.png)
De eerste indruk is belangrijk, vooral als iemand je bedrijf benadert via WhatsApp. Of je nu net een webwinkel hebt of al jaren klanten helpt, dat eerste bericht zet de toon voor jullie relatie.
Een WhatsApp-groetbericht is meer dan een eenvoudig hallo. Het is je kans om mensen welkom te heten, te laten zien wie je bent en ervoor te zorgen dat ze zich meteen op hun gemak voelen.
Als je een begroeting wilt maken die vriendelijk en oprecht aanvoelt, maar niet zeker weet waar je moet beginnen, dan ben je hier op de juiste plek.
In deze blog doorlopen we de basisprincipes van WhatsApp-groetberichten en laten we zien hoe je een positieve start kunt maken met elke klant.
Wat is een WhatsApp Business begroeting?
Een WhatsApp begroetingsbericht voor bedrijven is het eerste bericht dat je klant ziet wanneer hij of zij je bedrijf voor het eerst of na een lange pauze benadert via WhatsApp. Het is een kort, geautomatiseerd bericht dat mensen welkom heet, je bedrijf introduceert en helpt de juiste toon te zetten voor het gesprek.
Dit bericht is je kans om een goede eerste indruk te maken. Het laat klanten weten wie je bent, wat je bedrijf doet en dat je klaar staat om te helpen. Een duidelijke en vriendelijke begroeting kan ervoor zorgen dat mensen zich gewaardeerd voelen en zich meer op hun gemak voelen om contact met je op te nemen, zelfs als je niet meteen beschikbaar bent om te antwoorden.
Een sterk WhatsApp-groetbericht kan:
- Verwelkom nieuwe klanten en stel ze op hun gemak
- Introduceer je bedrijf op een vriendelijke manier
- Deel nuttige informatie, zoals je openingstijden of een link naar je catalogus
- Stel verwachtingen op voor wanneer je zult antwoorden
Met Trengo kun je één welkomstboodschap maken voor al je communicatiekanalen. Denk aan e-mail, live chat, Facebook Messenger en WhatsApp Business.
Wat is het verschil tussen een begroetingsbericht en een afwezigheidsbericht in WhatsApp?
Een welkomstbericht wordt automatisch verstuurd wanneer iemand je bedrijf voor de eerste keer een bericht stuurt of na 14 dagen zonder activiteit. Het belangrijkste doel is om de klant welkom te heten en het gesprek positief te beginnen.
Een afwezigheidsbericht daarentegen wordt verstuurd wanneer je niet beschikbaar bent, zoals buiten kantooruren of tijdens vakanties. Het laat klanten weten dat je afwezig bent en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.
Kortom, welkomstboodschappen verwelkomen, afwezigheidsboodschappen informeren. Beide zijn belangrijk om klanten op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat ze altijd weten wat ze kunnen verwachten als ze contact opnemen met je bedrijf.
Voordelen van WhatsApp Zakelijke groetberichten
WhatsApp Zakelijke groetberichten bieden verschillende praktische voordelen voor zowel je bedrijf als je klanten. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:
- Creëert een gastvrije ervaring
Een vriendelijke begroeting helpt klanten zich opgemerkt en gewaardeerd te voelen zodra ze contact opnemen. Dit zet een positieve toon voor het gesprek en zorgt ervoor dat je bedrijf laagdrempelig aanvoelt.
- Geeft direct bevestiging
Geautomatiseerde begroetingsberichten laten klanten weten dat hun bericht is ontvangen, zelfs als je team niet meteen beschikbaar is. Dit vermindert onzekerheid en stelt klanten gerust dat iemand snel contact met ze opneemt.
- Bespaart tijd voor je team
Door veelvoorkomende vragen te beantwoorden of belangrijke details automatisch te delen, maken begroetingsberichten je team vrij om zich te richten op complexere verzoeken. Hierdoor kun je gesprekken efficiënter afhandelen en blijft alles soepel verlopen.
- Helpt bij het verzamelen van nuttige informatie
Begroetingsberichten kunnen klanten aanmoedigen om details met je te delen, zoals hun naam, e-mailadres of de reden waarom ze contact met je hebben opgenomen. Deze informatie kan je helpen om effectiever op te volgen en je ondersteuning af te stemmen op de behoeften van elke klant.
