21 WhatsApp Business Grußbotschaften für einen guten ersten Eindruck

Hast du schon einmal von dem Sprichwort "Never judge a book by it's cover" gehört? Wahrscheinlich schon.  

Der Grund, warum dieses Sprichwort so oft verwendet wird, ist, dass - du hast es erraten - die Leute Bücher immer nach ihrem Cover beurteilen. Und glaub mir, auch dein Unternehmen ist eines dieser Bücher.

Wenn du WhatsApp Business nutzt, ist deine Grußnachricht das Cover deines Buches. Mit Grußnachrichten kannst du einen starken ersten Eindruck hinterlassen, auch wenn du außerhalb der Geschäftszeiten kontaktiert wirst. 

In diesem Blog erzähle ich dir alles, was du über Grußbotschaften für WhatsApp Business wissen musst und wie du sie zu deinem Vorteil nutzen kannst:

• Was ist eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht?
• Warum solltest du eine Grußbotschaft für WhatsApp Business verwenden?
• Beispiele für WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten

Was ist eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht?

Wenn dir jemand zum ersten Mal eine Nachricht auf WhatsApp Business schickt, kannst du ihm automatisch eine sogenannte WhatsApp Business Begrüßungsnachricht senden. Das ist einfach eine Willkommensnachricht für Kunden auf WhatsApp Business. Du kannst mehrere Begrüßungen für verschiedene Situationen erstellen. 

Mit Trengo kannst du eine einzige Grußbotschaft für alle deine Kommunikationskanäle formulieren. Denk an E-Mail, Live-Chat, Facebook Messenger und WhatsApp Business. 

Was ist der Unterschied zwischen einer Begrüßung und einer Abwesenheitsnachricht in WhatsApp?

Du kannst eine "Grußbotschaft" einstellen, um deine Kunden zu begrüßen und ihnen das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein.

Wenn du nicht verfügbar bist, um deinen Kunden zu antworten, kannst du eine "Abwesenheitsnachricht" einstellen, um ihnen mitzuteilen, dass du bald zurückkommst, um ihnen zu helfen.

Hier ist ein Beispiel für eine Begrüßungsnachricht:

"Hallo, willkommen bei Trengo! Wie können wir dir helfen?"

Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht:

"Danke für deine Nachricht. Wir sind im Moment nicht erreichbar, werden dir aber innerhalb von 24 Stunden antworten."

Warum solltest du eine Grußbotschaft für WhatsApp Business verwenden?

Mit der richtigen Art von Grußbotschaft zur richtigen Zeit kannst du Folgendes erreichen:

• Kürzere Reaktionszeit 
• Verbessertes Kundenerlebnis
• Mehr Kundenzufriedenheit, indem du die Kunden zu den richtigen Informationen führst
• Kunden, die dich außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren, finden Beachtung
• Sammeln wertvoller Leads

Erfahre, wie ein Einzelhandelsunternehmen es schafft, mehr als 500 Bestellungen pro Tag über WhatsApp Business zu erhalten.

Hinweis: Du kannst WhatsApp Business Grußnachrichten nur verwenden, wenn du die WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business API benutzt. In dem folgenden Video wird dir in 3 Minuten erklärt, was die genauen Unterschiede zwischen WhatsApp und WhatsApp Business sind:

Wie sieht ein effektiver WhatsApp Business Gruß aus?

Auch wenn es unzählige Varianten von Begrüßungen gibt, sollte eine effektive Begrüßung über WhatsApp Business den folgenden Best Practices folgen:

1. Klare Erwartungen setzen

Dein wichtigstes Ziel sollte es sein, eine realistische Erwartung zu formulieren, wann dein Kunde eine Nachricht erwarten kann. Es ist einfach besser für einen Kunden, wenn er sicher weiß, wann er eine Antwort erhält.

Lege diese Erwartungen sehr genau fest. Um das zu verdeutlichen, schauen wir uns zwei kurze Beispiele an.

1) "Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden."

2)"Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden."

Das erste Beispiel ist ein eher vages Versprechen und enthält keine konkrete Erwartung. "So bald wie möglich" kann alles zwischen einer Minute und 10 Stunden bedeuten.

Das zweite Beispiel hingegen setzt eine klare Erwartungshaltung und gibt deinem Team die Möglichkeit, mehr zu leisten.

