Hoe je WhatsApp Business kunt gebruiken met meerdere gebruikers en meerdere WhatsApp Business-accounts

WhatsApp
8 juni 2022
10
min lezen
Geschreven door
Luuk
Een nieuwsbrief opgezet om jou een stap dichter bij klanttevredenheid te krijgen
Hoe benutten teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze voor tevreden klanten? Schrijf je in voor The Convo en kom erachter.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees verder

WhatsApp Business is langzaam maar zeker een van de populairste berichtenkanalen voor bedrijven aan het worden. De app maakt snelle, handige en persoonlijke gesprekken mogelijk. En dat is goed nieuws voor elk bedrijf dat de echte winkelervaring online wil brengen.

Helaas kan de gewone WhatsApp Business applicatie maar door vier gebruikers tegelijk worden gebruikt. Bedrijven die veel inkomende WhatsApp Business-berichten krijgen, hebben wellicht meer dan dat nodig. Gelukkig is er een oplossing.

In de volgende paar minuten leggen we uit hoe je WhatsApp Business gebruikt met meerdere gebruikers.

We bespreken de volgende onderwerpen:

  • Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?
  • Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de API?
  • Kan WhatsApp Business op meerdere apparaten worden gebruikt?
  • Hoe Hubo één WhatsApp Business-telefoonnummer beheert met 130+ winkellocaties
  • Hoe klantenserviceteams WhatsApp Business beheren met meerdere gebruikers

Wil je meteen aan de slag? Vraag een WhatsApp Business API-account aan via Trengoen beheer WhatsApp Business met meerdere gebruikers binnen 10 minuten.

WhatsApp Business met meerdere gebruikers voor grotere bedrijven: de app

De officiële app WhatsApp Business is gemaakt voor kleine bedrijven met een laag aantal inkomende berichten. Daarom is hij bedoeld voor een kleine groep mensen. Tot september 2021 kon de WhatsApp Business-app slechts op twee apparaten worden gebruikt.

Onder het nieuwe bètaprogramma kunnen teams de app gebruiken op vijf Android-apparaten, inclusief één telefoonnummer. Dit betekent dat je de gratis app WhatsApp Business nog steeds niet op twee telefoons kunt gebruiken.

Als je de app WhatsApp Business gebruikt op meerdere apparaten, moet je dit zien als een snelle oplossing. Op de lange termijn zul je tegen problemen aanlopen:

  • Geen interne communicatiemogelijkheden
  • Geen mogelijkheid om de prestaties van specifieke gebruikers bij te houden
  • Beperkte automatiseringsmogelijkheden

De enige manier om volledig pro te worden, is door de API te gebruiken met je zakelijke WhatsApp-accountgegevens.

WhatsApp Business met meer dan vier gebruikers voor grotere bedrijven: de API

Voor grotere bedrijven die WhatsApp Business willen gebruiken met een zakelijk account met meer dan vier gebruikers, introduceerde WhatsApp de WhatsApp Business API. Hiermee kun je:

  • WhatsApp Business met meerdere gebruikers beheren: Wijs berichten toe aan collega's, voer interne discussies en help meer klanten.
  • Gesprekken automatiseren: Zet chatbots in, stel Rules in en stuur quick and auto replies.
  • Krijg waardevolle inzichten: Monitor het aantal gesprekken, sluitingstijden, veelgestelde vragen en meer.

De WhatsApp API heeft een venster van 24 uur. Als een klant contact met je opneemt, heeft je bedrijf 24 uur de tijd om te reageren. Daarna kun je alleen reageren door templates te sturen. Dit zijn berichten die door WhatsApp al eerder zijn goedgekeurd.

💡 Boek een demo met een van onze WhatsApp-experts om te leren hoe jouw team vandaag nog kan starten met de WhatsApp Business API

Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de app?

Als je de app WhatsApp Business wilt gebruiken met meerdere apparaten of gebruikers op een zakelijke account, moet je je aanmelden voor de bèta. Dit proces is eenvoudig en duurt slechts een paar minuten.

  1. Ga eerst naar je WhatsApp Business-app
  2. Tik vervolgens op het icoon 'meer opties'.
  3. Druk op "Gekoppelde apparaten".
  4. Druk op 'Multi-device beta'.
  5. Druk op 'join beta'.

Nu je je bij het programma hebt aangesloten, kunt je meerdere apparaten aan jouw telefoon koppelen. Dit kan ook in de sectie 'Gekoppelde apparaten'.

Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers via de API?

De WhatsApp Business API heeft geen eigen interface. Om hem te gebruiken heb je een klantenserviceplatform zoals Trengo nodig. In een mum van tijd ben je er klaar voor:

  1. Aanmelden voor een gratis proefaccount.
  2. Je WhatsApp Business-telefoonnummer verbinden met Trengo
  3. De WhatsApp API aanvragen

Binnen tien minuten ben je klaar om WhatsApp Business met je team te gebruiken. In de tussentijd helpt het team van Trengo je door het goedkeuringsproces van WhatsApp heen.

