Hoe effectief thuiswerken als bedrijf

Communicatie
13 maart 2020
10
min lezen
Geschreven door
Luuk
Een nieuwsbrief ontworpen om je te helpen groeien
Hoe gebruiken teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze dat klanten blij weglopen? Neem deel aan The Convo en vindt met ons de antwoorden.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees meer

De laatste jaren zijn veel bedrijven gaan werken met teams op afstand. Bij teams op afstand werken alle leden van een bepaald team buiten kantoor. Uit onderzoek blijkt dat deze teams nog beter presteren dan teams die op kantoor samenwerken.

Mensen die thuis werken, of ze dat nu een dag per week doen of altijd, ervaren veel voordelen die je op kantoor niet krijgt.

De voordelen van thuiswerken

Werken in je pyjama, met je laptop op de bank. Klinkt natuurlijk geweldig, maar er zijn veel meer belangrijke voordelen die je teams halen uit thuiswerken.

Geen woon-werkverkeer

Zoals u weet, moeten werknemers elke dag naar hun werk pendelen. Sommigen moeten zelfs tot 3 uur per dag reizen. Deze tijd kan veel beter worden gebruikt dan in de auto of de trein te zitten.

Wanneer u uw teamleden toestaat thuis te werken, hoeft u niet meer te reizen, waardoor ze meer vrije tijd overhouden. Dit zal hen gelukkiger maken en hun toewijding aan het werk dat ze doen verbeteren.

Hogere productiviteit

Mensen die thuis werken zijn productiever. Vaak zijn werkgevers bang dat er thuis te veel afleiding is (meestal Netflix), maar werknemers concentreren zich juist gemakkelijker en ervaren minder afleiding buiten kantoor. Denk aan alle enorme kantoorruimtes volgepropt met mensen, waar mensen een koptelefoon nodig hebben om zich goed te kunnen concentreren. Dat probleem heb je thuis toch niet?

Lagere kosten

Wanneer uw team vanuit huis werkt, heeft het minder kosten, zoals reiskosten. Dit betekent dat u deze kosten niet hoeft te betalen. Ook betekent dit dat u kleinere kantoorruimtes kunt huren omdat u niet zoveel bureaus nodig hebt als voorheen.

Verhoog de loyaliteit

Thuiswerken zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, waardoor mensen gelukkiger zijn over hun werk. Dit geluk verhoogt de loyaliteit van uw team en de kans dat ze langer bij uw bedrijf blijven. De juiste werknemers vinden kan al moeilijk en duur genoeg zijn, dus als u ze eenmaal hebt, moet u er alles aan doen om ze te behouden.

Hoe kunnen uw teamleden effectief thuiswerken?

Wanneer al uw teamleden vanaf een andere locatie werken, is het belangrijk om efficiënt samen te werken en te communiceren. Dit kan alleen met de juiste software. In deze blog leg ik uit hoe we dit bij Trengo doen.

Een sterke bedrijfscultuur creëren

Een van de grootste uitdagingen bij werken op afstand is om iedereen op één lijn te houden. Als u niet goed voorbereid bent, kan het zijn dat uw team niet naar dezelfde doelen toewerkt.

Daarom is een sterke bedrijfscultuur essentieel voor alle teams op afstand. Deze cultuur zal ervoor zorgen dat iedereen een sterke basis heeft van waaruit ze kunnen werken. Dit fundament bestaat uit duidelijke waarden en doelen. Zelfs als de communicatie soms tekortschiet, zullen uw teamleden toch in staat zijn het fort te behouden.

Als iedereen op afstand werkt, wordt het moeilijker om relaties op te bouwen. Het sociale aspect van het werk mag nooit worden onderschat, het geluk van uw teamleden hangt er in hoge mate vanaf. Daarom moet u ervoor zorgen dat er regelmatig ontmoetingen zijn in het echte leven. Dit houdt iedereen op één lijn en creëert een band die blijft bestaan wanneer iedereen teruggaat naar zijn werkplek op afstand.

Uw team efficiënt beheren

Projectbeheer hoeft niet per se persoonlijk te gebeuren. Zorg er gewoon voor dat u vooruit plant en dat uw team deze plannen online kan raadplegen. Wees altijd beschikbaar voor een snelle chat of gesprek, zodat uw team ondertussen vragen kan stellen.

Als alles is gepland en uw team is geïnstrueerd, vertrouwt u erop dat uw medewerkers de klus zullen klaren. Een gezonde afstand bewaren is belangrijk voor jezelf, maar helpt ook je teamleden meer betrokken en toegewijd te zijn. Daarom is werken op afstand een geweldige manier om eigenaarschap te stimuleren. Vertrouwen is hier de sleutel.

op afstand beheren

Bij Trengo maken we projectmanagement eenvoudig door al onze klantcommunicatie te beheren via één gedeelde inbox. Op deze manier weten we allemaal van elkaar wie wat doet, wie welke e-mail oppakt en welke klant op een antwoord wacht. Als we vragen hebben, kunnen we intern chatten binnen diezelfde inbox.

Gebruik de juiste software voor klantcommunicatie

Communiceren met uw klanten en andere bedrijven is de grootste last voor veel teams op afstand. Met de juiste ticketing software kunt u productief blijven en samenwerken aan al uw communicatiekanalen binnen één gedeelde inbox. 

Samenwerken via e-mail

Veel teams over de hele wereld werken nog steeds in Gmail of Outlook. Bijna onmogelijk om daarin samen te werken, toch? Hoe vaak heb je niet een antwoord zitten typen op een e-mail die net al beantwoord is door een collega? Stel je voor hoe vaak dat gebeurt als je op afstand werkt. Overweeg daarom software die samenwerking binnen één inbox mogelijk maakt.

Met deze team-inbox kunt u inkomende e-mails eenvoudig toewijzen aan de juiste collega of afdeling. Wanneer een collega een vraag heeft over een specifieke e-mail, hoeft hij of zij u niet te bellen of, erger nog, te e-mailen. Ze kunnen gewoon een chatbericht sturen onder de e-mail, zonder dat de klant het kan zien.

Alle kanalen in één gedeelde inbox

E-mail is niet het enige kanaal dat deze mogelijkheid biedt. Met de juiste team-inbox kun je ook kanalen als WhatsApp, Facebook Messenger, telefoon, live chat en meer toevoegen.

Een team inbox is niet alleen bedoeld voor klantenservice teams. Daarom maken ook andere afdelingen bij Trengo, zoals sales, marketing, HR en operations gebruik van deze zelfde gedeelde inbox.

Voorkom inbox chaos met teams en labels

Krijgt u elke dag veel inkomende berichten? Investeer dan tijd in het organiseren van je inbox. U kunt dit doen door teams aan te maken en inkomende berichten te labelen.

Zorg ervoor dat elk team toegang heeft tot de juiste inbox en alle berichten ontvangt die het moet ontvangen. Zo hoeven teams niet door een hoop e-mail te bladeren die niet relevant is voor hun werk.

Door labels aan gesprekken toe te voegen, voorkomt u nog meer chaos in de inbox. Voeg labels toe zoals 'klacht' of 'sollicitatie' om belangrijke gesprekken snel terug te vinden.

Effectieve interne communicatie mogelijk maken

Nu we de communicatie met de klant hebben aangepakt, is het tijd om de interne communicatie aan te pakken. Interne e-mails sturen naar collega's is erg inefficiënt, vooral als het gesprek lang doorgaat. Interne communicatie kan op deze manier veel kostbare tijd kosten.

hoe kunt u effectief intern communiceren?

Bij Trengo voorkomen we dit door gebruik te maken van team chats. Binnen deze teamchats kunnen we eenvoudig communiceren met teams, afdelingen of het hele bedrijf.

Zorg ervoor dat je de teamchats goed hebt georganiseerd, zodat niemand belangrijke berichten mist. Vermijd chats met te veel leden, want dan ontstaat er chaos.

Digitale 1-op-1 vergaderingen

Veel bedrijven die nog steeds vasthouden aan traditionele methoden, met dezelfde 9 'til 5 schema's waarbij iedereen altijd op kantoor moet zijn, zouden nieuwe manieren van denken moeten overwegen. Veel werknemers communiceren al online, zelfs als ze naast elkaar zitten. Negen van de tien vergaderingen kunnen ook worden afgehandeld met een e-mail of een teamchat, terwijl de echt belangrijke vergaderingen via een Google hangout kunnen worden gedaan.

digitale 1 op 1 vergaderingen

Digitale 1-op-1 vergaderingen zijn een supereffectieve oplossing voor als je een van je collega's echt moet spreken. Want soms is een e-mail of een chat gewoon niet genoeg.

Veel bedrijfsleiders hechten veel waarde aan dit soort bijeenkomsten. 94% van de bedrijfsleiders houdt regelmatig één-op-één vergaderingen, en noemt ze de meest waardevolle vergaderingen die ze hebben. Deze vergaderingen stellen u in staat een sterke band op te bouwen met uw team. Er is veel meer ruimte voor diepgaande discussies in deze situaties.

Verandert er iets aan dit alles als deze vergaderingen digitaal plaatsvinden? Natuurlijk niet. Zeker met alle moderne mogelijkheden zoals Hangouts en Facetime zijn er geen echte hindernissen. Uiteindelijk gaat het om het gesprek, niet om de afstand.

Overtuigd?

Bij Trengo is thuiswerken nooit een belemmering. Wilt u ook onze gedeelde team-inbox uitproberen? Probeer het gratis uit!

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Dus verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo