Wie du mehrere Social-Media-Konten verwaltest - der einfache Weg

Jede Plattform erfüllt ein anderes Kundenbedürfnis

Deine Kunden sind nicht alle an einem Ort. Einige nutzen LinkedIn für berufliche Einblicke. Andere bevorzugen WhatsApp für schnellen Support. Durch die Verwaltung getrennter Konten kann dein Unternehmen auf jedem Konto mit dem richtigen Ton und Inhalt auftreten.

Klare Kontorollen verbessern das Kundenerlebnis

Wenn du deine Konten nach Zweck trennst, wissen deine Kunden genau, wohin sie gehen müssen. Du könntest ein Profil für proaktiven Support nutzen, ein anderes für die Unternehmenskultur und ein weiteres für Produktneuheiten. Diese Struktur vermeidet Verwirrung und macht es den Kunden leichter, sich mit deiner Marke auseinanderzusetzen.

Lokale Inhalte sind wichtiger denn je

Regionale Teams kennen ihr Publikum oft besser als ein globaler Einheits-Account. Lokale Social-Media-Konten ermöglichen es dir, die richtige Sprache zu sprechen, relevante Referenzen zu verwenden und zur richtigen Zeit zu posten. Trengo vereinfacht die Verwaltung mehrerer Konten an verschiedenen Standorten, indem es dir hilft, Konversationen zu lenken und den Fluss von Inhalten zwischen den Regionen zu automatisieren.

Kunden erwarten eine einheitliche Präsenz

Die Menschen denken nicht in Kanälen. Sie wollen einfach nur eine Antwort. Wenn dein Unternehmen auf allen Plattformen, die deine Kunden nutzen, aktiv ist, sendet es eine klare Botschaft: Wir sind hier und wir hören zu. Mit dem gemeinsamen Posteingang von Trengo hat dein Team einen zentralen Ort, an dem es alle sozialen Nachrichten sehen und beantworten kann, damit nichts verloren geht.

Du brauchst einen klaren Blick auf die Leistung

Wenn das Social Media Management auf verschiedene Tools und Teams verteilt ist, ist es schwieriger, Einblicke zu erhalten und du triffst Entscheidungen, ohne ein vollständiges Bild zu haben. Mit Trengo kannst du die Leistung aller Konten an einem Ort sehen. Das bedeutet bessere Berichte, schnellere Entscheidungen und eine klügere Strategie.

1. Beginne mit einer klaren Social Media Strategie

Mehrere Social-Media-Konten ohne Strategie zu verwalten ist wie der Versuch, ein Haus ohne Bauplan zu bauen. Bevor du etwas postest, solltest du den Zweck jedes Kontos und den Wert, den es liefern soll, definieren.

Hier erfährst du, was du in deiner Strategie berücksichtigen solltest:

• Ein profilspezifisches Ziel (z.B. Leads auf LinkedIn generieren, Engagement auf Instagram fördern, Anfragen auf WhatsApp klären)
• Erwartungen des Publikums auf jeder Plattform
• Inhaltsformate und Tonalität, die auf jeder Plattform am besten funktionieren
• Häufigkeit der Beiträge und wer für was verantwortlich ist

Diese Klarheit hilft den Teams, Doppelarbeit zu vermeiden und konsistent zu bleiben. In Trengo kannst du deine Strategie mit der Umsetzung verknüpfen, indem du jeder Plattform Tags und Workflows zuweist, damit Inhalte, Konversationen und Ziele immer aufeinander abgestimmt sind.

Profi-Tipp: Schreibe für jeden Account ein einseitiges Briefing, auf das sich dein Team beziehen kann, wenn es Inhalte erstellt oder auf Nachrichten antwortet. Das reduziert das Rätselraten und sorgt dafür, dass alle bei der Sache bleiben.

2. Zentralisiere alle Nachrichten in einem Posteingang

Einer der Hauptgründe für langsame Antworten und verpasste Nachrichten ist der Wechsel zwischen den Plattformen. Ein gemeinsamer Posteingang fasst alle deine DMs, Kommentare und Erwähnungen in einem einzigen Arbeitsbereich zusammen, sodass dein Team schnell reagieren kann, ohne den Kontext wechseln zu müssen.

In Trengo wird jede Nachricht von Instagram, WhatsApp, Facebook und Co. automatisch sortiert, getaggt und zugeordnet. Du kannst sogar interne Notizen hinterlassen oder Teamkolleg/innen @mentionieren, wenn du Input brauchst.

