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Pendant la crise de Corona, beaucoup de gens travaillent à domicile. Cela compte aussi pour toute l'équipe de Trengo. Même si nous créons des logiciels qui sont idéaux pour travailler à distance, nous devons aussi nous adapter. Outre le fait que nous nous manquons évidemment les uns les autres (et notre tout nouveau bureau), certains éléments pratiques deviennent tout simplement un peu plus compliqués.
Il n'y a rien de mal à avoir besoin d'un temps d'adaptation. Il s'agit d'une situation nouvelle pour chacun d'entre nous. Chacun doit trouver un nouveau rythme quotidien, s'habituer à son bureau à domicile improvisé et à de nouveaux processus.
Nous ne serions pas une vraie startup si nous ne nous mettions pas immédiatement à la recherche des meilleurs lifehacks en tools. Nous nous sommes demandé : "Quels outils pouvons-nous recommander à chaque personne qui doit travailler à domicile, afin de lui faciliter la vie ?". Tu trouveras les résultats de cette question dans ce blog.
Heures
Travailler à distance a ses avantages. Tu peux travailler dans ton confortable pyjama et tu n'as pas besoin de te rendre au bureau. C'est très agréable. Mais il y a un grand avantage à travailler depuis le bureau que beaucoup de gens sous-estiment : la gestion du temps.
Lorsque l'on travaille depuis un bureau, il y a une distinction claire entre la vie privée et la vie professionnelle. Lorsque tu travailles à la maison, il est facile de se laisser distraire. Ta maisonnée est constamment dans les parages, ton chien veut sortir et la Nintendo ne cesse de réclamer ton attention.
Cela peut détruire ta productivité. Lorsque tu veux éviter cela, tu dois t'assurer que tu travailles suffisamment d'heures par jour. Cette tâche est facilitée par l'application iOS Heures. Cette appli permet de pointer facilement afin de gérer ton temps efficacement.
Sworkit
Je vais être honnête : je n'aime pas faire de l'exercice. Pas du tout. Je me jette sur toutes les excuses possibles pour ne pas avoir à transpirer. Lorsque mon ami annule son programme d'entraînement ou que le temps est mauvais, je ne suis pas là. Désolé.
Mais pendant cette période, j'ai remarqué à quel point l'entraînement est important pour moi. Je me sens mieux, plus productive et plus motivée grâce à cela. Je m'endors aussi plus facilement le soir, ce qui me permet de mieux m'atteler à la tâche le lendemain.
Pour me faciliter la vie, j'utilise une application pour me mettre en route. Avec Sworkit, tu peux faire des exercices de musculation, de yoga et de cardio. L'appli est entièrement gratuite et chaque exercice est accompagné d'une vidéo d'explication.
Personnellement, j'utilise un plan personnel qui a été fait par un autre utilisateur, mais tu peux aussi choisir toi-même les exercices qui te plaisent. Ce qui est bien aussi : l'appli suit le temps que je passe à m'entraîner. Ou dans mon cas, combien de temps je me relâche.
Forêt
La plus grande distraction de toutes en 2020 est, bien sûr, le smartphone. Chaque semaine, je reçois une mise à jour sur mon temps d'écran et laisse-moi te dire que c'est horrifiant. J'ai passé beaucoup trop de temps sur cet appareil.
Pour être sûre de ne pas le laisser gâcher mon travail, j'utilise une application amusante appelée Forest. Avec cette application, tu peux créer une véritable forêt numérique.
Tu fixes une durée, disons une heure, pendant laquelle tu veux travailler sans utiliser ton téléphone. Lorsque tu cliques sur "planter", ton téléphone commence à faire pousser un arbre. Si tu touches ton téléphone dans l'heure, l'arbre meurt. Mais si tu continues, tu feras pousser une forêt en un rien de temps.
Je sais, cela peut sembler un peu boiteux à première vue. Mais c'est une façon amusante et efficace de te rappeler de rester concentré sur ton travail.
Gyazo
L'une des choses les plus difficiles lorsqu'on travaille à distance, c'est de communiquer avec ses collègues. Surtout lorsque ton collègue et toi travaillez en ligne et que vous voulez discuter de quelque chose qui se passe sur votre écran. Cela prend incroyablement de temps sans les bons outils.
Avec Gyazo, tu peux facilement faire des captures d'écran et les partager avec les membres de ton équipe. Tu peux ajouter des flèches, du texte et d'autres graphiques pour fournir des commentaires ou expliquer certains éléments de l'image. Il est également possible de faire des GIF.
Si nécessaire, tu peux aussi rendre flous certains éléments de l'image. Cela peut s'avérer utile si l'image contient des informations privées que tu préfères ne pas partager.
La pleine conscience
L'un des grands avantages du travail à domicile est qu'il te permet de travailler sur ta santé (mentale). Dans de nombreux bureaux, il n'est par exemple pas possible de méditer. Ce n'est pas que ce soit interdit, mais où trouver l'espace ?
En méditant, tu réduis le stress et tu allonges la durée d'attention. Beaucoup de gens le font avant de commencer leur journée, directement après le réveil.
En méditant, tu réduis ton stress et tu améliores ton état de santé. Beaucoup de gens font cela quand ils commencent leur journée, directement avant qu'ils ne se réveillent.
Avec l'appli Mindfulness, tout le monde peut facilement commencer à méditer. Tu peux utiliser l'une des méditations guidées qui te guide tout au long du processus. Ainsi, tu pourras commencer chaque nouvelle journée de travail avec un esprit frais et concentré.
lundi
Comme je l'ai dit précédemment, l'une des choses les plus difficiles dans le travail à distance est la collaboration. Lorsque l'on travaille sur des projets avec une équipe, cela devient presque impossible à gérer sans la bonne gestion de projet.
