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24 de agosto de 2020
24 de agosto de 2020

Cómo acabar con los correos CC.antes de que te maten

Pim de Vos
Escrito por
Pim
Cómo acabar con los correos CC.antes de que te maten

He renunciado con éxito a los correos CC y BCC. Finalmente.

Algo tenía que cambiar.

El correo electrónico ya me robaba bastante tiempo. ¿Sabías que una persona media puede tardar hasta 64 segundos en volver al trabajo después de consultar un correo electrónico? Muchos profesionales -y yo era uno de ellos- pierden horas al día leyendo correos electrónicos, escribiendo respuestas y encontrando la concentración para volver a hacer el trabajo para el que vinieron en primer lugar.

Las personas suelen usar el correo electrónico de forma muy egoísta e irreflexiva. Una persona se lo pensaría dos veces antes de llamar por teléfono, pero no antes de enviar un correo electrónico. Especialmente el botón "responder a todos" se trata con muy poco respeto.

Responder a todos los memes

Esto es especialmente cierto en el caso de los correos CC. Me entran dolores de cabeza instantáneos cuando pienso en todos los FYI inútiles, los avisos no deseados, los hilos interminables y las bromas reenviadas que he tenido que leer durante años.

Sin embargo, no me malinterpretes. Siempre me ha gustado utilizar el correo electrónico para la comunicación personal. Pero es un problema para cualquier cosa más compleja, como enviar CC. Esperaba con impaciencia que el correo electrónico se renovara cuanto antes.

La revolución

Cuando empecé a trabajar para Trengo en febrero, descubrí que la revolución ya había empezado. Me abrieron a un mundo en el que las CC son las últimas personas non gratas.

Mente = todavía alucinada.

Nuestra solución de software permite reducir drásticamente el número de correos CC que envía y recibe a diario. En este artículo, te explicaré cómo tú y tu organización también pueden acabar con los correos CC. Esto va ser una publicidad bastante descarada para Trengo, pero mira: si funciona, funciona, ¿no?

Cómo salvarse del terror de las CC utilizando Trengo

Hace un tiempo, encontré un artículo de Dannielle Walz en LinkedIn que explica cuándo se deben utilizar las CC. La etiqueta del correo electrónico para las CC, por así decirlo.

Según ella, deberías usar CCs cuando:

  • Quieres poner al día a la gente sobre el progreso de un proyecto o evento concreto.
  • Cuando la administración quiere estar al tanto de ciertas conversaciones
  • Cuando estás haciendo un trabajo para otra persona y quieres asegurarte de que puede seguir tu progreso

Agradezco el manual, y probablemente lo habría utilizado en su día, pero con Trengo ya no necesitas ninguna de estas reglas.

Trengo es una bandeja de entrada para equipos, donde hay opción de trabajar juntos en un solo correo electrónico. También se puede asignar mensajes a equipos y usuarios concretos. Si quieres comunicarte internamente -por ejemplo, para hablar de una conversación en curso con un cliente-, chatea directamente en el hilo del correo electrónico.

Así, si los jefes quieren mantenerse informados, sólo tienen que encontrar tu conversación en la bandeja de entrada. Cuando quieras poner al día a alguien sobre el progreso concreto de un proyecto, puedes enviarle una nota interna. Sí, así de fácil.

Según el autor del artículo en LinkedIn, no deberías utilizar CC cuando:

  • En realidad espera que sus colegas les respondan
  • Quiere eliminar sus responsabilidades o hacerlas vagas
  • Quieres cubrirte ("Sí, cometí un error, pero viste mi correo electrónico, ¿verdad?").

Una vez más, Trengo lo resuelve antes de que se convierta en un problema.

Puedes hacer preguntas directamente en los hilos de correo electrónico, lo que anima a tus compañeros a responder realmente a tu pregunta. Con un correo CC, es menos probable que la gente responda rápido, si es que lo hace.

Eliminar tus propias responsabilidades a hurtadillas enviando CC a un montón de gente tampoco funciona, porque los correos electrónicos en Trengo siempre se asignan a personas. Si quieres eliminar una responsabilidad, tendrías que asignársela a otra persona, lo que, como mínimo, arruinaría tu tapadera.

Cómo gestionar las CC externas

Es hora de un momento de transparencia - Trengo no te salva necesariamente de los CCs externos. Lamento decir que no tengo forma de exterminar estos "bichitos".

En algunos casos, simplemente tendrás que utilizar las CC de la forma correcta. Siguiendo una cierta etiqueta, por así decirlo.

Etiqueta CC para uso externo

Sólo debe enviar correos electrónicos CC cuando:

  • Estás enviando un mensaje a alguien, pero quieres que la otra persona esté "al tanto". Si quieres que respondan varias personas, menciónalo explícitamente en la introducción del mensaje.
  • Sólo envía CC a alguien si realmente necesita la información que le estás enviando. Muchas veces, como he mencionado antes, los correos con CC se envían con demasiada facilidad. Pregúntate si el destinatario realmente necesita ese correo.

Etiqueta CCO para uso externo

Envía correos electrónicos CCO sólo cuando:

  • Quieres mantener a alguien al tanto sin que los otros receptores se den cuenta.
  • Quieres enviar invitaciones a varias personas y mantener sus datos privados de otros receptores

Advertencia: Hazte un gran favor y no utilices demasiado el CCO. Los destinatarios no siempre se dan cuenta de que han recibido un CCO y pulsan el botón "responder a todos". Hay gente que ha perdido su trabajo por este motivo. 

Espero que las personas ajenas a la empresa respeten este protocolo. Si no lo hacen, sugiere otros medios de comunicación.

Comienza hoy mismo tu vida sin CC

¿Estás preparado para una vida laboral sin tener que estar todo el día esquivando CCs? Prueba Trengo y descubre lo fácil de comunicarte internamente, sin complicaciones.

Pim de Vos
Escrito por
Pim
Responsable de marketing de contenidos

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