Hier entlang:

• Kein Kunde muss sich wiederholen
• Nachrichten fallen nie durch die Maschen
• Dein ganzes Team arbeitet von derselben Echtzeit-Ansicht aus

Profi-Tipp: Richte Posteingangs-Labels nach Plattform oder Thema ein (z.B. "Instagram-Produktfragen" oder "WhatsApp-Beschwerden"), um Nachrichten sofort zu sortieren und besser zu priorisieren.

3. Einen Redaktionskalender erstellen und pflegen

Ein konsistenter Veröffentlichungszeitplan sorgt dafür, dass deine Marke im Mittelpunkt steht. Außerdem kannst du so Inhaltslücken erkennen und Kampagnen, Produktaktualisierungen oder saisonale Ereignisse vorausplanen.

Ein effektiver Kalender beinhaltet:

• Wöchentliche oder monatliche Inhaltsthemen
• Plattformspezifische Postformate und Texte
• Wichtige Termine wie Markteinführungen, Feiertage oder Kampagnen
• Zugewiesene Eigentümer und Fristen

Mit Trengo kannst du sicherstellen, dass dein Support-Team informiert und bereit für alle damit verbundenen Kundenfragen ist.

Profi-Tipp: Lege eine "Content-Warteschlange" für immergrüne Beiträge an, damit du auch in schwächeren Wochen nicht ohne etwas Relevantes dastehst.

4. Automatisiere, was nicht von Menschenhand gemacht werden muss

Nicht jede Nachricht muss manuell beantwortet werden. Intelligente Automatisierung kann Routineaufgaben wie das Versenden von Willkommensnachrichten, die Bestätigung des Eingangs einer Anfrage oder die Weiterleitung von Anfragen an das richtige Team übernehmen.

Mit den Regeln und Flowbots von Trengo kannst du automatisieren:

• Zuweisung von Nachrichten nach Thema oder Sprache
• Schnelle Antworten für FAQs senden
• Kennzeichnung dringender Anfragen anhand von Schlüsselwörtern
• Weiterleitung von Leads an den Vertrieb oder von Beschwerden an den Support

Wenn du zum Beispiel automatische Antworten auf Facebook einstellst, kann sich dein Team auf die Konversationen konzentrieren, die wirklich eine persönliche Antwort erfordern, und gleichzeitig die Erwartungen der Kunden erfüllen, schnelle Antworten zu erhalten.

Pro-Tipp: Beginne damit, nur eine Art von Antwort zu automatisieren (z. B. "Wo ist meine Bestellung?") und erweitere sie schrittweise, wenn du Ergebnisse siehst.

5. Messen, was wichtig ist und anpassen

Postings zu veröffentlichen, ohne die Ergebnisse zu verfolgen, ist wie mit verbundenen Augen zu fahren. Um mehrere Social-Media-Plattformen gut zu managen, musst du wissen, welche Kanäle für Engagement, Leads und Supportvolumen sorgen.

Trengo bietet Leistungs-Dashboards, die zeigen:

• Reaktionszeiten und Volumentrends auf Kanalebene
• Stimmungsanalyse aus Nachrichten
• Häufige Fragen oder Beschwerden
• Tag Performance und Gesprächsverlauf

Nutze diese Daten, um deinen Posting-Zeitplan anzupassen, deine Strategie zu verfeinern oder deine Ressourcen auf den verschiedenen Plattformen neu zu verteilen.

Profi-Tipp: Führe eine monatliche "Social Review"-Sitzung mit deinem Team durch, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Nutze diese Erkenntnisse, um deinen Inhaltsplan zu aktualisieren oder deine Arbeitsabläufe zu unterstützen.

6. Wiederverwendung und Wiederverwertung deiner besten Inhalte

Wenn du für jede Plattform neue Inhalte erstellst, wirst du schnell ausgebrannt sein. Baue stattdessen eine Bibliothek mit wiederverwendbaren Inhalten auf, die du über alle Kanäle hinweg anpassen und wiederverwenden kannst.

Zum Beispiel:

• Ein LinkedIn-Blogpost kann zu einem Instagram-Karussell werden 
• Ein Anleitungsvideo auf YouTube kann für Stories gekürzt werden
• Ein WhatsApp-Update kann auf einen Facebook-Post mit mehr Details verweisen

Profi-Tipp: Erstelle "Inhaltspakete" zu bestimmten Themen (z.B. Onboarding, Produkt-FAQs, Fallstudien), aus denen du bei der Planung zukünftiger Beiträge schöpfen kannst.

