Hoe WhatsApp-berichten automatiseren in 2025

Een potentiële klant stuurt een bericht naar je bedrijf op WhatsApp en vraagt naar je producten. Maar je hebt het druk, je team is gespannen en tegen de tijd dat je reageert, zijn ze al naar een concurrent gegaan. Frustrerend, toch?

In de snelle digitale wereld van vandaag verwachten klanten onmiddellijke reacties en dat is waar het automatiseren van WhatsApp-berichten een game-changer wordt voor kleine bedrijven. In plaats van elke vraag handmatig te beantwoorden, kun je geautomatiseerde berichten instellen om klanten te begroeten, veelgestelde vragen te beantwoorden, bestellingen te bevestigen en zelfs follow-ups te sturen - zonder een vinger uit te steken.

Met het enorme wereldwijde bereik van WhatsApp is het het perfecte platform voor real-time klantbetrokkenheid. Maar deze gesprekken handmatig beheren? Dat is een recept voor overweldiging. Met automatisering kun je snelle, persoonlijke interacties bieden terwijl je tijd vrijmaakt om je te richten op de groei van je bedrijf.

In deze gids laten we je zien hoe je WhatsApp-berichten effectief kunt automatiseren, zodat je de communicatie kunt stroomlijnen, de efficiëntie kunt verhogen en je klanten 24/7 tevreden kunt houden. 

Laten we er meteen in duiken!

Wat is WhatsApp automatisering?

WhatsApp automatisering is het toepassen van technologie om WhatsApp berichten te automatiseren zodat bedrijven effectiever kunnen communiceren met hun klanten. In plaats van individueel te reageren op alle vragen, kunnen bedrijven geautomatiseerde WhatsApp-berichten maken voor gebruikelijke interacties zoals welkomstberichten, statusupdates van bestellingen, herinneringen voor afspraken en ondersteuningsverzoeken.

Met de WhatsApp Business App kunnen bedrijven eenvoudige automatiseringsfuncties inschakelen, zoals geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten om klanten te verwelkomen of te antwoorden als ze niet beschikbaar zijn. Maar om het versturen van WhatsApp-berichten op grote schaal te automatiseren of om verbinding te maken met CRM-systemen, is de WhatsApp Business API nodig. Hiermee kunnen bedrijven geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten versturen op basis van triggers, voor soepele en tijdige communicatie.

Door de kunst van het automatiseren van WhatsApp-berichten te ontdekken, kunnen bedrijven reactietijden stroomlijnen, handmatige inspanningen minimaliseren en een meer standaard klantervaring produceren. Of je nu WhatsApp-berichten wilt automatiseren voor klantenservice, marketing of transactiemeldingen, het gebruik van automatiseringstools kan de efficiëntie en interactie aanzienlijk verbeteren.

Voordelen van WhatsApp automatisering voor je bedrijf

Het gebruik van WhatsApp automatisering kan je bedrijfsprocessen, klantervaring en productiviteit enorm verbeteren. Met geautomatiseerde WhatsApp-berichten kunnen bedrijven communicatie automatiseren, responspercentages verbeteren en een betere band opbouwen met hun publiek. Hieronder volgen de belangrijkste voordelen van geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten:

1. Direct antwoord & 24/7 beschikbaarheid

Klanten verwachten snelle reacties. Bedrijven kunnen snelle reacties zelfs buiten werktijd garanderen door geautomatiseerde WhatsApp-berichten te gebruiken. Door te organiseren hoe een geautomatiseerd bericht wordt verzonden in WhatsApp voor veelgestelde vragen of vragen van klanten, blijven gesprekken soepel verlopen zonder voortdurende menselijke inbreng.

2. Verbeterde klantbetrokkenheid

Personalisatie is de weg vooruit in de huidige concurrerende markt. Met geautomatiseerde WhatsApp-berichten voor bedrijven kun je doelgericht promoties, herinneringen of follow-ups sturen. Dit helpt bedrijven bij het automatiseren van het versturen van WhatsApp-berichten op basis van klantgedrag en -voorkeuren, waardoor de betrokkenheid toeneemt.

