10 strumenti per semplificare il lavoro da casa

Durante la crisi di Corona, molte persone lavorano da casa. Questo vale anche per l'intero team di Trengo. Anche se realizziamo un software ideale per lavorare da remoto, dobbiamo adattarci. Oltre al fatto che ovviamente ci mancano gli altri (e il nostro ufficio nuovo di zecca), ci sono alcuni elementi pratici che diventano un po' più complicati.

Non c'è niente di male se hai bisogno di un po' di tempo per adattarti. Questa è una situazione nuova per tutti noi. Ognuno di noi deve trovare un nuovo ritmo quotidiano, abituarsi al proprio ufficio improvvisato e ai nuovi processi.

Non saremmo una vera startup se non andassimo subito alla ricerca dei migliori lifehacks e strumenti. Ci siamo chiesti: "Quali strumenti possiamo consigliare a tutte le persone che devono lavorare da casa per semplificare la loro vita?". Puoi trovare i risultati di questa domanda in questo blog.

Ore

Lavorare a distanza ha i suoi vantaggi. Puoi lavorare nel tuo comodo pigiama e non devi recarti in ufficio. È una delizia. Ma c'è un grande vantaggio nel lavorare dall'ufficio che molte persone sottovalutano: la gestione del tempo.

Quando si lavora da un ufficio, c'è una netta distinzione tra vita privata e vita lavorativa. Quando lavori da casa, è facile distrarsi. La tua famiglia è sempre in giro, il tuo cane vuole uscire e il Nintendo continua a implorare la tua attenzione.

Questo può distruggere la tua produttività. Per evitare che ciò accada, devi assicurarti di lavorare un numero sufficiente di ore al giorno. Questo è facile con l'app Ore di iOS. Questa app permette di timbrare facilmente il cartellino per gestire il tuo tempo in modo efficace.

Sworkit

Sarò sincera: non mi piace fare ginnastica. Per niente. Mi lancio in ogni scusa possibile per non dover sudare. Quando un mio amico disdice i piani di allenamento o il tempo è brutto, sono fuori. Mi dispiace.

Ma in questo periodo ho notato quanto sia importante per me allenarmi. Mi sento meglio, più produttivo e motivato. Inoltre, mi addormento più facilmente la sera, in modo da essere più pronto a mettermi al lavoro il giorno dopo.

Per semplificarmi la vita, uso un'app per darmi da fare. Con Sworkit puoi fare esercizi di forza, yoga e cardio. L'app è completamente gratuita e ogni esercizio è accompagnato da un video esplicativo.

Personalmente utilizzo un piano personale creato da un altro utente, ma puoi anche scegliere tu stesso gli esercizi che preferisci. Inoltre, l'app tiene traccia di quanto tempo mi alleno. O, nel mio caso, di quanto mi allento.

Foresta

La più grande distrazione di tutte nel 2020 è, ovviamente, lo smartphone. Ogni settimana ricevo un aggiornamento sul mio tempo di utilizzo dello smartphone e lascia che ti dica che è terrificante. Ho passato troppo tempo su quell'aggeggio.

Per essere sicuro di non rovinare il mio lavoro, uso un'applicazione divertente chiamata Forest. Con questa applicazione puoi creare una vera e propria foresta digitale.

Imposta un tempo, diciamo un'ora, in cui vuoi lavorare senza usare il telefono. Quando fai clic su "pianta", il tuo telefono inizia a far crescere un albero. Se tocchi il telefono entro l'ora, l'albero muore. Ma se continui così, in poco tempo crescerà una foresta.

Lo so, all'inizio può sembrare un po' banale. Ma è un modo divertente ed efficace per ricordarsi di rimanere concentrati sul lavoro.

Gyazo

Uno degli aspetti più difficili del lavoro a distanza è la comunicazione con i colleghi. Soprattutto quando tu e il tuo collega lavorate online e volete discutere di qualcosa che sta accadendo sul vostro schermo. Senza gli strumenti giusti, questo richiede molto tempo.

Con Gyazo puoi scattare facilmente screenshot e condividerli con i membri del team. Puoi aggiungere frecce, testo e altri elementi grafici per fornire un feedback o spiegare alcuni elementi dell'immagine. È anche possibile creare GIF.

Se necessario, puoi anche sfocare alcuni elementi dell'immagine. Questo può essere utile se nell'immagine ci sono informazioni private che non vuoi condividere.

Mindfulness

Un grande vantaggio che deriva dal lavorare da casa è la possibilità di lavorare sulla propria salute (mentale). In molti uffici, ad esempio, non è possibile meditare. Non che sia vietato, ma dove trovi lo spazio?

Meditando si riduce lo stress e si allunga la durata dell'attenzione. Molte persone lo fanno prima di iniziare la giornata, subito dopo essersi svegliate.

La meditazione riduce lo stress e aumenta lo stress in barca. Molte persone lo fanno da quando iniziano il loro giorno di festa, direttamente quando sono sveglie.

Con l'app Mindfulness, chiunque può facilmente iniziare a meditare. Puoi utilizzare una delle meditazioni guidate che ti guideranno durante tutto il processo. In questo modo potrai iniziare ogni nuova giornata di lavoro con una mente fresca e concentrata.

lunedì

Come ho detto prima, uno degli aspetti più difficili del lavoro a distanza è la collaborazione. Quando si lavora a dei progetti insieme a un team, diventa quasi impossibile gestirli senza la giusta gestione dei progetti.

