sorgen, dass es regelmäßige Gelegenheiten gibt, sich im echten Leben zu treffen. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und es entsteht eine Verbindung, die auch dann noch weiterbesteht, wenn alle wieder an ihrem entfernten Arbeitsplatz arbeiten.

Verwalte dein Team effizient

Das Projektmanagement muss nicht unbedingt persönlich stattfinden. Sorge einfach dafür, dass du im Voraus planst und dass dein Team online auf diese Pläne zugreifen kann. Sei immer für einen kurzen Chat oder Anruf erreichbar, damit dein Team in der Zwischenzeit Fragen stellen kann.

Wenn alles geplant und dein Team instruiert ist, kannst du deinen Mitarbeitern vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen. Ein gesunder Abstand ist nicht nur für dich selbst wichtig, sondern hilft auch deinen Teammitgliedern, sich stärker einzubringen und zu engagieren. Deshalb ist die Arbeit aus der Ferne ein guter Weg, um die Eigenverantwortung zu fördern. Vertrauen ist hier der Schlüssel.

Bei Trengo machen wir das Projektmanagement einfach, indem wir unsere gesamte Kundenkommunikation über einen gemeinsamen Posteingang verwalten. Auf diese Weise wissen wir alle voneinander, wer was tut, wer welche E-Mail abholt und welcher Kunde auf eine Antwort wartet. Wenn wir Fragen haben, können wir intern über denselben Posteingang chatten.

Nutze die richtige Software für die Kundenkommunikation

Die Kommunikation mit deinen Kunden und anderen Unternehmen ist für viele Remote-Teams die größte Belastung. Die richtige Ticket-Software kann dir dabei helfen, produktiv zu bleiben und über alle Kommunikationskanäle in einem gemeinsamen Posteingang zusammenzuarbeiten. 

Zusammenarbeit per E-Mail

Viele Teams auf der ganzen Welt arbeiten immer noch mit Gmail oder Outlook. Es ist fast unmöglich, dort zusammenzuarbeiten, oder? Wie oft hast du schon eine Antwort auf eine E-Mail getippt, auf die ein Kollege bereits geantwortet hat? Stell dir vor, wie oft das tatsächlich passiert, wenn du aus der Ferne arbeitest. Deshalb solltest du eine Software in Betracht ziehen, die die Zusammenarbeit innerhalb eines Posteingangs ermöglicht.

Mit diesem Teamposteingang kannst du eingehende E-Mails ganz einfach dem richtigen Kollegen oder der richtigen Abteilung zuordnen. Wenn ein Kollege oder eine Kollegin eine Frage zu einer bestimmten E-Mail hat, muss er oder sie dich nicht anrufen oder, noch schlimmer, dir eine E-Mail schreiben. Er oder sie kann einfach eine Chat-Nachricht direkt unter der E-Mail senden, ohne dass der Kunde sie sehen kann.

Alle Kanäle in einem gemeinsamen Posteingang

E-Mail ist nicht der einzige Kanal, der diese Möglichkeit bietet. Mit der richtigen Team-Inbox kannst du auch Kanäle wie WhatsApp, Facebook Messenger, Telefon, Live-Chat und mehr hinzufügen.

Ein gemeinsamer Posteingang ist nicht nur für Kundenservice-Teams gedacht. Deshalb nutzen auch andere Abteilungen bei Trengo wie der Vertrieb, das Marketing, die Personalabteilung und der Betrieb denselben gemeinsamen Posteingang.

Verhindern Sie Posteingangschaos mit Teams und Labels

Bekommst du jeden Tag eine Menge eingehender Nachrichten? Dann solltest du Zeit in die Organisation deines Posteingangs investieren. Das kannst du tun, indem du Teams bildest und eingehende Nachrichten kennzeichnest.

Stelle sicher, dass jedes Team Zugang zum richtigen Posteingang hat und alle Nachrichten erhält, die es erhalten soll. Auf diese Weise müssen sich die Teams nicht durch eine Menge E-Mails wühlen, die für ihre Arbeit nicht relevant sind.

Indem du Unterhaltungen mit Labels versiehst, kannst du ein Chaos im Posteingang noch besser verhindern. Füge Labels wie "Beschwerde" oder "Bewerbung" hinzu, um wichtige Konversationen schnell zu finden.

Ermöglicht effektive interne Kommunikation

Nachdem wir uns nun mit der Kundenkommunikation beschäftigt haben, ist es an der Zeit, die interne Kommunikation anzugehen. Interne E-Mails an Kolleginnen und Kollegen zu schicken, ist sehr ineffizient, vor allem, wenn sich die Konversation über einen längeren Zeitraum hinzieht. Interne Kommunikation kann auf diese Weise eine Menge wertvolle Zeit kosten.

Bei Trengo verhindern wir dies durch Team-Chats. In diesen Teamchats können wir ganz einfach mit Teams, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen kommunizieren.

Achte darauf, dass du die Teamchats gut organisiert hast, damit niemand wichtige Nachrichten verpasst. Vermeide Chats mit zu vielen Mitgliedern, denn das führt zu Chaos.

Digitale 1-on-1 Treffen

Viele Unternehmen, die immer noch an traditionellen Methoden festhalten, mit denselben 9-bis-5-Terminen, bei denen alle immer im Büro sein müssen, sollten neue Denkweisen in Betracht ziehen. Viele ihrer Mitarbeiter/innen kommunizieren bereits online, selbst wenn sie direkt nebeneinander sitzen. Neun von zehn Besprechungen können auch mit einer E-Mail oder einem Team-Chat abgewickelt werden, während die wirklich wichtigen Besprechungen über einen Google Hangout stattfinden können.

Digitale 1-on-1-Meetings sind eine super-effektive Lösung, wenn du wirklich mit einem deiner Kollegen sprechen musst. Denn manchmal reicht eine E-Mail oder ein Chat einfach nicht aus, um die Arbeit zu erledigen.

Viele Führungskräfte schätzen diese Art von Treffen sehr. 94% der Führungskräfte halten regelmäßig Einzelgespräche ab und bezeichnen diese als die wertvollsten Treffen, die sie haben. Diese Treffen ermöglichen es dir, enge Beziehungen zu deinem Team aufzubauen. In diesen Situationen gibt es viel mehr Raum für ausführliche Diskussionen.

Ändert sich etwas daran, wenn diese Treffen digital abgehalten werden? Nein, natürlich nicht. Vor allem mit all den modernen Möglichkeiten wie Hangouts und Facetime gibt es keine wirklichen Hürden. Am Ende geht es um das Gespräch, nicht um die Entfernung.

Überzeugt?

Bei Trengo ist das Arbeiten von zu Hause aus nie ein Hindernis. Möchtest du auch unseren gemeinsamen Team-Posteingang ausprobieren? Probiere es kostenlos aus!