3. Hogere efficiëntie & kostenreductie

Door WhatsApp-berichten te automatiseren, verlichten bedrijven de last voor klantondersteuningsteams, besparen ze kosten en verhogen ze de efficiëntie. In plaats van steeds terugkerende vragen handmatig te beantwoorden, kunnen bedrijven het versturen van antwoorden op WhatsApp-berichten automatiseren, waardoor capaciteit vrijkomt voor geavanceerdere taken.

4. Naadloze verkoop- en marketingautomatisering

Je kunt WhatsApp-berichten automatiseren voor verkoop, promoties en lead-nurturing in bedrijven. Het maakt niet uit of je WhatsApp-berichten wilt automatiseren voor herinneringen aan achtergelaten winkelwagentjes of productwaarschuwingen; automatisering bevordert uniforme berichtgeving en grotere conversies.

5. Schaalbaarheid & groei

Als je bedrijf uitbreidt, is het niet haalbaar om duizenden vragen van klanten handmatig af te handelen. Met geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten kun je je klantgesprekken naadloos laten verlopen, zodat geen enkele lead of vraag onbehandeld blijft.

Handmatige of geautomatiseerde WhatsApp-berichten versturen

Bedrijven die klanten aan zich willen binden en efficiënt willen werken, zijn afhankelijk van effectieve communicatie. Geautomatiseerde WhatsApp-berichten helpen bedrijven om regelmatige communicatie bij te houden en tegelijkertijd het werk tot een minimum te beperken. Ongeacht of je berichten handmatig of automatisch schrijft, kennis van beide methoden kan de efficiëntie en tevredenheid vergroten.

Handmatig WhatsApp-berichten versturen

Handmatige berichtenuitwisseling houdt in dat berichten persoonlijk worden aangemaakt en bezorgd bij specifieke contactpersonen of groepen. Deze techniek maakt extreem gepersonaliseerde communicatie mogelijk, die het meest geschikt is voor het beantwoorden van specifieke vragen van klanten, het bieden van persoonlijke assistentie of het voeren van live gesprekken. Het vergt echter voortdurende inspanning en kan tijdrovend zijn als het bedrijf groeit.

Om het gemakkelijker te maken, kun je SKEDit gebruiken, een app waarmee je WhatsApp-berichten van tevoren kunt inplannen. Het is echter niet volledig geautomatiseerd - het kan zijn dat je het bericht nog moet bevestigen of handmatig moet versturen als het zover is.

Hoe WhatsApp-berichten handmatig inplannen met SKEDit:

1. Download en installeer SKEDit in de Google Play Store.
2. Meld je aan en log in op je account.
3. Selecteer 'WhatsApp' als berichtenservice.
4. Geef toestemmingen zodat de app goed kan werken.
5. Typ je bericht en kies de ontvanger.
6. Stel de datum en tijd voor verzending in.
7. Handmatig of automatisch verzenden? Je kunt ervoor kiezen om een herinnering te krijgen om het zelf te versturen of SKEDit te laten proberen het automatisch te versturen.

Hoewel SKEDit helpt bij het plannen, vereist het nog steeds enige handmatige actie. Als je op zoek bent naar handsfree automatisering, is WhatsApp Business API misschien een betere oplossing.

Geautomatiseerde WhatsApp-berichten

Voor gemak en tijdige communicatie kunnen bedrijven WhatsApp-berichten automatiseren met ingebouwde WhatsApp Business-tools of automatiseringstools van derden. Met automatisering kun je berichten sturen die worden geactiveerd door acties, planningen of klantactiviteiten, zodat je probleemloze en naadloze interacties hebt.

Hieronder volgen enkele van de belangrijkste gebruikssituaties van geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten:

Welkomstberichten: Stuur automatisch een welkomstbericht naar nieuwe klanten of wanneer ze weer contact opnemen na inactiviteit.

