10 hulpmiddelen om thuiswerken gemakkelijk te maken

Tijdens de corona crisis werken veel mensen vanuit huis. Dit geldt ook voor het hele Trengo team. Hoewel we software maken die ideaal is om op afstand te werken, moeten we ons ook aanpassen. Naast het feit dat we elkaar (en ons gloednieuwe kantoor) natuurlijk missen, zijn er een aantal praktische elementen die gewoon wat ingewikkelder worden.

Niets mis met wat tijd nodig hebben om je aan te passen. Dit is een nieuwe situatie voor ons allemaal. Iedereen moet een nieuw dagelijks ritme vinden, wennen aan zijn geïmproviseerde thuiskantoor en nieuwe processen.

We zouden geen echte startup zijn als we niet meteen op zoek gingen naar de beste lifehacks en tools. We vroegen ons af: "Welke tools kunnen we iedereen aanraden die van thuis uit moet werken, om hun leven makkelijker te maken?". Het resultaat van die vraag vind je in deze blog.

Uren

Op afstand werken heeft zo zijn voordelen. Je kunt werken in je comfortabele pyjama en hoeft niet naar kantoor te reizen. Heerlijk. Maar er is een groot voordeel van werken vanaf kantoor dat veel mensen onderschatten: timemanagement.

Als je vanuit een kantoor werkt, is er een duidelijk onderscheid tussen privé en werk. Als je thuis werkt, raak je gemakkelijk afgeleid. Je huishouden is voortdurend in de buurt, je hond wil naar buiten en de Nintendo blijft om je aandacht smeken.

Dit kan je productiviteit om zeep helpen. Wanneer je dat wilt voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je voldoende uren per dag werkt. Dit wordt gemakkelijk gemaakt met de iOS app Hours. Met deze app kun je eenvoudig in- en uitklokken om je tijd effectief te beheren.

Sworkit

Ik zal eerlijk zijn: ik hou niet van trainen. Helemaal niet. Ik grijp elk mogelijk excuus aan om niet te hoeven zweten. Als mijn vriend afzegt of het is slecht weer, dan ben ik weg. Sorry.

Maar tijdens deze periode heb ik gemerkt hoe belangrijk sporten eigenlijk voor me is. Ik voel me er beter, productiever en gemotiveerder door. Ik val 's avonds ook gemakkelijker in slaap, zodat ik de volgende dag beter uitgerust ben om aan de slag te gaan.

Om mijn leven makkelijker te maken, gebruik ik een app om op gang te komen. Met Sworkit kun je kracht-, yoga- en cardio-oefeningen doen. De app is helemaal gratis en bij elke oefening zit een uitlegvideo.

Zelf gebruik ik een persoonlijk plan dat door een andere gebruiker is gemaakt, maar je kunt ook zelf de oefeningen uitzoeken die je leuk vindt. Ook fijn: de app houdt bij hoeveel tijd ik sport. Of in mijn geval, hoeveel ik verslap.

Forest

De grootste afleiding van allemaal in 2020 is natuurlijk de smartphone. Elke week krijg ik een update over mijn screentime en laat me je vertellen, het is verschrikkelijk. Ik besteed veel te veel tijd aan dat ding.

Om ervoor te zorgen dat ik mijn werk er niet door laat verpesten, gebruik ik een leuke app genaamd Forest. Met deze app kun je een echt digitaal bos maken.

Je stelt een tijd in, laten we zeggen een uur, waarin je wilt werken zonder je telefoon te gebruiken. Als je op 'plant' klikt, begint je telefoon een boom te groeien. Als je je telefoon binnen het uur aanraakt, sterft de boom. Maar als je het volhoudt, groeit er binnen de kortste keren een bos.

Ik weet het, het klinkt misschien een beetje flauw in het begin. Maar het is een leuke en effectieve manier om jezelf eraan te herinneren om gefocust te blijven op het werk.

Gyazo

Een van de moeilijkste dingen van werken op afstand is communiceren met je collega's. Vooral wanneer jij en jouw collega online werken en iets willen bespreken dat op je scherm gebeurt. Dit is ongelooflijk tijdrovend zonder de juiste tools.

Met Gyazo kun je eenvoudig screenshots maken en deze delen met teamleden. Je kunt pijlen, tekst en andere afbeeldingen toevoegen om feedback te geven of bepaalde elementen in het beeld toe te lichten. Het is ook mogelijk om GIF's te maken.

Indien nodig kun je ook bepaalde elementen in de afbeelding vervagen. Dit kan handig zijn als er privé-informatie in de afbeelding staat die je liever niet deelt.

Mindfulness

Een groot voordeel van thuiswerken is de mogelijkheid om aan je (geestelijke) gezondheid te werken. In veel kantoren is het bijvoorbeeld niet mogelijk om te mediteren. Niet dat het verboden is, maar waar vind je de ruimte?

Door te mediteren verminder je stress en verleng je de aandachtsspanne. Veel mensen doen dit voordat ze hun dag beginnen, direct na het wakker worden.

Door te mediteren verminder je stress en verleng je je aandachtsspanne. Veel mensen doen dit daarom voordat ze aan hun dag beginnen, direct nadat ze wakker worden.

