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Desde la pandemia Covid-19, mucha gente trabaja desde casa. Esto también afectó a todo el equipo de Trengo. Aunque hacemos un software ideal para trabajar a distancia, también tenemos que adaptarnos. Además del hecho de que obviamente nos echamos de menos (y a nuestra flamante oficina), hay algunos elementos prácticos que simplemente se complican un poco más.
No hay nada malo en necesitar tiempo para adaptarse. Es una situación nueva para todos. Todo el mundo tiene que encontrar un nuevo ritmo diario, acostumbrarse a su improvisada oficina en casa y a nuevos procesos.
No seríamos una startup de verdad si no buscáramos inmediatamente los mejores trucos y herramientas. Nos preguntamos: "¿Qué herramientas podemos recomendar a todas las personas que trabajan desde casa para hacerles la vida más fácil?". Pues bien, encuentra las respuestas de esa pregunta en este artículo.
Hours o Horas
Trabajar a distancia tiene sus ventajas. Trabajas en una cómoda pijama y no tienes que desplazarte a la oficina. Encantador. Sin embargo, hay una gran ventaja de trabajar desde la oficina que mucha gente subestima: la gestión del tiempo.
Cuando se trabaja desde una oficina, hay una clara distinción entre vida privada y vida laboral. Cuando se trabaja desde casa, es fácil distraerse. Tu casa está siempre cerca, tu perro quiere salir a la calle y la Nintendo no para de reclamar tu atención.
Esto puede destruir tu productividad. Si quieres evitarlo, tienes que asegurarte de que trabajas suficientes horas al día. Esto es fácil con la aplicación iOS Horas. Esta aplicación te permite fichar fácilmente para gestionar tu tiempo de forma eficaz.
Sworkit
Seré sincero: no me gusta hacer ejercicio. En absoluto. Me lanzo a cualquier excusa posible para no tener que sudar. Cuando mi amigo cancela los planes de hacer ejercicio, o hace mal tiempo, estoy fuera. Lo siento.
Sin embargo, durante este periodo me he dado cuenta de lo importante que es para mí hacer ejercicio. Me siento mejor, más productivo y motivado. Además, duermo mejor por la noche, lo que me permite ponerme manos a la obra al día siguiente.
Para facilitarme la vida, utilizo una aplicación para ponerme en marcha. Con Sworkit puedes hacer ejercicios de fuerza, yoga y cardio. La aplicación es totalmente gratuita y cada ejercicio viene acompañado de un vídeo explicativo.
Personalmente, utilizo un plan personal elaborado por otro usuario, pero también puedes elegir tú mismo los ejercicios que más te gusten. También está bien: la aplicación registra cuánto tiempo hago ejercicio. O en mi caso, cuánto flojeo.
Forest
La mayor distracción de todas en 2020 es, por supuesto, es el smartphone. Cada semana me informan de mi tiempo frente a la pantalla y te diré que es espantoso. Paso demasiado tiempo con esa cosa.
Para asegurarme de que no estropea mi trabajo, utilizo una divertida aplicación llamada Forest. Con esta aplicación es posible crear un auténtico bosque digital.
Estableces un tiempo, digamos una hora, en el que quieres trabajar sin utilizar el teléfono. Al hacer clic en "plantar", el teléfono empieza a hacer crecer un árbol. Si tocas el teléfono en esa hora, el árbol muere. Pero si sigues así, crecerá un bosque en poco tiempo.
Lo sé, parece un poco decepcionante al principio. Pero es una forma divertida y eficaz de recordarte que debes concentrarte en el trabajo.
Gyazo
Una de las cosas más difíciles de trabajar a distancia es comunicarse con los compañeros. Sobre todo cuando tú y tus compañeros quieren discutir algo que está ocurriendo en la pantalla. Sin las herramientas adecuadas, esto lleva mucho tiempo.
Con Gyazo, puedes hacer capturas de pantalla fácilmente y compartirlas con los miembros de tu equipo. Puede añadir flechas, texto y otros gráficos para proporcionar comentarios o explicar determinados elementos de la imagen. También es posible hacer GIF.
Si es necesario, también puedes difuminar determinados elementos de la imagen. Esto puede resultar útil si hay información privada en la imagen que prefieres no compartir.
Mindfulness
Una gran ventaja de trabajar desde casa es la posibilidad de mejorar la salud (mental). En muchas oficinas, por ejemplo, no es posible meditar. No es que esté prohibido, pero ¿dónde encontrar el espacio?
Meditar reduce el estrés y se alarga la capacidad de atención. Muchas personas lo hacen antes de empezar el día, nada más al levantarse.
La meditación reduce el estrés y mejora el estado de ánimo. Muchas personas lo hacen antes de empezar el día, directamente antes de despertarse.
Con la aplicación Mindfulness, cualquiera empieza a meditar fácilmente. Utiliza una de las meditaciones guiadas que te orientan a lo largo del proceso. De este modo, puedes empezar cada nuevo día de trabajo con la mente fresca y concentrada.
Monday
Como he dicho antes, una de las cosas más difíciles de trabajar a distancia es la colaboración. Cuando se trabaja en proyectos junto con un equipo, resulta casi imposible gestionarlos sin la gestión de proyectos adecuada.