Berichten: Maak een geautomatiseerd WhatsApp-bericht dat klanten informeert over niet-beschikbaarheid buiten kantooruren.

Geplande berichten: Automatiseer het versturen van WhatsApp-berichten voor herinneringen aan afspraken of promotionele aanbiedingen.

Transactieberichten: Stuur automatisch orderbevestigingen, verzendupdates of betalingsberichten.

Volg deze instructies om geautomatiseerde berichten te configureren op WhatsApp Business:

1. Open de WhatsApp Business-app en ga naar Instellingen > Zakelijke tools > Weg bericht.
2. Schakel Wegsturen in en bewerk het bericht.
3. Plan en kies ontvangers voor het bericht.

Voor complexere automatisering, zoals het versturen van een geautomatiseerd WhatsApp-bericht op basis van klantinteracties, kunnen bedrijven de WhatsApp Business API gebruiken. Dit houdt in dat je moet integreren met een WhatsApp Business Solution Provider en heeft mogelijkheden zoals chatbots, geautomatiseerde workflows en CRM-integraties.

Kiezen tussen handmatige en geautomatiseerde berichtgeving

Of je een handmatige of automatische WhatsApp gebruikt, hangt af van de vorm van communicatie:

Handmatige berichtenuitwisseling: Het meest geschikt voor interacties op maat, zoals het aanpakken van ingewikkelde problemen met de klantenservice of het ontwikkelen van klantrelaties.

Geautomatiseerde berichtenuitwisseling: Geschikt voor regelmatige communicatie, zoals FAQ's, bestelstatus en marketingberichten.

Hier is een vergelijkingstabel met de belangrijkste verschillen tussen handmatige WhatsApp-berichten en geautomatiseerde WhatsApp-berichten voor bedrijven:

Deze tabel laat snel zien waarom geautomatiseerde WhatsApp-berichten voor bedrijven een game-changer zijn en zorgen voor snelheid, efficiëntie en een betere klantbetrokkenheid.

Beste tools om WhatsApp-berichten in te plannen

Effectieve communicatie is cruciaal voor bedrijven en individuen. Het plannen van WhatsApp-berichten zorgt voor tijdige interactie zonder de noodzaak van handmatige tussenkomst. Hoewel WhatsApp geen ingebouwde planningsfunctie heeft, zijn er verschillende tools van derden die je kunnen helpen bij het efficiënt instellen van geautomatiseerde WhatsApp-berichten. Hier zijn enkele van de beste oplossingen:

1. WhatsApp zakelijke app

Voor kleine bedrijven biedt de WhatsApp Business App een aantal eenvoudige automatiseringsopties. Hoewel je er geen bepaald bericht mee kunt plannen, kun je wel geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten instellen, zoals begroetings- en afwezigheidsberichten. Deze zijn handig om de verwachtingen van klanten in de hand te houden door onmiddellijk antwoord te sturen tijdens daluren of wanneer je voor het eerst contact opneemt.

2. WhatsApp zakelijke API

Meer omvangrijke bedrijven die behoefte hebben aan geavanceerde automatisering kunnen gebruikmaken van de WhatsApp Business API. Met de API kunnen bedrijven geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten op schaal versturen en deze integreren met CRM en andere platforms. Het maakt het plannen van berichten, het versturen van meldingen en het automatiseren van klantinteracties mogelijk. Implementatie vindt meestal plaats via een samenwerking met een WhatsApp Business Solution Provider.

3. Automatische tekst: bulk tekstplanner

Auto Text is te vinden in de Google Play Store en stelt mensen in staat WhatsApp-berichten te plannen, sms'jes uit te zenden en auto-replies te maken. Het is een allesomvattend hulpprogramma voor het automatiseren van berichtentaken, wat tijd bespaart en zorgt voor snelle communicatie zonder dat je dit handmatig hoeft te doen.

