Cookie voorkeuren
Sluit
Communicatie
Pictogram leestijd
10
min lezen
17 februari 2023
17 februari 2023

Hoe berichten plannen op WhatsApp Business

Renske Start
Geschreven door
Renske
Hoe berichten plannen op WhatsApp Business

Contact maken met klanten op het juiste moment is cruciaal voor winstgevende klantenbinding. Iemand een gelukkige verjaardag wensen en een kortingscode aanbieden of iemand eraan herinneren dat het artikel in zijn winkelwagentje bijna op is, kan het verschil zijn tussen iemand converteren of weg lopen.

Maar ook al praat je tegen een doelgroep met vergelijkbare wensen en behoeften, elke klant heeft een andere tijdlijn. Dat vereist verschillend getimede contact momenten. Onmogelijk om handmatig te beheren voor je teams.

Ter redding: het plannen van berichten. Zeker, veel bedrijven zijn al bekend met het plannen van e-mails. Maar zijn deze echt zo effectief als je zou willen? Met een open rate van 90% en hoger, waarom probeer je geen WhatsApp Business berichten in te plannen?

Hoe plan je berichten in op WhatsApp Business?

In deze blog behandelen we wanneer jij berichten moet plannen, en hoe je berichten moet plannen voor:

  • De WhatsApp Business app
  • De WhatsApp Business API
  • Zapier

Wanneer helpt het om een zakelijk WhatsApp bericht te sturen?

Planning nieuwsbrieven

Als je meteen een grote impact wilt maken met je geplande berichten, denk dan eens aan WhatsApp nieuwsbrieven. Want met één bulk planning bereik je in één keer een groot segment van je klanten.

En dat is geweldig, want veel mensen ervaren kanaal moeheid als het gaat om e-mail en vooral als het gaat om e-mail nieuwsbrieven. Hoeveel e-mail nieuwsbrieven ontvang jij dagelijks? En hoeveel gaan er ongeopend direct de prullenbak in? WhatsApp gebruikers worden niet gespamd met nieuwsbrieven, omdat het kanaal niet overmatig wordt gebruikt voor marketing. Het is niet overvol met bedrijven in het algemeen en dat is goed nieuws voor je open rates.

De cijfers tonen voordelen van een zakelijk WhatsApp bericht

Dus voor de komend zomer en het reisseizoen, informeer jij je klanten over de vakantiekortingen door de nieuwsbrief in te plannen. Dan weet je zeker dat iedereen hem ziet. Of herinner een grote groep van je klanten eraan dat de uitverkoop begint en dat hun favoriete (meest populaire) artikelen erin zitten.

Voorbeeld WhatsApp schema bericht: seizoensgebonden promotienieuwsbrief

Koptekst nieuwsbrief

Hoi!

Als je naar buiten kijkt, zou je het niet denken maar het zomerseizoen staat voor de deur! Heb jij je vakantie al gepland? Of heb je gewacht op de last-minute vakantie aanbiedingen... die in deze nieuwsbrief om precies te zijn.

Zo ja, bekijk ze dan! We hebben geweldige plekken gevonden voor nog betere prijzen:

🏖️ [holiday deal]

🏖️ [holiday deal]

🏖️ [holiday deal]

Volg de link om te zien of je jezelf daar op het strand ziet liggen. En wacht niet te lang, want deze zijn al last-minute!

Wil je reizen na de drukke periode? Dan zijn deze aanbiedingen misschien meer jouw stijl:

🏖️ [holiday deal]

🏖️ [holiday deal]

Staat jouw droombestemming er niet bij? Onze reisagenten helpen je graag!

Button CTA: Laten we je vakantie plannen

Serviceberichten plannen(ordermeldingen, verzendingsupdates)

Klanten willen altijd op de hoogte zijn. Logisch, want ze geven geld uit. Gelukkig is het mogelijk om service berichten in te plannen, zodat je team iedereen op de hoogte kan houden, zonder extra tijd te hoeven investeren. Bovendien voelt zo'n bericht voor klanten persoonlijk aan. Want het is altijd leuk om een verzend update te ontvangen waarin staat dat je op de uitkijk kunt staan voor je pakket omdat het net het magazijn heeft verlaten.

Voor e-commerce retailer The Polar Company eindigt de klantreis zeker niet na de bestelling van klanten. In plaats daarvan creëren ze een soepel geplande follow-up via WhatsApp.

"Nadat een klant een bestelling heeft geplaatst, krijgen ze een WhatsApp bericht met alle instructies over het gebruik van ons product. We sturen ze zelfs een video waarin ik uitleg hoe ze het product moeten gebruiken." - The Polar Company

Toch hoeft hun team geen extra tijd te investeren in personalisatie. Want de berichten zijn al gebaseerd op bekende klantgegevens, gepland en geautomatiseerd.

Voorbeeld van een WhatsApp-planningsbericht: servicebericht

Hey [naam]!

