10 Tools, die das Arbeiten von zu Hause aus erleichtern

Während der Corona-Krise arbeiten viele Menschen von zu Hause aus. Das gilt auch für das gesamte Trengo-Team. Obwohl wir eine Software entwickeln, die ideal für die Arbeit von zu Hause aus ist, müssen wir uns auch anpassen. Abgesehen davon, dass wir uns natürlich vermissen (und unser nagelneues Büro), gibt es einige praktische Dinge, die einfach ein bisschen komplizierter sind.

Es ist nichts falsch daran, wenn man etwas Zeit braucht, um sich anzupassen. Für uns alle ist das eine neue Situation. Jeder muss einen neuen Tagesrhythmus finden, sich an sein improvisiertes Home Office und neue Abläufe gewöhnen.

Wir wären kein echtes Startup, wenn wir uns nicht sofort auf die Suche nach den besten Lifehacks und Tools machen würden. Wir haben uns gefragt: "Welche Tools können wir jeder Person empfehlen, die von zu Hause aus arbeiten muss, um sich das Leben zu erleichtern?" Die Ergebnisse dieser Frage kannst du in diesem Blog nachlesen.

Stunden

Die Arbeit aus der Ferne hat ihre Vorteile. Du kannst in deinem bequemen Schlafanzug arbeiten und musst nicht ins Büro fahren. Herrlich. Aber es gibt einen großen Vorteil der Arbeit vom Büro aus, den viele unterschätzen: das Zeitmanagement.

Wenn du in einem Büro arbeitest, gibt es eine klare Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben. Wenn du von zu Hause aus arbeitest, ist es leicht, sich ablenken zu lassen. Dein Haushalt ist ständig um dich herum, dein Hund will nach draußen und der Nintendo bettelt ständig um deine Aufmerksamkeit.

Das kann deine Produktivität zerstören. Wenn du das verhindern willst, musst du sicherstellen, dass du genug Stunden pro Tag arbeitest. Das ist mit der iOS-App Hours ganz einfach. Mit dieser App kannst du ganz einfach ein- und ausstempeln, um deine Zeit effektiv zu verwalten.

Sworkit

Ich will ehrlich sein: Ich mag es nicht, zu trainieren. Überhaupt nicht. Ich nutze jede mögliche Ausrede, um nicht schwitzen zu müssen. Wenn mein Freund das Training absagt oder das Wetter schlecht ist, bin ich raus. Tut mir leid.

Aber in dieser Zeit habe ich gemerkt, wie wichtig Training für mich ist. Ich fühle mich dadurch besser, produktiver und motivierter. Außerdem schlafe ich nachts leichter ein, so dass ich am nächsten Tag besser für die Arbeit gerüstet bin.

Um mir das Leben zu erleichtern, benutze ich eine App, um in Schwung zu kommen. Mit Sworkit kannst du Kraft-, Yoga- und Cardio-Übungen machen. Die App ist völlig kostenlos und zu jeder Übung gibt es ein Erklärvideo.

Ich persönlich benutze einen persönlichen Plan, der von einem anderen Nutzer erstellt wurde, aber du kannst dir auch selbst die Übungen aussuchen, die dir gefallen. Auch schön: Die App verfolgt, wie viel Zeit ich trainiere. Oder in meinem Fall, wie viel ich nachlasse.

Wald

Die größte Ablenkung von allen im Jahr 2020 ist natürlich das Smartphone. Jede Woche bekomme ich ein Update zu meiner Bildschirmzeit und ich kann dir sagen, es ist erschreckend. Ich habe viel zu viel Zeit mit dem Ding verbracht.

Damit ich mir meine Arbeit nicht vermiesen lasse, benutze ich eine lustige App namens Forest. Mit dieser App kannst du einen echten digitalen Wald erstellen.

Du legst eine Zeit fest, sagen wir eine Stunde, in der du arbeiten willst, ohne dein Telefon zu benutzen. Wenn du auf "pflanzen" klickst, beginnt dein Handy, einen Baum zu pflanzen. Wenn du dein Handy innerhalb dieser Stunde berührst, stirbt der Baum. Aber wenn du so weitermachst, wächst in kürzester Zeit ein Wald.