4. WA - Berichten plannen

Voor iPhone-gebruikers biedt WA - Schedule Messages een hulpmiddel om WhatsApp-berichten te plannen. De app werkt als je persoonlijke berichtenplanner waar je een bericht kunt schrijven en de gewenste verzendtijd kunt opgeven. Het is vooral handig bij het versturen van herinneringen of tijdkritische informatie.

5. Siri-snelkoppelingen voor iPhone

iPhones kunnen de toepassing Snelkoppelingen gebruiken om aangepaste automatiseringen te ontwerpen om berichten te plannen. Je kunt een bericht typen en het WhatsApp-nummer selecteren van de ontvanger aan wie je het wilt sturen met een snelkoppeling die op een later tijdstip wordt geactiveerd. Zodra het geplande tijdstip is aangebroken, verschijnt er een melding waarin je wordt gevraagd het bericht te versturen, wat een eenvoudigere procedure wordt.

6. Blueticks extensie voor WhatsApp web

Voor desktopgebruikers stelt de Blueticks Chrome-extensie gebruikers in staat om berichten te plannen op WhatsApp Web. Zodra de extensie is geïnstalleerd, kun je berichten schrijven en de verzendtijd van je voorkeur kiezen. De extensie zorgt er dan voor dat ze op de beoogde tijd worden verzonden en verstuurt je berichten wanneer dat nodig is.

Het juiste gereedschap kiezen

Het kiezen van het juiste gereedschap is gebaseerd op je persoonlijke eisen:

• Persoonlijk gebruik: SKEDit en WA-Schedule Messages zijn vriendelijke alternatieven voor iedereen die WhatsApp-berichten wil automatiseren.
• Kleine bedrijven: De WhatsApp Business App biedt eenvoudige automatiseringsmogelijkheden die geschikt zijn voor het afhandelen van klantinteracties.
• Grote bedrijven: De WhatsApp Business API biedt sterke functies voor bedrijven die op grote schaal WhatsApp-berichten willen versturen.

Geautomatiseerde WhatsApp-berichten met WhatsApp Business API

In het snelle digitale landschap van tegenwoordig zijn bedrijven altijd op zoek naar effectieve manieren om met consumenten te communiceren. De WhatsApp Business API biedt een sterke oplossing waarmee bedrijven WhatsApp-berichten kunnen automatiseren en communicatiestrategieën kunnen verbeteren.

WhatsApp API voor bedrijven begrijpen

De WhatsApp Business API is bedoeld voor middelgrote tot grote bedrijven, met eenvoudige integratie van WhatsApp-berichten binnen bestaande systemen. Met deze API kunnen bedrijven het versturen van WhatsApp-berichten automatiseren, zodat ze op tijd en gepersonaliseerd worden verzonden zonder dat er handmatige inspanning nodig is.

Belangrijkste functies van WhatsApp Business API

1. Geautomatiseerde berichten: Stel geautomatiseerde WhatsApp-berichten in voor verschillende situaties, zoals orderbevestigingen, verzendberichten en herinneringen voor afspraken.
2. Ondersteuning voor rijke media: Betrek klanten verder door afbeeldingen, video's en documenten rechtstreeks via WhatsApp te leveren.
3. Communicatie in twee richtingen: Maak live chats mogelijk, zodat klanten gemakkelijk met je bedrijf kunnen communiceren.
4. Integratiemogelijkheden: Soepel integreren met CRM-systemen, zodat bedrijven WhatsApp-berichten kunnen automatiseren op basis van klantgedrag en -informatie.

Voordelen van het automatiseren van WhatsApp-berichten

• Verbeterde klantervaring: Geautomatiseerde berichten garanderen dat klanten zo snel mogelijk antwoord krijgen, wat de tevredenheid en loyaliteit verhoogt.
• Operationele efficiëntie: Routinematige communicatie kan worden geautomatiseerd en middelen kunnen worden ingezet voor meer ingewikkelde taken om de algehele productiviteit te verhogen.
• Gepersonaliseerde interacties: Met klantinformatie kunnen bedrijven gepersonaliseerde berichten sturen, waardoor de relevantie en interesse in interacties toeneemt.