2. Sei so transparent wie möglich

Die zweite bewährte Praxis ist, einfach ehrlich und transparent zu sein.

Niemand mag faule Ausreden für langsame Reaktionszeiten. Wenn dein Team an diesem Tag etwas überfordert ist, ist es keine Schande, einfach zu sagen, dass du beschäftigt bist. 

3. Gib ihm eine menschliche Note

Bei vielen Begrüßungen, sei es per E-Mail, Live-Chat oder WhatsApp, ist mir aufgefallen, dass der Tonfall oft sehr förmlich ist. 

Aber nur weil die Nachricht automatisiert ist, heißt das nicht, dass du wie ein Roboter wirken musst.

Ich würde dir raten, immer so menschlich wie möglich zu klingen. Bleib professionell, aber vermeide es, wie ein Anwalt zu klingen. Es sei denn, du bist ein Anwalt, natürlich. Du verstehst, was ich meine. Fällt es dir schwer, deinen Nachrichten eine menschliche Note zu geben? Kein Problem! Ein Online-Tool zur Vermenschlichung von KI kann Wunder bewirken, indem es deinen Nachrichten eine menschliche Note verleiht.

21 Beispiele für WhatsApp-Business-Grußbotschaften

Ehrlich gesagt gibt es so etwas wie die "beste Grußbotschaft für WhatsApp Business" nicht. Es kommt wirklich auf deine Situation an und darauf, was du erreichen willst. Deshalb habe ich eine Liste mit WhatsApp Business-Grüßen für verschiedene Situationen zusammengestellt. 

Lass uns das näher anschauen.

Allgemeine WhatsApp Business Grußbotschaften

1. "Vielen Dank für deine Nachricht! Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Unternehmen] Team."

2. "Hallo! Willkommen bei [deinem Unternehmen]. Wir werden uns innerhalb von 3 Stunden bei dir melden. In der Zwischenzeit kannst du in unserem Hilfecenter [Link] nachsehen. Wir haben uns viel Mühe gegeben, also könnte die Antwort auf deine Frage schon dort stehen!"

3. "Hallo! Schön, dich zu sehen. Wusstest du schon, dass wir derzeit einen Rabatt von 50% auf alle unsere Produkte anbieten? Der Code lautet XXXX. Verrate es aber nicht weiter ;-) Sag mir Bescheid, wenn du noch weitere Fragen hast und ich melde mich in Kürze bei dir!"

4. "Hallo [Kundenname], willkommen bei [deinem Unternehmen]. Wir haben einen Sonderrabatt von 15 % auf alle Tarife für unsere neuen Kunden. Möchtest du deinen jetzt erhalten? [Link] Antworte mit 'Stop', um dich abzumelden."

5. "Danke, dass du Teil unserer Gemeinschaft wirst! Wir sind so froh, dich an Bord zu haben. Sieh dir an, welche Dienste wir anbieten [deine Dienste]. Lass uns auch auf Instagram zusammenarbeiten, um Spaß zu haben: [Instagram-Link]. Cheers, Team [Name deines Unternehmens]"

6. "Danke, dass du uns kontaktierst. Bitte gib uns den Grund für deine Anfrage an, damit wir dich an die richtige Person weiterleiten können.

1) Zahlungsanfragen

2) Rückgaberecht

3) Aktualisierung der Bestellung

4) Sonstiges

Wir werden uns in Kürze bei dir melden!"

Das war jetzt nicht gerade eine Raketenwissenschaft, oder?

Der Schlüssel zur Nutzung jeder Art von Messaging-App ist, dass du es nicht übertreibst. WhatsApp bietet eine schnelle und informelle Möglichkeit, mit einer Person oder einem Unternehmen in Kontakt zu treten. Behalte den Tonfall deines Unternehmens und deine Marke im Hinterkopf, aber fasse dich immer kurz und knapp.

Bei Trengo verwenden wir die erste Nachricht während der Geschäftszeiten.

Beispiele für die Begrüßung im Kundendienst

7. "Hallo, danke für deine Nachricht! Unsere Support-Mitarbeiter werden deine Nachricht prüfen und sicherstellen, dass sie an die am besten geeignete Person weitergeleitet wird. Wir werden dir innerhalb von 24 Stunden antworten."