Met de Mindfulness app kan iedereen gemakkelijk beginnen met mediteren. Je kunt een van de geleide meditaties gebruiken die je tijdens het hele proces begeleiden. Zo kun je elke nieuwe werkdag beginnen met een frisse en gefocuste geest.

monday

Zoals ik al zei, een van de moeilijkste dingen van werken op afstand is samenwerking. Wanneer je samen met een team aan projecten werkt, wordt het bijna onmogelijk om het zonder het juiste projectmanagement voor elkaar te krijgen.

Bij Trengo gebruik je daarom maandag. We gebruiken dit ook om al onze marketingactiviteiten te plannen. In de tool krijg je een visuele weergave van hoe ver elk project is. Alle openstaande to do's en de verantwoordelijken zijn in één keer te zien. Dit bespaart jezelf een hoop tijd en rommelige Google sheets.

Als je vragen hebt over specifieke projecten, kun je je teamleden taggen en opmerkingen plaatsen. Je hoeft dan niet over te schakelen naar een ander platform, je teamchat bijvoorbeeld, maar kunt binnen maandag daarover communiceren.

WiFi map

Als je op afstand werkt, maar niet vanuit huis, kan het lastig zijn om een plek te vinden met een goede internetverbinding. Met de WiFi Map kun je snel zien waar er internet is in je omgeving. Het werkt ongeveer hetzelfde als Google maps, maar in plaats van een restaurant te zoeken, vindt het de beste WiFi plekken voor je.

Deze app is erg handig voor zakenmensen die veel onderweg zijn. In plaats van van café naar café te moeten gaan en te vragen of er stevige WiFi is, kun je gewoon deze app gebruiken.

Zoom

Vergaderen op afstand is anno 2020 niets nieuws meer. Er zijn genoeg mogelijkheden om dit professioneel te doen, zonder op een kantoor te hoeven vergaderen.

Bij Trengo gebruiken we Zoom voor alle digitale vergaderingen. Wanneer je een vergadering aanmaakt in Zoom, krijg je een code die je vervolgens aan klanten of teamleden kunt geven. Met die code kunnen ze deelnemen aan de vergadering. Het werkt perfect. Met een gratis account kunnen vergaderingen maximaal 40 minuten duren. Persoonlijk zie ik dit niet als een beperking, omdat het ons dwingt efficiënt te vergaderen.

Wat ik het leukst vind aan Zoom vergaderingen is dat je iedereen op één scherm kunt zien. Tijdens onze laatste vergadering hadden we 20 van onze teamleden in één vergadering en iedereen was zichtbaar.

Trengo

Zoals je weet, ben ik niet helemaal objectief als het om Trengo gaat. Maar onze eigen software moet op deze lijst staan. Onze eigen software is cruciaal voor de manier waarop we ons bedrijf elke dag runnen. Vooral wanneer het hele team vanuit huis werkt.

Dit komt omdat we al onze inkomende communicatie beheren via één gedeelde inbox. In Trengo is het eenvoudig om inkomende berichten te labelen, te delegeren en op te halen.

Daarnaast is het mogelijk om binnen de inbox te chatten met collega's. Als een klant een vraag heeft en ik weet zelf het antwoord niet, dan hoef ik het niet via een ander platform aan een collega te vragen. Ik chat gewoon onder de e-mail, zonder dat de klant daar iets van merkt. Dit bespaart ons veel tijd.

Miro

Zoals ik al zei, doen we de meeste van onze digitale vergaderingen via Zoom. Dat is perfect om praktische zaken te bespreken en na te denken over de week. Het enige wat lastig wordt op Zoom is het creatieve proces.

Wanneer je op afstand wilt brainstormen met een groep mensen, begin je je beperkt te voelen. Op kantoor gebruiken we meestal een groot whiteboard om ideeën op te schrijven, maar in Zoom is dat niet mogelijk.

Daarvoor gebruiken we Miro. Miro is een digitaal whiteboard, waarmee je op afstand samen aan creatieve concepten kunt werken. Je kunt gemakkelijk post-its opplakken en afbeeldingen plakken, precies zoals je met een normaal whiteboard zou doen. Erg handig voor het werken aan innovaties, mindmaps en productontwikkeling.

Webwerk

Hoewel thuiswerken je tijd bespaart bij het klaarmaken en het woon-werkverkeer, kan het nog steeds vol zitten met andere tijdverspillers. Daarom is het belangrijk om te leren omgaan met je tijd als je thuiswerkt. Met tijdmanagement bedoel ik leren om niet alleen genoeg tijd aan je werk te besteden, maar tevens aan je privéleven. 

WebWork Time Tracker is precies daarvoor bedoeld. Het is een tijdregistratie- en productiviteitscontroleprogramma dat gericht is op het vereenvoudigen van werken op afstand. Met WebWork zie je waar je tijd precies naartoe gaat, hoeveel je aan werk besteedt en hoe productief je bent. Bovendien hoef je je er niet mee te bemoeien, want WebWork doet alles automatisch. Het resultaat is dat je leert om tijdens werkuren te werken en de rest van je tijd aan je privéleven te besteden. 

Naast tijdbeheer helpt WebWork u ook bij het organiseren van taken. In het Taakbeheersysteem kun je je taken ordenen, zowel voor werk als to-do, en de voortgang bijhouden terwijl je bezig bent. 

‍

Dat is de lijst! Als ik nieuwe coole tools tegenkom die thuiswerken makkelijk maken, zal ik deze blog direct bijwerken.

Wil je ondertussen meer toffe content lezen? Mijn teamlid Luuk schreef een blog over effectief thuiswerken als bedrijf. Enjoy!