WhatsApp Zakelijke API implementeren

Volg de volgende stappen om volledig gebruik te maken van de WhatsApp Business API:

1. Werk samen met een leverancier van oplossingen: Werk samen met gecertificeerde leveranciers om de API te gebruiken en ondersteuning te krijgen tijdens de integratie.
2. Stel geautomatiseerde berichten in: Identificeer de belangrijkste contactpunten met klanten en stel geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten in.
3. Monitoren en optimaliseren: Meet regelmatig de prestaties van je berichtenprogramma en maak aanpassingen om de impact te verbeteren.

Hoe WhatsApp-berichten plannen met Trengo

In de huidige zakenwereld is het cruciaal om klanten tijdig en efficiënt op de hoogte te houden. Het plannen van WhatsApp-berichten garandeert dat je publiek op het gewenste tijdstip wordt bereikt, zonder dat je daar handmatig moeite voor hoeft te doen. Trengo, een gecertificeerde WhatsApp Business Solution Provider, biedt een moeiteloze manier om WhatsApp-berichten te automatiseren, waardoor je strategie voor klantbetrokkenheid een boost krijgt.

Waarom WhatsApp-berichten plannen?

Het plannen van berichten stelt organisaties in staat om berichten op het juiste moment te plannen en af te leveren, zodat consumenten meldingen, herinneringen of promotiemateriaal op het meest geschikte moment ontvangen. Deze proactieve planning verhoogt niet alleen de klanttevredenheid, maar optimaliseert ook de interne operationele processen.

Geplande berichten instellen met Trengo

Om te profiteren van de kracht van geplande berichten is het aansluiten van de WhatsApp Business API via Trengo een slimme strategie. Met deze configuratie kunnen bedrijven geautomatiseerde zakelijke WhatsApp-berichten op grote schaal versturen, waardoor consistente en tijdige betrokkenheid wordt bevorderd.

Hier lees je hoe je stap voor stap berichten kunt inplannen met Trengo:

1. Toegang krijgen tot de uitzendfunctie: Log in op je Trengo-account en ga naar de functie Broadcasting. Klik op Nieuwe uitzending om verder te gaan.
2. Stel je uitzending in: Geef je uitzending een duidelijke en beschrijvende naam zodat je hem gemakkelijk kunt herkennen.
3. Kies de afzender: Selecteer het WhatsApp-nummer van waaruit het bericht wordt verzonden.
4. Selecteer een berichtsjabloon: Kies een vooraf goedgekeurde sjabloon voor WhatsApp-berichten die past bij je communicatiedoel. Personaliseer de sjabloon indien nodig om je publiek aan te spreken.
5. Plan het bericht: Voer de exacte datum en tijd in waarop je het bericht wilt verzenden. Trengo's nauwkeurige planning garandeert dat berichten op het meest effectieve moment naar ontvangers worden verzonden.
6. Ontvangers toevoegen: Voer de contactpersonen handmatig in of importeer een lijst om effectief berichten te sturen naar specifieke klantgroepen.
7. Controleren en bevestigen: Controleer alle instellingen, controleer het voorbeeld van het bericht en controleer de geplande verzendtijd. Als je tevreden bent, voltooi je de instellingen om het bericht te plannen.

Conclusie

Door geautomatiseerde WhatsApp-berichten te integreren in je bedrijfsprocessen kun je klantinteracties over de hele linie transformeren en communicatieprocessen aanzienlijk verminderen. 

Via platforms zoals Trengo kun je geautomatiseerde WhatsApp-berichten versturen, die zorgen voor tijdige interacties op maat en die de klanttevredenheid en -loyaliteit verhogen. Dit strategische initiatief maximaliseert niet alleen het gebruik van middelen, maar stelt je bedrijf ook in staat om adequaat in te spelen op de veranderende behoeften van de hedendaagse consument, wat leidt tot consistente expansie en concurrentievermogen in de branche.