.svg)
Hoe WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikers
WhatsApp Business wordt langzaam maar zeker een van de populairste communicatiekanalen voor bedrijven. De app maakt snelle, handige en persoonlijke gesprekken mogelijk. En dat is goed nieuws voor elk bedrijf dat de echte winkelervaring online wil brengen.
Helaas kan de gewone applicatie WhatsApp Business maar door vier gebruikers tegelijk worden gebruikt. Bedrijven die veel inkomende WhatsApp Business-berichten krijgen, hebben wellicht meer dan dat nodig. Gelukkig is er een oplossing.
In de volgende paar minuten leggen we uit hoe je WhatsApp Business kunt gaan gebruiken met meerdere gebruikers.
We bespreken de volgende onderwerpen:
- Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?
- Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de API?
- Kan WhatsApp Business op meerdere apparaten worden gebruikt?
- Hoe Hubo 1 WhatsApp Business nummer beheert met 130+ winkellocaties
- Hoe klantenserviceteams WhatsApp Business beheren met meerdere agenten
Wil je meteen aan de slag? Vraag een WhatsApp Business API-account aan via Trengoen begin binnen 10 minuten met het gebruik van WhatsApp Business met meerdere gebruikers.
WhatsApp Business met meerdere gebruikers voor grotere bedrijven: de app
De officiële WhatsApp Business-app is gemaakt voor kleine bedrijven met een lage hoeveelheid inkomende berichten. Om die reden is hij bedoeld voor een kleine groep mensen. Tot september 2021 kon de WhatsApp Business-app slechts op twee apparaten worden gebruikt.
Onder het nieuwe bètaprogramma kunnen teams de app op vijf apparaten gebruiken, waaronder 1 telefoon. Dit betekent dat je de gratis app WhatsApp Business nog steeds niet op twee telefoons kunt gebruiken.
Het gebruik van de WhatsApp Business-app met meerdere apparaten moet je zien als een snelle oplossing. Op de lange termijn zul je tegen problemen aanlopen:
- Geen interne communicatiemogelijkheden
- Geen mogelijkheid om de prestaties van specifieke agenten te volgen
- Beperkte automatiseringsmogelijkheden
De enige manier om volledig pro te gaan is door de API te gebruiken.
WhatsApp Business met meer dan vier gebruikers voor grotere bedrijven: de API
Voor grotere bedrijven die WhatsApp Business willen gebruiken met meer dan vier gebruikers heeft WhatsApp de WhatsApp Business API. Hiermee kun je:
- Beheer WhatsApp Business met meerdere gebruikers: Wijs berichten toe aan collega's, voer interne discussies en help meer klanten.
- Automatiseer gesprekken: Zet chatbots in, maak regels en stuur snel en automatisch antwoorden.
- Krijg waardevolle inzichten: Monitor het aantal gesprekken, sluitingstijden, veelgestelde vragen en meer.
De WhatsApp API heeft een berichtenvenster van 24 uur. Als een klant contact met je opneemt, heeft je bedrijf 24 uur de tijd om te reageren. Daarna kun je alleen reageren door sjablonen te sturen. Dit zijn berichten die door WhatsApp zijn goedgekeurd.
Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?
Als je de app WhatsApp Business met meerdere apparaten of gebruikers wilt gebruiken, moet je je aansluiten bij het bètaprogramma. Dit proces is eenvoudig en duurt slechts enkele minuten.
- Ga eerst naar je WhatsApp Business-app
- Tik vervolgens op het pictogram 'meer opties'.
- Druk op "Gekoppelde apparaten".
- Druk op 'Multi-device beta'.
- Druk op 'join beta'.
Nu u zich bij het programma hebt aangesloten, kunt u andere apparaten aan uw telefoon koppelen. Dit kan ook in de sectie 'Gekoppelde apparaten'.
Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere agenten via de API?
De WhatsApp Business API heeft geen eigen interface. Om hem te gebruiken heb je een klantenserviceplatform zoals Trengo nodig. In een mum van tijd ben je er klaar voor:
- Aanmelden voor een gratis proefaccount.
- Verbind je WhatsApp Business-nummer met Trengo
- Vraag de WhatsApp Business API aan
Binnen tien minuten ben je klaar om WhatsApp Business met je team te gebruiken. In de tussentijd helpt het team van Trengo je door het goedkeuringsproces van WhatsApp heen.
Gebruikers toevoegen
Het instellen van Trengo om WhatsApp Business met meerdere gebruikers te beheren is eenvoudig en snel. Het toevoegen van een nieuwe gebruiker is bijvoorbeeld in enkele minuten gebeurd.