- Ondersteunt consistente branding
Een goed geschreven welkomstboodschap weerspiegelt de stijl en waarden van je bedrijf. Een consistente boodschap helpt vertrouwen op te bouwen en maakt je bedrijf herkenbaarder voor klanten.
- Stelt duidelijke verwachtingen
Begroetingsberichten kunnen klanten laten weten wat je openingstijden, typische reactietijden of volgende stappen zijn. Dit helpt verwachtingen te managen en houdt de communicatie vanaf het begin duidelijk.
Hoe ziet een effectief WhatsApp-groetbericht voor bedrijven eruit?
Hoewel er ontelbare variaties te bedenken zijn, voldoet een effectieve begroeting op WhatsApp Business veelal aan de volgende best practices:
1. Schep heldere verwachtingen
Verwachtingsmanagement is essentieel. Want wachten duurt gevoelsmatig altijd een eeuwigheid. Maak daarom duidelijk wanneer de klant een reactie kan verwachten.
Je kan niet specifiek genoeg zijn. Kijk maar naar deze twee voorbeelden:
1) "We nemen zo snel mogelijk contact met u op."
2)"We nemen binnen 24 uur contact met u op."
Het eerste bericht oogt mooi, maar is in werkelijkheid een vage belofte zonder duidelijke verwachting. 'Zo snel mogelijk' kan van alles betekenen. Van 10 minuten tot 10 uur.
Het tweede voorbeeld laat aan duidelijkheid niets te wensen over. Plus het geeft collega's de kans om verwachtingen te overtreffen.
2. Wees zo transparant mogelijk
De tweede beste practice is om simpelweg zo eerlijk en transparant mogelijk te zijn.
Je klanten zijn slim en prikken gemakkelijk door slappe excuses heen. Als je team druk is en geen tijdig antwoord kan beloven, zeg dat dan eerlijk. Het loont altijd.
3. Wees geen robot
Veel automatische welkomstberichten zijn vaak wat formeel.
Maar dat een bericht is geautomatiseerd betekent niet dat je als een robot hoeft te klinken.
Ik zou je adviseren om altijd zo menselijk mogelijk te klinken. Houd het professioneel, zeker, maar voorkom dat je klinkt als een advocaat. Nou ja, tenzij je een advocaat bent natuurlijk. Je begrijpt wat ik bedoel. Vind je het moeilijk om een menselijk tintje aan je berichten te geven? Geen zorgen! Een online AI humanizer tool kan wonderen doen door een menselijk tintje aan je berichten toe te voegen.
21 WhatsApp zakelijke groetberichten voorbeelden
Een 'perfect' welkomstbericht voor WhatsApp Business bestaat niet. Het hangt allemaal af van de aard jouw bedrijf, de tone of voice, je situatie en nog vele andere aspecten. Maar bepaalde situaties doen zich vaker voor dan anderen. Daarom hebben we hier een lijst gemaakt met 10 voorbeelden die je altijd kan inzetten!
Zullen we er eens in duiken?
Algemene WhatsApp-groetberichten voor bedrijven (nu kopiëren)
1. "Bedankt voor uw bericht! We nemen binnen 24 uur contact met u op. Met vriendelijke groet, [uw bedrijf] Team."
2. "Hiya! Welkom bij [uw bedrijf]. We nemen binnen 3 uur contact met u op. In de tussentijd kunt u ons helpcentrum [link] bekijken. We hebben er veel moeite in gestoken, dus het antwoord op je vraag staat er misschien al in!"
3. "Hallo! Leuk dat je er bent. De sale is gestart! We geven 50% korting op al onze producten. De code is XXXX. Niet doorvertellen. 😉 Laat het vooral even weten als je nog meer vragen hebt. We komen dan snel bij je terug!"
4. "Hallo [naam klant], welkom bij [uw bedrijf]. We hebben een speciale 15% korting op alle plannen voor onze nieuwe klanten. Wilt u de uwe nu ontvangen? [link] Antwoord 'Stop' om u af te melden."
5. "Bedankt om deel uit te maken van onze gemeenschap! We zijn zo blij je aan boord te hebben. Bekijk de diensten die we aanbieden [jouw diensten]. Laten we ook verbinding maken op Instagram voor wat plezier: [Instagram link]. Proost, Team [uw bedrijfsnaam]"
6. "Bedankt dat u contact met ons opneemt. Laat ons weten wat de reden van uw aanvraag is, zodat we u naar de juiste persoon kunnen verwijzen.