Ben je er klaar voor? Want het is tijd om op de uitkijk te staan. 👀

Je pakket heeft net het magazijn verlaten.

Wil je de leveringsstatus in real time controleren, geen probleem. Bekijk het hier [link].

Veel plezier!

Cheers,

Uitnodigingen voor evenementen plannen

Bij evenementen is het altijd cruciaal om voor en na het evenement een opvolging te doen als je wilt dat alles goed verloopt. Daarom zijn geplande berichten een echte uitkomst! Want vóór het evenement kun jij je klanten een herinnering sturen met de details, waar te parkeren, en wie de headliner is. En na afloop kun je een klein gepland bericht sturen met een enquête waarin je vraagt hoe het evenement was!

Je team hoeft niet alle gebeurtenissen op de kalender bij te houden, en wanneer welk bericht moet worden verstuurd. In plaats daarvan kunnen ze plannen volgens het hele programma. En toch zorgen dat al je klanten altijd op de hoogte zijn.

Voorbeeld van een WhatsApp-bericht: uitnodiging voor een evenement

Hey [1],

We kunnen niet wachten tot [artiest] in de Arena komt spelen op [datum], en we wedden dat jij dat ook niet kunt!

We willen er wel voor zorgen dat alles goed verloopt en dat je niet hoeft te wachten om naar binnen te mogen. Dus let op:

  • Je neemt geen tas mee die groter is dan X.
  • Je komt op tijd (vooral met de auto)
  • enz.

We kijken er zo naar uit om jullie in de Arena te zien, en kunnen niet wachten om mee te zingen met al die hits. 🔥

Cheers,

Hoe plan je een WhatsApp Business bericht via de app?

Laten we beginnen met de app WhatsApp Business. Er zijn zes eenvoudige stappen om berichten in te plannen op de app WhatsApp Business.

  1. Open de app WhatsApp Business op je Android of iPhone.
  2. Ga naar 'Instellingen' en selecteer 'Business tools'.
  3. Selecteer "Select Away Message" en zet de schakelaar op "on".
  4. Maak je bericht in het tekst veld.
  5. Zet de toggle aan voor 'Verstuur afwezigheidsbericht op Whatsapp Business' en kies 'Alleen verzenden naar de ontvangers'.
  6. En tik dan op 'Schema'.

Zo plan je berichten in op WhatsApp. Natuurlijk kan het schema op maat worden gemaakt. Op basis van het doel van het bericht. Wil je een afwezigheidsbericht sturen na openingstijden, of klanten een update sturen over drukke periodes tijdens de feestdagen? Plan een WhatsApp bericht dienovereenkomstig in.

De nadelen van het plannen van berichten op de app WhatsApp Business

Maar ook al is het makkelijk in te stellen, er zijn enkele nadelen aan het plannen van berichten op de app. De automatiseringsfuncties zijn zeer beperkt.

Je kunt bijvoorbeeld wel begroetingen instellen, maar die zijn niet slim geautomatiseerd. De begroeting wordt dus verstuurd telkens wanneer een gesprek begint of na 14 dagen inactiviteit.

En bovendien is het niet mogelijk om te integreren met een van je e-commerce platforms.

Deze beperkingen doen het doel van een vertraagd WhatsApp Business bericht teniet. Namelijk: je klanten op het juiste moment bereiken. Want alle klanten een algemeen welkomstbericht sturen is niet het enige dat je wilt doen. Je wilt verschillende geplande contactmomenten hebben op basis van hun klanttraject.

Hoe plan je een WhatsApp Business bericht via de API?

Voor meer geavanceerde planning heb je de API nodig. De API heeft echter geen eigen interface, dus je hebt een WhatsApp Business Solution Provider (BSP) nodig om rechtstreeks te integreren met het WhatsApp-systeem.

Maar via de API kunnen je teams berichten op schaal plannen. Je kunt in één keer Broadcast-berichten sturen naar een lijst van 256 contacten. Dus als je een klantensegment hebt dat geïnteresseerd is in de nieuwe wintercollectie? Plan een Broadcast bericht voor hen!

Hoe verstuur je een geplande WhatsApp Broadcast?

Trengo is een aanbieder van zakelijke WhatsApp oplossingen. Via het Trengo platform kun je de API gebruiken en in een paar eenvoudige stappen berichten versturen.

1.Navigeer naar Trengo > Uitzending > Nieuwe uitzending

Hoe een Whatsapp bericht te plannen

2. Zet je broadcast op en kies je template

Bij het instellen van je Broadcast bericht voeg je een Broadcast naam, de afzender en het bericht toe.

Tip: De afzender is het kanaal van waaruit jij je Broadcast wilt versturen, binnen Trengo kan dit elk geïntegreerd kanaal van je keuze zijn. En er valt veel te winnen als je het bericht aanpast aan het kanaal. Een WhatsApp-bericht kan bijvoorbeeld een informelere toon hebben (en persoonlijker aanvoelen) dan een e-mail.