8. "Sehr geehrter [Name des Kunden], wir haben Ihre Anfrage erhalten und suchen gerade nach einem Sachbearbeiter, der sie am besten lösen kann. Es kann bis zu 8 Stunden dauern, aber wir werden unser Bestes tun, um uns so schnell wie möglich bei dir zu melden. Vielen Dank für deine Geduld."

9. "In der Zwischenzeit kannst du unser Hilfecenter mit Antworten auf häufig gestellte Fragen hier besuchen: [Link]."

Ein wichtiger Trend im Kundensupport ist, dass immer mehr Kunden die Möglichkeit zur Selbstbedienung nutzen wollen. Mit Trengo kannst du ganz einfach dein eigenes Help Center einrichten. Auf diese Weise haben die Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten jederzeit Zugang zu Informationen.

Ereignisbasierte Begrüßungsmeldungen

Manchmal kann es sein, dass dein Unternehmen gerade mit saisonalen Aktivitäten oder besonderen Anlässen zu tun hat. Egal, ob Weihnachtszeit oder wegen Covid-19 - du musst deine Kunden informieren. Ich werde dir zwei Beispiele für beide Fälle geben.

10. "Hey [Name des Kunden]. Frohe Weihnachten! Wir erhalten gerade viele Nachrichten, aber wir möchten, dass du weißt, dass deine Nachricht für uns wichtig ist. Die Stellvertreter des Weihnachtsmanns werden sich innerhalb von 2 Stunden bei dir melden."

11. "Ho ho ho! 🎅 Bitte lass es mich wissen, wenn du irgendwelche Fragen hast. Unsere Elfen sind sehr damit beschäftigt, all die Geschenke zu verpacken, daher kann es sein, dass wir nicht so schnell antworten, wie du es von uns gewohnt bist."

12. "Hallo, wie kann ich dir helfen? Bitte beachte, dass wir in diesen noch nie dagewesenen Zeiten vielleicht etwas langsamer antworten als sonst."

13. "Hallo [Name des Kunden], Ramadan Mubarak! Möge dein Zuhause mit Licht, Liebe und Lachen erfüllt sein. Aufgrund der Feiertage sind wir derzeit mit Bestellungen überhäuft. Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden."

14. "Alles Gute zum Valentinstag 💖 Vielen Dank, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktiert haben. Wir sind gerade dabei, die schönsten Blumen für Ihre Sträuße auszuwählen und werden Ihnen innerhalb der nächsten zwei Stunden antworten.🌷"

15. "Hey [Name des Kunden]. Alles Gute zum Muttertag! Um diesen besonderen Tag zu feiern, bieten wir dir 25% Rabatt auf alle unsere Produkte. Wenn du Fragen hast, kannst du sie uns gerne stellen und wir werden uns innerhalb einer Stunde bei dir melden.

Business Update Grußbotschaften

Wenn du mit einem technischen Problem konfrontiert bist, ist es wichtig, dass du deine Kunden darüber informierst, dass du das Problem kennst und versuchst, es zu lösen.

16. "Lieber Kunde, wir haben technische Probleme mit [Produktname]. ⚠️ Unser Team arbeitet mit Hochdruck daran, das Problem zu lösen. Bei Problemen, die nichts mit [Produktname] zu tun haben, hinterlasse bitte deine Nachricht unten und wir werden dir innerhalb der nächsten 24 Stunden antworten. Vielen Dank für Ihre Geduld."

17. "Hallo zusammen! Zurzeit haben wir einige technische Probleme mit unserer Website. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die dir dadurch entstanden sind. Wir tun alles, was wir können, um das Problem im Moment zu beheben. Wir werden dich benachrichtigen, sobald das Problem behoben ist. Vielen Dank für Ihr Verständnis."

Begrüßungsnachrichten für den Einsatz außerhalb des Büros

Wenn die Geschäftszeiten vorbei sind und niemand im Büro ist, um eingehende WhatsApp-Nachrichten zu beantworten, müssen deine Kunden möglicherweise einige Zeit überbrücken, bis sie eine Antwort erhalten. Es gibt mehrere Möglichkeiten, das Problem zu lösen.