1) Vragen over betalingen
2) Retourbeleid
3) Update van de bestelling
4) Andere
We komen binnenkort bij u terug!"
Nu, dat was niet echt rocket science, toch?
Houd de welkomstboodschap voor een messaging app eenvoudig. Want klanten benaderen je via WhatsApp omdat ze de gangbare informele toon waarderen. En die toon is simpel en to the point.
Bij Trengo gebruiken we het eerste bericht tijdens kantooruren.
Begroetingsvoorbeelden voor klantenservice (nu kopiëren)
7. "Hallo, bedankt voor uw bericht! Onze support agents zullen uw bericht controleren en ervoor zorgen dat het wordt doorgestuurd naar de best passende persoon. We zullen u binnen 24 uur antwoorden."
8. "Beste [Klantnaam], we hebben uw verzoek ontvangen en zijn momenteel op zoek naar een agent die het op de beste manier kan oplossen. Het kan tot 8 uur duren, maar we doen ons best om zo snel mogelijk contact met u op te nemen. Bedankt voor uw geduld."
9. "In de tussentijd kunt u ons helpcentrum vol antwoorden op veelgestelde vragen hier bekijken: [link]."
Steeds meer klanten willen zelf op zoek naar het antwoord op hun vragen. Eenhelpcentrum is daarin een uitkomst. Zo hebben je klanten altijd toegang tot de juiste informatie, zelfs buiten openingstijd. Met Trengo maak je makkelijk zo'n help center;
Evenementgebaseerde begroetingsberichten (nu kopiëren)
Voor speciale situaties kies je vaak voor een aangepaste welkomstboodschap. Denk aan een bericht over de drukte tijdens de Kerstperiode, of door de Covid-19 uitbraak. Hieronder twee voorbeelden voor beide gevallen.
10. "Hey [Klantnaam]. Vrolijk Kerstfeest! We ontvangen nu veel berichten, maar we willen dat u weet dat uw bericht belangrijk voor ons is. De Kerstmannen nemen binnen 2 uur contact met u op."
11. "Ho ho ho! 🎅 Laat het me weten als je vragen hebt. Onze elven zijn erg druk met het inpakken van alle cadeaus, dus het kan zijn dat we niet zo snel antwoorden als u van ons gewend bent."
12. "Hé daar, hoe kan ik u helpen? Houd er rekening mee dat we misschien iets minder snel antwoorden dan normaal in deze ongekende tijden."
13. "Hoi [Klantnaam], Ramadan Mubarak! Moge uw huis gevuld zijn met licht, liefde en gelach. Vanwege de feestdagen zijn we momenteel overstelpt met bestellingen. We nemen binnen 24 uur contact met u op."
14. "Fijne Valentijnsdag 💖 Bedankt dat u contact heeft opgenomen met [bedrijfsnaam]. Wij selecteren momenteel de mooiste bloemen voor uw boeketten en zullen u binnen de komende twee uur antwoorden.🌷"
15. "Hey [Klantnaam]. Gelukkige Moederdag! Om deze speciale dag te vieren, geven we 25% korting op al onze producten. Als je vragen hebt, stel ze ons gerust en we nemen binnen een uur contact met je op."
Begroetingsberichten voor bedrijfsupdates (nu kopiëren)
Wanneer u te maken hebt met een technisch probleem, is het belangrijk uw klanten te laten weten dat u op de hoogte bent van het probleem en het probeert op te lossen.
16. "Beste klant, we hebben technische problemen met [productnaam]. ⚠️ Ons team werkt er hard aan om het op te lossen. Voor problemen die geen verband houden met [productnaam], kunt u hieronder uw bericht achterlaten en we zullen binnen de komende 24 uur reageren. Bedankt voor uw geduld."
17. "Hallo daar! We ondervinden momenteel wat technische problemen met onze website. We verontschuldigen ons voor het ongemak dat dit voor u heeft veroorzaakt. We doen er alles aan om het probleem op dit moment te verhelpen. We zullen u op de hoogte brengen wanneer het probleem is opgelost. Bedankt voor uw begrip."
Welkomstboodschappen voor buiten openingstijd
Wanneer de klok vijf uur heeft geslagen en er niemand op kantoor is om berichten te beantwoorden, moeten je klanten soms even wachten op een reactie. Er zijn een aantal manieren om dit te tackelen.