Wanneer u een gebruiker toevoegt, kunt u hem specifieke rechten geven, ook wel "personeelsrechten" genoemd. U kunt kiezen uit vier verschillende types:
- Accountbeheerder (kan collega's uitnodigen, de statistieken bekijken, gesprekken beheren)
- Supervisor (kan gesprekken beheren, gespreksgeschiedenis van contacten bekijken)
- Gebruiker (kan alleen berichten beantwoorden die aan hem zijn toegewezen)
- Lichte gebruiker (kan alleen gesprekken toewijzen, maar niet beantwoorden)
Gesprekken toewijzen aan uzelf of aan collega's
Wanneer je een klein team hebt en een relatief laag aantal inkomende WhatsApp-berichten, kunnen jij en je team handmatig berichten aan elkaar toewijzen. Zo worden berichten nooit meer dan één keer beantwoord.
Als je een groot team hebt of een groot aantal inkomende WhatsApp Business-berichten, wordt het tijdrovend om alles handmatig toe te wijzen. Daarom kun je dit proces automatiseren. Met de round-robin regel krijgen alle agenten in je team precies hetzelfde aantal berichten per dag toegewezen.
Samenwerken aan WhatsApp Business-gesprekken met meerdere gebruikers
Een team dat WhatsApp Business beheert met meerdere gebruikers moet ook met elkaar kunnen communiceren. In een gedeelde team inbox oplossing kan dit door elkaar interne berichten te sturen, ook wel tagging genoemd.
Hiermee hoef je niet voortdurend heen en weer te schakelen tussen je WhatsApp Business-berichten en je teamchat-app om met je collega's te praten.
Automatiseer gesprekken met chatbots
Klantenservice kan een overweldigende baan zijn, vooral als het druk is. Voor u het weet worden uw antwoordtijden steeds langer. En dat schaadt je klanttevredenheidsscores. Daarom kan een beetje automatisering geen kwaad.
In Trengo kun je een chatbot voor WhatsApp activeren die leads verzamelt, eenvoudige vragen beantwoordt en klanten automatisch doorstuurt naar de juiste collega. Dus zelfs als je met meerdere gebruikers samenwerkt, zullen berichten nooit onder de radar verdwijnen.
Automatisch antwoorden instellen als er geen gebruikers beschikbaar zijn
Een ander voordeel van het gebruik van Trengo voor het beheren van WhatsApp Business met meerdere agenten is dat je auto-replies kunt gebruiken. Je klanten krijgen altijd antwoord, zelfs buiten kantooruren.
Dit is een belangrijke functie, vooral omdat het niet mogelijk is je WhatsApp-account buiten kantooruren 'af te sluiten'. Klanten kunnen op elk uur van de dag besluiten een bericht te sturen, waardoor er altijd een reactie moet komen.
Snelle antwoorden voor uw hele team
Je kunt Trengo ook gebruiken om snelle antwoorden te sturen via WhatsApp Business. Met een snel antwoord kun je gestandaardiseerde antwoorden selecteren op vragen die je vaak gesteld krijgt. Dit bespaart veel tijd. Wanneer je WhatsApp Business met meerdere gebruikers gebruikt, zorgt het gebruik van quick replies ervoor dat het hele bedrijf zich aan dezelfde toon en stem houdt.
Beslissen tussen de WhatsApp Business-app en de WhatsApp Business API
Kiezen tussen de WhatsApp Business-app en de WhatsApp Business API kan in het begin een beetje ingewikkeld zijn. Daarom hebben we onderstaande afbeelding gemaakt om je besluitvormingsproces te vereenvoudigen.
Use cases: hoe klantenservice, marketing en verkoop profiteren van het gebruik van WhatsApp Business via Trengo
Hoe klantenserviceteams WhatsApp Business gebruiken met meerdere agenten
Klantenservice-teams die WhatsApp Business via Trengo gebruiken, profiteren van een betere workflow. Wanneer een WhatsApp Business-bericht binnenkomt, kun je het proces van toewijzing aan de juiste gebruiker volledig automatiseren. Dit kan worden gedaan op basis van trefwoorden in het bericht, of gewoon door middel van round-robin, zodat elke gebruiker evenveel werk krijgt. Desgewenst kun je berichten ook handmatig aan de juiste collega toewijzen.
Als je een klantvraag met een collega moet bespreken, kun je dat rechtstreeks in de WhatsApp-draad doen. Je hoeft niet over te schakelen naar een externe teamchat.