7. Inhalte lokalisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren

Wenn dein Unternehmen in mehr als einem Land tätig ist, sollten deine Inhalte dies widerspiegeln. Ein einziger globaler Account reicht nicht aus, wenn dein Publikum eine Sprache, einen Ton und ein Timing erwartet, das seiner Art zu kommunizieren entspricht.

Mit Trengo kannst du:

• Leite Gespräche an regionale Teams weiter
• Spracherkennung und automatische Antworten verwenden
• Teammitglieder nach Zeitzone zuweisen
• Überwache alle regionalen Kanäle von einem Dashboard aus

So behalten die lokalen Teams die Kontrolle und die Zentrale hat einen klaren Überblick über die globale Leistung.

Pro-Tipp: Richte lokalisierte Antwortvorlagen in jeder Sprache ein, die dein Team unterstützt. Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.

8. Richte deine sozialen und unterstützenden Teams aus

Deine Marketing- und Kundendienstteams sollten nicht in Silos arbeiten. Wenn beide Teams dieselben Tools und Workflows nutzen, führt das zu schnelleren Antworten, reibungsloseren Abläufen und besseren Erfahrungen für deine Follower.

Trengo verbindet beide Seiten des Geschäfts in einer Plattform. Das bedeutet:

• Gemeinsamer Zugang zu sozialen Unterhaltungen und Geschichte
• Fähigkeit, Anfragen dem richtigen Experten zuzuweisen
• Tagging für Nachfassaktionen oder Ticket-Eskalation

Dein Marketingteam kann sich auf das Engagement konzentrieren. Dein Support-Team kann bei Bedarf einspringen. Und dein Kunde? Sie sehen nur schnelle, relevante Antworten.

Profi-Tipp: Erstelle gemeinsame Playbooks für verschiedene Szenarien (z.B. Produktprobleme, Auftragsverzögerungen, positive Erwähnungen), damit beide Teams genau wissen, wie sie reagieren müssen.

1. KI-unterstütztes Nachrichtenmanagement

Wenn du täglich Hunderte von Nachrichten auf Facebook, WhatsApp, Instagram und Co. bearbeitest, zählt jede Sekunde. Hier kommt die KI von Trengo ins Spiel. Diese Funktion ist direkt in deinem Posteingang integriert und hilft deinen Teammitgliedern, schneller hochwertige Antworten zu schreiben. Anstatt bei Null anzufangen, erhalten die Agenten Antwortvorschläge, die auf den Inhalt und den Kanal der Nachricht zugeschnitten sind.

Die KI von Trengos passt auch den Tonfall an die Plattformnormen an, z. B. professionell für LinkedIn und freundlich für Instagram, damit deine Markenstimme konsistent bleibt, aber dem Kontext entspricht. Teammitglieder können die Vorschläge vor dem Versenden bearbeiten oder personalisieren, damit jede Antwort natürlich und markengerecht wirkt. Das ist besonders hilfreich für neue Teammitglieder oder während der Geschäftszeiten, wo schnelle und dennoch durchdachte Antworten den Unterschied ausmachen.

Mit KI bleibt dein Team auf dem Laufenden, deine Reaktionszeiten bleiben niedrig, und deine Kunden bekommen ohne Verzögerung, was sie brauchen. Das Ergebnis? Ein reibungsloserer Arbeitsablauf und zufriedenere Kunden, auch wenn dein Posteingang voll ist.

2. Einheitlicher Posteingang mit intelligentem Routing

Das Jonglieren mit mehreren Tabs, um Nachrichten von jedem Social Media-Konto zu überprüfen, ist frustrierend und zeitaufwändig. Der vereinheitlichte Posteingang von Trengo bringt all diese Unterhaltungen in einen übersichtlichen, gemeinsamen Bereich. Von WhatsApp-Chats über Instagram-DMs bis hin zu Facebook-Kommentaren landet alles an einem Ort, sodass keine Nachrichten mehr verpasst oder doppelt bearbeitet werden müssen.

Was Trengo auszeichnet, ist das intelligente Routing-System. Du kannst Regeln auf der Grundlage von Schlüsselwörtern, Sprache, Absender oder Kanal definieren und so sicherstellen, dass jede Nachricht automatisch der richtigen Person oder dem richtigen Team zugewiesen wird. So können z. B. Nachrichten mit dem Stichwort "Rückgaberecht" direkt an den Support weitergeleitet werden, während Nachrichten mit dem Stichwort "Preisgestaltung" an den Vertrieb weitergeleitet werden können.