Gebruik een automatisch antwoord WhatsApp Zakelijk begroetingsbericht voorbeeld en:
Naar website doorverwijzen
18. "Bedankt voor uw bericht! We zijn momenteel niet op kantoor, maar we komen er morgenochtend meteen op terug."
Ga voor meer informatie naar onze website: www.trengo.com."
Reactie met openingstijden
19. "Bedankt voor het contact met ons. We zijn momenteel niet beschikbaar, maar we nemen contact met u op tijdens onze kantooruren: [uw kantooruren]. In de tussentijd kunt u gerust onze website [uw website] bekijken voor meer informatie over onze producten en diensten."
Bij Trengo gebruiken we het volgende out of office bericht:
20."Bedankt voor het contact met Trengo!
We willen u graag helpen, maar we zijn *momenteel* gesloten 🕦 (Zie onze agenda op trengo.com/businesshours). We komen de volgende werkdag bij u terug ⏰.
In de tussentijd, wist u dat we een Help Center hebben op help.trengo.com dat onze meest gestelde vragen beantwoordt? Misschien vindt u uw antwoord zonder de hulp van onze agenten.
Cheers,
Team Trengo"
Zoals u kunt zien, integreren we ook ons helpcentrum en geven we klanten een duidelijke reden waarom we niet meteen kunnen reageren.
Verzamel leads
21. "Hé daar! Sorry, we kunnen momenteel niet op uw bericht reageren. Laat uw naam en e-mailadres achter en we nemen binnen 24 uur contact met u op. Team Trengo."
WhatsApp is een waardevolle manier om leads te verzamelen. Ook buiten openingstijd. Vraag de potentiële klant om zijn contactgegevens achter te laten en je kunt de volgende dag contact met hem opnemen.
Gebruik snelle antwoorden om FAQ's te beantwoorden
Een WhatsApp bedrijf snel antwoord is een bericht dat je gemakkelijk kunt zoeken, bewerken en naar je klant kunt sturen. Ze worden vaak gebruikt door medewerkers van de klantenservice om veelgestelde vragen te beantwoorden.
Snelle antwoorden kunnen begroetingsberichten, openingstijden van bedrijven, retourbeleid en meer omvatten. Zolang je een bericht binnen 24 uur beantwoordt, hoef je niets door WhatsApp te laten goedkeuren. Je kunt maximaal 50 snelle antwoorden tegelijk opslaan.
Hier is een afwezigheidsbericht WhatsApp voorbeeld voor retourbeleid:
WhatsApp Business message templates
WhatsApp Business welkomstberichten die je automatisch verstuurt zijn een uitkomst. Ze schelen jouw team veel tijd en moeite. Let er wel op dat wanneer je proactief contact opneemt je WhatsApp Business message templates moet gebruiken.
Mijn collega Luuk schreef een verhelderende blog over sjablonen voor WhatsApp Zakelijke berichten en over hoe leuke begroeting whatsapp kan versturen, die je hier kunt lezen.
Hoe WhatsApp-groetberichten versturen met chatbots
Het gebruik van een WhatsApp chatbot is een eenvoudige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat elke klant een warm welkom krijgt op het moment dat ze je bedrijf een bericht sturen. Met Trengo kun je geautomatiseerde begroetingsberichten instellen die persoonlijk, op tijd en consistent zijn - geen handmatig werk nodig.
Dit is hoe je WhatsApp-groetberichten kunt versturen met de chatbot van Trengo:
1. Je WhatsApp Business API-account instellen
Begin met het aanvragen van toegang tot de WhatsApp Business API via Meta. Je hebt een geverifieerd Meta Business Manager-account en een geldig telefoonnummer nodig. Deze stap is essentieel voor het verbinden van je bedrijf met het platform van Trengo.
2. Verbind je WhatsApp Business-account met Trengo
Zodra je API-toegang hebt, log je in op je Trengo-werkruimte. Ga naar de sectie WhatsApp Business integratie en volg de stappen om je WhatsApp-account te koppelen. Dit bereidt je kanaal voor op het gebruik van de chatbotfuncties van Trengo.
3. Maak je chatbot flow
Open Trengo's chatbot bouwer en gebruik de drag-and-drop interface om je conversatiestroom te ontwerpen. Stel een trigger in voor wanneer een nieuwe klant een bericht stuurt - dit is het moment waarop je welkomstbericht automatisch wordt verzonden. Je kunt het bericht personaliseren met de naam van de klant of andere details om het menselijker te maken.
