Cómo obtener una bandeja de entrada cero antes del 1 de enero

Empecemos con una pregunta: ¿qué impacto tiene tu bandeja de entrada en tu tiempo y atención?

Voy a ser transparente. Con más de 200 correos electrónicos sin abrir y más de 15 correos entrantes al día, mi bandeja de entrada me distrae más de lo que me gustaría admitir.

Cuando intentaba encontrar una solución a este problema, me topé con el método de la bandeja de entrada cero. Lo probé y recuperé gran parte de mi tiempo.

Aunque su nombre sugiere todo lo contrario, este método no consiste realmente en tener 0 correos electrónicos en la bandeja de entrada. La bandeja de entrada cero se refiere a la cantidad de tiempo que pasas en el panel de tu correo electrónico cuando deberías estar haciendo otra cosa.

¿Está preparado para obtener el correo electrónico 2.0? He aquí cómo conseguirlo antes del 1 de enero.

Bandeja de entrada cero: el concepto

¿De qué se trata?

Merlin Mann, que introdujo la bandeja de entrada cero en 2007, señaló nuestra posesión más preciada: nuestro tiempo y atención. El problema es que no tiene fin lo mucho que la gente puede pedirnos. Ya sea por correo electrónico, chat o llamando al timbre de tu casa, siempre hay alguien que nos pide un poco de nuestro tiempo.

Inbox Zero ofrece pautas para ayudarte a enfocarte en tus tareas sin prestar atención a las distracciones que puedan surgir en tus correos electrónicos. Básicamente, te ayuda a manejar tu tiempo y tu bandeja de entrada de manera más efectiva.<br>

¿Qué no es?

Por lo tanto, ahora sabemos que el gran 0 no es una referencia al número de correos electrónicos en su bandeja de entrada. Así que, por favor, no empieces a arrastrar, soltar y borrar todos los correos que hay ahí.

Por supuesto, inbox zero o bandeja de entrada cero, también te proporcionará algunos consejos que puedes utilizar para gestionar tu correo electrónico. Pero dejemos claro que ese no es el objetivo principal.

Por qué debes llegar a la bandeja de entrada cero

Es hora de recuperar la propiedad de tu propio tiempo y atención. Al menos, eso es lo que pretendo hacer.

He aquí por qué debes llegar a la bandeja de entrada cero:

• Determina tu tiempo de forma más eficiente, prestando toda tu atención a lo que estés haciendo;
• Céntrate en tus proyectos, entregas y plazos más importantes que forman parte integral de tu jornada laboral;
• Ve el correo electrónico como un medio, no como tu amo.

Creo que la última ventaja lo resume todo.

Conviértete en un héroe de la bandeja de entrada con inbox zero

¿Qué mejor manera de gestionar tu bandeja de entrada que llevando una capa roja y el puño en alto?

Voy a compartir cuatro consejos sobre cómo convertirte en un "héroe o heroína" de la bandeja de entrada cero:

1. Establece objetivos realistas

Cito a Merlin Mann: "No tienes derecho a esperar de ti mismo cosas que nunca has hecho antes".

El hecho de que queramos cambiar nuestros hábitos de correo electrónico no significa que tengamos que dejarlos de golpe.

Por ejemplo: si te resulta muy útil responder a los correos electrónicos en tu teléfono, no elimines la aplicación por capricho. Piensa en objetivos más realistas, como desactivar las notificaciones de correo electrónico en tu teléfono.

De esta forma, sigue trabajando con los correos electrónicos de la forma en que estás acostumbrado, mientras avanzas para no recibir un exceso de notificaciones.

2. Establece un límite a tu tiempo en la bandeja de entrada

Si no estás utilizando tu correo electrónico, cierra la bandeja de entrada. Ver esas notificaciones en el rabillo del ojo no te ayuda a mantener la concentración.

En lugar de eso, programa un periodo específico del día en el que pongas toda tu atención en tu bandeja de entrada. Por ejemplo, yo reviso mi bandeja de entrada cada mañana antes de mi primera reunión de equipo. Tardo 30 minutos en responder, discutir o asignar a un compañero todos los correos nuevos que hay en mi bandeja de entrada.

Al limitar mi tiempo en la bandeja de entrada a 30 minutos por la mañana, empiezo mi jornada laboral con plena atención a mis tareas más importantes.

3. Comparte tus limitaciones

Todos experimentamos la presión de estar disponibles cada hora del día. Es algo a lo que nos hemos acostumbrado, pero nadie te lo ha pedido. ¿Verdad? Es hora de librarse de esta presión.

Empieza por compartir tus limitaciones con todos tus contactos. No te avergüences de ello. Lo más probable es que te admiren por hacerlo. Quizás, incluso, inicies una pequeña revolución de bandeja de entrada cero. Quién sabe.

Algunas limitaciones que puedes comunicar:

• Pide a tu compañero de trabajo que te saque de la lista de CC de un proyecto del que no formas parte;
• Informa a tus contactos de la hora programada para la bandeja de entrada;
• Comenta a tus compañeros que sólo te contacten en horario laboral;
• Pide a tus familiares y amigos que sólo se pongan en contacto contigo fuera del horario laboral.

Y también está el caso de " mostrar no contar":

• No respondas a los correos electrónicos y mensajes de fuera de la oficina hasta el siguiente día laborable;
• No inicies una conversación ni respondas a familiares y amigos entre las 9 y las 5;
• Responde a los correos electrónicos sólo durante el tiempo programado en tu bandeja de entrada.

Después de compartir estas limitaciones, estoy seguro de que ya experimentará un gran alivio.

4. Proceso a cero

Muy bien, aquí es donde se trata de poner tu bandeja de entrada a cero. Bueno, en realidad no tienes que llegar a cero, siempre y cuando lo requieras.

Según Merlin Mann, siempre hay que pasar a la acción haciendo una de las siguientes cosas:

Borrar/archivar

Eliminar o archivar boletines, anuncios o cualquier otro tipo de correo electrónico no deseado.

Consejo: cancela primero la suscripción a los boletines. De lo contrario, seguirás en el bucle de recibirlas y borrarlas.

Delegado

En caso de que no seas la persona adecuada para responder al correo electrónico, reenvíalo a la bandeja de entrada de otra persona.

Responder

Si es posible, responda a los correos electrónicos de inmediato. Como dice Merlin Mann: mantén la pelota en movimiento.

Aplazar

Puedes aplazar el correo electrónico por si necesitas responderlo en otro momento. En ese caso, avisa a tu contacto de que lo contestarás más tarde.

Visitar

Si recibes un correo electrónico con, por ejemplo, una invitación a una reunión: actúa y no lo dejes colgado en tu bandeja de entrada. Programa la cita en tu calendario.

Esta acción te ayudará a evitar utilizar tu bandeja de entrada como un calendario o una lista de tareas pendientes.

Año nuevo, nuevo comienzo

Después de leer este blog, estás un paso más cerca de convertirte en un héroe de la bandeja de entrada. O mejor dicho: de convertirte en tu propio héroe.

Defender tu propio tiempo y atención no sólo te ayudará a gestionar tu correo electrónico, sino también en tu día a día.

Te deseo la mejor de las suertes para llegar a la bandeja de entrada cero antes del 1 de enero. Recuerda: estamos juntos en esto. 💪