Ich weiß, das hört sich vielleicht erst einmal etwas lahm an. Aber es ist eine lustige und effektive Methode, um dich daran zu erinnern, dass du dich auf deine Arbeit konzentrieren musst.

Gyazo

Eines der schwierigsten Dinge bei der Arbeit aus der Ferne ist die Kommunikation mit deinen Kollegen. Vor allem, wenn du und dein Kollege online arbeiten und etwas besprechen wollt, das auf eurem Bildschirm passiert. Ohne die richtigen Tools ist das unglaublich zeitaufwändig.

Mit Gyazo kannst du ganz einfach Screenshots machen und sie mit deinen Teammitgliedern teilen. Du kannst Pfeile, Text und andere Grafiken hinzufügen, um Feedback zu geben oder bestimmte Elemente im Bild zu erklären. Es ist auch möglich, GIFs zu erstellen.

Bei Bedarf kannst du auch bestimmte Elemente im Bild unscharf machen. Das kann nützlich sein, wenn das Bild private Informationen enthält, die du lieber nicht teilen möchtest.

Achtsamkeit

Ein großer Vorteil bei der Arbeit von zu Hause aus ist die Möglichkeit, an deiner (geistigen) Gesundheit zu arbeiten. In vielen Büros ist es zum Beispiel nicht möglich, zu meditieren. Nicht, dass es verboten wäre, aber wo findest du den Raum dafür?

Wenn du meditierst, reduzierst du Stress und verlängerst deine Aufmerksamkeitsspanne. Viele Menschen machen das, bevor sie ihren Tag beginnen, direkt nach dem Aufwachen.

Durch das Meditieren wird der Stress vermindert und die Urlaubsspanne vergrößert. Viele Menschen tun das, wenn sie ihren Tag beginnen, direkt, wenn sie wach sind.

Mit der Achtsamkeits-App kann jeder ganz einfach mit dem Meditieren beginnen. Du kannst eine der geführten Meditationen nutzen, die dich durch den Prozess leiten. Auf diese Weise kannst du jeden neuen Arbeitstag mit einem frischen und konzentrierten Geist beginnen.

montag

Wie ich bereits sagte, ist eines der schwierigsten Dinge bei der Arbeit aus der Ferne die Zusammenarbeit. Wenn du mit einem Team an Projekten arbeitest, wird es ohne das richtige Projektmanagement fast unmöglich, sie zu bewältigen.

Bei Trengo nutzt du den Montag aus diesem Grund. Wir nutzen es auch, um alle unsere Marketingaktivitäten zu planen. Mit dem Tool erhältst du eine visuelle Darstellung, wie weit jedes Projekt fortgeschritten ist. Alle offenen Aufgaben und die Verantwortlichen sind auf einen Blick zu sehen. So sparst du dir eine Menge Zeit und unordentliche Google-Sheets.

Wenn du Fragen zu bestimmten Projekten hast, kannst du deine Teammitglieder markieren und Anmerkungen machen. Du musst nicht auf eine andere Plattform wechseln, z.B. deinen Team-Chat, sondern kannst innerhalb von monday kommunizieren.

WiFi Karte

Wenn du aus der Ferne arbeitest, aber nicht von zu Hause aus, kann es mühsam sein, einen Ort mit einer guten Internetverbindung zu finden. Mit WiFi Map kannst du schnell sehen, wo es in deiner Umgebung Internet gibt. Die App funktioniert fast genauso wie Google Maps, nur dass sie nicht nach einem Restaurant sucht, sondern die besten WiFi-Spots für dich findet.

Diese App ist sehr nützlich für Geschäftsleute, die viel unterwegs sind. Anstatt von Café zu Café zu gehen und zu fragen, ob es ein stabiles WiFi gibt, kannst du einfach diese App benutzen.

Zoom

Fernmeetings sind im Jahr 2020 nichts Neues mehr. Es gibt genug Möglichkeiten, dies professionell zu tun, ohne sich in einem Büro treffen zu müssen.

