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Durante la crisi causata dal coronavirus, molte persone stanno lavorando da casa. Questo vale anche per tutto il team di Trengo. Anche se realizziamo software ideali per il lavoro da remoto, anche noi dobbiamo adattarci. Oltre al fatto che ovviamente ci manchiamo l'un l'altro (e il nostro nuovissimo ufficio), ci sono alcuni aspetti pratici che diventano semplicemente un po' più complicati.
Non c'è nulla di male nel bisogno di tempo per adattarsi. È una situazione nuova per tutti noi. Ognuno deve trovare un nuovo ritmo quotidiano, abituarsi al proprio ufficio improvvisato a casa e ai nuovi processi.
Non saremmo una vera startup se non andassimo subito alla ricerca dei migliori lifehack e strumenti. Ci siamo chiesti: "Quali strumenti possiamo consigliare a tutte le persone che devono lavorare da casa, per semplificare loro la vita?" I risultati di questa domanda li trovate in questo blog.
Orari
Lavorare da remoto ha i suoi vantaggi. Puoi lavorare comodamente in pigiama e non devi recarti in ufficio. Fantastico. Ma c'è un grande vantaggio nel lavorare in ufficio che molte persone sottovalutano: la gestione del tempo.
Quando si lavora in ufficio, c'è una netta distinzione tra vita privata e vita lavorativa. Quando si lavora da casa, è facile distrarsi. I familiari sono sempre intorno, il cane vuole uscire e il Nintendo continua a richiedere la tua attenzione.
Questo può compromettere la tua produttività. Per evitare che ciò accada, devi assicurarti di lavorare un numero sufficiente di ore al giorno. Con l'app iOS Hours è facile. Questa app ti consente di registrare facilmente l'orario di inizio e fine lavoro per gestire il tuo tempo in modo efficace.
Sworkit
Sarò sincero: non mi piace allenarmi. Per niente. Cerco ogni scusa possibile per non dover sudare. Quando il mio amico annulla i nostri programmi di allenamento o il tempo è brutto, io mi tiro indietro. Mi dispiace.
Ma durante questo periodo ho capito quanto sia importante per me allenarmi. Mi sento meglio, più produttivo e motivato grazie all'attività fisica. Inoltre, riesco ad addormentarmi più facilmente la sera, così sono più riposato e pronto per affrontare la giornata successiva.
Per semplificarmi la vita, utilizzo un'app per allenarmi. Con Sworkit puoi fare esercizi di forza, yoga e cardio. L'app è completamente gratuita e ogni esercizio è accompagnato da un video esplicativo.
Personalmente utilizzo un programma personalizzato creato da un altro utente, ma è anche possibile scegliere gli esercizi che si preferiscono. Un altro aspetto interessante è che l'app tiene traccia del tempo che dedico all'allenamento. O, nel mio caso, di quanto sono pigro.
Foresta
La più grande distrazione di tutte nel 2020 è, ovviamente, lo smartphone. Ogni settimana ricevo un aggiornamento sul tempo che passo davanti allo schermo e, credetemi, è terrificante. Passo davvero troppo tempo su quel coso.
Per assicurarmi che non interferisca con il mio lavoro, utilizzo una divertente app chiamata Forest. Con questa app è possibile creare una vera e propria foresta digitale.
Imposta un tempo, ad esempio un'ora, durante il quale desideri lavorare senza usare il telefono. Quando clicchi su "pianta", il tuo telefono inizia a far crescere un albero. Se tocchi il telefono entro un'ora, l'albero muore. Ma se continui così, in poco tempo crescerà una foresta.
Lo so, all'inizio può sembrare un po' banale. Ma è un modo divertente ed efficace per ricordarsi di rimanere concentrati sul lavoro.
Gyazo
Una delle cose più difficili del lavoro da remoto è comunicare con i colleghi. Soprattutto quando tu e il tuo collega lavorate online e volete discutere di qualcosa che sta accadendo sul vostro schermo. Senza gli strumenti giusti, questa operazione richiede molto tempo.
Con Gyazo, puoi facilmente acquisire screenshot e condividerli con i membri del team. Puoi aggiungere frecce, testo e altri elementi grafici per fornire feedback o spiegare determinati elementi dell'immagine. È anche possibile creare GIF.
Se necessario, puoi anche sfocare alcuni elementi dell'immagine. Ciò può tornare utile se nell'immagine sono presenti informazioni private che preferisci non condividere.
Consapevolezza
Un grande vantaggio del lavoro da casa è l'opportunità di prendersi cura della propria salute (mentale). In molti uffici, ad esempio, non è possibile meditare. Non che sia vietato, ma dove si trova lo spazio per farlo?
Meditando si riduce lo stress e si allunga la capacità di concentrazione. Molte persone lo fanno prima di iniziare la giornata, subito dopo essersi svegliate.
Meditando si riduce lo stress e si aumenta la capacità di concentrazione. Molte persone lo fanno quindi prima di iniziare la giornata, subito dopo essersi svegliate.
Con l'app Mindfulness, chiunque può iniziare facilmente a meditare. Puoi utilizzare una delle meditazioni guidate che ti accompagnano durante tutto il processo. In questo modo, potrai iniziare ogni nuova giornata lavorativa con una mente fresca e concentrata.
lunedì
Come ho detto prima, una delle cose più difficili del lavoro a distanza è la collaborazione. Quando si lavora a progetti insieme a un team, diventa quasi impossibile gestirli senza un'adeguata gestione dei progetti.