Der gemeinsame Posteingang erlaubt auch interne Kommentare, @Mentions und Tags, sodass Teams zusammenarbeiten können, ohne die Tools zu wechseln oder die Kunden zu verwirren. So werden Silos abgebaut, Antworten beschleunigt und jeder erhält den Überblick, den er braucht, um ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten, egal von welchem sozialen Kanal die Nachricht kommt.

3. Automatisierung mit Regeln und Flowbots

Wenn du mehrere Social-Media-Konten verwaltest, muss nicht jede Nachricht manuell beantwortet werden. Die Automatisierungsfunktion von Trengo, genannt Rules and Flowbots, kümmert sich um die sich wiederholenden Aufgaben, damit sich dein Team auf die Konversationen konzentrieren kann, die mehr persönliche Aufmerksamkeit erfordern.

Mit Regeln kannst du Bedingungen festlegen, die Nachrichten automatisch zuordnen, kennzeichnen oder eskalieren. Du könntest z. B. alle Nachrichten mit "Bestellstatus" kennzeichnen und sie zur ersten Sichtung an einen Bot schicken, während du Produktfragen an den zuständigen Agenten weiterleitest. Flowbots bearbeiten strukturierte Interaktionen wie FAQs, Produktauswahl oder Auftragsverfolgung. Sie stellen Fragen, geben Optionen vor und sammeln Informationen, bevor sie an einen Menschen weitergegeben werden.

Dieser Automatisierungsgrad stellt sicher, dass dringende Anfragen priorisiert werden, allgemeine Fragen sofort geklärt werden und kein Kunde mehr warten muss. Außerdem wird so sichergestellt, dass Anfragen unabhängig von der Plattform einheitlich bearbeitet werden. Für Unternehmen, die mit mehreren Kanälen und einem hohen Aufkommen jonglieren müssen, ist Automatisierung unerlässlich, um schnell reagieren zu können, ohne dein Team zu überfordern.

4. Multimarken- und regionales Account Management

Viele Unternehmen betreiben separate soziale Konten für verschiedene Marken, Produkte oder Länder. Ohne die richtige Struktur wird es schnell schwierig, diese zu verwalten. Mit Trengo ist es ganz einfach, die Verwaltung zu zentralisieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass jeder Account individuell und relevant für seine Zielgruppe ist.

Du kannst separate Posteingänge pro Region, Sprache oder Marke einrichten und jedem Posteingang ein eigenes Teammitglied zuweisen. Diese Posteingänge können mit eigenen Regeln, Tags und Workflows versehen werden, sodass du sie individuell gestalten kannst, ohne den Überblick zu verlieren. Egal, ob du einen niederländischen Supportkanal, ein deutsches Verkaufskonto oder eine britische Markenseite verwaltest, dein Team kann parallel arbeiten, ohne sich gegenseitig auf die Füße zu treten.

Gleichzeitig können die Manager/innen die Leistung überwachen und Gespräche über alle Konten hinweg verfolgen. Diese Struktur gibt deinem Team Autonomie, während du alles unter Kontrolle behältst. Sie ist ideal für internationale Unternehmen, die in ihrem Ton und ihrem Timing lokal bleiben wollen, aber in ihrem Markenerlebnis einheitlich sind.

5. Eingebaute Analysen, um zu verfolgen, was wichtig ist

Du kannst nicht verwalten, was du nicht messen kannst. Die integrierten Analysen von Trengo geben dir einen vollständigen Überblick über die Leistung deiner Social Media-Kanäle. Vom Nachrichtenvolumen bis zu den Antwortzeiten, von der Teamleistung bis zu Thementrends. Alles wird aufgezeichnet und in einem einfachen Dashboard dargestellt.

Diese Transparenz hilft dir zu verstehen, wo dein Team besonders gut ist und wo du eventuell Ressourcen umverteilen musst. Bekommst du mehr WhatsApp-Anfragen als Facebook-DMs? Konvertieren LinkedIn-Konversationen besser als Instagram-Konversationen? Mit den Reporting-Tools von Trengo kannst du diese Fragen mit Daten beantworten.

Du kannst auch Spitzenzeiten, die Kundenstimmung und Trendthemen verfolgen, um deine Content-Strategie und dein Support-Setup zu optimieren. Für Manager/innen machen es diese Einblicke einfacher, über KPIs zu berichten, den Personalbedarf zu rechtfertigen und kontinuierliche Verbesserungen auf allen Plattformen voranzutreiben.