8 unverzichtbare Beispiele für automatische Antwortnachrichten für E-Mails

Wenn du gerade in den Urlaub auf die Bahamas fliegst, kann es Spaß machen, eine automatische Antwortnachricht zu schreiben. Aber aus der Sicht deines Kunden macht es nicht so viel Spaß, diese Nachricht zu lesen.

Das bedeutet oft, dass:

1. Sie werden in nächster Zeit keine (tatsächliche) Antwort auf ihre E-Mail erhalten.
2. Du bist auf den Bahamas, und sie nicht. 🤷‍♀️

In 9 von 10 Fällen ist eine automatische Antwort einfach nur langweilig. Warum nicht die Gelegenheit nutzen, deinem Kunden ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern? Das gilt für Auto-Antworten in allen Situationen: wenn du nicht im Büro bist, nach den Geschäftszeiten oder während deiner Hauptsaison.

In diesem Blog erzähle ich dir von den Vorteilen einer Abwesenheitsnachricht und bespreche einige wichtige Elemente, die die Nachricht enthalten sollte. Außerdem findest du 8 Muster für automatische Antwortnachrichten, die du in verschiedenen Situationen verwenden kannst.

Vorteile einer automatischen Antwort für E-Mail-Nachrichten

Du kannst eine automatische Antwort verwenden, um auf E-Mails zu antworten, wenn du nicht da bist. Mit einer automatischen Antwort auf E-Mails kannst du deine Reaktionszeit verkürzen und Kundenfragen auch außerhalb der Geschäftszeiten beantworten. Alles in allem hilft dir die automatische Antwort, effizienter zu arbeiten und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Mit einer Abwesenheitsnachricht kannst du:

Reagiere schnell

Du garantierst deinen Kunden eine schnelle Reaktion auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Keine Nachrichten mehr verpassen

Es kann sein, dass dir hin und wieder eine E-Mail durch die Finger rutscht. Mit einer automatischen Antwortnachricht kannst du sicherstellen, dass keine E-Mail unbeantwortet bleibt.

Verbessere die Kundenzufriedenheit

Indem du schnell und klar antwortest, verbesserst du die Kundenzufriedenheit. Die Kunden wissen, was sie erwarten können, und von hier aus kannst du nur noch besser liefern.

Was macht eine gute automatische Antwort aus?

Du kannst Abwesenheitsnachrichten so kreativ gestalten, wie du willst, aber sie sollten immer einige wesentliche Elemente enthalten. Eine klare Werbebotschaft sollte:

1) Erwartungen setzen

Das Ziel deiner Abwesenheitsnachricht ist es, die Kunden über deine Abwesenheit zu informieren und Erwartungen zu wecken. Du solltest kommunizieren:

• Das Datum oder die Zeitspanne, in der du unterwegs sein wirst.
• An wen du dich wenden kannst, wenn die E-Mail dringend ist.

2) Überlege dir den nächsten Schritt

Überlege dir den nächsten Schritt und setze ihn in deiner Botschaft um. Möchtest du, dass deine Kunden dein Help Center besuchen? Gib den Link zur Website an. Willst du ihre E-Mail an deinen Kollegen weiterleiten? Lass sie das wissen. Auf diese Weise werden sie keine Überraschungen erleben und du lässt sie nicht mit leeren Händen zurück.

8 Beispiele für automatische Antwort-E-Mails, die man gesehen haben muss

Ich habe ein paar Beispiele für E-Mail-Antworten recherchiert, die man gesehen haben muss. Einige sind eher allgemein gehalten, andere sind nur etwas für Draufgängerinnen und Draufgänger. 😈

P.S. Ich konnte nicht anders, also habe ich auch ein paar eigene erstellt.

Automatische Antworten außerhalb des Büros

1) "Hallo du,

Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht für dich. Fangen wir mit der schlechten an.

Die schlechte Nachricht ist, dass ich nicht mehr im Büro bin. Die gute Nachricht ist, dass ich nicht mehr im Büro bin und Cocktails auf den Bahamas genieße.🍹

Wenn du nicht auf eine Antwort warten kannst, schreibe bitte eine E-Mail an meinen Kollegen unter [E-Mail-Adresse].

Ich bin am [MM/TD] wieder da."

Quelle: Hubspot

2) "Hallo, [Name],

Ich bin vom [MM/TD] bis zum [MM/TD] nicht im Büro und werde keine E-Mails abrufen. Es ist wahrscheinlich, dass deine Nachricht in einem Meer von Banalitäten im Posteingang untergeht und nie wieder gesehen wird. Wenn du eine Antwort benötigst, sende deine E-Mail bitte nach dem [MM/DD] erneut. Bei wichtigen Angelegenheiten wende dich bitte an meinen Kollegen unter [E-Mail-Adresse]."

Quelle: Zukunft der Arbeit

3) "Hallo! Danke für deine E-Mail! Ich bin bis [Enddatum] nicht im Büro. Ich werde jedem Absender eine E-Mail erlauben. Wenn du mir mehrere E-Mails schickst, werde ich deine E-Mails nach dem Zufallsprinzip löschen, bis sich die Anzahl auf eine reduziert hat. Alternativ kannst du dich auch an [Name der Kontaktperson] unter [Kontakt-E-Mail oder Telefonnummer] wenden, die keine Ein-E-Mail-Regelung für ihren Posteingang hat.

Bitte beachte, dass du mir bereits eine E-Mail geschickt hast.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]"

Quelle: OutofOfficeMessage

4) "[Name] ist nicht im Büro. Elektronische Korrespondenz kann während dieser Zeit unregelmäßig oder gar nicht stattfinden. Wenn er zurückkommt, wird er mit einem Rückstau überfordert sein. Versuche, ihm zu verzeihen; er ist ein Mensch und daher schwach. Diese Nachricht wurde nicht von einem Menschen, sondern von einem Roboter gesendet. Wir Roboter sind weder zerbrechlich noch fehlbar. Wir sind unermüdlich und werden eines Tages das Universum beherrschen.

Unterschrieben,

AutoResponder"

Quelle: OutofOfficeMessage

Saisonale automatische Antworten

5) "Danke, dass du dich gemeldet hast! Wir sind gerade mitten in der Hochsaison, daher kann sich unsere Antwort um bis zu zwei Tage verzögern. In der Zwischenzeit kannst du in unserem Hilfecenter Antworten auf häufig gestellte Fragen nachlesen. Vielen Dank für dein Verständnis.🙏"

Quelle: Zukunft der Arbeit

6) "Hallo, [Name]! Danke für deine Nachricht. Es kann sein, dass wir etwas länger brauchen, um dir zu antworten als sonst. Der Weihnachtsmann hat uns deinen Wunschzettel gezeigt und es sah so aus, als könnte er Hilfe gebrauchen. Wir sind auf unsere Rentiere aufgesprungen und arbeiten jetzt Tag und Nacht, um deine Geschenke pünktlich auszuliefern. 🎅 Danke für dein Verständnis und eine schöne Weihnachtszeit."

Automatische Antworten für nach Geschäftsschluss

7) "Hey [Name]! Das Green Trees-Team hat sich für den Abend in seine eigenen Gärten zurückgezogen. Wir sind morgen um 9 Uhr wieder im Büro und werden dir dann antworten. In der Zwischenzeit kannst du unser Hilfecenter mit Antworten auf häufig gestellte Fragen hier einsehen: [Website-Link]."

8) "Hallo zusammen. 👋 Danke für deine E-Mail. Aber was machst du in deinem Posteingang? Du könntest gerade auf der Couch liegen und Netflix schauen. Zumindest ist es das, was wir gerade tun. 🍿 Wie auch immer, genieße deinen Abend. Wir melden uns an unserem nächsten Arbeitstag wieder bei dir. Unsere Öffnungszeiten kannst du unter [Website-Link] nachlesen. Team [Unternehmen]."

Wie du eine automatische Antwort für deine E-Mail einrichtest

Auf einer Omnichannel-Kommunikationsplattform wie Trengo kannst du eine Auto-Antwort für alle deine Kommunikationskanäle erstellen : E-Mail, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, Live-Chat oder jeden anderen Kanal, den du häufig nutzt.

Was die Verwendung von Trengo besonders einfach macht, ist, dass du automatische Antworten erstellen kannst, die in den folgenden Fällen automatisch aktiviert werden:

1. Während der Geschäftszeiten
2. Außerhalb der Geschäftszeiten
3. An bestimmten Tagen (zum Beispiel: nur am Wochenende)

Auf diese Weise musst du deine automatische Antwort nicht ständig ändern (mit dem Risiko, dass du vergisst, sie auszuschalten).

Wie man es einrichtet:

1. Gehe zu den Einstellungen von Trengo > Automatisierung > Automatische Antworten.
2. Klicke auf das + Zeichen.
3. Wähle E-Mail als Kanal.
4. Entscheide, wann die automatische Antwort ausgelöst werden soll.
5. Fülle die Auto-Antwort-Nachricht aus.
6. Klicke auf "Speichern".

Erstelle deine eigene auffällige Auto-Antwort-E-Mail-Nachricht

Nach dieser Liste inspirierender Abwesenheitsnachrichten hoffe ich, dass du dich inspiriert fühlst, deine eigenen zu erstellen. Wenn du deine kostenlose Testversion bei Trengo startest, kannst du direkt loslegen, indem du die Schritte zur Einrichtung einer automatischen Antwort im Absatz oben befolgst.