In Trengo utilizziamo monday proprio per questo motivo. Lo utilizziamo anche per pianificare tutte le nostre attività di marketing. Lo strumento offre una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento di ogni progetto. Tutte le attività in sospeso e i responsabili possono essere visualizzati contemporaneamente. Ciò consente di risparmiare molto tempo ed evitare il disordine dei fogli Google.
Se hai domande su progetti specifici, puoi taggare i membri del tuo team e inserire commenti. Non dovrai passare a un'altra piattaforma, ad esempio la chat del tuo team, ma potrai comunicare all'interno di monday.
Mappa WiFi
Quando si lavora da remoto, ma non da casa, può essere difficile trovare un posto con una connessione Internet adeguata. Con WiFi Map, puoi vedere rapidamente dove c'è Internet nella tua zona. Funziona più o meno come Google Maps, ma invece di cercare un ristorante, trova i migliori punti WiFi per te.
Questa app è molto utile per gli uomini d'affari che viaggiano spesso. Invece di dover andare di bar in bar a chiedere se c'è una connessione WiFi stabile, basta semplicemente usare questa app.
Zoom
Le riunioni a distanza non sono certo una novità nel 2020. Esistono numerose opzioni che consentono di svolgerle in modo professionale, senza doversi incontrare in ufficio.
Noi di Trengo utilizziamo Zoom per tutte le riunioni digitali. Quando si crea una riunione su Zoom, si ottiene un codice che può essere fornito ai clienti o ai membri del team. Con quel codice, possono partecipare alla riunione. Funziona alla perfezione. Con un account gratuito, le riunioni possono durare fino a un massimo di 40 minuti. Personalmente non lo considero un limite, poiché ci costringe a essere efficienti nelle nostre riunioni.
Quello che mi piace di più delle riunioni su Zoom è poter vedere tutti su un unico schermo. Nell'ultima riunione, c'erano 20 membri del nostro team e tutti erano visibili.
Trengo
Come sapete, non sono del tutto obiettivo quando si tratta di Trengo. Ma il nostro software deve essere in questa lista. Il nostro software è fondamentale per il modo in cui gestiamo la nostra attività ogni giorno. Soprattutto quando tutto il team lavora da casa.
Questo perché gestiamo tutte le nostre comunicazioni in entrata tramite un'unica casella di posta condivisa. In Trengo è facile etichettare, delegare e recuperare i messaggi in arrivo.
Inoltre, è possibile chattare con i colleghi all'interno della casella di posta. Quando un cliente ha una domanda e io non conosco la risposta, non devo chiedere a un collega tramite un'altra piattaforma. Mi basta chattare direttamente sotto l'e-mail, senza che il cliente se ne accorga. Questo ci fa risparmiare molto tempo.
Miro
Come ho detto, la maggior parte delle nostre riunioni digitali si svolgono tramite Zoom. È perfetto per discutere questioni pratiche e riflettere sulla settimana. L'unica cosa che risulta complicata su Zoom è il processo creativo.
Quando si desidera fare brainstorming a distanza con un gruppo di persone, si inizia a sentirsi limitati. In ufficio, di solito utilizziamo una grande lavagna bianca per annotare le idee, ma questo non è possibile su Zoom.
Ecco perché utilizziamo Miro. Miro è una lavagna digitale che consente di lavorare insieme a distanza su concetti creativi. È possibile attaccare facilmente post-it e incollare immagini, esattamente come si farebbe con una normale lavagna. È molto utile per lavorare su innovazioni, mappe mentali e sviluppo di prodotti.
Lavoro sul web
Sebbene lavorare da casa ti faccia risparmiare tempo nella preparazione e negli spostamenti, può comunque essere pieno di altre perdite di tempo. Ecco perché è importante imparare a gestire il proprio tempo mentre si lavora da casa. Per gestione del tempo intendo imparare a dedicare tempo sufficiente non solo al lavoro, ma anche alla vita personale.
WebWork Time Tracker è proprio quello che fa al caso tuo. Si tratta di uno strumento per il monitoraggio del tempo e della produttività che ha lo scopo di semplificare il lavoro da remoto. Con WebWork, puoi vedere esattamente dove va a finire il tuo tempo, quanto ne dedichi al lavoro e quanto sei produttivo. Inoltre, non devi intervenire in alcun modo, perché WebWork fa tutto automaticamente. Di conseguenza, impari a lavorare durante l'orario di lavoro e a dedicare il resto del tempo alla tua vita privata.
Oltre alla gestione del tempo, WebWork ti aiuta anche a organizzare le attività. Nel suo sistema di gestione delle attività, puoi organizzare i tuoi compiti, sia di lavoro che personali, e monitorarne lo stato di avanzamento man mano che procedi.
Ecco la lista! Se dovessi trovare nuovi strumenti interessanti che facilitano il lavoro da casa, aggiornerò direttamente questo blog.
Vuoi leggere altri contenuti interessanti nel frattempo? Luuk, un membro del mio team, ha scritto un blog su come lavorare efficacemente da casa come azienda. Buona lettura!
