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Nimm dir einen Moment Zeit und denke an all die kleinen Aufgaben, die du täglich erledigst, um deinen Posteingang zu organisieren. E-Mails in die richtigen Ordner ziehen, E-Mails an die richtigen Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, Ticket-Ergebnisse einstellen und so weiter.
Wirst du müde, wenn du nur daran denkst? Ich jedenfalls schon.
Diese sich wiederholenden Aufgaben scheinen für sich genommen nicht viel von deiner Zeit in Anspruch zu nehmen. Aber sie summieren sich, und du verlierst Zeit, die du lieber für wichtigere Dinge verwenden würdest: deine eigentliche Arbeit.
Es ist also an der Zeit, die Dinge umzukrempeln. Ich verrate dir, wie du die Aufgaben in deinem Posteingang anhand der fünf meistgenutzten Regeln in Trengo automatisieren kannst.
Was ist eine Regel?
Mit den Regeln in Trengo kannst du Aufgaben im Posteingang deines Teams automatisieren. Das bedeutet, dass E-Mails nicht mehr manuell markiert, zugewiesen oder verschoben werden müssen.
Regeln bestehen aus einer Bedingung, die eine bestimmte Aktion auslöst .
Ich gebe dir ein praktisches Beispiel: Wenn du den Knopf deiner Kaffeemaschine drückst, löst sie aus und gibt dir einen Kaffee.
Die Regeln in Trengo werden in etwa so aussehen:
Diese Regeln sind automatisiert. Das heißt, sobald du sie erstellt hast, werden sie automatisch ausgeführt.
Auf diese Weise können Regeln die Aufgaben in deinem Posteingang so automatisieren, wie du es möchtest.
Die fünf meistgenutzten Regeln in Trengo
Hier sind fünf der meistgenutzten Regeln in Trengo.
1. Hinzufügen von Labels zu Gesprächen
Du kannst Regeln festlegen, die Unterhaltungen mit bestimmten Etiketten versehen.
Du kannst an Etiketten denken, die zeigen:
- Dringlichkeit
- Unternehmensgröße
- Wirtschaftsstandort
- Anfrage unterstützen
- Produkt von Interesse
- Beauftragte Person oder Team
- Status
Trengo kann z.B. Betreffs, E-Mail-Adressen und Kontaktnamen erkennen. So klebt der Posteingang das richtige Label an die Konversation.
So richtest du diese Regel in Trengo ein
Hier ist ein Beispiel für das Anhängen eines Labels an eine Supportanfrage. Fülle die folgenden Felder aus, und schon kannst du loslegen.
Hinweis: Vergiss nicht, zuerst Etiketten zu erstellen.
2. Weitergabe von Gesprächen an Kollegen und Teams
Anstatt jede E-Mail durchzugehen, um den Kontext zu ermitteln und sie dann dem richtigen Kollegen zuzuweisen, kannst du Regeln verwenden, die diese Arbeit für dich erledigen.
Bei Trengo verwenden wir zum Beispiel spezielle Account Manager für bestimmte Profile. Wir schreiben den wichtigsten Kundenbetreuer in das Feld für das benutzerdefinierte Profil und richten die unten stehende Regel ein. Von nun an werden alle Konversationen dieses Kundenprofils automatisch diesem speziellen Kundenbetreuer zugewiesen.
Es ist auch möglich, ein Gespräch direkt einem Team zuzuweisen, anstatt einem Kollegen.
Richte diese Regel in Trengo ein
Du kannst die folgenden Felder ausfüllen, wenn du einen speziellen Kundenbetreuer für bestimmte Kundenprofile verwendest.
3. Kunden während der Stoßzeiten informieren
Während der Stoßzeiten ist dein Team vielleicht nicht in der Lage, so schnell wie sonst zu antworten. Anstatt deine Kunden im Chat hängen zu lassen, kannst du sie mit Regeln über die verlängerte Antwortzeit informieren.
Richte diese Regel in Trengo ein
Kopiere die folgende Nachricht und richte dann die Regel in Trengo ein:
"Zurzeit ist unser Chat ein bisschen voller als sonst. Deshalb können wir deine Frage nicht so schnell beantworten, wie wir es normalerweise tun. Wir versuchen unser Bestes, um dir so schnell wie möglich zu antworten. Wenn du nicht warten willst, können wir deine Frage auch per E-Mail beantworten."
4. Kundenzufriedenheit messen
Gibt es einen besseren Zeitpunkt, um die Kundenzufriedenheit zu messen, als direkt nach Abschluss des Gesprächs?
Bei Trengo haben wir eine Regel erstellt, die abgeschlossene Gespräche eine Stunde nach Ablauf der Zeit weiterverfolgt.
Richte diese Regel in Trengo ein
Manchmal schließen wir Gespräche ab, die nicht unbedingt beendet sind. Deshalb haben wir das Etikett "Trigger CSAT" erstellt, das wir erst hinzufügen, wenn ein Gespräch wirklich beendet ist. Wir kleben dieses Etikett auf Gespräche, von denen wir wissen, dass sie vollständig abgeschlossen sind, und wir haben es zur Bedingung für diese Regel gemacht.
5. Nachbereitung von Live-Chat-Gesprächen
Bei Trengo verwenden wir Regeln, um Kunden nach einer Live-Chat-Konversation zu betreuen.
So funktioniert es:
Wenn ein (potenzieller) Kunde ein Gespräch über einen Live-Chat beginnt, fragt unser Flowbot nach einigen Kundeninformationen. Zum Beispiel: Sind sie für den Vertrieb oder den Support da und wie groß ist ihr Team? Nachdem er diese Informationen erhalten hat, ordnet der Flowbot das Gespräch dem richtigen Team zu. Bald folgt eine automatische Antwort, die dem Kunden mitteilt, wann sich das Team melden wird.
Richte diese Regel in Trengo ein
Hier siehst du, wie wir diese Regel in Trengo eingerichtet haben:
Starte die Automatisierung von Aufgaben in deinem Posteingang
Ich hoffe, diese 5 meistgenutzten Regeln haben dich inspiriert, deinen Arbeitsablauf zu automatisieren. Viel Glück!
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