Hoe automatische antwoorden instellen op WhatsApp Zakelijk - volledige handleiding

WhatsApp is geëvolueerd van een eenvoudige messaging-app tot een essentieel kanaal voor zakelijke communicatie. Klanten verwachten direct antwoord en bedrijven die aan die verwachting voldoen, zien vaak een duidelijke stijging in klanttevredenheid en sterkere klantenservicecijfers.

Dat is waar de automatische antwoorden van WhatsApp Zakelijk om de hoek komen kijken. Ze helpen je om 24 uur per dag in contact te blijven met je klanten, zelfs als je team afwezig is. Bij het instellen van een automatisch antwoord gaat het niet alleen om het automatiseren van berichten, maar ook om het opbouwen van vertrouwen, het verbeteren van de responstijd en om elke klant het gevoel te geven dat hij of zij gewaardeerd wordt.

In deze gids vertellen we je alles wat je moet weten over het instellen van automatische antwoorden op WhatsApp Zakelijk. Je leert hoe je doordachte, tijdige reacties maakt die gesprekken verbeteren en een blijvende indruk achterlaten bij je klanten.

WhatsApp automatisch antwoorden begrijpen

Stel je voor - je klanten bellen je na sluitingstijd of je team heeft het druk met het afhandelen van meerdere chats tegelijk. In plaats van klanten te laten wachten, schakelt WhatsApp Automatisch Beantwoorden in om het gesprek gaande te houden.

Eenvoudig gezegd is WhatsApp auto reply je virtuele assistent voor klantgesprekken. Het stuurt automatisch een vooraf ingesteld bericht als je niet meteen kunt reageren. Zie het als een bericht buiten kantoor, maar dan voor je WhatsApp-inbox.

Waarom het belangrijk is voor je bedrijf

Voor bedrijven die WhatsApp Business gebruiken, doen automatische antwoorden meer dan alleen tijd besparen. Ze helpen de betrokkenheid te behouden, verzekeren klanten dat hun bericht is ontvangen en verbeteren je algehele responspercentage. Je kunt zelfs berichten aanpassen aan de toon van je merk of instellen dat ze alleen tijdens bepaalde uren worden geactiveerd.

Door deze functie effectief te gebruiken, zorg je ervoor dat geen enkele klant zich genegeerd voelt, waardoor het vertrouwen wordt versterkt en de communicatie naadloos blijft, zelfs als je team niet online is.

Kiezen hoe je automatische antwoorden verstuurt in WhatsApp

Er zijn twee manieren om automatische antwoorden te versturen in WhatsApp:

• Via de app WhatsApp Zakelijk
• De WhatsApp Business API gebruiken via een officieel partnerplatform zoals Trengo

Beide opties helpen je om automatisch te reageren op je klanten, maar ze verschillen in flexibiliteit, schaalbaarheid en controle. Laten we eens kijken hoe ze werken en welke de juiste is voor jouw bedrijf.

WhatsApp Business-app: eenvoudig en effectief voor kleine teams

Als je een klein bedrijf runt en een eenvoudige oplossing nodig hebt, is de app WhatsApp Zakelijk een geweldig startpunt. Je kunt eenvoudig wegberichten, begroetingsberichten of snelle antwoorden voor veelgestelde vragen instellen - allemaal binnen een paar tikken.

Voordelen van de app WhatsApp Zakelijk:

• Snel en eenvoudig op te zetten, geen technische vaardigheden nodig
• Ideaal voor het afhandelen van basiscommunicatie met klanten na werktijd
• Perfect voor kleine teams die gematigde berichtvolumes beheren

Beperkingen:

• Geautomatiseerde antwoorden zijn beperkt tot specifieke tijden en berichttypes
• Je kunt reacties niet aanpassen op basis van klantgedrag of voorkeuren
• Vereist een stabiele internetverbinding om antwoorden te versturen
• Ontbreekt CRM-integratie en opslagmogelijkheden voor klantgegevens

Als je doel is om responsief te blijven met minimale instellingen, dan werkt deze versie goed. Maar als je bedrijf groeit en je klantinteracties complexer worden, biedt de API veel meer flexibiliteit.

WhatsApp Business API: automatisering met schaalbaarheid en controle

De WhatsApp Business API verbindt je WhatsApp-account met een geavanceerd platform zoals Trengo-helpt je op schaal te automatiseren, interacties te personaliseren en prestaties bij te houden via klantenservice statistieken.