A Trengo si usa il lunedì per questo motivo. Lo usiamo anche per pianificare tutte le nostre attività di marketing. Lo strumento ti offre una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento di ogni progetto. Tutti gli impegni in sospeso e i responsabili possono essere visualizzati in un colpo solo. In questo modo si risparmia un sacco di tempo e di fogli Google disordinati.

Se hai domande su progetti specifici, puoi taggare i membri del tuo team e inserire commenti. Non dovrai passare a un'altra piattaforma, ad esempio la chat del tuo team, ma potrai comunicare all'interno di monday.

Mappa WiFi

Quando lavori da remoto, ma non da casa, può essere un problema trovare un posto con una connessione internet adeguata. Con WiFi Map puoi vedere rapidamente dove c'è internet nella tua zona. Funziona praticamente come Google Maps, anche se invece di cercare un ristorante trova i migliori punti WiFi per te.

Questa applicazione è molto utile per gli uomini d'affari che sono spesso in viaggio. Invece di dover andare da un bar all'altro a chiedere se c'è una rete WiFi solida, puoi semplicemente usare questa applicazione.

Zoom

Le riunioni a distanza non sono una novità del 2020. Ci sono già abbastanza opzioni per farlo in modo professionale, senza doversi riunire in ufficio.

Noi di Trengo utilizziamo Zoom per tutte le riunioni digitali. Quando crei una riunione in Zoom, ottieni un codice che puoi dare ai clienti o ai membri del team. Con quel codice, possono partecipare alla riunione. Funziona alla perfezione. Con un account gratuito, le riunioni possono durare al massimo 40 minuti. Personalmente non la vedo come una limitazione, perché ci costringe a essere efficienti nelle nostre riunioni.

Ciò che mi piace di più delle riunioni di Zoom è la possibilità di vedere tutti in un'unica schermata. Nell'ultima riunione abbiamo avuto 20 membri del nostro team e tutti erano visibili.

Trengo

Come sai, non sono del tutto obiettivo quando si parla di Trengo. Ma il nostro software deve essere incluso in questa lista. Il nostro software è fondamentale per il modo in cui gestiamo la nostra attività ogni giorno. Soprattutto quando l'intero team lavora da casa.

Questo perché gestiamo tutte le nostre comunicazioni in entrata attraverso un'unica casella di posta condivisa. In Trengo è facile etichettare, delegare e raccogliere i messaggi in arrivo.

Inoltre, è possibile chattare con i colleghi all'interno della casella di posta. Quando un cliente ha una domanda e io non conosco la risposta, non devo chiedere a un collega tramite un'altra piattaforma. Posso semplicemente chattare sotto l'e-mail, senza che il cliente si accorga di nulla. Questo ci fa risparmiare molto tempo.

Miro

Come ho già detto, la maggior parte delle nostre riunioni digitali avviene tramite Zoom. È perfetto per discutere di questioni pratiche e riflettere sulla settimana. L'unica cosa che diventa complicata su Zoom è il processo creativo.

Quando vuoi fare un brainstorming a distanza con un gruppo di persone, inizi a sentirti limitato. In ufficio, di solito usiamo una grande lavagna per annotare le idee, ma questo non è possibile in Zoom.

Per questo usiamo Miro. Miro è una lavagna digitale che ti permette di lavorare insieme a distanza su concetti creativi. Puoi facilmente attaccare post-it e incollare immagini, esattamente come faresti con una normale lavagna. È molto utile per lavorare su innovazioni, mappe mentali e sviluppo di prodotti.

Lavoro sul web

Se da un lato lavorare da casa ti fa risparmiare tempo per prepararti e fare il pendolare, dall'altro può essere pieno di altre perdite di tempo. Ecco perché è importante imparare a gestire il proprio tempo quando si lavora da casa. Per gestione del tempo intendo imparare a dedicare tempo sufficiente non solo al lavoro ma anche alla vita privata. 

WebWork Time Tracker serve proprio a questo. È uno strumento di monitoraggio del tempo e della produttività che mira a semplificare il lavoro a distanza. Con WebWork puoi vedere dove va esattamente il tuo tempo, quanto spendi per lavorare e quanto sei produttivo. Inoltre, non devi interferire perché WebWork fa tutto automaticamente. Di conseguenza, imparerai a lavorare durante le ore di lavoro e a dedicare il resto del tuo tempo alla vita privata. 

Oltre alla gestione del tempo, WebWork ti aiuta anche a organizzare i compiti. Grazie al suo sistema di gestione delle attività, puoi organizzare i tuoi compiti, sia quelli di lavoro che quelli da fare, e monitorare i progressi man mano che li svolgi. 

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Questo è l'elenco! Se dovessi imbattermi in nuovi strumenti interessanti che facilitano il lavoro da casa, aggiornerò direttamente questo blog.

Vuoi leggere altri contenuti interessanti nel frattempo? Il membro del mio team Luuk ha scritto un blog su come lavorare efficacemente da casa come azienda. Buon divertimento!