Zur Homepage senden

18. "Danke für deine Nachricht! Wir sind zurzeit nicht im Büro, aber wir werden uns gleich morgen früh bei dir melden."

Weitere Informationen findest du auf unserer Website: www.trengo.com."

Antworte mit deinen Geschäftszeiten

19. "Danke, dass du dich mit uns in Verbindung gesetzt hast. Wir sind zurzeit nicht erreichbar, aber wir werden uns während unserer Geschäftszeiten bei dir melden: [Ihre Geschäftszeiten]. In der Zwischenzeit kannst du dich gerne auf unserer Website [deine Website] über unsere Produkte und Dienstleistungen informieren."

Bei Trengo verwenden wir den folgenden Gruß aus dem Büro:

20. "Danke, dass du Trengo kontaktiert hast!

Wir würden dir gerne helfen, aber wir haben *zurzeit geschlossen* 🕦 (Siehe unseren Zeitplan unter trengo.com/businesshours). Wir melden uns am nächsten Werktag wieder bei dir ⏰.

Wusstest du in der Zwischenzeit, dass wir ein Help Center unter help.trengo.com haben, in dem die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet werden? Vielleicht findest du deine Antwort ja auch ohne die Hilfe unserer Sachbearbeiter.

Cheers,

Team Trengo"

Wie du siehst, binden wir auch unser Help Center ein und geben den Kunden einen klaren Grund, warum wir nicht sofort antworten können.

Einen Hinweis sammeln

21. "Hallo! Es tut uns leid, dass wir deine Nachricht momentan nicht beantworten können. Bitte hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail-Adresse und wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. Team Trengo."

Die Nutzung von WhatsApp ist eine wertvolle Möglichkeit, Leads zu bekommen, auch wenn du nicht im Büro bist. Bitte den potenziellen Kunden, seine Kontaktinformationen zu hinterlassen, und du kannst dich am nächsten Tag bei ihm melden.

Verwende Schnellantworten, um FAQs zu beantworten

Eine WhatsApp Business Schnellantwort ist eine vorgefertigte Nachricht, die du einfach suchen, bearbeiten und an deinen Kunden senden kannst. Sie werden oft von Kundendienstmitarbeitern verwendet, um häufig gestellte Fragen zu beantworten.

Schnellantworten können Begrüßungsnachrichten, Geschäftsöffnungszeiten, Rückgaberichtlinien und mehr enthalten. Solange du innerhalb von 24 Stunden auf eine Nachricht antwortest, musst du nichts von WhatsApp genehmigen lassen. Du kannst bis zu 50 Schnellantworten auf einmal speichern.

Hier ist ein Beispiel für eine schnelle Antwort zum Rückgaberecht:

WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen

Wie ich bereits erwähnt habe, sind WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten die Nachrichten, die du automatisch senden kannst, sobald dir eine Person auf WhatsApp Business eine Nachricht sendet. Wenn du proaktiv mit deinen Kunden in Kontakt treten möchtest, solltest du dir überlegen, ob du WhatsApp Business-Nachrichtenvorlagen verwendest.

Mein Kollege Luuk hat einen aufschlussreichen Blog über WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen geschrieben, den du hier lesen kannst.

Biete das beste Kundenerlebnis über WhatsApp Business

Mit Trengo, unserer intelligenten Customer Engagement Plattform, kannst du das bestmögliche Kundenerlebnis über WhatsApp Business bieten. Sie ermöglicht es dir, WhatsApp-Nachrichten zusammen mit all deinen anderen Kanälen in einem Posteingang zu empfangen (z. B. E-Mail, Sprache und Live-Chat), WhatsApp Business mit mehreren Nutzern zu verwenden, deinen eigenen WhatsApp-Chatbot zu erstellen und vieles mehr.

Erste Schritte mit Grußbotschaften für WhatsApp

Die erste Nachricht, die ein Kunde auf WhatsApp erhält, ist eine Begrüßungsnachricht. Sie gibt den Ton für den Rest des Gesprächs an. Eine gut formulierte Begrüßungsnachricht kann den Kunden das Gefühl geben, willkommen zu sein und geschätzt zu werden, und so ein positives Kundenerlebnis schaffen.

Bist du bereit, Grußbotschaften an deine Kunden auf WhatsApp zu senden? 

Hier kannst du dich melden🚀.