PS. Voor het kanaal WhatsApp moet je een WhatsApp template kiezen. Zorg er dus voor dat je die bijwerkt!

Truc: Je kunt ook tags toevoegen zoals '[contact-naam]' om het bericht te personaliseren.

3. Plan de uitzending

4. Voeg je klanten individueel of als lijst toe in "Ontvangers".

5. Controleer alle instellingen plus de kosten

6. Verzenden of plannen!

Plus: Zodra je Broadcast is verzonden kun je het bericht in de gaten houden in Broadcast overzicht. Hier kun je alle uitgezonden berichten bijhouden.

Winkelwagen herinneringen, bestel updates en meer van Shopify naar WhatsApp plannen via Zapier.

Zoals gezegd, bij het plannen van berichten wil je op het juiste moment contact maken met klanten. Dat is het hele idee. Dus wanneer klanten hun winkelwagentje gevuld met artikelen achterlaten, maar niet afrekenen, wil je met hen communiceren om eventuele aarzelingen of vragen weg te nemen. Hetzelfde geldt voor wanneer je een update hebt over hun bestelling. Elk voor veel meer mogelijkheden.

Maar de prompts van winkelwagen herinneringen, orderupdates, en nog veel meer punten die tot touchpoints kunnen worden gemaakt, zitten vast in Shopify (of een andere webshop software tool). Dus hoe koppel je Shopify aan je WhatsApp om de juiste input te krijgen voor je geplande WhatsApp Business berichten? Het antwoord is Zapier.

Zapier is een tool die het automatiseren van taken tussen twee of meer apps ondersteunt. Zoals het versturen van een Trustpilot uitnodiging na ontvangst van een bestelling bijvoorbeeld. Met deze tool kun je heel creatief zijn met verbindingen tussen apps. Ook als je berichten op WhatsApp wilt inplannen! Trengo (BSP) maakt via Zapier een koppeling met je webshop tools en je communicatiekanalen, zodat je de juiste automatisering op het juiste moment kunt versturen.

Zo plan je een WhatsApp Business bericht via Zapier

Na het instellen van de Zapier-verbinding (bekijk hier de how-to) kun je beginnen met het versturen van een gepland WhatsApp bericht, zoals bestel updates en meer.

Je begint met het opzetten van de automatisering:

  1. Ga naar Zapier en maak een nieuwe 'Zap' aan zoals dat heet.
  2. Kies een 'Trigger' zoals Shopify → bij elke nieuwe bestelling.
  3. Kies een 'Actie' zoals Trengo → Stuur WhatsApp template bericht.

Makkelijk toch? Maar hoe ziet dit er bijvoorbeeld uit bij het versturen van een order notificatie?

Als we het hebben over klantenbinding zit het venijn in de details. Als je let op de details zullen klanten je zeker kiezen boven concurrenten. Het versturen van ordermeldingen via WhatsApp kan precies zo'n detail zijn.

De flow voor het vertraagde WhatsApp Business bericht ziet er als volgt uit:

  • Het touch point is een bestelling van een klant. Wanneer iemand een artikel bestelt zal de webshop software, of het nu Shopify, Magento, Lightspeed, of anderen zijn, een order melding aanmaken. Zie dit touch point als de zogenaamde 'Trigger'.
  • De 'Actie' is de manier waarop je tijdens dit touch point verbinding wilt maken. In dit geval kan dat het versturen van een WhatsApp template bericht zijn. Met daarin iets als: "Hallo [naam klant]. Je bestelling van [productnaam] is zojuist binnengekomen! Je ordernummer is #[ordernummer]. We zijn ermee bezig. We beginnen meteen met inpakken en zorgen ervoor dat het zo snel mogelijk bij je wordt afgeleverd. Dus blijf op de uitkijk!"

Communicatie over het trackingproces van een bestelling wordt door klanten zeer gewaardeerd. En dat geldt ook voor het sturen van een snelle update via WhatsApp, een kanaal dat veel mensen constant checken. Je bericht staat vol nuttige info en de update waar ze op wachten gaat niet verloren in hun inbox. Dit zal een geweldig touch point blijken voor klantbetrokkenheid.

Ga na hoe de automatisering voor verzendingsupdates is ingesteld.

Waarom je Trengo moet gebruiken als je WhatsApp Business planner

Moderne klantervaringen moeten to the point, volledig gepersonaliseerd en gemakkelijk via WhatsApp worden verzonden. Want zo creëer je de relevante touch points die prospects en klanten aanzetten tot conversie. En deze touch points kun je bereiken door geautomatiseerde WhatsApp berichten in te plannen.

Heb je het antwoord gevonden op je vraag hoe je berichten kunt inplannen op WhatsApp Business? Of wil je iets meer weten over hoe je een geweldige klantervaring vol relevante touchpoints kunt opzetten? Neem contact op en start hier je gratis proefperiode van 14 dagen.

Renske Start
Geschreven door
Renske
Content Marketer

Inhoudsopgave