4. Voeg je welkomstboodschap toe
Schrijf een vriendelijke, duidelijke begroeting die je bedrijf introduceert en verwachtingen schept. Je kunt bijvoorbeeld je openingstijden vermelden of klanten laten weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Houd het kort en uitnodigend, in lijn met de toon van je merk.
5. Test je chatbot
Gebruik, voordat je live gaat, de testtools van Trengo om ervoor te zorgen dat je chatbot het welkomstbericht precies zo verstuurt als jij wilt. Probeer verschillende scenario's uit om te controleren of het bericht op het juiste moment wordt geactiveerd en natuurlijk klinkt.
6. Starten en bewaken
Publiceer je chatbot en begin met het automatisch verwelkomen van klanten. Je kunt het analytics dashboard van Trengo gebruiken om bij te houden hoe je begroetingsberichten presteren en waar nodig verbeteringen aanbrengen.
Hoe ziet een goede zakelijke WhatsApp-groet eruit?
Hoe ziet de beste WhatsApp Business-boodschap eruit? Laten we beginnen met een echt goed WhatsApp-groetbericht voor bedrijven. Want een goed bericht is:
betrekken
Een aantrekkelijke zakelijke WhatsApp-groet trekt onmiddellijk de aandacht. Dat vereist een vriendelijke toon en een warm welkom. Het kan een vriendelijke "Hallo" of "Hi" bevatten en een verklaring waaruit enthousiasme blijkt om de klant te helpen. Het gebruik van emoji's kan het bericht ook uitnodigender en persoonlijker maken, wat de algehele gebruikerservaring verbetert.
Persoonlijk
Personalisatie is heel belangrijk om klanten zich gewaardeerd te laten voelen. En WhatsApp is het kanaal om dat te doen. Dit is het kanaal dat mensen gebruiken om met vrienden en familie te praten.
Gebruik de naam van de klant en verwijs naar eerdere interacties of voorkeuren. Persoonlijke begroetingen laten zien dat je bedrijf het individu herkent en waardeert, waardoor er een sterkere band ontstaat, voor, tijdens en na de aankoop.
Beknopt
Beknopt zijn is cruciaal in WhatsApp Zakelijke groeten. Klanten waarderen het om snel de essentiële informatie te krijgen. Het is een kanaal voor berichten via sociale media!
Zorg er dus voor dat je begroeting kort en duidelijk is en de belangrijkste punten meteen laat zien. Denk na over het doel van het bericht, de beschikbare hulp en eventuele volgende stappen of oproepen tot actie, zodat het duidelijk en efficiënt is.
Merk
Vergeet niet de stem en persoonlijkheid van je bedrijf weer te geven! Zorg ervoor dat de boodschap aansluit bij de stijl en waarden van je bedrijf, of dat nu formeel, informeel, professioneel of speels is. Een consistente huisstijl in je begroetingen helpt de merkidentiteit te versterken, waardoor je bedrijf herkenbaarder en betrouwbaarder wordt voor klanten.
Nu weet je hoe een WhatsApp business begroeting eruit moet zien!
Maak direct een goede indruk met WhatsApp Business
Met Trengo, ons slimme customer engagement platform, kun je de best mogelijke klantervaring bieden via WhatsApp Business. Hiermee kun je WhatsApp-berichten samen met al je andere kanalen in één inbox ontvangen (zoals e-mail, spraak en live chat), WhatsApp Business met meerdere gebruikers gebruiken, je eigen WhatsApp-chatbot maken en meer.
Aan de slag met begroetingsberichten voor WhatsApp
Wensbericht voor zakelijk WhatsApp heeft geen geheimen meer voor jou! Maak gebruik van de sjablonen voor begroetingsberichten voor zakelijke WhatsApp en begin je klanten te bereiken.
Een goed opgesteld welkomstbericht voor klanten op WhatsApp kan ervoor zorgen dat klanten zich welkom en gewaardeerd voelen, waardoor een positieve klantervaring wordt gecreëerd. Zet de toon voor de vele gesprekken die nog gaan komen!
Klaar om te beginnen met het versturen van WhatsApp-groetberichten naar je klanten? Start je gratis proefperiode of vraag vandaag nog een gratis demo aan en ontdek hoe WhatsApp-groetberichten elke klant een welkom gevoel kunnen geven.