Gebruikers toevoegen

Het instellen van Trengo om WhatsApp Business met meerdere gebruikers te beheren is eenvoudig en snel. Het toevoegen van een nieuwe gebruiker is bijvoorbeeld in enkele minuten gebeurd.

Wanneer je een gebruiker toevoegt, kunt je deze specifieke rechten geven, ook wel "staff permissions" genoemd. Je kunt kiezen uit vier verschillende types:

  • Accountbeheerder (kan collega's uitnodigen, de statistieken bekijken, gesprekken beheren)
  • Supervisor (kan gesprekken beheren, gespreksgeschiedenis van contacten bekijken)
  • Gebruiker (kan alleen berichten beantwoorden die aan hem zijn toegewezen)
  • Gebruiker 'light' (kan alleen gesprekken toewijzen, maar niet beantwoorden)

Gesprekken toewijzen aan jezelf of aan collega's

Wanneer je een klein team hebt en een relatief laag aantal inkomende WhatsApp-berichten, kunnen jij en je team handmatig berichten aan elkaar toewijzen. Zo worden berichten nooit meer dan één keer beantwoord.

WhatsApp berichten
Wijs inkomende WhatsApp-berichten eenvoudig toe aan een collega of team.

Werk je met een groot team en een groot aantal inkomende WhatsApp Business-berichten, dan wordt het snel tijdrovend om alles handmatig toe te wijzen. Daarom kun je dit proces automatiseren. Met de round-robin regel krijgen alle agenten in je team precies hetzelfde aantal berichten per dag toegewezen.

Werk samen aan WhatsApp Business-gesprekken met meerdere gebruikers

Een team dat WhatsApp Business beheert met meerdere gebruikers moet ook makkelijk met elkaar kunnen communiceren. In een shared team inbox kan dit door elkaar interne berichten te sturen, ook wel tagging genoemd.

WhatsApp berichten
Samenwerken aan WhatsApp-berichten met meerdere gebruikers.

Hiermee hoef je niet voortdurend heen en weer te schakelen tussen je WhatsApp Business-berichten en de teamchat-app om met je collega's te praten.

Automatiseer gesprekken met chatbots

Klantenservice kan een overweldigende baan zijn, vooral als het druk is. Voor je het weet worden jouw antwoordtijden steeds langer. En dat schaadt je klanttevredenheidsscores. Daarom kan een beetje automatisering geen kwaad.

In Trengo kun je een chatbot voor WhatsApp activeren die leads verzamelt, veelvoorkomende vragen beantwoordt en klanten automatisch doorstuurt naar de juiste collega. Dus zelfs als je met meerdere gebruikers samenwerkt, zullen berichten nooit onder de radar verdwijnen.

WhatsApp berichten
Zet chatbots in om veelgestelde vragen via WhatsApp te beantwoorden.

Stel auto replies in voor wanneer jouw team niet beschikbaar is

Een ander voordeel van Trengo en het beheer van WhatsApp Business met meerdere gebruikers is dat je auto-replies kunt gebruiken. Zo krijgen klanten altijd een antwoord, zelfs buiten kantooruren.

WhatsApp berichten
Stel auto-replies in voor wanneer jouw team niet op kantoor is.

Dit is een belangrijke feature, vooral omdat het niet mogelijk is je WhatsApp-account buiten kantooruren 'af te sluiten'. Klanten kunnen op elk uur van de dag besluiten een bericht te sturen, waardoor er altijd een reactie moet komen.

Quick replies voor jouw hele team

Je kunt Trengo ook gebruiken om quick replies te sturen via WhatsApp Business. Met een quick reply selecteer je gestandaardiseerde antwoorden voor veelgestelde vragen. Dit bespaart veel tijd. Wanneer je WhatsApp Business met meerdere gebruikers gebruikt, zorgt het gebruik van quick replies ervoor dat het hele bedrijf zich aan dezelfde toon en stem houdt.

WhatsApp berichten
Gebruik dezelfde quick replies met het hele team.

Beslissen tussen de WhatsApp Business-app en de WhatsApp Business API

Kiezen tussen de WhatsApp Business-app en de WhatsApp Business API kan in het begin een beetje ingewikkeld zijn. Daarom hebben we onderstaande afbeelding gemaakt om het veel makkelijker te maken.

WhatsApp berichten

Use cases: hoe klantenservice, marketing en sales profiteren van het gebruik van WhatsApp Business via Trengo

Hoe klantenserviceteams WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikers

Klantenservice-teams die WhatsApp Business via Trengo gebruiken, profiteren van een betere workflow. Wanneer een WhatsApp Business-bericht binnenkomt, kun je het proces van toewijzing aan de juiste gebruiker volledig automatiseren. Dit kan worden gedaan op basis van trefwoorden in het bericht, of door middel van round-robin, zodat elke gebruiker dezelfde workload heeft. Mocht het ook nodig zijn dan kan je berichten ook handmatig aan collega's toewijzen. 