Chez Trengo, tu utilises le lundi pour cette raison. Nous l'utilisons également pour planifier toutes nos activités de marketing. Dans l'outil, tu as une représentation visuelle de l'état d'avancement de chaque projet. Toutes les tâches en suspens et les responsables peuvent être vus d'un seul coup. Cela te permet d'économiser beaucoup de temps et de feuilles Google en désordre.
Si tu as des questions sur des projets spécifiques, tu peux étiqueter les membres de ton équipe et placer des remarques. Tu n'auras pas besoin de passer à une autre plateforme, le chat de ton équipe par exemple, mais tu pourras communiquer au sein de monday.
Carte WiFi
Lorsque l'on travaille à distance, mais pas de chez soi, il peut être pénible de trouver un endroit avec une connexion Internet correcte. Avec WiFi Map, tu peux rapidement voir où il y a de l'Internet dans ta région. Il fonctionne à peu près comme Google Maps, mais au lieu de chercher un restaurant, il trouve pour toi les meilleurs endroits où il y a de l'Internet sans fil.
Cette appli est très utile pour les hommes d'affaires qui sont souvent en déplacement. Au lieu de devoir aller de café en café et demander s'il y a du WiFi solide, tu peux simplement utiliser cette appli.
Zoom
Les réunions à distance sont quelque chose qui n'a rien de nouveau en 2020. Il existe suffisamment d'options pour le faire de manière professionnelle, sans avoir à se réunir dans un bureau.
Chez Trengo, nous utilisons Zoom pour toutes les réunions numériques. Lorsque tu crées une réunion dans Zoom, tu obtiens un code, que tu peux ensuite donner à tes clients ou aux membres de ton équipe. Avec ce code, ils peuvent rejoindre la réunion. Ça marche du tonnerre. Avec un compte gratuit, les réunions peuvent durer au maximum 40 minutes. Personnellement, je ne vois pas cela comme une limitation, car cela nous oblige à être efficaces dans nos réunions.
Ce que j'aime le plus dans les réunions Zoom, c'est de pouvoir voir tout le monde sur un seul écran. Lors de notre dernière réunion, nous avions 20 membres de notre équipe dans une seule réunion et tout le monde était visible.
Trengo
Comme tu le sais, je ne suis pas tout à fait objectif lorsqu'il s'agit de Trengo. Mais notre propre logiciel doit figurer sur cette liste. Notre propre logiciel est crucial pour la façon dont nous gérons notre entreprise chaque jour. Surtout lorsque toute l'équipe travaille à domicile.
C'est parce que nous gérons toutes nos communications entrantes via une boîte de réception partagée. Dans Trengo, il est facile d'étiqueter, de déléguer et de ramasser les messages entrants.
En outre, il est possible de discuter avec des collègues à l'intérieur de la boîte de réception. Lorsqu'un client a une question et que je ne connais pas moi-même la réponse, je n'ai pas besoin de la poser à un collègue via une autre plateforme. Je discute simplement juste en dessous de l'e-mail, sans que le client s'en aperçoive. Cela nous fait gagner beaucoup de temps.
Miro
Comme je l'ai dit, nous faisons la plupart de nos réunions numériques via Zoom. C'est parfait pour discuter de questions pratiques et réfléchir à la semaine. La seule chose qui devient délicate sur Zoom, c'est le processus de création.
Lorsque tu veux faire un brainstorming à distance avec un groupe de personnes, tu commences à te sentir limité. Au bureau, nous utilisons généralement un grand tableau blanc pour noter nos idées, mais ce n'est pas possible dans Zoom.
C'est pourquoi nous utilisons Miro. Miro est un tableau blanc numérique, qui te permet de travailler à distance sur des concepts créatifs ensemble. Tu peux facilement coller des post-its et des images, exactement comme tu le ferais avec un tableau blanc normal. Très utile pour travailler sur des innovations, des cartes mentales et le développement de produits.
Webwork
Si le travail à domicile te permet de gagner du temps pour te préparer et faire la navette, il peut aussi te faire perdre beaucoup de temps. C'est pourquoi il est important d'apprendre à gérer ton temps lorsque tu travailles à domicile. Par gestion du temps, j'entends apprendre à consacrer suffisamment de temps non seulement au travail mais aussi à la vie personnelle.
WebWork Time Tracker est exactement ce qu'il faut pour cela. C'est un outil de suivi du temps et de la productivité qui vise à simplifier le travail à distance. Avec WebWork, tu vois où va exactement ton temps, combien tu consacres à ton travail et à quel point tu es productif. De plus, tu n'as pas besoin d'intervenir car WebWork fait tout automatiquement. Par conséquent, tu apprends à travailler pendant les heures de travail et à consacrer le reste de ton temps à ta vie personnelle.
Outre la gestion du temps, WebWork t'aide également à organiser les tâches. Sur son système de gestion des tâches, tu peux organiser tes tâches, qu'elles soient à faire ou à travailler, et en suivre l'évolution au fur et à mesure.
Voilà la liste ! Si je tombe sur de nouveaux outils sympas qui facilitent le travail à domicile, je mettrai directement ce blog à jour.
Tu veux lire d'autres contenus sympas en attendant ? Luuk, membre de mon équipe, a écrit un blog sur le travail à domicile efficace en entreprise. Amuse-toi bien !