Bei Trengo nutzen wir Zoom für alle digitalen Meetings. Wenn du ein Meeting in Zoom erstellst, erhältst du einen Code, den du dann an Kunden oder Teammitglieder weitergeben kannst. Mit diesem Code können sie an der Besprechung teilnehmen. Das funktioniert ganz wunderbar. Mit einem kostenlosen Konto können Meetings bis zu 40 Minuten dauern. Ich persönlich empfinde das nicht als Einschränkung, da es uns dazu zwingt, in unseren Meetings effizient zu sein.

Was ich an Zoom-Meetings am meisten mag, ist, dass ich alle Teilnehmer auf einem Bildschirm sehen kann. Bei unserem letzten Treffen hatten wir 20 Teammitglieder in einem Meeting und alle waren sichtbar.

Trengo

Wie du weißt, bin ich nicht ganz objektiv, wenn es um Trengo geht. Aber unsere eigene Software muss auf dieser Liste stehen. Unsere eigene Software ist entscheidend dafür, wie wir unser Geschäft jeden Tag betreiben. Vor allem, wenn das ganze Team von zu Hause aus arbeitet.

Das liegt daran, dass wir unsere gesamte eingehende Kommunikation über einen gemeinsamen Posteingang verwalten. In Trengo ist es einfach, eingehende Nachrichten zu kennzeichnen, zu delegieren und abzuholen.

Außerdem ist es möglich, innerhalb des Posteingangs mit Kollegen zu chatten. Wenn ein Kunde eine Frage hat und ich die Antwort nicht weiß, muss ich nicht erst einen Kollegen über eine andere Plattform fragen. Ich chatte einfach direkt unter der E-Mail, ohne dass der Kunde etwas davon mitbekommt. Das spart uns eine Menge Zeit.

Miro

Wie ich schon sagte, führen wir die meisten unserer digitalen Treffen über Zoom durch. Das ist perfekt, um praktische Dinge zu besprechen und über die Woche zu reflektieren. Das Einzige, was bei Zoom schwierig wird, ist der kreative Prozess.

Wenn du ein Brainstorming mit einer Gruppe von Leuten aus der Ferne machen willst, fühlst du dich schnell eingeschränkt. Im Büro benutzen wir normalerweise ein großes Whiteboard, um Ideen zu notieren, aber das ist in Zoom nicht möglich.

Deshalb benutzen wir Miro. Miro ist ein digitales Whiteboard, mit dem ihr aus der Ferne gemeinsam an kreativen Konzepten arbeiten könnt. Du kannst ganz einfach Post-its aufkleben und Bilder einfügen, genau wie bei einem normalen Whiteboard. Sehr nützlich für die Arbeit an Innovationen, Mindmaps und Produktentwicklung.

Webwork

Wenn du von zu Hause aus arbeitest, sparst du zwar Zeit bei den Vorbereitungen und beim Pendeln, aber es gibt auch viele andere Zeitfresser. Deshalb ist es wichtig, dass du lernst, deine Zeit zu managen, wenn du von zu Hause aus arbeitest. Mit Zeitmanagement meine ich, dass du lernst, dir nicht nur für die Arbeit, sondern auch für dein Privatleben genügend Zeit zu nehmen. 

WebWork Time Tracker ist genau dafür da. Es ist ein Tool zur Zeiterfassung und Produktivitätsüberwachung, das die Arbeit von unterwegs vereinfachen soll. Mit WebWork siehst du, wo genau deine Zeit hingeht, wie viel du für die Arbeit ausgibst und wie produktiv du bist. Außerdem musst du dich nicht einmischen, denn WebWork macht alles automatisch. So lernst du, während der Arbeitszeit zu arbeiten und den Rest deiner Zeit dem Privatleben zu widmen. 

Neben dem Zeitmanagement hilft dir WebWork auch bei der Organisation von Aufgaben. In der Aufgabenverwaltung kannst du deine Aufgaben ordnen, sowohl für Arbeit als auch für Aufgaben, und den Fortschritt nachverfolgen. 

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Das ist die Liste! Wenn ich auf neue coole Tools stoße, die das Arbeiten von zu Hause aus erleichtern, werde ich diesen Blog direkt aktualisieren.

Willst du in der Zwischenzeit mehr coole Inhalte lesen? Mein Teammitglied Luuk hat einen Blog über effektives Arbeiten von zu Hause als Unternehmen geschrieben. Viel Spaß damit!