WhatsApp berichten
Wijs met één klik op de knop WhatsApp Business-berichten toe aan collega's.

Als je een klantvraag met een collega moet bespreken, kun je dat rechtstreeks in de WhatsApp-thread doen. Je hoeft niet over te schakelen naar een externe teamchat.

WhatsApp berichten
Werk intern samen om klantvragen via WhatsApp Business samen op te lossen.

Elke klanteserviceedewerker heeft te maken met het beantwoorden van veelgestelde vragen. "Wanneer wordt mijn pakket geleverd?". "Wat is het retourbeleid?". "Wat zijn de openingstijden?". En ga zo maar door. Met quick replies beantwoord je deze vragen met één druk op de knop beantwoorden. Dit bespaart jou tijd, terwijl klanten ook snel een antwoord krijgen.

Verstuur automatisch een CSAT-enquête zodra een gesprek is afgerond. Daarnaast houd je makkelijk de gemiddelde reactietijd bij, het totale aantal gesprekken en hoe lang gebruikers erover doen om vragen te beantwoorden.

satisfaction rapport
Stuur customer satisfaction surveys nadat WhatsApp Business-gesprekken zijn afgesloten.

Hoe marketing- en salesteams WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikers

Als je actief bent in digitale marketing, ben je waarschijnlijk op de hoogte van click-to-WhatsApp-advertenties. Dit zijn advertenties die mensen die erop klikken doorsturen naar een WhatsApp-chat met je bedrijf. Het is een geweldige manier om een WhatsApp Business-gesprek te beginnen met prospects en leads te verzamelen. Door de juiste WhatsApp-instellingen te gebruiken, krijgt je verkoopteam een melding om deze WhatsApp Business-berichten meteen op te pikken.

Elke lead die binnenkomt moet worden gekwalificeerd. Dit kan een tijdrovend proces zijn voor het salesteam. Met Trengo automatiseer je dit proces door een no-code bot te bouwen. De bot stelt een paar meerkeuzevragen en verzamelt zo klantinformatie. Denk aan land, bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte, etc. Daarna weten ze precies naar welke salescollega het gesprek moet worden doorgestuurd.

Je kunt ook een stap verder gaan en de hele buyer's journey via WhatsApp laten gaan. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit ziet:

WhatsApp berichten
Zorg er voor dat klanten producten kunnen kopen via de WhatsApp Business-chatbot.

Inspiratie: hoe Trengo-gebruikers WhatsApp Business beheren met meerdere apparaten en gebruikers

Hoe Hubo één WhatsApp Business-nummer beheert met 130+ winkellocaties

De Nederlandse retailgigant Hubo heeft meer dan 130 winkellocaties verspreid over heel Nederland. Al die winkels zijn bereikbaar via hetzelfde WhatsApp Business nummer op hun website.

Alle inkomende berichten worden automatisch doorgestuurd naar de juiste locatie.

Dit betekent dat ze één WhatsApp Business-nummer communiceren in al hun marketing en er tegelijkertijd voor zorgen dat klanten in contact komen met de juiste locatie.

Wil je dezelfde service aanbieden als Hubo, neem dan deze stappen: 

  • Verbind je WhatsApp Business nummer met Trengo.
  • Activeer de locatiezoeker om ervoor te zorgen dat berichten op de juiste winkellocaties terechtkomen.
  • Vermeld het WhatsApp Business-nummer in al je marketing.

Zo biedt het team van autodealer Muntstad snelle en efficiënte service via WhatsApp Business

Een tijdje geleden spraken we met een van de grootste autodealers in Nederland over hoe zij een gedeeld WhatsApp Business-account gebruiken.

Het bedrijf ontvangt maandelijks ongeveer 900 nieuwe aanvragen via WhatsApp Business. En door WhatsApp Business als chat op hun website toe te voegen, zijn ze altijd bereikbaar voor klanten.

trengo

Muntstad is een groot bedrijf, met meerdere klantgerichte teams. In plaats van elk inkomend WhatsApp-bericht te moeten controleren en handmatig door te sturen naar het juiste team, hebben ze dit proces in Trengo geautomatiseerd. En zo een efficiënt proces voor meerdere gebruikers mogelijk gemaakt.

Ze hebben rules ingesteld die inkomende WhatsApp-berichten automatisch labelen op basis van bepaalde trefwoorden. Een voorbeeld van een label dat ze gebruiken is 'after-sales inquiry'. Berichten met dit label kunnen direct worden opgepakt door het after-sales team. Zo werken ze efficiënt samen aan het beantwoorden van WhatsApp Business-berichten met meerdere gebruikers.

Lees meer over hoe Muntstad klantenservice biedt via WhatsApp Business

Begin met het beheren van WhatsApp Business met meerdere logins

Klaar om aan de slag te gaan met de WhatsApp Business API? Start met Trengo, en binnen tien minuten kan je al de WhatsApp Business-berichten met meerdere gebruikers beheren.

Vraag een gratis demo aan

Lees meer over WhatsApp Business:

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo