Tómate un segundo para pensar en todas las pequeñas tareas que realizas a diario para mantener organizada tu bandeja de entrada. Arrastrar correos electrónicos a las carpetas correctas, reenviar correos electrónicos a los compañeros adecuados, establecer resultados de tickets, entre otras.
¿Te cansas solo de pensarlo? Porque yo sí.
Estas tareas repetitivas no parecen quitarte mucho tiempo por separado. Pero se irán acumulando y perderás tiempo que preferirías dedicar a cosas más importantes: tu trabajo real.
Así que es hora de darle la vuelta a la tortilla. Te voy a contar cómo puedes automatizar tareas en tu bandeja de entrada basándote en las cinco reglas más utilizadas en Trengo.
¿Qué es una norma?
Las reglas en Trengo te permiten automatizar tareas en la bandeja de entrada de tu equipo. Esto significa que ya no será necesario etiquetar, asignar o arrastrar manualmente los correos electrónicos.
Las reglas consisten en una condición que desencadena una acción específica.
Te pondré un ejemplo práctico: cuando pulsas el botón de tu cafetera, esta se activa y te da un poco de café.
Las reglas en Trengo serán más o menos así:
Estas reglas están automatizadas. Esto significa que, una vez creadas, se ejecutarán automáticamente.
De esta forma, las reglas pueden automatizar las tareas de tu bandeja de entrada de la forma que desees.
Las cinco normas más utilizadas en Trengo
He aquí cinco de las reglas más utilizadas en Trengo.
1. Añadir etiquetas a las conversaciones
Puedes establecer reglas que añadan etiquetas específicas a las conversaciones.
Piensa en etiquetas que muestren:
- Urgencia
- Escala empresarial
- Ubicación de la empresa
- Consulta de soporte
- Producto de interés
- Persona o equipo designado
- Estado
Trengo tiene la capacidad de reconocer, por ejemplo, asuntos, direcciones de correo electrónico y nombres de contactos. De este modo, la bandeja de entrada pegará la etiqueta correcta a la conversación.
Cómo establecer esta regla en Trengo
He aquí un ejemplo de cómo adjuntar una etiqueta a una consulta de soporte. Rellenas los siguientes campos y listo.
Nota: no olvides crear primero las etiquetas.
2. Transmitir de conversaciones a colegas y equipos
En lugar de revisar cada correo electrónico para obtener un contexto y luego asignarlo al colega adecuado, puedes utilizar reglas que hagan el trabajo por ti.
Por ejemplo, en Trengo utilizamos gestores de cuentas dedicados a determinados perfiles. Escribimos el gestor de cuenta clave en el campo de perfil personalizado y configuramos la regla siguiente. A partir de aquí, todas las conversaciones de este perfil de cliente se asignarán automáticamente a ese gestor de cuenta específico.
También es posible asignar una conversación directamente a un equipo en lugar de a un colega.
Establece esta regla en Trengo
Rellena los siguientes campos si utilizas un gestor de cuentas dedicado a determinados perfiles de clientes.
3. Informar a los clientes durante las horas punta
Durante las horas punta, es posible que tu equipo no pueda responder tan rápido como lo hace normalmente. En lugar de dejar a tu cliente colgado en el chat, puedes utilizar reglas para informarle del aumento del tiempo de respuesta.
Establece esta regla en Trengo
Copia el siguiente mensaje y, a continuación, configura la regla en Trengo:
"Actualmente, nuestro chat está un poco más ocupado de lo habitual. Por eso, no podemos responder a tu pregunta tan rápido como de costumbre. Estamos haciendo todo lo posible para responderte lo antes posible. Si no quieres esperar, también podemos responder a tu pregunta por correo electrónico."
4. Medir la satisfacción del cliente
¿Qué mejor momento para medir la satisfacción del cliente que justo después de cerrar la conversación?
En Trengo, creamos una regla que hace un seguimiento de las conversaciones cerradas una hora después de transcurrido el tiempo.
Establece esta regla en Trengo
A veces cerramos conversaciones que no están necesariamente terminadas. Por eso creamos la etiqueta "Trigger CSAT", que solo añadimos una vez que una conversación está realmente terminada. Pegamos esta etiqueta en las conversaciones que sabemos que están completamente terminadas, y la convertimos en una condición para esta regla.
5. Hacer un seguimiento de las conversaciones de chat en directo
En Trengo, utilizamos reglas para hacer un seguimiento de los clientes después de una conversación de chat en directo.
Así es como funciona:
Cuando un cliente (potencial) inicia una conversación a través del chat en directo, nuestro flowbot le pide algunos datos. Por ejemplo: ¿estás aquí por Ventas o Soporte, y qué tamaño tiene tu equipo? Tras recibir esta información, el flowbot asigna la conversación al equipo adecuado. A continuación, se envía una respuesta automática en la que se indica al cliente cuándo nos pondremos en contacto.
Establece esta regla en Trengo
Así es como hemos configurado esta regla en Trengo:
Empieza a automatizar tareas en tu bandeja de entrada
Espero que estas 5 reglas más utilizadas te hayan inspirado para automatizar tu flujo de trabajo. Mucha suerte.