Wat je kunt doen met de API:

• Geautomatiseerde antwoorden activeren op basis van specifieke klantacties of trefwoorden
• Stuur gepersonaliseerde berichten zoals orderbevestigingen, updates van leveringen of herinneringen aan evenementen
• Klanten opnieuw betrekken met follow-ups zoals prijsverlagingswaarschuwingen, loyaliteitsbeloningen of afspraakherinneringen
• Integreer WhatsApp met je CRM, helpdesk of andere zakelijke tools voor naadloze workflows.

Waarom het ideaal is voor groeiende bedrijven:

• Biedt volledige controle over automatisering en personalisering
• Helpt consistente klantcommunicatie te onderhouden via verschillende kanalen
• Biedt beter inzicht in betrokkenheid en reactieprestaties
• Maakt datagestuurde verbeteringen in de klantenservice mogelijk

Met de API wordt WhatsApp onderdeel van je grotere communicatiestrategie, waardoor je berichten efficiënter kunt beheren, tijdige updates kunt leveren en betekenisvollere connecties met klanten kunt maken.

Hoe automatische antwoorden instellen in de app WhatsApp Zakelijk

Als je de app WhatsApp Business gebruikt, is het instellen van een automatisch antwoord eenvoudig en duurt het maar een paar minuten. Dit is een geweldige optie voor kleine teams die ervoor willen zorgen dat klanten tijdig een antwoord ontvangen, zelfs buiten kantooruren.

Hier lees je hoe je een automatisch antwoord kunt maken met de weg-bericht functie.

Stap-voor-stap handleiding om WhatsApp automatisch antwoorden in te schakelen

1. Open je WhatsApp Business-instellingen
Op Android tik je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van je scherm en kies je Instellingen. Op iPhone ga je rechtstreeks naar het tabblad Instellingen onder aan het scherm.

2. Ga naar "Zakelijke hulpmiddelen "
Selecteer in het menu Zakelijke hulpmiddelen om toegang te krijgen tot je automatiseringsopties.

3. Selecteer "Weg bericht "
Tik op Weg bericht onder de sectie Berichtentools. Hier kun je je automatische antwoorden maken en beheren.

4. Zet "Bericht wegsturen "
aan Zet de tuimelknop aan om automatische antwoorden te activeren.

5. Schrijf je bericht
Maak een kort, vriendelijk bericht dat klanten laat weten dat je weg bent, maar snel zult reageren. Bijvoorbeeld:

"Bedankt voor het contact! Ons team is momenteel offline, maar zal tijdens kantooruren contact met je opnemen."

6. Plan wanneer je bericht moet worden verzonden
Kies wanneer je automatisch antwoord actief moet zijn:

• Altijd aan: Ideaal als je langere tijd niet beschikbaar bent, zoals tijdens de vakantie.
• Aangepaste planning: Perfect voor geplande pauzes, vergaderingen of specifieke offline uren.
• Buiten kantooruren: Wordt automatisch geactiveerd wanneer je bedrijf gesloten is, op basis van de door jou ingestelde uren.

7. Kies je ontvangers
Bepaal wie het automatisch antwoord ontvangt. Je kunt iedereen, specifieke contactpersonen of contactpersonen die niet in je adresboek staan selecteren.

8. Sla je wijzigingen op
Zodra alles er goed uitziet, tik je op Opslaan. Je away message wordt automatisch verzonden als aan de voorwaarden is voldaan.

Pro tip

Houd je bericht kort, beleefd en geruststellend. Een eenvoudige bevestiging dat hun bericht is ontvangen kan klanten het gevoel geven dat ze worden erkend en kan je algemene klantenservice verbeteren.

Hoe automatische antwoorden instellen met de WhatsApp Business API

Als je bedrijf een groot aantal gesprekken voert, is de WhatsApp Business API de beste manier om ze efficiënt te beheren. Hiermee kun je automatische antwoorden versturen voor bijna elke situatie, van het begroeten van nieuwe klanten tot het delen van orderbevestigingen of herinneringen aan evenementen.

Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat je klanten hebben aangegeven dat ze WhatsApp-communicatie willen ontvangen. Zodra dat is gebeurd, kun je berichten direct maken en automatiseren via een betrouwbaar platform zoals Trengo, dat naadloos aansluit op de WhatsApp Business API.

Stap-voor-stap handleiding voor het maken van API-gebaseerde automatische antwoorden

1. Verbind je WhatsApp Business account met Trengo
Begin met het verbinden van je geverifieerde WhatsApp Business account met het omnichannel platform van Trengo. Met deze koppeling kun je veilig WhatsApp-berichten verzenden, ontvangen en automatiseren via de API.