En Trengo, utilizamos Monday por esta razón. Desde allí planificamos todas nuestras actividades de marketing. En la herramienta, obtienes una representación visual de lo avanzado que está cada proyecto. Todas las tareas pendientes y los responsables pueden verse a la vez. Así se ahorra mucho tiempo y hojas de Google desordenadas.
Si tienes preguntas sobre proyectos concretos, puedes etiquetar a los miembros de tu equipo y hacer comentarios. No tendrás que cambiar a otra plataforma, al chat de tu equipo por ejemplo, sino que podrás comunicarte dentro de monday.
Mapa WiFi
A veces puede resultar difícil encontrar una buena conexión a Internet cuando se trabaja a distancia desde lugares distintos de casa. Sin embargo, con WiFi Map puedes localizar fácilmente los puntos de acceso disponibles en tu zona. Su funcionamiento es similar al de Google Maps, pero en lugar de buscar restaurantes, te muestra los mejores lugares con conexión WiFi.
Esta aplicación es muy útil para los hombres de negocios que viajan mucho. En lugar de tener que ir de cafetería en cafetería y preguntar si hay WiFi sólido, simplemente puede utilizar esta aplicación.
Zoom
Las reuniones a distancia no son nada nuevo en 2020. Hay suficientes opciones para hacerlo profesionalmente, sin tener que reunirse en una oficina.
En Trengo, utilizamos Zoom para todas las reuniones digitales. Cuando creas una reunión en Zoom, obtienes un código que puedes dar a tus clientes o a los miembros de tu equipo. Con ese código, pueden unirse a la reunión. Funciona a las mil maravillas. Con una cuenta gratuita, las reuniones pueden durar un máximo de 40 minutos. Personalmente no lo veo como una limitación, ya que nos obliga a ser eficientes en nuestras reuniones.
Lo que más me gusta de las reuniones de Zoom es poder ver a todo el mundo en una sola pantalla. En nuestra última reunión tuvimos a 20 miembros de nuestro equipo en una reunión y todo el mundo estaba visible.
Trengo
Entiendo que puedo ser subjetivo en cuanto a Trengo, pero creo que es importante incluir nuestro propio software en esta lista. El software es fundamental para el funcionamiento diario de nuestro negocio, especialmente cuando todos estamos trabajando desde casa.
Esto se debe a que gestionamos toda nuestra comunicación entrante a través de una bandeja de entrada compartida. En Trengo, es fácil etiquetar, delegar y recoger los mensajes entrantes.
Además, es posible chatear con tu equipo dentro de la bandeja de entrada. Cuando un cliente tiene una pregunta y yo no sé la respuesta, no tengo que preguntar a mi compañero o compañera a través de otra plataforma. Simplemente chateo desde correo electrónico, sin que el cliente se dé cuenta de nada. Esto nos ahorra mucho tiempo.
Miro
Como ya he dicho, celebramos la mayoría de nuestras reuniones digitales a través de Zoom. Es perfecto para debatir asuntos prácticos y reflexionar sobre la semana. Lo único que resulta complicado en Zoom es el proceso creativo.
Cuando quieres hacer una lluvia de ideas a distancia con un grupo de personas, empiezas a sentirte limitado. En la oficina, solemos utilizar una gran pizarra para anotar ideas, pero esto no es posible en Zoom.
Por eso utilizamos Miro. Esta herramienta es una pizarra digital que te permite trabajar a distancia en conceptos creativos. Es posible pegar fácilmente post-its e imágenes, exactamente como lo harías con una pizarra normal. Muy útil para trabajar en innovaciones, mapas mentales y desarrollo de productos.
Webwork
Aunque trabajar desde casa te ahorra tiempo en prepararte y desplazarte, también puede estar lleno de otras pérdidas de tiempo. Por eso es importante aprender a gestionar el tiempo cuando se trabaja desde casa. Por gestión del tiempo me refiero a aprender a dedicar tiempo suficiente no sólo al trabajo, sino también a la vida personal.
WebWork Time Tracker es exactamente para eso. Se trata de una herramienta de control del tiempo y de la productividad destinada a simplificar el trabajo a distancia. Con WebWork, verá exactamente a dónde va su tiempo, cuánto dedica al trabajo y cómo de productivo es. Además, no tienes que intervenir, ya que WebWork lo hace todo automáticamente. Como resultado, aprendes a trabajar durante las horas de trabajo y a dedicar el resto de tu tiempo a la vida personal.
Además de la gestión del tiempo, WebWork también te ayuda a organizar las tareas. En su sistema de gestión de tareas, puedes organizar tus tareas, tanto de trabajo como pendientes, y seguir el progreso a medida que avanzas.
Esta es la lista. Si me encuentro con nuevas herramientas interesantes que facilitan el trabajo desde casa, actualizaré directamente este blog.
¿Quieres leer más contenidos interesantes mientras tanto? Luuk, miembro de mi equipo, escribió un blog sobre cómo trabajar eficazmente desde casa como empresa. ¡Que lo disfrutes!
