6 tips om je klantenservice tijdens de feestdagen onder de knie te krijgen

Ik kijk het hele jaar uit naar Kerstmis: kerstliedjes zingen, warme choco drinken en alle cliche kerstfilms kijken. Geloof het of niet, ik ben het soort collega dat haar kerst playlist in de team chat deelt terwijl het amper oktober is. Maar hoewel de feestdagen veel vreugde brengen - ik weet ook uit ervaring dat het stressvol kan zijn, vooral voor de klantenservice.

Dus, leun achterover, neem een slokje van je warme choco, en bereid je voor op de feestdagen. Ik ga je helpen met zes tips om je klantenservice te beheersen tijdens de feestdagen.

6 tips om je klantenservice tijdens de feestdagen onder de knie te krijgen

1. Inzicht krijgen in de vakantietrends van vorig jaar

Mijn eerste tip is om statistieken over de vakantietrends van vorig jaar te bekijken. Bijvoorbeeld: wat waren je drukste kanalen, hoe lang was je algemene responstijd en hoeveel tickets heeft je team in totaal afgehandeld?

Je kunt het beste in september beginnen met meten. Hoe eerder je begint, hoe meer tijd je hebt om te reageren op de resultaten van de statistieken, bijvoorbeeld door dit jaar meer agents op je drukste kanalen in te zetten.

Controleer je statistieken op:

• Inkomende en afgesloten gesprekken
• Reactie- en behandelingstijd
• Gepersonaliseerde etiketten

2. Update je help center

Zorg ervoor dat alle informatie op je website actueel en gemakkelijk te vinden is. Het zal je team veel tijd besparen wanneer klanten zichzelf kunnen helpen.

In Trengo kun je jouw eigen help center maken en je content gemakkelijk bijwerken.

Mijn tweede advies is om het help center daar te plaatsen waar het in het oog springt. 👀 Bijvoorbeeld: je kunt Trengo's help center naast je andere communicatiekanalen op de website widget plaatsen.

3. Duidelijke verwachtingen van de klant stellen

Je kunt veel stress bij je klanten en veel druk bij je team wegnemen door duidelijke verwachtingen te stellen.

"Hoi! Bedankt voor je bericht. Ons team heeft het super druk met het inpakken van alle cadeaus, dus het kan zijn dat we niet zo snel reageren als je van ons gewend bent. We zullen binnen 24 uur reageren. In de tussentijd kun je ons help center vol antwoorden op veelgestelde vragen hier bekijken: [link naar helpcentrum]. Fijne feestdagen !🎄"

De voordelen van het gebruik van automatische antwoorden? Je klanten weten wanneer ze ondersteuning kunnen verwachten en je medewerkers hebben de tijd om elke klant de best mogelijke ondersteuning te geven.

En door een link naar het help center toe te voegen, laat je de klant niet met lege handen achter.

Ik zei het je - grote stressvermindering voor beide partijen.

4. Gebruik een omnichannel inbox

Elke klant neemt het liefst contact met je op via zijn favoriete kanaal.

Het punt is: er zijn tegenwoordig zo veel kanalen, dat je team veel tijd kwijt is aan het controleren van al die kanalen. En in deze drukke periode kun jij je dat niet veroorloven.

Hier is mijn tip: gebruik een omnichannel inbox, een inbox waarin klantgesprekken uit alle kanalen samenkomen.

5. Samenwerking tools gebruiken

Hoe drukker je klantenservice, hoe soepeler je als team moet samenwerken.

Trengo biedt hulpmiddelen om dat te doen:

• Labels & regels: je kunt labels en regels gebruiken om een vraag van een klant bij de relevante afdeling te krijgen zonder tussenkomst van een agent.

• Interne chat: tag je collega in de interne chat onder het gesprek van de klant, en krijg hulp bij de vraag van de klant.

Door gebruik te maken van samenwerkingstools kun je snelle service bieden, zelfs in de drukste tijden van het jaar.

Extra tip: je kunt alle interne en externe communicatie terug kijken in de thread van het gesprek.

6. Snelle antwoorden formuleren

Door snelle antwoorden te gebruiken, kunt u de reactietijd hoog houden en de klant binnen één klik een antwoord geven.

Hoe?

Schrijf antwoorden op veelgestelde vragen op en formuleer ze als snelle antwoorden.

"Hoi [klantnaam],

Bedankt dat je contact met ons opneemt.

Onze verzendkosten bedragen € 3,95 in Europa. Voor meer informatie over onze verzendkosten verwijzen wij je graag naar ons help center: [voeg een link toe naar het help center].

Fijne feestdagen en vriendelijke groeten,

Team [bedrijfsnaam]"

Snelle antwoorden besparen je team veel tijd door steeds weer dezelfde antwoorden te formuleren.

Houd je klantenservice onder controle tijdens de vakantiedrukte

Ik hoop dat mijn 6 tips je helpen om je klantenservice tijdens de feestdagen onder de knie te krijgen.

Stop de haast, spring in het zadel en maak er een magische rit van. ✨

Bonustip: mijn kerst playlist heeft me door enkele moeilijke vakantieperiodes geholpen. Doe jezelf en je collega's een plezier. 🎅