2. Maak je automatisch antwoordsjabloon
Ontwerp je geautomatiseerde berichten in Trengo. Je kunt het volgende opnemen:

• Tekst, emoji's of mediabestanden zoals afbeeldingen, video's of GIF's
• Dynamische plaatshouders zoals de naam van de klant of het bestelnummer
• Snelle antwoordknoppen voor snellere betrokkenheid (bijvoorbeeld: "Traceer mijn bestelling" of "Spreek met support")
• Call-to-action knoppen die leiden naar je website, contactformulier of sociale kanalen

Houd je boodschap duidelijk, vriendelijk en consistent met de toon van je merk. Bijvoorbeeld:

“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”

Pro tip: Neem altijd een optie op om geen updates meer te ontvangen als je bericht deel uitmaakt van een campagne. Dit helpt het vertrouwen van de klant te behouden en zorgt ervoor dat het beleid van WhatsApp voor berichten wordt nageleefd.

3. Voeg je bericht toe aan een automatiseringsworkflow
Dit is waar de automatiseringstools van Trengo echt schitteren. Je kunt je automatisch antwoord triggeren op basis van verschillende acties van klanten, zoals:

• Wanneer een klant zijn eerste bericht stuurt
• Na een aankoop- of betalingsbevestiging
• Wanneer iemand een winkelwagentje achterlaat op je website
• Op verjaardagen, jubilea of verlengingsherinneringen

Je kunt WhatsApp-berichten zelfs combineren met andere communicatiekanalen, zoals e-mail of chat, binnen één workflow.

Waarom Trengo gebruiken voor API-gebaseerde automatisering

Met Trengo kun je verder gaan dan alleen antwoorden. Met het platform kun je:

• Klantenservice statistieken bijhouden om te zien welke berichten het beste presteren
• Automatiseringsstromen aanpassen aan je klanttraject
• Houd je hele team op één lijn in één gedeelde inbox

Door automatische antwoorden in te stellen via de WhatsApp Business API en Trengo, geef je je klanten snellere, persoonlijkere communicatie zonder extra druk op je team.

WhatsApp-chatbots gebruiken voor slimmere automatische antwoorden

Als je team met meerdere gesprekken bezig is, kan een WhatsApp chatbot helpen om elke klant betrokken te houden zonder een slag te missen. Het automatiseert antwoorden, beantwoordt veelgestelde vragen en zorgt ervoor dat klanten direct ondersteuning krijgen, ongeacht het tijdstip van de dag.

Waarom een WhatsApp chatbot gebruiken voor automatische antwoorden

1. Bied 24 uur per dag ondersteuning
Je klanten stoppen niet met berichten sturen als je kantooruren eindigen. Een chatbot zorgt ervoor dat ze nog steeds snel antwoord krijgen, zelfs als je team offline is. Dit zorgt voor een consistente ervaring en bouwt na verloop van tijd vertrouwen op.

2. De responstijd verkorten
Chatbots beantwoorden direct veelvoorkomende vragen, zoals leveringsupdates, productdetails of reserveringsbevestigingen, waardoor je team kostbare tijd bespaart en de klanttevredenheid toeneemt.

3. Lagere operationele kosten
Door terugkerende taken automatisch af te handelen, verlagen chatbots de werkdruk op je supportteam. Dit helpt je kosten te besparen, terwijl agents zich kunnen richten op complexe of waardevolle gesprekken.

4. Boost leadgeneratie en nurturing
Een WhatsApp chatbot beantwoordt niet alleen vragen, maar begeleidt klanten ook tijdens hun reis. Of het nu gaat om het delen van prijsinformatie, het verzamelen van contactgegevens of het voorstellen van volgende stappen, chatbots helpen om interesse om te zetten in actie.

5. Ondersteuning voor meerdere talen
Een wereldwijd publiek bedienen? Geen probleem. WhatsApp chatbots kunnen reageren in meerdere talen, zodat je bedrijf toegankelijk en inclusief blijft in verschillende markten.

Hoe Trengo het nog beter maakt

Met Trengo's flowbot-bouwer zonder code kun je krachtige WhatsApp-chatbots ontwerpen die precies zo werken als jouw bedrijf. Je kunt geautomatiseerde antwoorden maken, interacties personaliseren met behulp van klantgegevens en zelfs je chatbot verbinden met je CRM of helpdesk.

Dit betekent dat je belangrijke klantenservicemetrics kunt meten, prestaties kunt bijhouden en je automatisering in de loop van de tijd kunt blijven verbeteren - allemaal vanaf één uniform platform.

Laatste woorden

Automatische antwoorden op WhatsApp Business zijn meer dan alleen geautomatiseerde berichten: het is een eenvoudige manier om klanten betrokken, geïnformeerd en gewaardeerd te houden. Of je er nu voor kiest om ze in te stellen via de WhatsApp Business app, API of een chatbot, automatisering helpt je sneller te reageren en consistente communicatie te onderhouden op elk contactmoment.