Elke klantendienstmedewerker heeft te maken met het beantwoorden van veelgestelde vragen. "Wanneer wordt mijn pakket geleverd?". "Wat is uw retourbeleid?". "Wat zijn uw openingstijden?". En ga zo maar door. Met snelle antwoorden kunnen u en uw team deze vragen met één druk op de knop beantwoorden. Dit bespaart u tijd, terwijl klanten ook snel een antwoord krijgen.
U kunt automatisch een CSAT-enquête versturen zodra een gesprek is afgerond. Daarnaast kunt u de gemiddelde reactietijd bijhouden, het totale aantal gesprekken en hoe lang agenten erover doen om vragen te beantwoorden.
Hoe marketing- en verkoopteams WhatsApp Business gebruiken met meerdere agenten
Als je actief bent in digitale marketing, ben je waarschijnlijk op de hoogte van click-to-WhatsApp-advertenties. Dit zijn advertenties die mensen die erop klikken doorsturen naar een WhatsApp-chat met je bedrijf. Het is een geweldige manier om een WhatsApp Business-gesprek te beginnen met prospects en leads te verzamelen. Door de juiste instellingen te gebruiken, krijgt je verkoopteam een melding om deze WhatsApp Business-berichten meteen op te pakken.
Elke lead die binnenkomt moet worden gekwalificeerd. Dit kan een tijdrovend proces zijn voor uw verkoopteam. Met Trengo kunt u dit proces automatiseren door een no-code bot te bouwen. De bot stelt een paar meerkeuzevragen om meer te weten te komen over de klant. Denk aan land, bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte, etc. Daarna weten ze precies naar welke sales agent het gesprek moet worden doorgestuurd.
Je kunt ook een stap verder gaan en de hele buyer's journey op WhatsApp laten plaatsvinden. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit ziet:
Inspiratie: hoe Trengo-gebruikers WhatsApp Business beheren met meerdere apparaten en gebruikers
Hoe Hubo één WhatsApp Business-nummer beheert met 130+ winkellocaties
De Nederlandse retailgigant Hubo heeft meer dan 130 winkellocaties verspreid over heel Nederland. Al die winkels zijn bereikbaar via hetzelfde WhatsApp Business nummer op hun website.
Alle inkomende berichten worden dan automatisch doorgestuurd naar de juiste locatie.
Dit betekent dat ze één WhatsApp Business-nummer kunnen communiceren in al hun marketing en er tegelijkertijd voor kunnen zorgen dat klanten in contact komen met de juiste locatie.
Als u dezelfde dienst wilt aanbieden als Hubo, neem dan de volgende stappen:
- Verbind je WhatsApp Business nummer met Trengo.
- Activeer de locatiezoeker om ervoor te zorgen dat berichten op de juiste winkellocaties terechtkomen.
- Communiceer het WhatsApp Business nummer in al je marketing.
Hoe het team van autodealer Muntstad snelle en efficiënte service biedt via WhatsApp Business
Een tijdje geleden spraken we met een van de grootste autodealers in Nederland over waarom en hoe zij een gedeeld WhatsApp Business-account gebruiken.
Het bedrijf ontvangt maandelijks ongeveer 900 nieuwe aanvragen via WhatsApp Business. Door WhatsApp Business als chat op hun website, kunnen klanten hen altijd bereiken.
Muntstad is een groot bedrijf, met meerdere klantgerichte teams. In plaats van elk inkomend WhatsApp-bericht te moeten controleren en handmatig door te sturen naar het juiste team, hebben ze dit proces in Trengo geautomatiseerd om een efficiënt proces voor meerdere gebruikers mogelijk te maken.
Ze hebben regels opgesteld die inkomende WhatsApp-berichten automatisch labelen op basis van bepaalde trefwoorden. Een voorbeeld van een label dat ze gebruiken is 'after-sales inquiry'. Berichten met dit label kunnen dan worden opgepakt door het after-sales team. Zo kunnen ze efficiënt samenwerken aan het beantwoorden van WhatsApp Business-berichten met meerdere gebruikers.
Lees meer over hoe Muntstad klantenservice biedt via WhatsApp Business
Begin met het beheren van WhatsApp Business met meerdere logins
Klaar om aan de slag te gaan met de WhatsApp Business API? Met Trengo kun je binnen tien minuten na aanmelding beginnen met het beheren van je WhatsApp Business-berichten met meerdere gebruikers.
Probeer Trengo 14 dagen gratis uit.
Lees meer over WhatsApp Business:
.svg)