Met Trengo kun je nog een stap verder gaan. Ons platform maakt het eenvoudig om WhatsApp-berichten te automatiseren, chatbots te bouwen en klantenservice statistieken te monitoren - allemaal vanuit één gedeelde inbox. Dat betekent minder handmatig werk voor je team en meer zinvolle interacties voor je klanten.

Klaar om het in actie te zien? 👉 Boek een gratis demo en ontdek hoe Trengo je kan helpen om slimmere automatische antwoorden in te stellen die je klanten 24/7 tevreden houden.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Wat is WhatsApp Zakelijk automatisch antwoorden en hoe werkt het?

WhatsApp Zakelijk automatisch antwoorden is een functie die automatische antwoorden stuurt wanneer je niet in staat bent om in realtime te antwoorden. Je kunt deze functie zo instellen dat je welkomstberichten stuurt naar nieuwe klanten of afwezigheidsberichten tijdens daluren. In de WhatsApp Business app wordt dit beheerd in de instellingen. Met Trengo kun je verder gaan: je kunt geautomatiseerde berichten aanpassen, ze koppelen aan meerdere kanalen en ervoor zorgen dat klanten op tijd antwoord krijgen, zelfs als je offline bent.

Kan ik zowel begroetingsberichten als afscheidsberichten maken in WhatsApp Zakelijk?

Ja. Met de app WhatsApp Zakelijk kun je instellen:

• Begroetingsberichten - Verzonden wanneer een klant je voor het eerst een bericht stuurt of na 14 dagen inactiviteit.
• Berichten onderweg - Automatisch verzonden als je niet beschikbaar bent.
  Met Trengo kun je ook AI-gestuurde variaties toevoegen, personalisatie gebruiken en deze berichten triggeren op basis van meer geavanceerde omstandigheden.

Hoe plan ik automatische antwoorden zo dat ze alleen buiten kantooruren worden verzonden?

In de app WhatsApp Zakelijk kun je het versturen van berichten inplannen:

• Altijd
• Aangepaste planning
• Buiten kantooruren (gebaseerd op de uren die je in de app hebt ingesteld)
• Met Trengo kun je geavanceerde schema's en regels maken, zoals het versturen van verschillende automatische antwoorden afhankelijk van de tijdzone van de klant of de aard van hun vraag.

Kan WhatsApp automatisch antwoorden verschillende berichten sturen naar nieuwe en bestaande klanten?

In de native app is de functionaliteit beperkt. Je kunt een enkele welkomstboodschap instellen, maar deze kan niet variëren tussen nieuwe en bestaande klanten. Trengo maakt echter segmentatie mogelijk, zodat klanten die voor het eerst komen een welkomstaanbieding krijgen, terwijl terugkerende klanten gepersonaliseerde follow-ups of loyaliteitsberichten ontvangen.

Kan ik mijn WhatsApp automatisch antwoord personaliseren met de naam van de klant?

Ja. Met de WhatsApp Business API en tools zoals Trengo kun je dynamisch de naam van een klant of andere details invoegen in het automatisch antwoord. Hierdoor voelt de interactie persoonlijker en boeiender in plaats van een algemeen geautomatiseerd bericht.

Hoe stuur ik verschillende automatische antwoorden voor verschillende vragen van klanten?

De WhatsApp Business app zelf ondersteunt dit niveau van automatisering niet. Met de WhatsApp Business API via Trengo kun je echter trefwoorddetectie of AI gebruiken om de zoekopdracht te begrijpen en een relevant automatisch antwoord te sturen, zoals updates over de verzending, prijsinformatie of productaanbevelingen.

Wat is het verschil tussen automatische antwoorden in WhatsApp Business-app en WhatsApp Business API?

• WhatsApp Zakelijk-app - Het beste voor kleine bedrijven, beperkte automatisering, basis begroetings-/weg-berichten.
• WhatsApp Business API - Ontworpen voor grootschaligere activiteiten, maakt geavanceerde automatisering, personalisering en integratie met platforms zoals Trengo mogelijk voor gecentraliseerde communicatie.

Kan ik hulpprogramma's van derden gebruiken om geavanceerdere automatische WhatsApp-antwoorden te maken?

Ja. Door de WhatsApp Business API te koppelen aan platforms zoals Trengo kun je geavanceerde conversatiestromen ontwerpen, antwoorden personaliseren en integreren met CRM's, helpdesks en andere bedrijfssystemen. Hierdoor kun je automatische antwoorden in meerdere stappen maken met AI die verder gaan dan de basisinstellingen in de WhatsApp Business-app.